企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)用戶使用手冊前言1.1手冊目的本手冊旨在為企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)（以下簡稱“OA系統(tǒng)”）的用戶提供全面、專業(yè)的操作指南，幫助用戶快速掌握系統(tǒng)功能，提升辦公效率，規(guī)范流程管理。手冊內(nèi)容涵蓋系統(tǒng)概述、核心功能操作、常見問題解答及維護支持等部分，適用于企業(yè)內(nèi)部所有使用OA系統(tǒng)的員工（包括普通員工、審批人、管理員等角色）。1.2適用范圍本手冊適用于OA系統(tǒng)的所有注冊用戶，包括但不限于：普通員工：使用系統(tǒng)進行日常辦公（如發(fā)起流程、管理任務(wù)、查看文檔等）；審批人：處理流程審批、查看審批記錄；管理員：負責(zé)系統(tǒng)配置、用戶管理、權(quán)限分配等運維工作。一、系統(tǒng)概述1.1系統(tǒng)定位OA系統(tǒng)是企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的核心工具，旨在通過協(xié)同辦公、流程自動化、文檔集中管理等功能，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息的高效傳遞、流程的規(guī)范執(zhí)行及資源的集中管控，降低溝通成本，提升企業(yè)運營效率。1.2核心功能模塊系統(tǒng)采用模塊化設(shè)計，主要包含以下核心模塊：模塊名稱功能描述協(xié)同辦公日程管理、任務(wù)分配、即時通訊、公告通知等，實現(xiàn)團隊高效協(xié)作流程管理流程發(fā)起、審批、監(jiān)控、優(yōu)化，覆蓋請假、報銷、公文等企業(yè)核心流程數(shù)據(jù)統(tǒng)計與報表系統(tǒng)使用情況統(tǒng)計、流程效率分析、任務(wù)完成率報表，為企業(yè)決策提供數(shù)據(jù)支持移動辦公手機APP/小程序，支持隨時隨地處理辦公事務(wù)（如審批流程、查看文檔）1.3系統(tǒng)優(yōu)勢高效協(xié)同：打破信息孤島，實現(xiàn)跨部門、跨地域的實時協(xié)作；流程規(guī)范：通過標(biāo)準(zhǔn)化流程模板，減少人為失誤，提升流程執(zhí)行效率；安全可靠：采用加密技術(shù)存儲數(shù)據(jù)，支持權(quán)限分級管理，保障企業(yè)信息安全；靈活擴展：支持自定義流程、文檔模板，滿足企業(yè)個性化需求。二、操作指南2.1用戶登錄與權(quán)限管理2.1.1普通用戶登錄操作步驟：2.在登錄頁面輸入用戶名（通常為員工工號）和密碼（初始密碼為身份證后六位，首次登錄需修改）；3.點擊【登錄】按鈕，進入系統(tǒng)首頁。注意事項：首次登錄后，請及時修改密碼（路徑：【個人中心】→【密碼設(shè)置】），避免賬號泄露。2.1.2管理員用戶管理功能說明：管理員負責(zé)系統(tǒng)用戶的新增、修改、刪除及權(quán)限分配。操作步驟（以新增用戶為例）：1.登錄系統(tǒng)，進入【系統(tǒng)管理】→【用戶管理】模塊；2.點擊【新增用戶】按鈕，填寫用戶信息（如工號、姓名、部門、手機號、郵箱等）；3.設(shè)置初始密碼（建議為身份證后六位），并分配角色（如“普通員工”“審批人”“管理員”）；4.點擊【保存】按鈕，完成用戶新增。