合同審核與簽署標(biāo)準(zhǔn)流程模板法律風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避工具一、工具概述本工具旨在為企業(yè)、個(gè)體工商戶及相關(guān)主體提供合同審核與簽署的標(biāo)準(zhǔn)化流程指引，通過規(guī)范操作步驟、明確責(zé)任分工、強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)節(jié)點(diǎn)管控，幫助使用者有效識(shí)別合同訂立及履行過程中的法律風(fēng)險(xiǎn)，降低糾紛發(fā)生概率，保障合同目的順利實(shí)現(xiàn)。工具內(nèi)容涵蓋合同全生命周期管理，適用于各類民商事合同（如買賣合同、服務(wù)合同、租賃合同、合作協(xié)議等）的審核與簽署場景，可根據(jù)具體業(yè)務(wù)需求靈活調(diào)整適用。二、適用范圍與應(yīng)用場景（一）適用主體企業(yè)法務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門及合同管理人員；個(gè)體工商戶、合伙企業(yè)等市場主體；需參與合同審核與簽署的個(gè)人（如項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、法定代表人等）。（二）適用合同類型日常經(jīng)營類合同：采購合同、銷售合同、供應(yīng)鏈合作協(xié)議等；服務(wù)提供類合同：技術(shù)服務(wù)合同、咨詢服務(wù)合同、外包服務(wù)合同等；資產(chǎn)流轉(zhuǎn)類合同：房屋租賃合同、設(shè)備租賃合同、知識(shí)產(chǎn)權(quán)許可合同等；項(xiàng)目合作類合同：聯(lián)合開發(fā)合同、工程項(xiàng)目合同、投資合作協(xié)議等。（三）典型應(yīng)用場景新業(yè)務(wù)合作簽約：企業(yè)在與首次合作方簽訂合同時(shí)需通過本工具審核對(duì)方主體資格、合作條款合理性，避免因信息不對(duì)稱導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)；重大合同決策：標(biāo)的額較大、履行周期較長或涉及核心業(yè)務(wù)的合同，需通過標(biāo)準(zhǔn)化流程完成多部門協(xié)同審核，降低決策失誤風(fēng)險(xiǎn)；合同續(xù)簽與變更：對(duì)即將到期或需調(diào)整條款的既有合同，可通過工具核查原合同履行情況，明確變更后的權(quán)利義務(wù)，避免履約爭議；合規(guī)性整改：針對(duì)監(jiān)管機(jī)構(gòu)提示的合同管理問題或歷史糾紛，可通過本工具梳理流程漏洞，完善合同風(fēng)險(xiǎn)防控體系。三、合同審核與簽署全流程操作指南（一）合同準(zhǔn)備與發(fā)起階段目標(biāo)：明確合作需求，保證合同草案基礎(chǔ)信息完整、需求清晰。需求梳理與資料收集責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人（*經(jīng)辦）；操作內(nèi)容：（1）明確合作目的、核心需求（如標(biāo)的物規(guī)格、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等）；（2）收集對(duì)方主體資料（如營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書等，核實(shí)是否為最新版本）；（3）根據(jù)合作類型準(zhǔn)備參考模板或起草合同初稿，注明“草案”字樣。輸出成果：《合同需求說明》（附件1）、《合作方主體資料清單》（附件2）。合同草案內(nèi)部發(fā)起責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人（*經(jīng)辦）；操作內(nèi)容：（1）將合同草案、需求說明、對(duì)方主體資料通過OA系統(tǒng)或郵件提交至法務(wù)部門及相關(guān)部門（如財(cái)務(wù)部、采購部等）審核；（2）在提交時(shí)明確審核重點(diǎn)（如“需確認(rèn)付款條款是否符合財(cái)務(wù)制度”“需核查技術(shù)參數(shù)是否可執(zhí)行”）。（二）多維度審核流程目標(biāo)：從法律合規(guī)、業(yè)務(wù)可行性、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等多角度對(duì)合同條款進(jìn)行全面審查，消除潛在漏洞。