企事業(yè)單位印章管理規(guī)范與流程指南1.引言印章是企事業(yè)單位（以下簡稱“單位”）行使法定職權(quán)、確認法律行為的重要憑證，其法律效力受《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國印章管理辦法》《中華人民共和國電子簽名法》等法律法規(guī)保護。規(guī)范印章管理，是防范法律風險、維護單位權(quán)益的核心環(huán)節(jié)。本指南旨在明確印章管理的全流程要求，為單位建立“權(quán)責清晰、流程規(guī)范、風險可控”的印章管理體系提供實操依據(jù)。2.印章管理規(guī)范2.1印章種類與定義單位印章分為法定印章與專用印章兩類，各類印章的用途需嚴格界定，避免混淆使用：法定印章：包括單位公章（刻有單位法定名稱）、法定代表人章（刻有法定代表人姓名）。公章是單位的“法律身份證”，用于對外簽訂合同、出具證明、申報材料等核心法律行為；法定代表人章需與公章配合使用（如銀行預留印鑒），或用于法定代表人授權(quán)的特定事項。專用印章：包括合同專用章（用于簽訂各類合同）、財務專用章（用于財務結(jié)算、票據(jù)開具）、部門專用章（如人力資源部章、行政部章，僅用于部門內(nèi)部或特定范圍的事務）、電子印章（基于數(shù)字證書的電子簽名載體，與實物印章具有同等法律效力）。注：部門專用章不得用于對外簽訂合同、承諾債務等具有法律約束力的行為，其使用范圍需在單位內(nèi)部制度中明確。2.2印章刻制與備案規(guī)范2.2.1實物印章刻制流程1.申請：需刻制印章時，由需求部門填寫《印章刻制申請表》（附件1），說明刻制原因、印章類型、規(guī)格、用途，經(jīng)部門負責人審核后提交辦公室。2.審批：辦公室核實需求的合理性（如是否已有同類印章、是否符合單位業(yè)務需要），報單位法定代表人或分管領(lǐng)導審批。3.刻制：審批通過后，由辦公室持以下材料到公安部門指定的刻章單位刻制：單位營業(yè)執(zhí)照副本原件及復印件；法定代表人身份證原件及復印件；《印章刻制申請表》（加蓋單位公章）；公安部門要求的其他材料（如變更證明，若為更換印章）。4.備案：刻制完成后，辦公室需在3個工作日內(nèi)到公安部門辦理印章備案，領(lǐng)取《印章備案證明》。備案信息需包括印章名稱、規(guī)格、印模、刻制單位、啟用日期等。2.2.2電子印章刻制要求電子印章需由依法設立的電子認證服務機構(gòu)（CA機構(gòu)）制作，流程如下：1.單位向CA機構(gòu)提交營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證、《電子印章申請表》等材料；2.CA機構(gòu)審核通過后，為單位頒發(fā)數(shù)字證書（包含單位身份信息、公鑰等）；3.基于數(shù)字證書生成電子印章（需與實物公章印模一致），并導入單位電子印章系統(tǒng)。注：電子印章的有效期需與數(shù)字證書有效期一致，到期前需及時續(xù)期。2.3印章保管規(guī)范2.3.1保管責任分工印章實行“專人保管、分級負責”原則，具體分工如下：印章類型保管責任人職責說明單位公章辦公室主任/行政負責人負責公章的日常保管、用印審核，確保公章不擅自外借或濫用法定代表人章法定代表人/其授權(quán)的財務人員需與公章分開保管，僅用于法定代表人授權(quán)的事項（如銀行轉(zhuǎn)賬、合同簽署）合同專用章法務部門負責人/業(yè)務分管領(lǐng)導負責合同用印的合法性審核，確保合同內(nèi)容符合單位利益財務專用章財務部門負責人負責財務票據(jù)、結(jié)算憑證的用印，與法定代表人章共同構(gòu)成銀行預留印鑒部門專用章部門負責人僅用于部門內(nèi)部事務，不得對外使用電子印章信息部門負責人負責電子印章系統(tǒng)的維護、權(quán)限管理，確保電子印章不被非法獲取或篡改2.3.2保管場所要求實物印章需存放在帶密碼的保險柜中，保險柜需放置在有監(jiān)控覆蓋的辦公室（如行政部、財務部）；電子印章的數(shù)字證書需存儲在加密U盾中，由保管人隨身攜帶或存放在保險柜，不得上傳至公共網(wǎng)絡；保管人離開崗位時（如請假、出差），需辦理印章交接手續(xù)（附件2），由監(jiān)交人（一般為辦公室負責人）見證，交接清單需記錄印章名稱、數(shù)量、狀態(tài)、交接時間、雙方簽字等信息。