入境信息管理辦法一、總則（一）目的為加強公司/組織的入境信息管理，規(guī)范入境信息的收集、整理、存儲、使用和傳遞等流程，確保信息的準確性、完整性和安全性，保障公司/組織的正常運營和業(yè)務(wù)發(fā)展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)涉及入境信息管理的所有部門、崗位及相關(guān)人員，包括但不限于員工、合作伙伴、訪客等在入境過程中產(chǎn)生或涉及的各類信息。（三）定義1.入境信息：指人員、貨物、交通工具等進入公司/組織所涉及的各類信息，包括但不限于個人身份信息、行程信息、健康信息、業(yè)務(wù)往來信息、貨物清單及運輸信息、交通工具相關(guān)信息等。2.信息管理：涵蓋對入境信息的全生命周期管理，包括信息的采集、錄入、審核、存儲、檢索、共享、使用、更新、刪除以及安全防護等環(huán)節(jié)。（四）基本原則1.合法性原則：入境信息管理必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準，確保信息的收集、使用等行為合法合規(guī)。2.準確性原則：所收集和管理的入境信息應(yīng)真實、準確、完整，避免虛假或錯誤信息對公司/組織運營造成不利影響。3.安全性原則：采取必要的技術(shù)和管理措施，保障入境信息的安全，防止信息泄露、篡改或丟失。4.最小化原則：在滿足業(yè)務(wù)需求的前提下，盡量減少不必要的入境信息收集，僅收集與業(yè)務(wù)相關(guān)的必要信息。5.及時性原則：確保入境信息的及時收集、更新和處理，以滿足公司/組織決策和業(yè)務(wù)運作的時效性要求。二、信息收集（一）收集主體與職責(zé)1.相關(guān)部門：根據(jù)業(yè)務(wù)需求，各涉及入境業(yè)務(wù)的部門負責(zé)本部門職責(zé)范圍內(nèi)入境信息的收集工作。例如，銷售部門負責(zé)收集合作伙伴及客戶的入境業(yè)務(wù)往來信息；人力資源部門負責(zé)收集員工的入境行程及相關(guān)信息等。2.信息收集人員：各部門指定專人負責(zé)具體的信息收集工作，確保信息收集的準確性和完整性。信息收集人員應(yīng)具備一定的業(yè)務(wù)知識和責(zé)任心，熟悉信息收集流程和要求。（二）收集范圍與內(nèi)容1.人員入境信息基本身份信息：包括姓名、性別、出生日期、國籍、護照號碼、身份證號碼等。行程信息：出發(fā)地、途經(jīng)地、預(yù)計抵達時間、實際抵達時間、入境口岸等。健康信息：體溫、健康狀況聲明、是否有傳染病史、疫苗接種情況等。業(yè)務(wù)相關(guān)信息：來訪目的、預(yù)計停留時間、與公司/組織的業(yè)務(wù)關(guān)系、洽談業(yè)務(wù)內(nèi)容等。2.貨物入境信息貨物清單：貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、價值、原產(chǎn)地等。運輸信息：運輸方式、運輸工具信息（航班號、船名、車牌號等）、提單號、報關(guān)單號等。貨物檢驗檢疫信息：檢驗檢疫結(jié)果、證書編號等。3.交通工具入境信息基本信息：交通工具類型（飛機、輪船、火車、汽車等）、型號、國籍、注冊編號等。行程信息：出發(fā)地、目的地、途經(jīng)站點、預(yù)計到達時間、實際到達時間等。運行狀態(tài)信息：是否正常運行、有無故障記錄等。（三）收集方式與渠道1.自行填報：對于人員入境信息，可通過公司/組織提供的信息收集表格，由入境人員自行填寫相關(guān)內(nèi)容。表格應(yīng)設(shè)計合理，明確填寫要求和注意事項，確保信息的規(guī)范收集。2.系統(tǒng)錄入：各部門應(yīng)將收集到的入境信息及時錄入公司/組織的信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)信息的電子化存儲和管理，便于信息的查詢、統(tǒng)計和分析。3.數(shù)據(jù)接口對接：對于與外部機構(gòu)（如海關(guān)、檢驗檢疫部門等）有業(yè)務(wù)往來的情況，可通過數(shù)據(jù)接口對接的方式，直接獲取相關(guān)入境信息，減少人工收集和錄入的工作量，提高信息的準確性和及時性。4.文件資料收集：對于貨物入境和交通工具入境涉及的相關(guān)文件資料，如提單、報關(guān)單、檢驗檢疫證書等，應(yīng)按照規(guī)定進行收集、整理和歸檔，作為入境信息的重要組成部分。（四）信息收集要求1.明確告知：在收集入境信息前，應(yīng)向信息提供方明確告知信息收集的目的、范圍、方式以及使用規(guī)則等，確保信息提供方的知情權(quán)和同意權(quán)。2.真實準確：信息收集人員應(yīng)要求信息提供方如實填寫相關(guān)信息，對所提供信息的真實性和準確性負責(zé)。