業(yè)務(wù)部門初審責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人（*經(jīng)理）；審核重點(diǎn)：（1）合作需求與合同條款是否一致（如標(biāo)的物數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付期限是否匹配業(yè)務(wù)需求）；（2）對(duì)方履約能力（如產(chǎn)能、資質(zhì)、過往合作案例）是否滿足項(xiàng)目要求；（3）業(yè)務(wù)邏輯是否閉環(huán)（如付款進(jìn)度與履約節(jié)點(diǎn)是否對(duì)應(yīng)，是否存在權(quán)利義務(wù)不對(duì)等）。輸出成果：在合同草案上標(biāo)注修改意見，或填寫《業(yè)務(wù)審核意見表》（附件3-1）。法務(wù)部門復(fù)審（核心環(huán)節(jié)）責(zé)任主體：法務(wù)專員（*法務(wù)）；審核重點(diǎn)：（1）主體資格：對(duì)方是否為依法注冊的法人/組織，營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)，授權(quán)委托書是否有明確授權(quán)范圍及期限；（2）條款合法性：是否存在違反法律、行政法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定（如“霸王條款”、禁止性交易內(nèi)容）；（3）權(quán)利義務(wù)明確性：是否明確約定標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限地點(diǎn)方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等核心條款；（4）風(fēng)險(xiǎn)防控：是否設(shè)置不可抗力、情勢變更條款，知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬是否清晰，保密義務(wù)范圍是否合理。輸出成果：出具《法務(wù)審核意見書》（附件3-2），對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)條款標(biāo)注“紅色預(yù)警”，中低風(fēng)險(xiǎn)條款標(biāo)注“黃色提示”，并說明修改建議。財(cái)務(wù)/技術(shù)等專業(yè)部門專項(xiàng)審核責(zé)任主體：財(cái)務(wù)部（財(cái)務(wù)主管）、技術(shù)部（技術(shù)總監(jiān)）等；審核重點(diǎn)：（1）財(cái)務(wù)部門：付款方式、賬期、發(fā)票開具要求是否符合公司財(cái)務(wù)制度，是否存在資金風(fēng)險(xiǎn)；（2）技術(shù)部門：技術(shù)參數(shù)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收流程是否可執(zhí)行，是否存在無法實(shí)現(xiàn)的技術(shù)承諾；（3）其他部門：根據(jù)合同性質(zhì)需專項(xiàng)審核的內(nèi)容（如人力資源部門審核勞動(dòng)合同中的競業(yè)限制條款）。輸出成果：填寫《專項(xiàng)審核意見表》（附件3-3），反饋至法務(wù)部門匯總。審核意見整合與修訂責(zé)任主體：法務(wù)專員（*法務(wù)）；操作內(nèi)容：匯總各部門審核意見，與業(yè)務(wù)部門（*經(jīng)辦）共同協(xié)商修訂合同草案，對(duì)存在爭議的條款組織跨部門溝通會(huì)議達(dá)成一致；輸出成果：形成《合同修訂版》，附《審核意見匯總表》（附件3-4），提交至最終審批人。（三）規(guī)范簽署管理階段目標(biāo)：保證合同簽署程序合法，簽署主體適格，避免因簽署不規(guī)范導(dǎo)致合同無效或效力瑕疵。最終審批責(zé)任主體：根據(jù)合同金額及重要性，由法定代表人（總）、總經(jīng)理（總經(jīng)理）或授權(quán)審批人簽字確認(rèn)；審批內(nèi)容：審核合同最終版本是否符合公司利益，重大合同需附《合同審批單》（附件3-5）。