單位便函管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范單位便函的管理，提高工作效率，確保信息傳遞的準(zhǔn)確、及時(shí)、安全，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本單位內(nèi)部各部門之間便函的起草、審批、傳遞、存檔等管理活動(dòng)。（三）定義本辦法所稱單位便函，是指單位內(nèi)部各部門之間用于溝通工作、協(xié)調(diào)事項(xiàng)、傳遞信息等非法定公文形式的書面材料。（四）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：便函內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確表達(dá)意圖，語(yǔ)言規(guī)范、格式統(tǒng)一。2.及時(shí)高效原則：便函的起草、審批、傳遞應(yīng)及時(shí)，確保工作銜接順暢，不延誤時(shí)機(jī)。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，妥善保管便函，防止信息泄露。二、便函的格式與內(nèi)容（一）格式要求1.頁(yè)面設(shè)置：一般采用A4紙，頁(yè)邊距上下左右各2.5厘米。2.字體字號(hào)：標(biāo)題一般用二號(hào)宋體加粗，正文用三號(hào)仿宋體，行間距一般為固定值28磅。3.編號(hào)：便函應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)格式為“[部門簡(jiǎn)稱][年份][序號(hào)]”，如“行政部[2023]001號(hào)”。編號(hào)位于頁(yè)面右上角。4.標(biāo)題：應(yīng)準(zhǔn)確概括便函的主要內(nèi)容，簡(jiǎn)潔明了。5.主送部門：頂格寫在標(biāo)題下一行，注明便函的接收部門。6.正文：開頭空兩格，段落清晰，層次分明，表述準(zhǔn)確。7.落款：在正文右下角注明發(fā)函部門名稱，并加蓋部門印章，同時(shí)注明發(fā)函日期。（二）內(nèi)容要求1.主題明確：便函應(yīng)圍繞一個(gè)明確的主題展開，避免內(nèi)容繁雜、主題不清。2.事項(xiàng)具體：詳細(xì)闡述需要溝通、協(xié)調(diào)或告知的事項(xiàng)，包括背景、目的、具體要求、完成時(shí)間等。3.邏輯清晰：內(nèi)容組織應(yīng)符合邏輯順序，先講什么，后講什么，層次分明，便于理解和執(zhí)行。4.語(yǔ)言簡(jiǎn)潔：用簡(jiǎn)潔明了的語(yǔ)言表達(dá)觀點(diǎn)，避免冗長(zhǎng)、晦澀的表述。三、便函的起草與審批（一）起草1.責(zé)任部門：根據(jù)工作需要，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)便函的起草工作。起草人員應(yīng)熟悉相關(guān)業(yè)務(wù)，準(zhǔn)確把握便函的主題和內(nèi)容要求。2.起草要求：起草便函應(yīng)認(rèn)真調(diào)研，收集相關(guān)資料，確保內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確。語(yǔ)言表達(dá)應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范，避免出現(xiàn)歧義或模糊不清的表述。（二）審批1.審批流程：便函起草完成后，由起草部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核便函內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整，格式是否規(guī)范等。初審?fù)ㄟ^(guò)后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從工作全局的角度對(duì)便函進(jìn)行審核，提出修改意見或批準(zhǔn)執(zhí)行。涉及重要事項(xiàng)或多個(gè)部門的便函，需經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批意見反饋：審批人應(yīng)在便函上簽署明確的審批意見，如“同意”“請(qǐng)修改后重新報(bào)送”等，并注明審批日期。起草部門應(yīng)根據(jù)審批意見及時(shí)對(duì)便函進(jìn)行修改完善。四、便函的傳遞與接收（一）傳遞方式1.紙質(zhì)傳遞：對(duì)于需要紙質(zhì)存檔或傳遞給不具備電子接收條件部門的便函，采用紙質(zhì)文件傳遞方式。傳遞時(shí)應(yīng)使用專用信封封裝，并在信封上注明便函編號(hào)、發(fā)函部門、主送部門等信息。