如發(fā)現(xiàn)信息存在虛假或錯誤情況，應(yīng)及時要求信息提供方更正。3.完整收集：按照規(guī)定的收集范圍和內(nèi)容，全面收集入境信息，不得遺漏重要信息。對于必填項，應(yīng)確保信息完整填寫。4.及時收集：在入境行為發(fā)生后，應(yīng)盡快完成信息收集工作，避免因信息延誤導(dǎo)致業(yè)務(wù)受阻或出現(xiàn)管理漏洞。三、信息錄入與審核（一）信息錄入1.錄入人員：由各部門指定的信息錄入員負責(zé)將收集到的入境信息錄入公司/組織的信息管理系統(tǒng)。錄入員應(yīng)經(jīng)過系統(tǒng)操作培訓(xùn)，熟悉信息錄入流程和要求。2.錄入規(guī)范：按照信息管理系統(tǒng)的字段要求和格式規(guī)范進行錄入，確保信息的準確性和一致性。對于文字信息，應(yīng)準確錄入，避免錯別字和語法錯誤；對于數(shù)字信息，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。錄入過程中應(yīng)認真核對錄入內(nèi)容，確保與原始信息一致。如發(fā)現(xiàn)錄入錯誤，應(yīng)及時更正。（二）信息審核1.審核人員：各部門應(yīng)安排專人對錄入的入境信息進行審核。審核人員應(yīng)具備一定的業(yè)務(wù)知識和責(zé)任心，能夠?qū)π畔⒌恼鎸嵭浴蚀_性和完整性進行判斷。2.審核內(nèi)容：核對錄入信息與原始收集信息是否一致，包括基本身份信息、行程信息、業(yè)務(wù)相關(guān)信息等。檢查信息是否完整，有無必填項遺漏情況。對涉及敏感信息或重要業(yè)務(wù)信息進行重點審核，確保信息的安全性和合規(guī)性。3.審核方式：人工審核：審核人員通過逐一查看錄入信息，與原始資料進行比對，判斷信息的準確性和完整性。系統(tǒng)校驗：利用信息管理系統(tǒng)的校驗規(guī)則，對錄入信息進行自動校驗，如數(shù)據(jù)格式校驗、邏輯關(guān)系校驗等，發(fā)現(xiàn)問題及時提示錄入人員進行修改。4.審核結(jié)果處理：對于審核通過的信息，審核人員應(yīng)在系統(tǒng)中進行確認，使其進入正常的信息管理流程。對于審核不通過的信息，審核人員應(yīng)注明審核不通過的原因，并及時反饋給信息錄入員進行修改。錄入員修改后重新提交審核，直至審核通過。四、信息存儲（一）存儲方式與介質(zhì)1.電子存儲：公司/組織應(yīng)建立完善的信息管理系統(tǒng)，將入境信息以電子數(shù)據(jù)的形式進行存儲。信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、安全防護等功能，確保信息的安全性和可靠性。2.存儲介質(zhì)選擇：根據(jù)信息的重要性和存儲期限要求，選擇合適的存儲介質(zhì)。對于重要且長期保存的信息，可采用磁帶、磁盤陣列等大容量、高可靠性的存儲介質(zhì)；對于短期存儲的信息，可采用硬盤、光盤等存儲介質(zhì)。同時，應(yīng)定期對存儲介質(zhì)進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的可讀性和完整性。（二）存儲期限與清理1.存儲期限：根據(jù)國家法律法規(guī)及公司/組織的業(yè)務(wù)需求，確定入境信息的存儲期限。一般情況下，人員入境信息的存儲期限為自入境之日起[X]年；貨物入境信息的存儲期限為自貨物辦結(jié)相關(guān)手續(xù)之日起[X]年；交通工具入境信息的存儲期限為自入境之日起[X]年。對于涉及重大業(yè)務(wù)事項或法律糾紛的入境信息，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定延長存儲期限，直至事項處理完畢。2.信息清理：在存儲期限屆滿后，按照規(guī)定的程序?qū)^期的入境信息進行清理。清理前應(yīng)進行備份，以備后續(xù)可能的查詢和審計需求。清理過程中應(yīng)確保信息的刪除徹底，防止信息泄露或恢復(fù)。同時，應(yīng)做好信息清理記錄，包括清理時間、清理內(nèi)容、清理人員等。（三）存儲安全管理1.訪問控制：對信息管理系統(tǒng)設(shè)置嚴格的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作入境信息。根據(jù)人員的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，分配不同級別的訪問權(quán)限，確保信息的安全性和保密性。2.數(shù)據(jù)加密：對存儲的入境信息進行加密處理，采用先進的加密算法，確保數(shù)據(jù)在存儲過程中的保密性。加密密鑰應(yīng)妥善保管，嚴格控制訪問權(quán)限，防止密鑰泄露。3.