公司展會管理辦法一、總則（一）目的為加強公司展會活動的規(guī)范管理，提高展會效果，提升公司品牌形象，促進業(yè)務發(fā)展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司組織或參加的各類展會活動，包括但不限于國內展會、國際展會、行業(yè)展會、專業(yè)展會等。（三）基本原則1.目標導向原則：展會活動應緊密圍繞公司業(yè)務目標，明確參展目的，確保展會效果與公司發(fā)展戰(zhàn)略相契合。2.統(tǒng)籌規(guī)劃原則：展會活動需進行全面統(tǒng)籌規(guī)劃，包括展會選擇、籌備組織、現(xiàn)場執(zhí)行、后續(xù)跟進等環(huán)節(jié)，確保各項工作有序進行。3.成本效益原則：在展會活動策劃與實施過程中，要充分考慮成本因素，合理控制費用支出，提高投入產出比。4.安全規(guī)范原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和展會主辦方的相關規(guī)定，確保展會活動的安全、有序開展，保障參展人員的人身安全和公司財產安全。二、展會活動策劃（一）展會信息收集與分析1.市場部門應定期收集各類展會信息，包括展會名稱、時間、地點、主題、規(guī)模、參展范圍、觀眾群體、行業(yè)影響力等。2.對收集到的展會信息進行詳細分析，結合公司業(yè)務需求、產品特點、市場定位等因素，評估展會的相關性、吸引力和潛在價值。3.根據(jù)分析結果，篩選出適合公司參加的展會項目，并制定展會信息清單，內容包括展會基本信息、優(yōu)勢分析、預期效果等。（二）參展目標設定1.基于展會信息分析和公司業(yè)務發(fā)展需求，明確每次展會的參展目標，如提升品牌知名度、拓展市場渠道、推廣新產品、收集潛在客戶信息、促進業(yè)務合作等。2.參展目標應具體、可衡量、可實現(xiàn)、有時限（SMART原則），以便于后續(xù)展會活動的策劃、執(zhí)行和評估。（三）展會活動方案制定1.根據(jù)參展目標，制定詳細的展會活動方案，內容包括展會主題、展位設計與布局、展品展示規(guī)劃、宣傳推廣策略、人員安排、活動策劃、預算編制等。2.展位設計與布局展位設計應突出公司品牌形象和產品特色，符合展會主題和整體風格，吸引觀眾注意力。合理規(guī)劃展位空間，設置展示區(qū)、洽談區(qū)、演示區(qū)、資料發(fā)放區(qū)等功能區(qū)域，確保布局緊湊、流暢，便于觀眾參觀和交流。運用燈光、音效、多媒體等手段，營造良好的展示氛圍，增強展位的視覺沖擊力和吸引力。3.展品展示規(guī)劃根據(jù)公司產品特點和參展目標，精心挑選展品，確保展品具有代表性、創(chuàng)新性和吸引力。對展品進行分類展示，設置清晰的展品說明牌，標注產品名稱、型號、功能、特點、技術參數(shù)等信息，便于觀眾了解。采用多樣化的展示方式，如實物展示、模型展示、演示展示、多媒體展示等，全方位展示公司產品優(yōu)勢。4.宣傳推廣策略制定展會前、展會期間和展會后的宣傳推廣計劃，提高公司展會活動的曝光度和關注度。展會前宣傳：通過公司官網(wǎng)、社交媒體平臺、電子郵件、行業(yè)媒體等渠道發(fā)布展會信息和參展預告，吸引潛在客戶關注。制作宣傳資料，如海報、宣傳單頁、產品手冊、名片等，在公司內部、合作伙伴、行業(yè)協(xié)會等渠道進行發(fā)放。展會期間宣傳：在展位現(xiàn)場設置宣傳資料架，擺放各類宣傳資料，方便觀眾取閱。安排專人負責與觀眾互動，介紹公司產品和服務，收集潛在客戶信息。利用展會現(xiàn)場的媒體資源，如展會官方網(wǎng)站、微信公眾號、現(xiàn)場大屏幕等，進行公司品牌和產品的宣傳推廣。