單位歸檔管理辦法總則目的為了加強本單位歸檔管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為單位各項工作提供有力的支持和保障，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本單位各部門及所屬分支機構(gòu)在工作活動中形成的具有保存價值的各種門類和載體的檔案管理?；驹瓌t1.集中統(tǒng)一管理原則：單位檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則：歸檔的文件材料應(yīng)真實反映單位工作活動的實際情況，內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。3.分類科學(xué)原則：按照檔案的形成規(guī)律和特點，進行科學(xué)分類，便于管理和查找。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。管理職責(zé)1.綜合檔案室負(fù)責(zé)本單位檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。2.各部門負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作，并指定專人負(fù)責(zé)此項工作。3.檔案工作人員應(yīng)具備專業(yè)知識和技能，認(rèn)真履行職責(zé)，做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作。歸檔范圍與要求歸檔范圍1.上級機關(guān)文件材料：包括上級機關(guān)頒發(fā)的與本單位有關(guān)的文件、指示、命令、決定等。2.本單位文件材料：行政管理文件：如單位制定的規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告、會議記錄等。業(yè)務(wù)工作文件：包括各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、項目方案、技術(shù)文件、業(yè)務(wù)報表等。人事檔案材料：干部職工的履歷、任免、考核、獎懲、工資等材料。財務(wù)檔案材料：會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。基建檔案材料：工程項目的規(guī)劃、設(shè)計、施工、竣工驗收等文件。設(shè)備檔案材料：設(shè)備的購置、安裝、調(diào)試、維修、報廢等文件。聲像檔案材料：照片、錄音、錄像等反映單位工作活動的資料。電子檔案材料：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件材料。3.下級機關(guān)文件材料：下級機關(guān)報送的重要文件、報表、總結(jié)等。歸檔要求1.歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清楚，簽署完備。2.紙質(zhì)文件材料應(yīng)使用A4紙，左側(cè)裝訂。3.電子文件應(yīng)采用通用格式，確保能夠長期有效讀取，并按照規(guī)定進行分類存儲。4.聲像檔案應(yīng)圖像清晰、聲音清楚，注明拍攝時間、地點、人物等信息。檔案的收集與整理收集1.各部門應(yīng)按照歸檔范圍的要求，定期將本部門形成的文件材料收集齊全，并移交綜合檔案室。2.對于重要會議、重大活動等形成的文件材料，應(yīng)及時收集整理，確保檔案的完整性。3.檔案工作人員應(yīng)主動收集零散的文件材料，保證檔案的齊全。整理1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.紙質(zhì)檔案的整理按照分類方案進行分類、編號、編目、裝訂等工作。3.電子檔案的整理應(yīng)按照電子文件管理的相關(guān)規(guī)定進行，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫。4.聲像檔案的整理應(yīng)按照載體形式進行分類，編制目錄，注明相關(guān)信息。檔案的保管保管場所1.綜合檔案室應(yīng)具備符合檔案保管要求的專用庫房，庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。2.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵等設(shè)施設(shè)備。檔案裝具1.應(yīng)使用符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案的安全存放。2.檔案裝具應(yīng)排列整齊，便于查找和利用。檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映本單位主要職能活動和歷史面貌的，對本單位和國家具有長遠利用價值的檔案。長期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案。短期保管的檔案：保管期限為15年以下的檔案。2.各部門應(yīng)按照檔案保管期限的規(guī)定，準(zhǔn)確劃分檔案的保管期限。檔案的清點與檢查1.檔案工作人員應(yīng)定期對檔案進行清點，核對檔案的數(shù)量、種類、保管期限等，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。2.每年應(yīng)對檔案進行一次全面檢查，檢查檔案的保管狀況、裝具情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。檔案的利用利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案的安全和正常使用。2.凡因工作需要查閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。查閱手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室辦理查閱手續(xù)。2.查閱重要檔案或涉及機密的檔案，需經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案工作人員應(yīng)對查閱人員的身份進行核實，并做好查閱登記工作。利用方式1.檔案查閱應(yīng)在綜合檔案室指定的場所進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案室。2.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案工作人員同意，并按照規(guī)定進行登記。3.檔案利用結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案室，檔案工作人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性。檔案的鑒定與銷毀鑒定1.綜合檔案室應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案部門、業(yè)務(wù)部門和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參加，對檔案進行全面審查。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的價值和保管期限，提出存毀意見，并填寫《檔案鑒定意見書》。銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等，經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案工作人員和監(jiān)銷人員共同銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案信息無法恢復(fù)。檔案信息化建設(shè)建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理的效率和水平，為單位提供便捷的檔案服務(wù)。數(shù)字化加工1.對重要檔案進行數(shù)字化加工，確保檔案信息的長期保存和有效利用。2.數(shù)字化加工應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進行，保證數(shù)字化檔案的質(zhì)量。系統(tǒng)建設(shè)1.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、借閱、鑒定、銷毀等功能模塊。2.系統(tǒng)應(yīng)具有權(quán)限管理功能，確保不同人員對檔案的訪問權(quán)限符合規(guī)定。數(shù)據(jù)安全1.加強檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、防火墻等措施，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。2.定期對系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.綜合檔案室應(yīng)定期對各部門的檔案工作進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.對違反本辦法規(guī)定的行