內(nèi)部行文管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司內(nèi)部行文管理，確保公司文件的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，提高工作效率，保證公司政令暢通，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司內(nèi)部文件的起草、審核、印發(fā)、傳遞、存檔等管理活動(dòng)。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則行文應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，語(yǔ)言表達(dá)準(zhǔn)確、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、格式規(guī)范。2.精簡(jiǎn)高效原則行文應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，避免冗長(zhǎng)繁瑣，注重實(shí)效，提高工作效率，減少不必要的文件流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保文件在起草、傳遞、存儲(chǔ)、使用等過程中的安全，防止文件泄露。二、行文種類及適用范圍（一）決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。（二）通知適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。（三）通報(bào)適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。（四）報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。（五）請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。（六）批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。（七）意見適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。（八）函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。（九）紀(jì)要適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。三、行文規(guī)則（一）行文關(guān)系1.公司各部門之間一般不得越級(jí)行文。因特殊情況必須越級(jí)行文的，應(yīng)當(dāng)抄送被越過的部門。2.向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：原則上主送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)，根據(jù)需要同時(shí)抄送相關(guān)上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)，不抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。黨委、政府的部門向上級(jí)主管部門請(qǐng)示、報(bào)告重大事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)本級(jí)黨委、政府同意或者授權(quán)；屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送上級(jí)主管部門。下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)，如需以本機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示，應(yīng)當(dāng)提出傾向性意見后上報(bào)，不得原文轉(zhuǎn)報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)。請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事。不得在報(bào)告等非請(qǐng)示性公文中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦事項(xiàng)外，不得以本機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送公文，不得以本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人名義向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送公文。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)抄送另一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)。3.向下級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：主送受理機(jī)關(guān)，根據(jù)需要抄送相關(guān)機(jī)關(guān)。重要行文應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送發(fā)文機(jī)關(guān)的直接上級(jí)機(jī)關(guān)。黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)本級(jí)黨委、政府授權(quán)，可以向下級(jí)黨委、政府行文，其他部門和單位不得向下級(jí)黨委、政府發(fā)布指令性公文或者在公文中向下級(jí)黨委、政府提出指令性要求。需經(jīng)政府審批的具體事項(xiàng)，經(jīng)政府同意后可以由政府職能部門行文，文中須注明已經(jīng)政府同意。黨委、政府的部門在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級(jí)黨委、政府的相關(guān)部門行文。涉及多個(gè)部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，部門之間未協(xié)商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令其糾正或者撤銷。上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)抄送該下級(jí)機(jī)關(guān)的另一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)。（二）聯(lián)合行文1.同級(jí)黨政機(jī)關(guān)、黨政機(jī)關(guān)與其他同級(jí)機(jī)關(guān)必要時(shí)可以聯(lián)合行文。屬于黨委、政府各自職權(quán)范圍內(nèi)的工作，不得聯(lián)合行文。2.黨委、政府的部門依據(jù)職權(quán)可以相互行文。3.部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳（室）外不得對(duì)外正式行文。四、文件格式（一）一般格式1.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。聯(lián)合行文時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，也可以單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)名稱。2.發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。3.標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。4.主送機(jī)關(guān)公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。5.正文公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。6.附件說明公文附件的順序號(hào)和名稱。7.發(fā)文機(jī)關(guān)署名署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。8.成文日期署會(huì)議通過或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。