高校學(xué)籍管理系統(tǒng)使用說明書一、前言1.1編寫目的本說明書旨在為高校學(xué)籍管理人員、教師及學(xué)生提供高校學(xué)籍管理系統(tǒng)（以下簡稱“系統(tǒng)”）的全面操作指南，明確系統(tǒng)功能邊界、操作流程及注意事項，幫助用戶快速掌握系統(tǒng)使用方法，提升學(xué)籍管理的規(guī)范化、信息化水平。1.2適用范圍本說明書適用于普通高等學(xué)校（含本科、高職）的學(xué)籍管理工作，涵蓋新生注冊、信息維護(hù)、異動處理、畢業(yè)審核等全流程場景。1.3讀者對象核心用戶：高校學(xué)籍管理部門工作人員（如學(xué)籍管理員、招生辦工作人員）；關(guān)聯(lián)用戶：教師（如班主任、輔導(dǎo)員）、學(xué)生（含新生、在校生、畢業(yè)生）；輔助用戶：系統(tǒng)管理員（負(fù)責(zé)系統(tǒng)維護(hù)與權(quán)限管理）。二、系統(tǒng)概述2.1系統(tǒng)定位本系統(tǒng)是高校落實(shí)《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》（教育部令第41號）的核心信息化工具，旨在實(shí)現(xiàn)學(xué)籍全生命周期管理（從新生注冊到畢業(yè)離校）的規(guī)范化、自動化與可追溯化，支撐學(xué)校教務(wù)、學(xué)生工作及決策分析。2.2核心功能模塊系統(tǒng)采用“模塊化設(shè)計”，核心功能如下：模塊名稱主要功能學(xué)籍注冊管理新生錄取數(shù)據(jù)導(dǎo)入、老生返校注冊、注冊信息審核學(xué)籍信息維護(hù)個人信息修改、班級信息管理、批量數(shù)據(jù)更新學(xué)籍異動管理轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等異動申請與審核畢業(yè)審核管理畢業(yè)資格預(yù)審、證書管理、畢業(yè)信息查詢報表統(tǒng)計學(xué)籍狀態(tài)統(tǒng)計、畢業(yè)生情況統(tǒng)計、自定義報表導(dǎo)出系統(tǒng)管理用戶權(quán)限配置、日志管理、數(shù)據(jù)備份2.3運(yùn)行環(huán)境硬件要求：服務(wù)器（CPU≥2核、內(nèi)存≥4G、存儲≥500G）；客戶端（電腦/手機(jī)，支持網(wǎng)絡(luò)連接）。軟件要求：服務(wù)器操作系統(tǒng)（WindowsServer2016及以上、LinuxCentOS7及以上）；數(shù)據(jù)庫（MySQL8.0及以上、Oracle19c及以上）；客戶端瀏覽器（Chrome80及以上、Firefox75及以上、Edge90及以上）。三、操作指南3.1系統(tǒng)登錄與退出3.1.1登錄操作適用角色：所有用戶操作步驟：2.在登錄界面輸入賬號（學(xué)生為學(xué)號，教師為工號，管理員為系統(tǒng)分配賬號）及密碼（初始密碼為身份證后6位，首次登錄需修改）；3.點(diǎn)擊“登錄”按鈕，進(jìn)入系統(tǒng)首頁。注意事項：賬號區(qū)分大小寫，密碼需包含字母、數(shù)字及特殊字符（如`!@#`），長度≥8位；公共電腦登錄后需及時退出，避免賬號泄露。3.1.2退出操作適用角色：所有用戶操作步驟：點(diǎn)擊系統(tǒng)右上角“退出”按鈕，確認(rèn)后退出系統(tǒng)。3.1.3密碼管理（找回/修改）1.找回密碼適用場景：忘記密碼操作步驟：1.在登錄界面點(diǎn)擊“找回密碼”；2.輸入賬號及綁定的郵箱/手機(jī)號；3.接收驗證碼并輸入；4.