新檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等工作。2.真實完整原則：檔案應如實反映公司/組織的各項工作活動，確保檔案內容的真實性和完整性，不得擅自篡改、偽造檔案。3.便于利用原則：檔案管理應遵循方便利用的原則，建立科學合理的檔案分類體系和檢索工具，提高檔案的查全率和查準率，為公司/組織的各項工作提供及時、有效的服務。4.安全保密原則：檔案管理部門應采取必要的安全保密措施，確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門公司/組織設立專門的檔案管理部門，負責公司/組織檔案管理工作的組織、協(xié)調和指導。檔案管理部門的主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務規(guī)范。2.負責公司/組織各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等工作。3.指導和監(jiān)督公司/組織各部門的檔案管理工作，對兼職檔案員進行業(yè)務培訓和考核。4.參與公司/組織重大活動和重要項目的檔案管理工作，確保檔案的完整和準確。5.負責檔案信息化建設，建立和完善檔案管理信息系統(tǒng)，提高檔案管理的效率和水平。6.開展檔案編研工作，開發(fā)利用檔案信息資源，為公司/組織的決策和發(fā)展提供參考依據(jù)。（二）兼職檔案員公司/組織各部門設立兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理、移交等工作。兼職檔案員的主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行公司/組織檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務規(guī)范，做好本部門檔案的日常管理工作。2.負責收集、整理本部門在工作活動中形成的各種文件材料，確保檔案的齊全、完整。3.按照檔案分類方案和編號規(guī)則，對本部門的檔案進行分類整理和編號，編制檔案目錄。4.定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。5.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，為部門工作提供支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍公司/組織檔案的收集范圍包括以下幾類：1.行政管理類：公司/組織的各類文件、會議記錄、工作計劃與總結、規(guī)章制度、人事檔案、財務檔案等。2.業(yè)務管理類：公司/組織在生產、經營、科研、技術等業(yè)務活動中形成的文件材料，如合同協(xié)議、項目方案、技術資料、質量檢驗報告等。3.基本建設類：公司/組織新建、改建、擴建項目的可行性研究報告、設計文件、施工圖紙、竣工驗收文件等。4.設備儀器類：公司/組織購置、使用的各類設備儀器的說明書、操作規(guī)程、維修記錄、報廢文件等。5.會計檔案類：公司/組織的會計憑證、會計賬簿、財務報表、審計報告等。6.聲像檔案類：公司/組織在各項活動中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。7.電子檔案類：公司/組織在信息化建設過程中形成的電子文件、數(shù)據(jù)庫等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案的收集工作，確保檔案收集工作的及時、準確。2.檔案收集人員應按照檔案收集范圍，及時收集本部門在工作活動中形成的各種文件材料，不得遺漏。3.對收集到的文件材料，應進行初步審核，確保文件材料的真實性、完整性和有效性。4.對于重要文件材料，應及時進行備份，防止文件丟失。（三）整理原則檔案整理應遵循以下原則：1.遵循文件材料的形成規(guī)律：按照文件材料的形成時間、來源、內容等特征，進行分類整理，保持文件材料之間的有機聯(lián)系。2.保持文件材料的完整：對每份文件材料的正件與附件、印件與定稿、請示與批復等，應一并整理歸檔，不得遺漏。3.便于保管和利用：檔案整理應便于檔案的保管和查閱利用，采用科學合理的分類方法和編號規(guī)則，編制清晰準確的檔案目錄。（四）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的形成領域和內容性質，將檔案分為行政管理類、業(yè)務管理類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、聲像檔案類、電子檔案類等一級類目。在一級類目下，再根據(jù)檔案的具體內容和特點，設置二級類目和三級類目。2.編號：檔案編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴展性的原則。采用“年度保管期限分類號件號”的編號方法，對每份檔案進行編號。例如：“2023永久XM001”，其中“2023”表示年度，“永久”表示保管期限，“XM”表示分類號，“001”表示件號。3.編目：檔案編目應包括檔案目錄和卷內文件目錄。檔案目錄應按照分類號順序編制，注明檔案的編號、題名、日期、保管期限、密級等信息。卷內文件目錄應按照文件排列順序編制，注明文件的編號、題名、日期、頁號等信息。四、檔案的保管（一）保管場所檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，用于存放檔案。檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。（二）保管設備檔案庫房應配備必要的保管設備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品、吸塵器等，以保證檔案的質量和安全。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案；長期保管的檔案是指反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內對公司/組織有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年；短期保管的檔案是指反映公司/組織局部工作活動，在較短時間內對公司/組織有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。（四）檔案保管要求1.檔案應按照分類方案和編號順序進行存放，排列整齊，便于查找。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色的檔案，應及時進行修復或復制。3.做好檔案庫房的溫濕度控制，保持庫房內溫度在14℃24℃之間，相對濕度在45%60%之間。4.嚴格遵守檔案庫房的安全管理制度，嚴禁無關人員進入庫房。檔案管理人員離開庫房時，應關好門窗，切斷電源。5.對電子檔案應進行備份，并采用異地存儲等方式，確保電子檔案的安全。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應遵循全面審查、歷史地看問題、準確判定保管期限的原則，確保鑒定結果的科學性和準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負責對到期檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每份檔案進行逐件審查，根據(jù)檔案的內容、來源、價值等因素，確定其保管期限。2.綜合分析：結合公司/組織的發(fā)展規(guī)劃、業(yè)務特點、歷史沿革等因素，對檔案進行綜合分析，判斷其是否具有保存價值。（四）銷毀程序1.經鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，注明檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊經檔案鑒定工作小組審核簽字后，報公司/組織主管領導審批。3.檔案銷毀應在指定的地點進行，由檔案管理部門和相關業(yè)務部門共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字確認。4.檔案銷毀后，應將檔案銷毀清冊永久保存。六、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應遵循依法依規(guī)、方便快捷、保守秘密的原則，確保檔案利用工作的安全、有序進行。（二）利用方式1.查閱：公司/組織內部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應按照查閱申請表的要求，提供相應的檔案，并做好查閱登記。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理人員應督促借閱人員按時歸還檔案，并做好借閱登記。3.復制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可以提供檔案的復制件。復制檔案應經檔案管理部門負責人批準，并注明復制日期、復制人等信息。（三）利用限制1.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應嚴格按照國家有關法律法規(guī)和公司/組織的保密制度進行管理，未經批準，不得查閱、借閱和復制。2.檔案利用者應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換等，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。3.檔案利用者如需對檔案內容進行引用或公開，應經檔案管理部門和相關業(yè)務部門審核同意，并按照國家有關法律法規(guī)和公司/組織的規(guī)定進行處理。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平，為公司/組織的發(fā)展提供更加便捷、高效的檔案服務。（二）信息化建設內容1.檔案數(shù)字化：對公司/組織現(xiàn)有的紙質檔案和電子檔案進行數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設：開發(fā)或選用適合公司/組織的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等業(yè)務流程的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取必要的安全防護措施，確保檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全和網(wǎng)絡安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應配備必要的計算機設備和網(wǎng)絡設施，確保檔案信息化管理工作的順利開展。2.檔案管理人員應熟練掌握檔案