北京合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、借款合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同的簽訂、履行、變更、解除等行為必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和政策的規(guī)定，不得損害國(guó)家利益、社會(huì)公共利益和他人合法權(quán)益。2.平等自愿原則合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強(qiáng)加給對(duì)方。3.公平公正原則合同的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)公平合理，不得顯失公平，保障雙方的合法權(quán)益。4.誠(chéng)實(shí)守信原則合同雙方應(yīng)當(dāng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。（四）職責(zé)分工1.公司合同管理部門負(fù)責(zé)制定和完善公司合同管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門合同管理工作，審核重大合同，參與合同糾紛的處理。2.各部門負(fù)責(zé)本部門合同的起草、談判、簽訂、履行、變更、解除等工作，定期向合同管理部門報(bào)送合同簽訂、履行情況。3.法務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同的合法性進(jìn)行審查，提供法律咨詢和服務(wù)，參與合同糾紛的訴訟、仲裁等法律事務(wù)。4.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同的資金收付進(jìn)行審核和監(jiān)督，確保合同資金的安全。二、合同的簽訂（一）合同的起草1.合同承辦部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)合同內(nèi)容和業(yè)務(wù)需求，指定專人負(fù)責(zé)合同的起草工作。2.合同起草人應(yīng)當(dāng)對(duì)合同涉及的事項(xiàng)進(jìn)行充分的調(diào)查研究，收集相關(guān)資料，確保合同條款的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。3.合同起草人應(yīng)當(dāng)參照國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司示范文本，結(jié)合實(shí)際情況，擬定合同條款。合同條款應(yīng)當(dāng)明確、具體、清晰，避免模糊不清、歧義或矛盾的表述。（二）合同的審核1.合同承辦部門應(yīng)當(dāng)將起草好的合同提交本部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)對(duì)合同的內(nèi)容進(jìn)行全面審查，重點(diǎn)審查合同的合法性、合規(guī)性、合理性和可行性，提出審核意見。2.合同承辦部門應(yīng)當(dāng)將經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審核后的合同提交合同管理部門審核。合同管理部門應(yīng)當(dāng)對(duì)合同的格式、條款、內(nèi)容等進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查合同的風(fēng)險(xiǎn)防范措施是否到位，提出審核意見。3.合同承辦部門應(yīng)當(dāng)將經(jīng)合同管理部門審核后的合同提交法務(wù)部門審核。法務(wù)部門應(yīng)當(dāng)對(duì)合同的合法性進(jìn)行審查，重點(diǎn)審查合同的條款是否符合法律法規(guī)的規(guī)定，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)，提出審核意見。4.合同承辦部門應(yīng)當(dāng)將經(jīng)法務(wù)部門審核后的合同提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)根據(jù)合同的性質(zhì)、金額、風(fēng)險(xiǎn)等因素，對(duì)合同進(jìn)行審批，決定是否簽訂合同。（三）合同的簽訂1.合同經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，合同承辦部門應(yīng)當(dāng)與合同對(duì)方當(dāng)事人簽訂合同。簽訂合同應(yīng)當(dāng)使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，不得使用未經(jīng)公司審核的自制合同文本。2.簽訂合同應(yīng)當(dāng)由法定代表人或其授權(quán)的代理人簽字，并加蓋公司公章或合同專用章。授權(quán)代理人簽訂合同的，應(yīng)當(dāng)出具法定代表人的授權(quán)委托書。3.合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)將合同副本送合同管理部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門備案。三、合同的履行（一）合同履行的原則1.全面履行原則合同雙方應(yīng)當(dāng)按照合同約定的標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行期限、履行地點(diǎn)和方式等，全面履行自己的義務(wù)。2.協(xié)作履行原則合同雙方應(yīng)當(dāng)相互協(xié)作，共同完成合同約定的義務(wù)。一方履行合同義務(wù)時(shí)，對(duì)方應(yīng)當(dāng)給予必要的協(xié)助。3.經(jīng)濟(jì)合理原則合同雙方應(yīng)當(dāng)在履行合同過程中，遵循經(jīng)濟(jì)合理的原則，節(jié)約成本，提高效益。（二）合同履行的跟蹤與監(jiān)督1.合同承辦部門應(yīng)當(dāng)建立合同履行臺(tái)賬，對(duì)合同的履行情況進(jìn)行跟蹤記錄，及時(shí)掌握合同履行進(jìn)度。2.合同承辦部門應(yīng)當(dāng)定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。對(duì)于重大合同，應(yīng)當(dāng)實(shí)行重點(diǎn)跟蹤和監(jiān)督。3.合同管理部門應(yīng)當(dāng)定期對(duì)各部門合同履行情況進(jìn)行檢查和通報(bào)，對(duì)合同履行不力的部門進(jìn)行督促和指導(dǎo)。（三）合同履行中的變更與解除1.合同履行過程中，如需變更合同內(nèi)容，合同承辦部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)與合同對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。