權(quán)限說明：普通員工：僅能使用協(xié)同辦公、流程發(fā)起、文檔查看等基礎(chǔ)功能；審批人：除基礎(chǔ)功能外，可處理流程審批、查看審批記錄；管理員：擁有系統(tǒng)所有功能權(quán)限，包括用戶管理、流程配置、文檔權(quán)限設(shè)置等。2.2協(xié)同辦公模塊2.2.1日程管理功能說明：用于管理個人或團隊日程，避免遺漏重要事項。操作步驟（新增個人日程）：1.進入【協(xié)同辦公】→【日程管理】模塊；2.點擊【新增日程】按鈕，填寫日程信息（如標(biāo)題、時間、地點、參與人、備注等）；3.選擇【提醒方式】（如短信、系統(tǒng)消息、郵箱），設(shè)置提醒時間；4.點擊【保存】按鈕，完成日程新增。團隊日程：管理員可創(chuàng)建團隊日程（如部門會議、項目deadlines），并通知相關(guān)成員。2.2.2任務(wù)分配功能說明：用于分配任務(wù)給團隊成員，跟蹤任務(wù)進度。操作步驟（分配任務(wù)）：1.進入【協(xié)同辦公】→【任務(wù)管理】模塊；2.點擊【新增任務(wù)】按鈕，填寫任務(wù)信息（如任務(wù)名稱、描述、優(yōu)先級、截止時間）；3.選擇【任務(wù)執(zhí)行人】（可多選），設(shè)置【任務(wù)審批人】（可選）；4.點擊【提交】按鈕，任務(wù)將發(fā)送給執(zhí)行人，執(zhí)行人可在【我的任務(wù)】中查看。進度跟蹤：任務(wù)執(zhí)行人可更新任務(wù)進度（如“未開始”“進行中”“已完成”），管理員或?qū)徟丝稍凇救蝿?wù)監(jiān)控】中查看所有任務(wù)的進度。2.3流程管理模塊2.3.1流程發(fā)起功能說明：普通員工可發(fā)起企業(yè)預(yù)設(shè)的流程（如請假、報銷、公文審批等）。操作步驟（以請假流程為例）：1.進入【流程管理】→【發(fā)起流程】模塊；2.在流程模板列表中選擇【請假流程】（如“事假”“病假”“年假”）；3.填寫請假表單（如請假類型、開始時間、結(jié)束時間、請假原因）；4.添加【審批人】（通常為直屬領(lǐng)導(dǎo)→部門經(jīng)理→HR）；5.點擊【提交】按鈕，流程進入審批環(huán)節(jié)。注意事項：流程模板由管理員預(yù)設(shè)，若需新增流程，可聯(lián)系管理員配置；表單填寫需真實準(zhǔn)確，附件（如病假證明、報銷發(fā)票）需上傳清晰的掃描件或照片。2.3.2流程審批功能說明：審批人負責(zé)處理待審批的流程，可選擇【通過】【駁回】【轉(zhuǎn)辦】等操作。操作步驟：1.登錄系統(tǒng)，進入【流程管理】→【待審批】模塊；2.選擇待審批的流程（如“張三的請假申請”），查看流程詳情（包括表單信息、附件、審批歷史）；3.根據(jù)實際情況選擇操作：【通過】：流程進入下一個審批環(huán)節(jié)；【駁回】：流程返回給發(fā)起人，需修改后重新提交；【轉(zhuǎn)辦】：將審批權(quán)限轉(zhuǎn)交給其他同事（如出差時轉(zhuǎn)辦給部門副經(jīng)理）；4.填寫審批意見（如“同意請假”“請補充病假證明”），點擊【提交】按鈕。注意事項：審批人需及時處理待審批流程（建議24小時內(nèi)完成），避免影響流程效率。2.3.3流程監(jiān)控功能說明：管理員可監(jiān)控所有流程的執(zhí)行情況，包括流程狀態(tài)、審批進度、超時提醒等。操作步驟：1.進入【流程管理】→【流程監(jiān)控】模塊；2.選擇查詢條件（如流程類型、發(fā)起時間、狀態(tài)），點擊【查詢】按鈕；3.查看流程列表，點擊【詳情】可查看流程的完整審批歷史；4.對于超時未處理的流程，可點擊【提醒】按鈕，發(fā)送系統(tǒng)消息給審批人。