重置新密碼（需符合密碼復(fù)雜度要求）。2.修改密碼適用角色：所有用戶操作步驟：1.登錄系統(tǒng)后，進(jìn)入“個人中心”→“密碼修改”；2.輸入原密碼及新密碼（重復(fù)確認(rèn)）；3.點(diǎn)擊“保存”，密碼修改生效。注意事項：建議每3個月修改一次密碼，避免使用生日、學(xué)號等易猜密碼。3.2學(xué)籍注冊管理3.2.1新生注冊（管理員操作）適用場景：新生入學(xué)后，錄入學(xué)籍信息并審核。操作步驟：1.登錄系統(tǒng)，進(jìn)入“學(xué)籍注冊”→“新生注冊”；2.導(dǎo)入新生數(shù)據(jù)（從招生系統(tǒng)導(dǎo)出的Excel文件，包含學(xué)號、姓名、證件號碼、錄取專業(yè)、錄取批次等字段）；3.逐一核對新生信息，補(bǔ)充缺失字段（如聯(lián)系電話、家庭地址）；4.上傳新生材料（錄取通知書掃描件、身份證掃描件，格式為PDF/JPG，大小≤2MB）；5.提交注冊信息，等待招生辦審核。注意事項：新生數(shù)據(jù)導(dǎo)入前需校驗格式（如學(xué)號長度、證件號碼有效性）；材料需清晰可辨，避免模糊或篡改。3.2.2老生返校注冊（學(xué)生/管理員操作）適用場景：新學(xué)期開始，老生確認(rèn)返校信息。操作步驟（學(xué)生）：1.登錄系統(tǒng)，進(jìn)入“學(xué)籍注冊”→“老生返校注冊”；2.核對個人信息（如班級、專業(yè)）；3.確認(rèn)返校狀態(tài)（“正常返校”/“暫緩返?！保?.提交注冊信息。操作步驟（管理員）：1.登錄系統(tǒng)，進(jìn)入“學(xué)籍注冊”→“老生返校審核”；2.查看學(xué)生提交的注冊信息；3.審核通過（正常返校）或駁回（需補(bǔ)充信息，如暫緩返校原因）。注意事項：暫緩返校需提交書面申請，管理員審核后生效。3.2.3注冊信息審核（管理員操作）適用場景：審核新生/老生注冊信息的真實(shí)性與完整性。操作步驟：1.登錄系統(tǒng)，進(jìn)入“學(xué)籍注冊”→“注冊審核”；2.查看待審核列表（按班級/專業(yè)篩選）；3.核對信息與材料（如錄取通知書與身份證是否一致）；4.點(diǎn)擊“通過”（信息無誤）或“駁回”（信息錯誤，需修改后重新提交）；5.審核結(jié)果自動通知學(xué)生（短信/系統(tǒng)消息）。注意事項：審核需在注冊截止日期前完成，避免影響學(xué)生選課。3.3學(xué)籍信息維護(hù)3.3.1個人信息修改（學(xué)生操作）適用場景：學(xué)生個人信息（如聯(lián)系電話、家庭地址）發(fā)生變化時修改。操作步驟：1.登錄系統(tǒng)，進(jìn)入“個人中心”→“信息修改”；2.修改可編輯字段（聯(lián)系電話、家庭地址、緊急聯(lián)系人）；3.點(diǎn)擊“保存”，提交修改申請；4.等待管理員審核（審核通過后信息生效）。注意事項：不可修改字段（如證件號碼、錄取專業(yè)）需聯(lián)系管理員辦理；修改聯(lián)系電話需驗證短信驗證碼（確保信息真實(shí)）。3.3.2班級信息管理（管理員/班主任操作）適用場景：調(diào)整班級結(jié)構(gòu)（如分班、合班）或修改班級信息（如班主任、教室）。操作步驟：1.登錄系統(tǒng)，進(jìn)入“學(xué)籍信息”→“班級管理”；2.點(diǎn)擊“新增班級”（輸入班級名稱、專業(yè)、年級、班主任）或“修改班級”（調(diào)整班主任、教室）；3.保存信息，班級信息同步更新至學(xué)生賬號。注意事項：班級名稱需符合學(xué)校規(guī)范（如“2023級計算機(jī)科學(xué)與技術(shù)1班”）。