3.印章使用流程指南3.1一般用印流程用印需遵循“申請-審核-審批-用印-登記”的閉環(huán)流程，具體步驟如下：3.1.1用印申請申請人填寫《用印申請表》（附件3），內(nèi)容包括：申請人信息（姓名、部門、聯(lián)系方式）；用印信息（印章類型、文件名稱、文件內(nèi)容摘要、份數(shù)、用途說明）；接收方信息（若為對外文件，需填寫接收單位名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式）；附件（需用印的文件原件或復印件）。3.1.2部門審核部門負責人對申請材料進行審核，重點確認：文件內(nèi)容是否符合部門職責范圍；文件信息是否真實、準確（如合同條款是否與業(yè)務約定一致）；用印用途是否合理（如是否為單位正常業(yè)務需要）。審核通過后，部門負責人在《用印申請表》上簽字確認。3.1.3層級審批根據(jù)印章類型的不同，需由不同層級的領(lǐng)導審批：印章類型審批人單位公章法定代表人/分管領(lǐng)導法定代表人章法定代表人合同專用章法務負責人+分管領(lǐng)導財務專用章財務負責人部門專用章部門負責人電子印章對應業(yè)務分管領(lǐng)導注：審批人需對文件的合法性、合規(guī)性負責，若文件涉及重大事項（如金額超過單位規(guī)定限額、對外擔保），需提交單位董事會或股東會審議。3.1.4現(xiàn)場用印保管人收到審批通過的《用印申請表》后，需核對以下信息：《用印申請表》的審批簽字是否完整；需用印的文件是否與申請表中的附件一致；文件內(nèi)容是否有涂改（若有涂改，需申請人重新提交審核）。核對無誤后，保管人在文件的指定位置蓋章（如合同的落款處、騎縫章需覆蓋所有頁面邊緣），確保印章清晰、不重疊。3.1.5用印登記用印完成后，保管人需及時填寫《用印臺賬》（附件4），記錄以下信息：用印日期、時間（精確到分鐘）；申請人、部門；印章類型、文件名稱、份數(shù)；審批人、保管人簽字；備注（如文件編號、特殊說明）。注：《用印臺賬》需長期保存（至少保存5年），以備審計或法律查詢。3.2特殊情況處理3.2.1緊急用印若因突發(fā)情況（如搶險救災、重大合同談判）需緊急用印，且無法及時完成正常審批流程，可按以下流程處理：1.申請人向法定代表人或分管領(lǐng)導提出口頭申請，說明緊急原因；2.領(lǐng)導口頭批準后，保管人可先予用?。?.申請人需在24小時內(nèi)補填《用印申請表》，并由批準領(lǐng)導補簽字；4.辦公室需對緊急用印情況進行登記，每月匯總報領(lǐng)導班子審議。3.2.2印章外借印章原則上不得外借，確因工作需要（如異地簽訂合同）需外借時，需遵循以下流程：1.申請人填寫《印章外借申請表》（附件5），說明外借原因、時間、地點、用途、隨行人員；2.經(jīng)部門負責人審核、分管領(lǐng)導審批、法定代表人簽字同意；3.保管人需派專人跟隨（如法務人員或行政人員），確保印章僅用于申請用途；4.外借期間，跟隨人員需全程監(jiān)督用印過程，用印后立即將印章歸還保管人；5.外借結(jié)束后，申請人需在1個工作日內(nèi)將用印文件復印件提交辦公室存檔。3.2.3印章銷毀當印章因單位名稱變更、法定代表人變更、印章?lián)p壞等原因不再使用時，需按以下流程銷毀：1.辦公室填寫《印章銷毀申請表》（附件6），說明銷毀原因、印章類型、數(shù)量；2.經(jīng)部門負責人審核、分管領(lǐng)導審批、法定代表人簽字同意；3.由辦公室、審計部門、公安部門共同監(jiān)督銷毀（可采用碎紙機粉碎、化學腐蝕等方式）；4.銷毀后，辦公室需將《印章銷毀申請表》、銷毀記錄、舊印章印模存檔。3.3電子印章使用流程電子印章的使用需符合《電子簽名法》的規(guī)定，流程如下：1.