安全審計：建立信息存儲安全審計機制，對信息的訪問、修改、刪除等操作進行記錄和審計。審計記錄應(yīng)保存一定期限，以便在出現(xiàn)安全問題時能夠進行追溯和調(diào)查。4.災(zāi)難恢復(fù)：制定信息存儲災(zāi)難恢復(fù)計劃，定期進行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)演練，確保在發(fā)生自然災(zāi)害、系統(tǒng)故障等意外情況時，能夠及時恢復(fù)入境信息，保證公司/組織業(yè)務(wù)的連續(xù)性。五、信息檢索與共享（一）信息檢索1.檢索方式：公司/組織的信息管理系統(tǒng)應(yīng)提供便捷的信息檢索功能，支持按照多種條件進行檢索，如姓名、護照號碼、入境時間、業(yè)務(wù)類型等。檢索結(jié)果應(yīng)能夠準確顯示符合條件的入境信息詳細內(nèi)容。2.檢索權(quán)限：根據(jù)人員的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，設(shè)定不同的信息檢索權(quán)限。一般情況下，相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員可在其職責(zé)范圍內(nèi)檢索入境信息；涉及安全、審計等特殊需求的人員，需經(jīng)過特定審批流程后方可進行檢索操作。（二）信息共享1.共享原則：遵循合法、合規(guī)、必要、安全的原則，在確保信息安全和保密的前提下，根據(jù)業(yè)務(wù)需要進行入境信息的共享。信息共享應(yīng)明確共享目的、共享范圍、共享方式以及共享雙方的權(quán)利和義務(wù)等。2.共享范圍：內(nèi)部共享：在公司/組織內(nèi)部，根據(jù)業(yè)務(wù)協(xié)同的需要，不同部門之間可進行入境信息的共享。例如，銷售部門與售后服務(wù)部門共享客戶的入境行程及業(yè)務(wù)信息，以便更好地為客戶提供服務(wù)。外部共享：在符合法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)定的情況下，公司/組織可與外部合作伙伴、政府部門等進行入境信息的共享。例如，與海關(guān)、檢驗檢疫部門共享貨物入境信息，以便辦理相關(guān)手續(xù)；與合作伙伴共享業(yè)務(wù)往來人員的入境信息，促進業(yè)務(wù)合作的順利開展。3.共享方式：系統(tǒng)共享：通過公司/組織的信息管理系統(tǒng)，設(shè)置共享權(quán)限和共享規(guī)則，實現(xiàn)內(nèi)部部門之間以及與外部合作伙伴之間的信息共享。共享信息應(yīng)進行加密傳輸，確保信息在共享過程中的安全性。文件共享：對于一些不適合通過系統(tǒng)共享的入境信息，可采用文件共享的方式，如通過電子郵件、共享文件夾等方式進行傳遞。文件共享應(yīng)設(shè)置嚴格的訪問權(quán)限和密碼保護措施，防止信息泄露。4.共享審批：內(nèi)部信息共享：由信息需求部門填寫信息共享申請表，說明共享目的、共享范圍、共享信息內(nèi)容等，經(jīng)本部門負責(zé)人審批后，提交給信息管理部門進行共享操作。外部信息共享：除上述內(nèi)部審批流程外，還需經(jīng)過公司/組織的合規(guī)管理部門或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，確保信息共享符合法律法規(guī)和公司/組織的規(guī)定。審批通過后，按照規(guī)定的共享方式進行信息共享，并做好共享記錄。六、信息使用（一）使用目的與范圍1.使用目的：公司/組織使用入境信息的目的主要包括業(yè)務(wù)運營、客戶服務(wù)、安全管理、決策支持等方面。例如，通過分析客戶的入境信息，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，提高客戶滿意度；利用員工的入境信息進行考勤管理和安全防控等。2.使用范圍：在公司/組織內(nèi)部，各部門可根據(jù)其工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，在規(guī)定的權(quán)限范圍內(nèi)使用入境信息。未經(jīng)授權(quán)，任何部門和個人不得擅自擴大信息使用范圍。（二）使用規(guī)范1.合法合規(guī)使用：嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準，確保入境信息的使用合法合規(guī)。不得將入境信息用于非法目的或違反道德規(guī)范的行為。2.授權(quán)使用：信息使用人員必須經(jīng)過授權(quán)，獲得相應(yīng)的信息訪問權(quán)限后，方可使用入境信息。授權(quán)應(yīng)明確使用目的、使用范圍、使用期限等內(nèi)容。