2.電子傳遞：通過(guò)單位內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件等方式進(jìn)行電子傳遞。電子便函應(yīng)確保格式清晰、內(nèi)容完整，同時(shí)在郵件主題或辦公系統(tǒng)消息中注明便函編號(hào)。（二）傳遞要求1.專人負(fù)責(zé)：指定專人負(fù)責(zé)便函的傳遞工作，確保便函及時(shí)、準(zhǔn)確送達(dá)接收部門。2.簽收登記：接收便函時(shí)，接收人應(yīng)進(jìn)行簽收登記，注明簽收日期、便函編號(hào)、發(fā)函部門等信息。對(duì)于紙質(zhì)便函，應(yīng)在專用登記簿上簽字；對(duì)于電子便函，應(yīng)在辦公系統(tǒng)或郵件中進(jìn)行確認(rèn)簽收。（三）接收處理1.及時(shí)閱讀：接收部門收到便函后，應(yīng)及時(shí)安排人員閱讀，了解便函內(nèi)容。2.處理反饋：根據(jù)便函要求，接收部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，并將處理結(jié)果反饋給發(fā)函部門。處理結(jié)果應(yīng)以書面或電子形式回復(fù)，回復(fù)內(nèi)容應(yīng)明確、具體，注明處理情況、完成時(shí)間等。五、便函的存檔與保管（一）存檔范圍本單位發(fā)出和收到的所有便函均應(yīng)進(jìn)行存檔。（二）存檔方式1.紙質(zhì)存檔：對(duì)于紙質(zhì)便函，應(yīng)按照編號(hào)順序進(jìn)行整理，裝訂成冊(cè)，存放在專門的檔案柜中。2.電子存檔：將電子便函按照年度、部門等分類進(jìn)行存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄，便于查詢和檢索。（三）保管期限便函的保管期限根據(jù)工作性質(zhì)和重要程度確定，一般為[X]年。重要便函應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。（四）檔案查閱1.查閱權(quán)限：因工作需要查閱便函檔案的，應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自復(fù)制、摘抄、涂改便函內(nèi)容。2.查閱登記：查閱便函檔案時(shí)，應(yīng)進(jìn)行查閱登記，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，確保檔案的安全與完整。六、便函的保密管理（一）保密責(zé)任1.起草人員：便函起草人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對(duì)便函內(nèi)容保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。2.傳遞人員：便函傳遞過(guò)程中的相關(guān)人員應(yīng)確保便函在傳遞過(guò)程中的安全，防止信息泄露。3.接收人員：便函接收人員應(yīng)妥善保管便函，不得擅自傳播或泄露便函內(nèi)容。（二）保密措施1.加密存儲(chǔ)：對(duì)于涉及敏感信息的便函，在電子存儲(chǔ)時(shí)應(yīng)進(jìn)行加密處理，防止信息被非法獲取。2.限制訪問：嚴(yán)格控制便函檔案的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能查閱相關(guān)便函。3.銷毀處理：對(duì)于超過(guò)保管期限或不再需要的便函，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理，防止信息泄露。銷毀時(shí)應(yīng)進(jìn)行登記，注明銷毀日期、便函編號(hào)、數(shù)量等信息。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門本單位[監(jiān)督部門名稱]負(fù)責(zé)對(duì)便函管理辦法的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.便函格式是否規(guī)范：包括頁(yè)面設(shè)置、字體字號(hào)、編號(hào)、標(biāo)題、主送部門、正文、落款等是否符合要求。2.便函內(nèi)容是否準(zhǔn)確完整：是否圍繞主題展開，事項(xiàng)是否具體明確，邏輯是否清晰，語(yǔ)言是否簡(jiǎn)潔規(guī)范。3.便函起草、審批、傳遞、存檔等流程是否執(zhí)行到位：是否存在延誤、漏簽、未按規(guī)定存檔等情況。4.便函保密管理是否符合要求：是否存在信息泄露等問題。（三）檢查方式1.定期檢查：[監(jiān)督部門名稱]定期對(duì)各部門便函管理