建筑公司部門供應商管理規(guī)定

一、總則本建筑公司一直秉持“質量至上、誠信共贏、創(chuàng)新發(fā)展、回饋社會”的企業(yè)文化和經(jīng)營理念，致力于為客戶提供高品質的建筑產(chǎn)品與服務。在公司扁平化管理模式下，為加強對供應商的管理，確保物資供應的質量、及時性和成本效益，特制定本規(guī)定。本規(guī)定旨在規(guī)范供應商的選擇、評估、合作及退出等流程，促進與供應商建立長期穩(wěn)定、互利共贏的合作關系，實現(xiàn)公司經(jīng)濟效益與社會效益的雙提升，同時保障公司安全生產(chǎn)和員工人文關懷理念在供應鏈環(huán)節(jié)的貫徹落實。二、適用范圍本規(guī)定適用于建筑公司全體涉及供應商管理的部門及員工，同時涉及與公司有業(yè)務往來的所有供應商。公司各部門在采購物資、服務等活動中與供應商發(fā)生的各類業(yè)務關系，均應遵循本規(guī)定進行管理。三、組織架構與職責分工1.采購部門-負責供應商的開發(fā)、篩選、初步評估及建立供應商庫。-組織采購招標、談判等活動，與供應商簽訂采購合同。-跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調解決供應過程中的問題。-定期對供應商進行綜合評估，并根據(jù)評估結果提出合作調整建議。2.質量部門-參與供應商的評估，負責對供應商提供的物資和服務進行質量檢驗和驗收。-對供應商的質量保證體系進行審核，提出改進意見和要求。-處理因供應商產(chǎn)品質量問題引發(fā)的糾紛和事故，提出整改措施并監(jiān)督落實。3.技術部門-提供采購物資和服務的技術要求和標準，協(xié)助采購部門進行供應商技術能力評估。-參與新產(chǎn)品、新技術供應商的開發(fā)和引進，提供技術支持和指導。-對供應商的技術創(chuàng)新和改進提供建議和合作機會，促進公司技術進步。4.財務部門-審核供應商的報價和成本構成，參與采購合同的商務條款審核。-負責供應商貨款的結算和支付，監(jiān)督供應商資金使用情況。-對供應商合作的經(jīng)濟效益進行分析和評估，提供財務數(shù)據(jù)支持決策。5.項目部門-根據(jù)項目需求，提出物資和服務采購申請，明確采購要求和時間節(jié)點。-在項目實施過程中，反饋供應商產(chǎn)品和服務的使用情況及問題。-參與供應商的現(xiàn)場考察和評估，提供項目實際需求方面的意見。6.行政部門-負責供應商相關文件和資料的歸檔、保管和查詢服務。-協(xié)調處理與供應商之間的行政事務和糾紛，維護公司良好形象。-監(jiān)督公司各部門對供應商管理規(guī)定的執(zhí)行情況，對違規(guī)行為進行通報和處理。四、管理內(nèi)容與流程1.供應商開發(fā)與篩選-信息收集：采購部門通過多種渠道收集供應商信息，包括網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、展會交流等。重點關注供應商的生產(chǎn)能力、技術水平、產(chǎn)品質量、價格優(yōu)勢、信譽口碑等方面。-初步篩選：采購部門根據(jù)收集的信息，對潛在供應商進行初步篩選，剔除明顯不符合公司基本要求的供應商。篩選標準包括但不限于：具備合法經(jīng)營資質、有一定的生產(chǎn)規(guī)模和技術實力、能提供符合行業(yè)標準的產(chǎn)品或服務等。-實地考察：對于經(jīng)過初步篩選的供應商，采購部門會同質量、技術等相關部門進行實地考察。考察內(nèi)容包括供應商的生產(chǎn)環(huán)境、設備狀況、質量控制體系、人員配備等，了解供應商的實際生產(chǎn)能力和管理水平。2.供應商評估與準入-綜合評估：采購部門組織相關部門按照設定的評估指標體系對供應商進行綜合評估。評估指標涵蓋質量、價格、交貨期、服務、技術創(chuàng)新、社會責任等多個方面，各指標權重根據(jù)公司實際需求和戰(zhàn)略重點確定。-評估報告：各部門根據(jù)考察和評估情況撰寫評估報告，詳細闡述供應商的優(yōu)勢和不足，并提出是否準入的建議。采購部門匯總各部門評估報告，形成最終評估結論。-準入審批：評估合格的供應商，經(jīng)公司管理層審批后正式納入供應商庫，成為公司合格供應商。采購部門與準入供應商簽訂合作框架協(xié)議，明確雙方的權利和義務。3.采購合同管理-合同起草：采購部門根據(jù)采購需求和供應商協(xié)商一致的條款，起草采購合同。合同內(nèi)容應明確產(chǎn)品或服務的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等關鍵條款。-合同審核：采購合同起草完成后，依次提交給質量、技術、財務、法務等部門進行審核。各部門根據(jù)自身職責對合同條款進行審查，提出修改意見和建議，確保合同的合法性、完整性和可操作性。-合同簽訂：經(jīng)各部門審核通過的采購合同，由公司法定代表人或授權代表與供應商簽訂。合同簽訂后，采購部門將合同副本分發(fā)給相關部門，作為執(zhí)行和監(jiān)督的依據(jù)。