3.信息保護：在使用入境信息過程中，應(yīng)采取必要的措施保護信息的安全和保密，防止信息泄露、篡改或丟失。不得將入境信息提供給無關(guān)人員或在未經(jīng)授權(quán)的情況下進行傳播。4.使用記錄：對入境信息的使用情況進行記錄，包括使用時間、使用人員、使用目的、使用內(nèi)容等。使用記錄應(yīng)保存一定期限，以便進行審計和追溯。七、信息安全與保密（一）安全管理制度1.建立健全信息安全管理制度，明確信息安全管理的職責(zé)和流程。公司/組織應(yīng)設(shè)立信息安全管理崗位，負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)信息安全管理工作。2.定期對信息安全管理制度進行評估和更新，確保制度的有效性和適應(yīng)性。同時，加強對信息安全管理制度的宣傳和培訓(xùn)，提高全體員工的信息安全意識。（二）安全技術(shù)措施1.采用先進的信息安全技術(shù)手段，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等，對公司/組織的信息管理系統(tǒng)進行防護，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。2.對信息管理系統(tǒng)進行定期的安全漏洞掃描和修復(fù)，及時發(fā)現(xiàn)并解決系統(tǒng)存在的安全隱患。同時，加強對系統(tǒng)賬號和密碼的管理，定期更換密碼，設(shè)置強密碼策略，防止賬號被盜用。3.對存儲的入境信息進行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的保密性。同時，采用數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)技術(shù)，定期對信息進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保密措施1.與涉及入境信息管理的員工、合作伙伴等簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。保密協(xié)議應(yīng)涵蓋信息的范圍、保密期限、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.對涉及入境信息的辦公場所、設(shè)備等進行安全管理，限制無關(guān)人員進入。對存儲入境信息的介質(zhì)進行嚴格保管，防止丟失或被盜。3.在信息共享和使用過程中，嚴格控制信息的訪問權(quán)限，對涉及敏感信息的操作進行嚴格審批和記錄。同時，加強對信息共享和使用過程的監(jiān)督，防止信息泄露。（四）應(yīng)急處置1.制定信息安全應(yīng)急預(yù)案，明確信息安全事件發(fā)生時的應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。應(yīng)急預(yù)案應(yīng)包括事件報告、應(yīng)急響應(yīng)、處置措施、恢復(fù)重建等環(huán)節(jié)。2.定期組織信息安全應(yīng)急演練，提高員工應(yīng)對信息安全事件的能力。在發(fā)生信息安全事件時，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，采取有效的措施進行處置，最大限度地減少事件造成的損失，并及時向上級主管部門和相關(guān)部門報告。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.建立信息管理監(jiān)督機制，由公司/組織的內(nèi)部審計部門或合規(guī)管理部門負責(zé)對入境信息管理工作進行定期監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查應(yīng)涵蓋信息收集、錄入、審核、存儲、檢索、共享、使用、安全與保密等各個環(huán)節(jié)。2.設(shè)立舉報渠道，鼓勵員工對違反入境信息管理規(guī)定的行為進行舉報。對舉報信息進行及時調(diào)查和處理，并對舉報人給予適當(dāng)?shù)莫剟詈捅Ｗo。（二）檢查內(nèi)容與方式1.檢查內(nèi)容：信息管理相關(guān)制度的執(zhí)行情況，包括信息收集、錄入、審核、存儲、檢索、共享、使用、安全與保密等環(huán)節(jié)的操作是否符合規(guī)定。信息的準確性、完整性和安全性，檢查信息是否存在虛假、錯誤、遺漏等情況，以及信息安全防護措施是否到位。信息管理系統(tǒng)的運行情況，包括系統(tǒng)的穩(wěn)定性、數(shù)據(jù)的備份與恢復(fù)情況等。2.檢查方式：定期檢查：按照規(guī)定的時間間隔，對入境信息管理工作進行全面