3.3.3信息批量更新（管理員操作）適用場景：批量修改學(xué)生信息（如調(diào)整專業(yè)、更換班主任）。操作步驟：1.登錄系統(tǒng)，進(jìn)入“學(xué)籍信息”→“批量更新”；2.選擇需更新的字段（如“專業(yè)”“班主任”）；3.導(dǎo)入更新數(shù)據(jù)（Excel文件，包含學(xué)號、需更新的字段值）；4.校驗數(shù)據(jù)（如學(xué)號是否存在）；5.確認(rèn)更新，系統(tǒng)自動批量修改。注意事項：批量更新前需備份數(shù)據(jù)，避免誤操作。3.4學(xué)籍異動管理3.4.1轉(zhuǎn)學(xué)申請（學(xué)生/管理員操作）適用場景：學(xué)生因家庭、學(xué)業(yè)等原因申請轉(zhuǎn)學(xué)。操作步驟（學(xué)生）：1.登錄系統(tǒng)，進(jìn)入“學(xué)籍異動”→“轉(zhuǎn)學(xué)申請”；2.填寫轉(zhuǎn)學(xué)信息（轉(zhuǎn)學(xué)原因、目標(biāo)學(xué)校、目標(biāo)專業(yè)）；3.上傳證明材料（家長同意書、目標(biāo)學(xué)校接收函、原學(xué)校成績單）；4.提交申請。操作步驟（管理員）：1.登錄系統(tǒng)，進(jìn)入“學(xué)籍異動”→“轉(zhuǎn)學(xué)審核”；2.查看學(xué)生提交的申請材料；3.審核通過（符合轉(zhuǎn)學(xué)條件）或駁回（材料不全/不符合規(guī)定）；4.原學(xué)校審核通過后，將申請轉(zhuǎn)至目標(biāo)學(xué)校；5.目標(biāo)學(xué)校審核通過后，學(xué)籍轉(zhuǎn)移至目標(biāo)學(xué)校。注意事項：轉(zhuǎn)學(xué)需符合《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》（如同一層次、同一學(xué)科門類）；材料需真實(shí)有效，偽造材料將取消轉(zhuǎn)學(xué)資格。3.4.2休學(xué)/復(fù)學(xué)申請（學(xué)生/管理員操作）1.休學(xué)申請操作步驟（學(xué)生）：1.登錄系統(tǒng)，進(jìn)入“學(xué)籍異動”→“休學(xué)申請”；2.填寫休學(xué)原因（因病/因事）、休學(xué)期限（1-2年）；3.上傳證明材料（醫(yī)院診斷書/家長同意書）；4.提交申請。操作步驟（管理員）：1.登錄系統(tǒng)，進(jìn)入“學(xué)籍異動”→“休學(xué)審核”；2.查看申請材料；3.審核通過（符合休學(xué)條件）或駁回（材料不全）；4.審核通過后，學(xué)籍狀態(tài)變?yōu)椤靶輰W(xué)”。2.復(fù)學(xué)申請操作步驟（學(xué)生）：1.休學(xué)期滿前1個月，登錄系統(tǒng)，進(jìn)入“學(xué)籍異動”→“復(fù)學(xué)申請”；2.填寫復(fù)學(xué)原因（如病愈、事畢）；3.上傳證明材料（醫(yī)院康復(fù)證明/家長說明）；4.提交申請。操作步驟（管理員）：1.登錄系統(tǒng)，進(jìn)入“學(xué)籍異動”→“復(fù)學(xué)審核”；2.查看申請材料；3.審核通過（符合復(fù)學(xué)條件）或駁回（材料不全）；4.審核通過后，學(xué)籍狀態(tài)變?yōu)椤罢！?。注意事項：休學(xué)期限最長不超過2年，逾期未復(fù)學(xué)將按退學(xué)處理。3.4.3退學(xué)處理（管理員操作）適用場景：學(xué)生因?qū)W業(yè)、紀(jì)律等原因被退學(xué)。