9.印章公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章。10.附注公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說明的事項(xiàng)。11.附件公文正文的說明、補(bǔ)充或者參考資料。12.抄送機(jī)關(guān)除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。13.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期公文的送印機(jī)關(guān)和送印日期。（二）特定格式1.信函格式發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱，居中排布，上邊緣至上頁(yè)邊為30mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)標(biāo)志。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下4mm處印一條紅色雙線（上粗下細(xì)），距下頁(yè)邊20mm處印一條紅色雙線（上細(xì)下粗），線長(zhǎng)均為170mm，居中排布。如需標(biāo)注份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度，應(yīng)當(dāng)頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下，按照份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列，第一個(gè)要素與該線的距離為3號(hào)漢字高度的7/8。發(fā)文字號(hào)頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下，與該線的距離為3號(hào)漢字高度的7/8。標(biāo)題居中編排，與其上最后一個(gè)要素相距二行。第二條紅色雙線上一行如有文字，與該線的距離為3號(hào)漢字高度的7/8。首頁(yè)不顯示頁(yè)碼。版記不加印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、分隔線，位于公文最后一面版心內(nèi)最下方。2.命令（令）格式發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱加“命令”或“令”字組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為20mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行居中編排令號(hào)，令號(hào)下空二行編排正文。簽發(fā)人職務(wù)、簽名章和成文日期的編排見7.3.5.3。3.紀(jì)要格式紀(jì)要標(biāo)志由“XXXXX紀(jì)要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。標(biāo)注出席人員名單，一般用3號(hào)黑體字，在正文或附件說明下空一行左空二字編排“出席”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)仿宋體字標(biāo)注出席人單位、姓名，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊。標(biāo)注請(qǐng)假和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請(qǐng)假”或“列席”外，編排方法同出席人員名單。紀(jì)要格式可以根據(jù)實(shí)際制定。五、行文流程（一）起草1.公司各部門負(fù)責(zé)本部門職責(zé)范圍內(nèi)文件的起草工作。文件起草應(yīng)明確發(fā)文目的、依據(jù)、范圍、主要內(nèi)容和執(zhí)行要求等。2.起草文件應(yīng)深入調(diào)查研究，廣泛征求意見，確保文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、可行。涉及多個(gè)部門的文件，由主辦部門牽頭，會(huì)同相關(guān)部門共同起草。3.文件起草應(yīng)使用規(guī)范的語(yǔ)言文字，表述準(zhǔn)確、邏輯清晰、層次分明。文件內(nèi)容應(yīng)避免重復(fù)、矛盾，做到簡(jiǎn)潔明了。（二）審核1.文件起草完成后，應(yīng)提交本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。初審主要對(duì)文件的內(nèi)容、格式、行文關(guān)系等進(jìn)行審核，確保文件符合本部門工作實(shí)際和公司相關(guān)規(guī)定。2.初審?fù)ㄟ^后，文件應(yīng)提交公司辦公室進(jìn)行復(fù)審。復(fù)審主要對(duì)文件的合法性、合規(guī)性、準(zhǔn)確性、完整性等進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核文件是否符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，是否與公司其他文件相協(xié)調(diào)，是否存在錯(cuò)別字、語(yǔ)病等問題。3.對(duì)于重要文件或涉及多個(gè)部門的文件，公司辦公室應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審。會(huì)審?fù)ㄟ^后，文件方可進(jìn)入印發(fā)環(huán)節(jié)。（三）簽發(fā)1.文件審核通過后，應(yīng)按照公司的簽批流程進(jìn)行簽發(fā)。一般文件由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)；重要文件由公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；涉及公司重大決策、重要事項(xiàng)的文件，由公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。2.簽發(fā)人應(yīng)認(rèn)真審閱文件內(nèi)容，對(duì)文件的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、可行性負(fù)責(zé)，并簽署明確的意見和姓名、日期。（四）印發(fā)1.文件簽發(fā)后，由公司辦公室負(fù)責(zé)印發(fā)。印發(fā)前，辦公室應(yīng)再次對(duì)文件的格式、內(nèi)容等進(jìn)行核對(duì)，確保無(wú)誤后進(jìn)行編號(hào)、排版、印刷。2.文件印刷完成后，辦公室應(yīng)按照規(guī)定的范圍進(jìn)行分發(fā)。分發(fā)時(shí)應(yīng)做好登記工作，確保文件及時(shí)、準(zhǔn)確地送達(dá)收件人手中。（五）傳遞與存檔1.文件傳遞應(yīng)采用安全、快捷的方式，確保文件及時(shí)、準(zhǔn)確地送達(dá)收件人手中。對(duì)于重要文件或緊急文件，應(yīng)采用專人送達(dá)或機(jī)要傳遞等方式。2.文件存檔應(yīng)按照公司檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行，確保文件的完整性和安全性。存檔文件應(yīng)分類存放，便于查閱和利用。六、行文管理與監(jiān)督（一）行文管理1.公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)公司內(nèi)部行文進(jìn)行統(tǒng)一管理，建立健全行文管理制度，規(guī)范行文流程，確保行文工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件的起草、審核、傳遞等工作，并按照公司的行文管理制度及時(shí)辦理文件相關(guān)事宜。3.公司辦公室應(yīng)定期對(duì)公司內(nèi)部行文情況進(jìn)行檢查和統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)措施，不斷提高行文工作質(zhì)量和效率。（二）監(jiān)督檢查1.公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)各部門行文工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查行文是否符合行文