展會后宣傳：對展會期間收集到的潛在客戶信息進行整理和跟進，及時發(fā)送感謝信和產品資料，保持與客戶的溝通。撰寫展會總結報告，分享展會成果和經(jīng)驗教訓，通過公司內部刊物、行業(yè)媒體等渠道進行發(fā)布，擴大展會影響力。5.人員安排組建展會活動工作團隊，明確各成員的職責和分工，確保展會活動順利進行。工作團隊成員通常包括項目經(jīng)理、展位設計人員、展品籌備人員、宣傳推廣人員、現(xiàn)場銷售人員、后勤保障人員等。對展會活動工作人員進行培訓，使其熟悉公司產品和服務、展會流程和規(guī)則、溝通技巧和禮儀規(guī)范等，提高工作人員的專業(yè)素質和服務水平。6.活動策劃根據(jù)展會主題和目標，策劃一系列現(xiàn)場活動，如產品發(fā)布會、技術研討會、互動體驗活動、抽獎活動等，吸引觀眾參與，增加展位人氣。提前制定活動計劃，明確活動時間、地點、內容、參與人員、流程安排等細節(jié)，確保活動順利開展。活動策劃要注重與觀眾的互動性和參與度，設置有趣的環(huán)節(jié)和獎品，提高觀眾的積極性和滿意度。7.預算編制展會活動預算應涵蓋展位租賃、展位設計與搭建、展品運輸與倉儲、宣傳推廣、人員差旅與住宿、活動策劃與執(zhí)行、現(xiàn)場物料與設備租賃等各項費用。按照展會活動方案，詳細編制預算清單，明確各項費用的預算金額和支出時間，確保預算合理、準確。在展會活動實施過程中，嚴格控制預算支出，定期對預算執(zhí)行情況進行檢查和分析，及時調整預算偏差，確保展會活動在預算范圍內順利完成。（四）展會活動方案審批展會活動方案制定完成后，提交公司管理層進行審批。審批內容包括展會活動方案的合理性、可行性、預算的準確性等。管理層根據(jù)公司業(yè)務戰(zhàn)略和資源狀況，對展會活動方案提出修改意見或批準實施。三、展會活動籌備（一）展位租賃與搭建1.根據(jù)展會活動方案，及時與展會主辦方聯(lián)系，辦理展位租賃手續(xù)，簽訂展位租賃合同，明確雙方的權利和義務。2.按照展位設計方案，選擇專業(yè)的展位搭建商進行展位搭建工作。在簽訂搭建合同前，對搭建商的資質、信譽、業(yè)績等進行考察，確保其具備良好的施工能力和服務質量。3.與搭建商密切溝通，監(jiān)督展位搭建進度和質量，確保展位搭建符合設計要求和安全標準。在展位搭建完成后，組織相關人員進行驗收，對發(fā)現(xiàn)的問題及時要求搭建商進行整改，確保展位按時、高質量交付使用。（二）展品籌備與運輸1.根據(jù)展品展示規(guī)劃，組織展品籌備工作，確保展品按時、足額準備到位。對展品進行嚴格的質量檢驗，確保展品性能良好、外觀整潔。2.選擇專業(yè)的展品運輸公司進行展品運輸，簽訂運輸合同，明確運輸責任和要求。在展品運輸前，對展品進行妥善包裝和固定，確保展品在運輸過程中不受損壞。3.安排專人負責跟蹤展品運輸進度，及時了解展品運輸情況，確保展品按時、安全抵達展會現(xiàn)場。在展品到達展會現(xiàn)場后，組織人員進行卸貨、搬運和擺放，確保展品順利就位。（三）宣傳資料制作與發(fā)放1.根據(jù)宣傳推廣策略，制作各類宣傳資料，如海報、宣傳單頁、產品手冊、名片等。宣傳資料的設計要突出公司品牌形象和產品特色，內容準確、簡潔、易懂。2.在展會前將宣傳資料發(fā)放到公司內部各部門、合作伙伴、行業(yè)協(xié)會等渠道，同時通過電子郵件、社交媒體平臺等方式向潛在客戶發(fā)送宣傳資料，提高公司展會活動的曝光度。3.在展位現(xiàn)場設置宣傳資料架，擺放各類宣傳資料，方便觀眾取閱。安排專人負責與觀眾互動，介紹公司產品和服務，收集潛在客戶信息，并及時發(fā)放宣傳資料。