操作步驟：1.登錄系統(tǒng)，進(jìn)入“學(xué)籍異動”→“退學(xué)處理”；2.選擇退學(xué)學(xué)生（按班級/專業(yè)篩選）；3.填寫退學(xué)原因（如累計掛科超過規(guī)定門數(shù)、連續(xù)兩周未參加教學(xué)活動）；4.上傳證明材料（教務(wù)處通知、學(xué)生違紀(jì)記錄）；5.提交退學(xué)申請，等待學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審核；6.審核通過后，學(xué)籍狀態(tài)變?yōu)椤巴藢W(xué)”。注意事項：退學(xué)需符合學(xué)?！秾W(xué)生管理辦法》，并告知學(xué)生本人及家長。3.4.4異動審核流程（管理員操作）適用場景：統(tǒng)一管理學(xué)籍異動審核進(jìn)度。操作步驟：1.登錄系統(tǒng)，進(jìn)入“學(xué)籍異動”→“審核流程”；2.查看待審核/已審核列表（按異動類型、時間篩選）；3.跟蹤審核進(jìn)度（如原學(xué)校審核→目標(biāo)學(xué)校審核）；4.導(dǎo)出審核記錄（Excel格式）。注意事項：審核流程需公開透明，學(xué)生可查看審核進(jìn)度。3.5畢業(yè)審核管理3.5.1畢業(yè)資格預(yù)審（管理員/教師操作）適用場景：畢業(yè)前，審核學(xué)生是否符合畢業(yè)條件。操作步驟（管理員）：1.登錄系統(tǒng)，進(jìn)入“畢業(yè)審核”→“資格預(yù)審”；2.設(shè)置預(yù)審條件（修滿學(xué)分、成績合格、無違紀(jì)記錄）；3.導(dǎo)入學(xué)生成績數(shù)據(jù)（從教務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)出）；4.系統(tǒng)自動篩選符合條件的學(xué)生；5.查看預(yù)審結(jié)果（“通過”/“不通過”）；6.通知不通過的學(xué)生（如學(xué)分不足、有掛科）。操作步驟（教師）：1.登錄系統(tǒng)，進(jìn)入“畢業(yè)審核”→“班級預(yù)審”；2.查看本班學(xué)生預(yù)審結(jié)果；3.補(bǔ)充學(xué)生信息（如重修成績）；4.提交審核意見。注意事項：預(yù)審需在畢業(yè)前1個月完成，給學(xué)生留出補(bǔ)修時間。3.5.2證書信息錄入（管理員操作）適用場景：畢業(yè)生證書信息錄入與管理。操作步驟：1.登錄系統(tǒng)，進(jìn)入“畢業(yè)審核”→“證書管理”；2.導(dǎo)入證書數(shù)據(jù)（從教育部學(xué)歷證書電子注冊系統(tǒng)導(dǎo)出，包含證書編號、姓名、專業(yè)、畢業(yè)時間等字段）；3.核對證書信息（如姓名與身份證一致）；4.上傳證書掃描件（格式為PDF，大小≤5MB）；5.保存信息，證書信息同步至學(xué)生賬號。注意事項：證書編號需唯一，避免重復(fù)錄入。3.5.3畢業(yè)信息查詢（學(xué)生/管理員操作）適用場景：學(xué)生查詢畢業(yè)狀態(tài)與證書信息。操作步驟（學(xué)生）：1.登錄系統(tǒng)，進(jìn)入“畢業(yè)審核”→“畢業(yè)信息查詢”；2.查看畢業(yè)狀態(tài)（“已畢業(yè)”/“未畢業(yè)”）；3.查看證書信息（證書編號、畢業(yè)時間）；操作步驟（管理員）：1.登錄系統(tǒng)，進(jìn)入“畢業(yè)審核”→“畢業(yè)信息統(tǒng)計”；2.按班級/專業(yè)篩選畢業(yè)生信息；3.