4.供應商日常管理-訂單執(zhí)行跟蹤：采購部門負責跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通，了解生產(chǎn)進度、發(fā)貨安排等信息。如發(fā)現(xiàn)可能影響交貨期的問題，應及時協(xié)調解決，確保物資按時供應。-質量監(jiān)控：質量部門按照合同約定的質量標準，對供應商提供的物資進行檢驗和驗收。對于關鍵物資和重要項目，可要求供應商提供質量檢驗報告或進行現(xiàn)場檢驗。如發(fā)現(xiàn)質量問題，應及時通知供應商整改，并記錄在案。-溝通協(xié)調：各部門在與供應商合作過程中，應保持良好的溝通協(xié)調。定期召開供應商溝通會議，反饋合作中存在的問題，共同探討解決方案，促進合作關系的持續(xù)改進。5.供應商績效考核-考核指標設定：根據(jù)供應商的合作表現(xiàn)，設定科學合理的績效考核指標。主要考核指標包括質量合格率、交貨及時率、服務滿意度、成本節(jié)約率、技術創(chuàng)新貢獻等。-考核周期：對供應商的績效考核按季度或年度進行。每季度末或年度終了，各相關部門根據(jù)日常工作記錄和統(tǒng)計數(shù)據(jù)，對供應商進行考核評分。-考核結果應用：根據(jù)考核結果，對供應商進行分類管理。對于優(yōu)秀供應商，給予增加采購份額、優(yōu)先付款、合作開發(fā)新產(chǎn)品等獎勵；對于表現(xiàn)一般的供應商，提出改進要求并進行跟蹤復查；對于考核不達標或出現(xiàn)嚴重質量問題、違規(guī)行為的供應商，采取暫停合作、終止合作等措施。6.供應商退出管理-退出情形：供應商出現(xiàn)以下情形之一的，公司將考慮終止合作并要求其退出供應商庫：嚴重違反合同約定，多次出現(xiàn)交貨延遲、質量不合格等問題；經(jīng)營狀況惡化，可能影響物資供應的穩(wěn)定性；存在商業(yè)欺詐、行賄受賄等違法違規(guī)行為；其他嚴重損害公司利益的行為。-退出程序：采購部門提出供應商退出建議，經(jīng)相關部門審核、公司管理層批準后，正式通知供應商終止合作。財務部門負責清理與該供應商的往來賬目，行政部門負責收回相關文件和資料，確保公司權益不受損害。五、權利與義務1.公司權利與義務-權利-有權對供應商進行考察、評估、監(jiān)督和考核，要求供應商提供真實、準確的信息和資料。-根據(jù)采購需求和供應商表現(xiàn)，有權調整采購訂單數(shù)量、價格和合作方式。-對于供應商的違約行為，有權按照合同約定追究其違約責任，要求賠償損失。-義務-按照合同約定及時向供應商支付貨款，提供必要的合作條件和支持。-對供應商的商業(yè)秘密和技術機密予以保密，不得泄露給第三方。-在合作過程中，與供應商保持良好的溝通與協(xié)作，共同解決問題，推動合作關系的持續(xù)發(fā)展。2.供應商權利與義務-權利-有權要求公司提供明確的采購需求和技術標準，在合理范圍內(nèi)提出價格調整和合作建議。-按照合同約定獲取相應的貨款和報酬，有權要求公司對其提供的產(chǎn)品和服務進行客觀公正的評價。-義務-遵守國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定，誠信經(jīng)營，提供符合質量標準的產(chǎn)品和服務。-按照合同約定的時間、地點、數(shù)量和質量要求交付物資或提供服務，不得擅自變更合同條款。-配合公司的考察、評估、監(jiān)督和考核工作，及時提供相關資料和信息，對提出的問題進行整改落實。六、監(jiān)督與考核機制1.內(nèi)部監(jiān)督-行政部門負責對公司各部門執(zhí)行供應商管理規(guī)定的情況進行監(jiān)督檢查。定期對供應商管理工作進行審計，檢查采購流程是否合規(guī)、評估結果是否真實、合同執(zhí)行是否嚴格等。-建立內(nèi)部舉報機制，鼓勵員工對供應商管理過程中的違規(guī)行為進行舉報。對于舉報屬實的員工，給予一定的獎勵，并對舉報人信息嚴格保密。2.供應商監(jiān)督-鼓勵供應商對公司各部門的工作態(tài)度和合作情況進行監(jiān)督和反饋。對于供應商提出的合理意見和建議，公司應及時進行調查處理，并將處理結果反饋給供應商。-定期開展供應商滿意度調查，了解供應商對公司合作政策、采購流程、付款方式等方面的滿意度，不斷改進工作，提高合作質量。3.考核機制-將供應商管理工作納入各部門績效考核體系，明確各部門在供應商開發(fā)、評估、管理等環(huán)節(jié)的考核指標和權重。對在供應商管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，給予表彰和獎勵；對工作不力、導致出現(xiàn)問題的部門和個人，進行相應的處罰。-建立供應商管理工作的責任追究制度。對于因部門或個人原因導致公司利益受損的，如違規(guī)選擇供應商、驗收把關不嚴等，依法追究相關人員的責任。七、附則1.本規(guī)定由公司行政部門負責解釋和修訂。如有未盡事