（四）人員培訓與準備1.對展會活動工作人員進行培訓，使其熟悉公司產品和服務、展會流程和規(guī)則、溝通技巧和禮儀規(guī)范等，提高工作人員的專業(yè)素質和服務水平。2.為展會活動工作人員準備必要的工作用品，如工作服、工作證、名片、筆記本電腦、演示設備等，確保工作人員在展會現(xiàn)場能夠正常開展工作。3.提前安排好工作人員的差旅和住宿事宜，確保工作人員按時、順利抵達展會現(xiàn)場。（五）活動預演與準備1.根據(jù)活動策劃方案，組織相關人員進行活動預演，模擬活動現(xiàn)場流程，檢查活動環(huán)節(jié)的銜接是否順暢，各項設備和道具是否正常運行，人員分工是否明確等。2.通過活動預演，發(fā)現(xiàn)問題及時進行調整和改進，確?；顒釉谡箷F(xiàn)場能夠順利進行，達到預期效果。3.準備好活動所需的設備、道具、獎品等物資，確保物資數(shù)量充足、質量合格、擺放位置合理。四、展會活動現(xiàn)場執(zhí)行（一）展位布置與展示1.在展會開幕前，組織人員按照展位設計方案進行展位布置和展品展示，確保展位整潔、美觀、有序。2.安排專人負責展位現(xiàn)場的維護和管理，及時清理展位內的垃圾和雜物，保持展位環(huán)境整潔。3.根據(jù)觀眾參觀情況，適時調整展品展示方式和布局，確保展品始終保持最佳展示效果。（二）宣傳推廣與客戶接待1.在展位現(xiàn)場安排專人負責宣傳推廣工作，主動與觀眾溝通交流，介紹公司產品和服務，發(fā)放宣傳資料，收集潛在客戶信息。2.熱情接待來訪客戶，為客戶提供專業(yè)、周到的服務，解答客戶疑問，建立良好的客戶關系。對重要客戶或潛在合作意向客戶，安排專人進行重點跟進和洽談。3.利用展會現(xiàn)場的媒體資源，如展會官方網(wǎng)站、微信公眾號、現(xiàn)場大屏幕等，及時發(fā)布公司最新產品信息、行業(yè)動態(tài)等內容，提高公司品牌知名度和影響力。（三）活動組織與實施1.按照活動策劃方案，組織實施展會現(xiàn)場的各項活動，確保活動按時、順利進行。2.在活動現(xiàn)場安排專人負責活動的組織和協(xié)調工作，引導觀眾參與活動，維持活動現(xiàn)場秩序，確?；顒影踩?、有序開展。3.活動結束后，及時對活動效果進行評估和總結，收集觀眾反饋意見，為今后的活動策劃和組織提供經(jīng)驗參考。（四）安全管理與應急處理1.加強展會活動現(xiàn)場的安全管理，制定安全管理制度和應急預案，確保參展人員的人身安全和公司財產安全。2.在展位現(xiàn)場設置明顯的安全警示標識，配備必要的安全設施和消防器材，確保展位安全通道暢通。3.安排專人負責安全巡查工作，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。對突發(fā)安全事件，要按照應急預案迅速進行處理，確保事件得到妥善解決，最大限度減少損失和影響。五、展會活動后續(xù)跟進（一）客戶信息整理與分析1.展會活動結束后，及時對收集到的潛在客戶信息進行整理和分類，建立客戶信息數(shù)據(jù)庫。2.對客戶信息進行分析，了解客戶需求、興趣點、購買意向等情況，為后續(xù)的客戶跟進和營銷工作提供依據(jù)。（二）客戶跟進與營銷1.根據(jù)客戶信息分析結果，制定客戶跟進計劃，安排專人對潛在客戶進行跟進和營銷。2.通過電話、郵件、微信等方式與客戶保持定期溝通，發(fā)送公司產品資料、行業(yè)動態(tài)等信息，增進客戶對公司的了解和信任。3.針對客戶需求和購買意向，提供個性化的產品解決方案和服務，推動潛在客戶轉化為實際客戶，促進業(yè)務合作。（三）展會效果評估與總結1.對展會活動的效果