導(dǎo)出畢業(yè)生列表（Excel格式）。注意事項：未畢業(yè)學(xué)生需查看未通過原因（如學(xué)分不足），及時補(bǔ)修。3.6報表統(tǒng)計與導(dǎo)出3.6.1學(xué)籍狀態(tài)統(tǒng)計（管理員操作）適用場景：統(tǒng)計全校學(xué)生學(xué)籍狀態(tài)（正常、休學(xué)、退學(xué)、畢業(yè)）。操作步驟：1.登錄系統(tǒng)，進(jìn)入“報表統(tǒng)計”→“學(xué)籍狀態(tài)統(tǒng)計”；2.選擇統(tǒng)計時間（如“____學(xué)年第一學(xué)期”）；3.選擇統(tǒng)計維度（按年級、專業(yè)、班級）；4.系統(tǒng)自動生成統(tǒng)計圖表（柱狀圖/餅圖）；5.查看統(tǒng)計結(jié)果（如“2023級計算機(jī)專業(yè)正常在校學(xué)生占比90%”）。3.6.2畢業(yè)生情況統(tǒng)計（管理員操作）適用場景：統(tǒng)計畢業(yè)生就業(yè)率、深造率等情況。操作步驟：1.登錄系統(tǒng)，進(jìn)入“報表統(tǒng)計”→“畢業(yè)生統(tǒng)計”；2.選擇畢業(yè)年份（如2024年）；3.選擇統(tǒng)計指標(biāo)（就業(yè)率、深造率、就業(yè)行業(yè)）；4.系統(tǒng)自動生成統(tǒng)計報表；5.導(dǎo)出報表（Excel/PDF格式）。3.6.3報表導(dǎo)出（管理員操作）適用場景：導(dǎo)出統(tǒng)計報表用于匯報或存檔。操作步驟：1.登錄系統(tǒng)，進(jìn)入“報表統(tǒng)計”→“報表導(dǎo)出”；2.選擇報表類型（學(xué)籍狀態(tài)統(tǒng)計、畢業(yè)生統(tǒng)計）；3.選擇導(dǎo)出格式（Excel/PDF）；注意事項：導(dǎo)出的報表需妥善保存，避免泄露學(xué)生信息。四、常見問題與解決4.1登錄問題問題1：登錄失敗，提示“賬號或密碼錯誤”。解決方法：檢查賬號是否為學(xué)號/工號；密碼區(qū)分大小寫，嘗試重置密碼（通過郵箱/手機(jī)）。問題2：無法接收找回密碼的驗證碼。解決方法：檢查綁定的郵箱/手機(jī)是否正確；查看垃圾郵件/短信；聯(lián)系管理員核實(shí)信息。4.2信息錄入問題問題1：無法修改個人信息（如證件號碼）。解決方法：證件號碼屬于關(guān)鍵信息，需提交書面申請（如身份證復(fù)印件）至學(xué)籍管理部門，由管理員修改。問題2：上傳材料失敗，提示“格式錯誤”。解決方法：檢查材料格式（需為PDF/JPG）；壓縮材料大?。ā?MB）；使用清晰的掃描件（避免模糊）。4.3審核流程問題問題1：審核進(jìn)度停滯（如原學(xué)校審核通過后，目標(biāo)學(xué)校未審核）。解決方法：聯(lián)系目標(biāo)學(xué)校學(xué)籍管理部門，催促審核；查看系統(tǒng)消息，是否有審核反饋。問題2：審核不通過，提示“材料不全”。解決方法：查看審核意見，補(bǔ)充缺失材料（如家長同意書、接收函）；重新提交申請。4.4系統(tǒng)功能問題問題1：系統(tǒng)加載緩慢或崩潰。解決方法：檢查網(wǎng)絡(luò)連接（校園網(wǎng)是否穩(wěn)定）；清理瀏覽器緩存（Ctrl+Shift+Delete）；聯(lián)系系統(tǒng)管理員（可能是服務(wù)器負(fù)載過高）。問題2：功能按鈕無法點(diǎn)擊（如“提交”按鈕灰色）。解決方法：檢查是否填寫了所有必填字段（帶*的字段）；刷新頁面，重新嘗試。五、注意事項5.1數(shù)據(jù)安全