變更協(xié)議作為原合同的補(bǔ)充協(xié)議，與原合同具有同等法律效力。2.合同履行過程中，如需解除合同，合同承辦部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)與合同對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。解除協(xié)議應(yīng)當(dāng)明確解除合同的原因、時(shí)間、雙方的權(quán)利義務(wù)等內(nèi)容。3.合同變更或解除后，合同承辦部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)將變更或解除協(xié)議送合同管理部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門備案。四、合同的歸檔與保管（一）合同歸檔的范圍公司簽訂的各類合同及其相關(guān)資料，包括合同文本、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議、授權(quán)委托書、往來信函、會(huì)議紀(jì)要等，均屬于合同歸檔的范圍。（二）合同歸檔的要求1.合同承辦部門應(yīng)當(dāng)在合同簽訂后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將合同及相關(guān)資料整理齊全，移交公司檔案管理部門歸檔。2.合同歸檔應(yīng)當(dāng)按照合同類別、簽訂時(shí)間、保管期限等進(jìn)行分類整理，編制目錄，裝訂成冊(cè)，確保檔案的完整性和規(guī)范性。3.合同檔案應(yīng)當(dāng)妥善保管，防止丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)定期對(duì)合同檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。（三）合同保管的期限合同保管期限根據(jù)合同的性質(zhì)、重要程度、涉及金額等因素確定，一般分為短期、中期和長(zhǎng)期。具體保管期限如下：1.短期保管期限為[X]年，適用于金額較小、業(yè)務(wù)簡(jiǎn)單、風(fēng)險(xiǎn)較低的合同。2.中期保管期限為[X]年，適用于金額較大、業(yè)務(wù)較復(fù)雜、風(fēng)險(xiǎn)較高的合同。3.長(zhǎng)期保管期限為[X]年以上，適用于涉及公司重大利益、具有重要?dú)v史價(jià)值或法律意義的合同。五、合同糾紛的處理（一）合同糾紛的預(yù)防1.合同承辦部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)合同簽訂、履行過程的管理，嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)，避免因自身原因引發(fā)合同糾紛。2.合同管理部門應(yīng)當(dāng)定期對(duì)合同進(jìn)行審查和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同中存在的問題和風(fēng)險(xiǎn)，提出防范措施和建議。3.法務(wù)部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)合同的合法性審查，為合同簽訂、履行提供法律咨詢和服務(wù)，預(yù)防合同糾紛的發(fā)生。（二）合同糾紛的處理程序1.合同糾紛發(fā)生后，合同承辦部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)與合同對(duì)方當(dāng)事人溝通協(xié)商，了解糾紛原因，尋求解決方案。2.如協(xié)商不成，合同承辦部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)向合同管理部門報(bào)告，并提供相關(guān)資料。合同管理部門應(yīng)當(dāng)會(huì)同法務(wù)部門對(duì)合同糾紛進(jìn)行分析研究，制定處理方案。3.根據(jù)處理方案，合同承辦部門應(yīng)當(dāng)與合同對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行談判、調(diào)解或仲裁、訴訟等活動(dòng)。在處理合同糾紛過程中，應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集、整理相關(guān)證據(jù)，維護(hù)公司的合法權(quán)益。4.合同糾紛處理結(jié)束后，合同承辦部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)將處理結(jié)果報(bào)告合同管理部門和公司領(lǐng)導(dǎo)，并將相關(guān)資料歸檔保存。六、合同管理的信息化建設(shè)（一）信息化建設(shè)的目標(biāo)建立公司合同管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同管理的信息化、規(guī)范化、科學(xué)化，提高合同管理效率和水平，防范合同風(fēng)險(xiǎn)。（二）信息化建設(shè)的內(nèi)容1.建立合同管理數(shù)據(jù)庫(kù)將公司簽訂的各類合同及其相關(guān)資料錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)合同信息的集中管理和共享。2.開發(fā)合同管理軟件利用信息技術(shù)，開發(fā)合同管理軟件，實(shí)現(xiàn)合同起草、審核、簽訂、履行、變更、解除、歸檔等環(huán)節(jié)的信息化管理。3.建立合同預(yù)警機(jī)制通過合同管理軟件，對(duì)合同履行期限、付款期限、風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)等進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信息，提醒相關(guān)人員采取措施防范風(fēng)險(xiǎn)。（三）信息化建設(shè)的實(shí)施1.成立信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組由公司領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，合同管理部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、信息技術(shù)部門等相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員，負(fù)責(zé)信息化建設(shè)的組織領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)工作。2.制定信息化建設(shè)方案根據(jù)公司合同管理的實(shí)際需求和信息化建設(shè)的目標(biāo)，制定詳細(xì)的信息化