2.4文檔管理模塊操作步驟（上傳文檔）：1.進入【文檔管理】→【我的文檔】或【團隊文檔】模塊；2.點擊【上傳文檔】按鈕，選擇本地文件（支持Word、Excel、PDF、PPT等格式）；3.填寫文檔信息（如文檔名稱、描述、分類）；4.選擇【權(quán)限設(shè)置】（如“僅自己可見”“團隊可見”“全公司可見”）；5.點擊【保存】按鈕，完成文檔上傳。1.進入【文檔管理】→【文檔列表】模塊；2.4.2版本控制功能說明：用于管理文檔的不同版本，避免版本混亂。操作步驟（上傳新版本）：1.進入【文檔管理】→【文檔列表】模塊；2.找到需要更新的文檔，點擊【版本管理】按鈕；3.點擊【上傳新版本】按鈕，選擇本地文件；4.填寫版本說明（如“V2.0：修改了表格數(shù)據(jù)”）；5.點擊【保存】按鈕，完成新版本上傳。注意事項：舊版本文檔會被保留，可通過【版本管理】查看或恢復(fù)；建議為文檔設(shè)置版本號（如V1.0、V2.0），便于識別。2.4.3權(quán)限設(shè)置操作步驟：1.進入【文檔管理】→【文檔列表】模塊；2.找到需要設(shè)置權(quán)限的文檔，點擊【權(quán)限設(shè)置】按鈕；3.選擇【用戶/部門】，設(shè)置對應(yīng)的權(quán)限（如“張三：查看+編輯”“市場部：查看”）；4.點擊【保存】按鈕，完成權(quán)限設(shè)置。注意事項：敏感文檔（如財務(wù)報表、合同）建議設(shè)置為“僅指定人員可見”；團隊文檔建議設(shè)置為“團隊成員可見”，便于團隊協(xié)作。2.5數(shù)據(jù)統(tǒng)計與報表模塊2.5.1生成系統(tǒng)報表功能說明：管理員可生成系統(tǒng)使用情況報表，分析企業(yè)辦公效率。操作步驟（生成流程效率報表）：1.進入【數(shù)據(jù)統(tǒng)計】→【流程報表】模塊；2.選擇查詢條件（如流程類型、時間范圍）；3.點擊【生成報表】按鈕，系統(tǒng)將自動生成流程效率報表（包括流程數(shù)量、平均審批時間、超時率等）；4.可選擇【導(dǎo)出Excel】或【打印】按鈕，保存或打印報表。2.5.2自定義報表功能說明：用戶可根據(jù)需求自定義報表（如任務(wù)完成率報表、文檔使用情況報表）。操作步驟：1.進入【數(shù)據(jù)統(tǒng)計】→【自定義報表】模塊；2.點擊【新增報表】按鈕，填寫報表信息（如報表名稱、描述）；3.選擇【數(shù)據(jù)來源】（如流程數(shù)據(jù)、任務(wù)數(shù)據(jù)、文檔數(shù)據(jù)）；4.選擇【字段】（如流程名稱、發(fā)起時間、審批人、狀態(tài)）；5.設(shè)置【篩選條件】（如“發(fā)起時間：近30天”“狀態(tài)：已完成”）；6.點擊【保存】按鈕，完成自定義報表創(chuàng)建。2.5移動辦公模塊功能說明：支持手機APP辦公，隨時隨地處理事務(wù)。操作步驟：1.打開手機應(yīng)用商店（如蘋果AppStore、華為應(yīng)用市場）；3.打開APP，輸入用戶名和密碼（與電腦端一致），點擊【登錄】按鈕。2.5.2常用功能操作操作步驟（審批流程）：1.打開APP，進入【流程管理】→【待審批】模塊；2.選擇待審批的流程，查看流程詳情；3.選擇【通過】或【駁回】，填寫審批意見；4.點擊【提交】按鈕，完成審批。操作步驟（查看文檔）：1.打開APP，進入【文檔管理】→【文檔列表】模塊；2.找到需要查看的文檔，點擊【查看】按鈕；三、常見問題解答（FAQ）3.1登錄問題問題1：輸入用戶名和密碼后，提示“賬號或密碼錯誤”怎么辦？