身份認證：申請人登錄電子印章系統(tǒng)，通過用戶名、密碼、短信驗證碼或生物識別（如指紋、人臉識別）進行身份驗證；2.文件上傳：將需用印的電子文件（如PDF、Word）上傳至系統(tǒng)；3.用印申請：填寫電子《用印申請表》，說明用印用途、文件內(nèi)容摘要；4.審批：系統(tǒng)自動將申請推送至審批人，審批人通過系統(tǒng)查看文件內(nèi)容，確認無誤后簽字批準；5.電子用?。簩徟ㄟ^后，申請人調(diào)用電子印章系統(tǒng)，在文件的指定位置加蓋電子印章（系統(tǒng)會自動記錄用印時間、用印人、審批人等信息）；7.日志記錄：電子印章系統(tǒng)需保留至少6個月的用印日志，包括用印時間、用印人、文件名稱、審批流程等信息，以備查詢。4.風險防控與應急處理4.1常見風險識別印章偽造：不法分子偽造單位印章，簽訂虛假合同、騙取資金；印章濫用：保管人或申請人未經(jīng)審批擅自用印，導致單位承擔不必要的法律責任；印章丟失：因保管不當導致印章丟失，被他人冒用；電子印章泄露：電子印章的數(shù)字證書被非法獲取，用于偽造電子文件。4.2風險防控措施1.防偽技術(shù)：實物印章可采用防偽紋、二維碼、熒光印油等技術(shù)，掃描二維碼可查詢印章備案信息；電子印章需使用加密算法（如RSA），確保無法被篡改。2.定期檢查：辦公室每月牽頭組織審計部門、各印章保管部門進行印章檢查，內(nèi)容包括：印章是否齊全、狀態(tài)是否良好（如是否有損壞、磨損）；保管場所是否符合要求（如保險柜是否鎖好、監(jiān)控是否正常）；用印臺賬是否完整（如是否有未審批的用印記錄）。3.員工培訓：每年至少組織1次印章管理培訓，內(nèi)容包括：印章管理的法律法規(guī)；用印流程與注意事項；風險案例分析（如因印章管理不當導致的法律糾紛）。4.權(quán)限控制：電子印章系統(tǒng)需設置分級權(quán)限，如申請人只能上傳文件、審批人只能審批、保管人只能用印，避免越權(quán)操作。4.3應急預案1.印章丟失/被盜：立即向公安機關(guān)報案，獲取報案證明；在24小時內(nèi)登報聲明印章作廢（如在單位官網(wǎng)、當?shù)貓蠹埌l(fā)布聲明）；重新刻制印章（按2.2.1流程辦理），并向相關(guān)單位（如銀行、客戶）告知新印章信息；對丟失原因進行調(diào)查，追究相關(guān)人員責任（如保管人是否履行了保管職責）。2.印章偽造/濫用：立即收集證據(jù)（如偽造的文件、用印記錄）；向公安機關(guān)報案，追究偽造者的法律責任；向法院起訴，請求確認偽造的文件無效；對印章管理流程進行整改（如加強審批環(huán)節(jié)、增加防偽技術(shù)）。5.監(jiān)督與責任追究5.1內(nèi)部監(jiān)督機制審計監(jiān)督：審計部門每季度對印章管理情況進行專項審計，重點檢查：用印流程是否符合規(guī)定（如是否有未審批的用?。?；印章保管是否符合要求（如是否有丟失、外借未登記的情況）；電子印章系統(tǒng)是否安全（如是否有未經(jīng)授權(quán)的訪問）。審計結(jié)果需向領(lǐng)導班子匯報，對存在的問題提出整改意見。群眾監(jiān)督：單位需設立舉報電話或郵箱，鼓勵員工舉報印章管理中的違規(guī)行為（如擅自用印、偽造印章），對舉報屬實的員工給予獎勵。5.2責任追究辦法保管人責任：若保管人未履行保管職責（如未鎖保險柜導致印章丟失、擅自外借印章），造成單位損失的，需承擔賠償責任（賠償金額根據(jù)損失大小確定）；情節(jié)嚴重的，解除勞動合同；構(gòu)成犯罪的，追究刑事責任（如偽造公司印章罪）。審批人責任：若審批人明知文件有問題（如合同條款違反法律法規(guī)）仍審批用印，造成單位損失的，需承擔領(lǐng)導責任（如給予行政處分、扣減績效獎金）；構(gòu)成犯罪的，追究刑事責任（如濫用職權(quán)罪）。申請人責任：若申請人提交虛假材料（如偽造文件內(nèi)容）騙取用印，造成單位損失的，需承擔賠償責任；情節(jié)嚴重的，解除勞動合同；構(gòu)成犯罪的，追究刑事責任（如詐騙罪