簽署主體資格審查責(zé)任主體：法務(wù)專員（法務(wù)）或行政部（行政）；操作內(nèi)容：（1）自然人簽署：核對(duì)簽署人身份證原件，確認(rèn)其為完全民事行為能力人，必要時(shí)需提供授權(quán)委托書；（2）法人/組織簽署：核對(duì)對(duì)方營業(yè)執(zhí)照副本、法定代表人身份證明，如由代理人簽署，需提供加蓋公章的授權(quán)委托書（明確授權(quán)范圍、權(quán)限、期限）；（3）蓋章要求：合同章需與合同主體名稱一致，公章清晰可辨，避免使用“公章”“合同專用章”等模糊表述。簽署方式與順序責(zé)任主體：行政部（行政）或業(yè)務(wù)部門（經(jīng)辦）；操作內(nèi)容：（1）紙質(zhì)合同：采用“先蓋章后簽署”或“邊蓋章邊簽署”方式，保證雙方章、簽字日期清晰（日期建議留空，待現(xiàn)場簽署時(shí)填寫）；（2）電子合同：通過第三方電子簽約平臺(tái)（如e簽寶、法大大等）簽署，保證簽約主體身份認(rèn)證、電子簽名/印章符合《電子簽名法》要求；（3）簽署順序：原則上雙方同時(shí)簽署，若需分步簽署，應(yīng)約定合同自最后一方簽署之日起生效，并在合同中注明。合同原件管理責(zé)任主體：行政部（*行政）；操作內(nèi)容：（1）合同簽署后，向?qū)Ψ绞杖『贤?，核?duì)份數(shù)（一般為“正本X份，副本X份”）；（2）公司留存正本至少1份，副本分至業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門，掃描存檔至公司OA系統(tǒng)；（3）建立《合同臺(tái)賬》（附件4-1），記錄合同名稱、編號(hào)、簽署日期、對(duì)方主體、金額、履行期限等關(guān)鍵信息。（四）合同歸檔與履約跟蹤階段目標(biāo)：實(shí)現(xiàn)合同全生命周期管理，保證履約過程可追溯，及時(shí)應(yīng)對(duì)履約異常。歸檔管理責(zé)任主體：檔案管理員（*檔案員）；操作內(nèi)容：（1）合同簽署后10個(gè)工作日內(nèi)，將合同正本、審批單、審核意見書等資料整理歸檔；（2）歸檔資料需按“一合同一檔”原則裝訂，標(biāo)注檔案編號(hào)，存放于公司檔案室或?qū)Ｓ脵n案柜；（3）電子檔案定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。履約跟蹤責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人（經(jīng)辦）、法務(wù)專員（法務(wù)）；操作內(nèi)容：（1）建立《合同履行跟蹤表》（附件4-2），記錄關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如交付日期、付款日期、驗(yàn)收日期）的履行情況；（2）對(duì)對(duì)方逾期履行、瑕疵履行等異常情況，及時(shí)發(fā)函催告（如《履約催告函》模板附件5-1），并留存證據(jù)；（3）重大合同需定期向管理層提交《履約情況報(bào)告》。合同變更與解除責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門（經(jīng)辦）、法務(wù)部門（法務(wù)）；操作內(nèi)容：（1）變更/解除合同需雙方協(xié)商一致，簽訂書面補(bǔ)充協(xié)議或解除協(xié)議，明確變更后的權(quán)利義務(wù)或終止條件；（2）單方解除合同需符合法定或約定條件，留存解除權(quán)行使的證據(jù)（如對(duì)方違約證據(jù)、催告記錄）；（3）變更/解除后的協(xié)議需履行原審批流程，并更新臺(tái)賬及歸檔資料。四、標(biāo)準(zhǔn)化模板與工具表單（一）合同審核核心表單《合同需求說明》（附件1）：包含合作背景、需求描述、對(duì)方主體信息、核心條款要求等；《合作方主體資料清單》（附件2）：列明需收集的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、授權(quán)委托書等資料名稱及份數(shù)要求；《業(yè)務(wù)審核意見表》（附件3-1）：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人填寫，重點(diǎn)審核業(yè)務(wù)邏輯、履約能力等；《法務(wù)審核意見書》（附件3-2）：法務(wù)專員出具，區(qū)分風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)并附修改建議；《專項(xiàng)審核意見表》（附件3-3）：財(cái)務(wù)/技術(shù)等部門填寫，專項(xiàng)審核財(cái)務(wù)、技術(shù)等條款；《審核意見匯總表》（附件3-4）：匯總各部門意見，明確修訂內(nèi)容及責(zé)任分工；《合同審批單》（附件3-5）：最終審批人簽署，明確審批意見及生效條件。