解決方法：檢查用戶名是否為員工工號（注意大小寫）；檢查密碼是否正確（初始密碼為身份證后六位，若修改過密碼，可嘗試找回密碼）；聯(lián)系管理員確認賬號是否被禁用。問題2：忘記密碼怎么辦？解決方法：輸入綁定的手機號或郵箱，獲取驗證碼；輸入驗證碼，設(shè)置新密碼。3.2流程問題問題1：發(fā)起流程時，找不到需要的流程模板怎么辦？解決方法：聯(lián)系管理員確認該流程模板是否已創(chuàng)建；若未創(chuàng)建，可向管理員申請新增流程模板。問題2：流程審批超時怎么辦？解決方法：進入【流程管理】→【我的流程】模塊，查看流程狀態(tài)；聯(lián)系審批人，提醒其及時處理；若審批人無法處理，可聯(lián)系管理員轉(zhuǎn)辦流程。3.3文檔問題問題1：上傳文檔時，提示“文件大小超過限制”怎么辦？解決方法：檢查文件大?。ㄏ到y(tǒng)默認限制為100MB，若需上傳更大文件，可聯(lián)系管理員調(diào)整）；壓縮文件（如將PDF文件壓縮為ZIP格式）；分割文件（如將大型Excel文件分割為多個小文件）。解決方法：聯(lián)系管理員確認權(quán)限設(shè)置是否正確；檢查網(wǎng)絡(luò)連接（若網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定，可嘗試重新連接）。3.4移動辦公問題問題1：APP無法登錄怎么辦？解決方法：檢查手機網(wǎng)絡(luò)是否正常（Wi-Fi或數(shù)據(jù)流量）；檢查APP是否為最新版本（可在應(yīng)用商店更新）；聯(lián)系管理員確認服務(wù)器是否正常運行。問題2：APP無法查看文檔怎么辦？解決方法：檢查文檔格式是否支持（APP支持Word、Excel、PDF、PPT等格式）；檢查文檔是否已上傳成功（可在電腦端確認文檔狀態(tài)）；四、維護與支持4.1日常維護4.1.1數(shù)據(jù)備份操作說明：管理員需定期備份系統(tǒng)數(shù)據(jù)（建議每天備份一次），防止數(shù)據(jù)丟失。操作步驟：1.進入【系統(tǒng)管理】→【數(shù)據(jù)備份】模塊；2.點擊【手動備份】按鈕，選擇備份路徑（如本地服務(wù)器或云存儲）；3.等待備份完成，確認備份文件是否完整。4.1.2賬號管理操作說明：管理員需定期清理無效賬號（如離職員工賬號），保障系統(tǒng)安全。操作步驟：1.進入【系統(tǒng)管理】→【用戶管理】模塊；2.篩選出離職員工賬號（如“狀態(tài)：離職”）；3.點擊【刪除】按鈕，刪除無效賬號（注意：刪除前需備份該用戶的相關(guān)數(shù)據(jù)）。4.2技術(shù)支持支持方式：在線客服：登錄系統(tǒng)后，點擊頁面右下角【在線客服】按鈕，與客服人員實時溝通；工單系統(tǒng)：進入【系統(tǒng)管理】→【工單提交】模塊，填寫問題描述（如“流程無法發(fā)起”），上傳截圖，提交工單；聯(lián)系電話：撥打企業(yè)IT部門電話（如：010-xxxxxxx，需替換為企業(yè)實際電話）；知識庫：進入【幫助中心】→【知識庫】模塊，查看常見問題解答和操作指南。五、附錄5.1系統(tǒng)功能清單模塊名稱功能清單協(xié)同辦公日程管理、任務(wù)分配、即時通訊、公告通知、通訊錄流程管理流程發(fā)起、審批、監(jiān)控、模板配置、超時提醒數(shù)據(jù)統(tǒng)計與報表流程效率報表、任務(wù)完成率報表、文檔使用情況報表、自定義報表移動辦公流程審批、文檔查看、日程提醒、任務(wù)管理、即時通訊系統(tǒng)管理用戶管理、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份、工單提交