（二）合同簽署與歸檔表單《合同臺(tái)賬》（附件4-1）：動(dòng)態(tài)記錄合同基本信息、簽署狀態(tài)、履行進(jìn)度等；《合同履行跟蹤表》（附件4-2）：跟蹤關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)履行情況，記錄異常事件及處理結(jié)果。（三）常用法律文書模板《履約催告函》（附件5-1）：針對(duì)對(duì)方逾期履行等情況，明確催告內(nèi)容及逾期后果；《合同解除通知書》（附件5-2）：單方解除合同時(shí)說明解除依據(jù)及法律后果。五、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)與規(guī)避提示（一）主體資格風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：對(duì)方為無民事行為能力人、限制民事行為能力人，或超越經(jīng)營范圍、無資質(zhì)經(jīng)營，導(dǎo)致合同無效或無法履行。規(guī)避措施：核實(shí)對(duì)方營業(yè)執(zhí)照原件，通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢經(jīng)營狀態(tài)、行政處罰等信息；涉及特殊行業(yè)（如建筑、醫(yī)療、食品等），需核查對(duì)方行業(yè)許可證件（如資質(zhì)證書、生產(chǎn)許可證）；自然人簽約時(shí)，核對(duì)身份證原件，確認(rèn)年齡、智力狀況是否符合完全民事行為能力要求。（二）條款漏洞風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：核心條款約定不明（如“合理價(jià)格”“盡快交付”等模糊表述），或權(quán)利義務(wù)不對(duì)等（如違約責(zé)任不對(duì)等、爭議解決方式不利）。規(guī)避措施：標(biāo)的物需明確名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（可引用國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或附件約定）；價(jià)款或報(bào)酬需明確金額、幣種、支付方式（銀行轉(zhuǎn)賬/現(xiàn)金）、支付節(jié)點(diǎn)（如“驗(yàn)收合格后30日內(nèi)支付”）；違約責(zé)任需具體化（如“逾期付款按日萬分之五支付違約金”），避免約定“承擔(dān)一切損失”等模糊條款；爭議解決優(yōu)先約定“甲方所在地有管轄權(quán)的人民法院”，避免約定“由仲裁委員會(huì)仲裁”時(shí)遺漏仲裁機(jī)構(gòu)全稱。（三）簽署程序風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：蓋章主體與合同主體不一致，或授權(quán)委托書超越權(quán)限，導(dǎo)致合同效力瑕疵。規(guī)避措施：保證合同章/公章名稱與合同簽約主體名稱完全一致（如“有限公司”簽約需蓋“有限公司公章”，非“公司公章”）；代理人簽署時(shí)，要求提供授權(quán)委托書原件，載明“代為簽訂合同”等明確授權(quán)，避免僅寫“全權(quán)代理”且未限定范圍；紙質(zhì)合同避免“空白合同”先蓋章后補(bǔ)內(nèi)容，電子合同需完成身份認(rèn)證及意愿確認(rèn)流程。（四）履約跟蹤風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：未及時(shí)跟蹤對(duì)方履約情況，錯(cuò)過主張權(quán)利的訴訟時(shí)效，或證據(jù)缺失導(dǎo)致維權(quán)困難。規(guī)避措施：建立“履約節(jié)點(diǎn)提醒機(jī)制”，在關(guān)鍵日期前3-5個(gè)工作日由業(yè)務(wù)部門（*經(jīng)辦）發(fā)起提醒；對(duì)對(duì)方履約過程中的函件、驗(yàn)收單、付款憑證等資料及時(shí)掃描存檔，形成“履約證據(jù)鏈”；發(fā)覺對(duì)方違約后，需在法定訴訟時(shí)效內(nèi)（一般為3年）通過發(fā)函、協(xié)商等方式主張權(quán)利，并留存催告證據(jù)。六、工具使用說明本工具可根據(jù)企業(yè)規(guī)模、行業(yè)特性調(diào)整審核流程（如小微企業(yè)可簡化法務(wù)審核，直接由負(fù)責(zé)人審核）；模板表