醫(yī)療公司文書檔案管理規(guī)章?

一、總則1.目的為加強本醫(yī)療公司文書檔案管理，確保文書檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，有效開發(fā)利用文書檔案資源，服務(wù)公司各項工作，結(jié)合公司實際情況，特制定本規(guī)章。2.依據(jù)本規(guī)章依據(jù)國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，以及醫(yī)療行業(yè)相關(guān)規(guī)定制定。3.宗旨本規(guī)章以公司“關(guān)愛生命、追求卓越、創(chuàng)新服務(wù)、共筑健康”的企業(yè)文化為指導(dǎo)，秉持“以患者為中心，以質(zhì)量為核心”的經(jīng)營理念，通過科學(xué)規(guī)范的文書檔案管理，為公司的運營發(fā)展、社會效益與經(jīng)濟(jì)效益的提升提供有力支持。4.管理原則遵循集中統(tǒng)一管理、分類科學(xué)、安全保密、便于利用的原則，實現(xiàn)文書檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和信息化。二、適用范圍本規(guī)章適用于醫(yī)療公司全體員工。公司各部門、各層級員工在文書檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等過程中，均應(yīng)遵守本規(guī)章的相關(guān)規(guī)定。同時，涉及外部客戶相關(guān)重要文書檔案管理，在符合法律法規(guī)和保密要求的前提下，參照本規(guī)章執(zhí)行。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以公司高層領(lǐng)導(dǎo)為核心的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃公司文書檔案管理工作，制定檔案管理工作方針、政策和目標(biāo)，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題。2.檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，作為公司文書檔案管理的核心機構(gòu)，負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組的決策，制定和完善文書檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)；組織開展文書檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等日常工作；對各部門文書檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。3.各部門各部門是文書檔案的形成和管理責(zé)任主體，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文書檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并按照規(guī)定及時向檔案管理部門移交檔案。各部門負(fù)責(zé)人對本部門文書檔案管理工作負(fù)總責(zé)，確保本部門文書檔案的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。四、管理內(nèi)容與流程1.文書形成與收集-公司員工在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等不同形式和載體的文書，均應(yīng)及時收集。-文書形成過程中，應(yīng)確保內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。涉及醫(yī)療業(yè)務(wù)的文書，要嚴(yán)格遵循醫(yī)療行業(yè)規(guī)范和相關(guān)法律法規(guī)。-各部門應(yīng)定期對本部門形成的文書進(jìn)行清理和收集，確保無遺漏。對于重要緊急文書，應(yīng)及時移交檔案管理部門。2.文書整理與分類-檔案管理部門接收各部門移交的文書后，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理和分類。分類應(yīng)科學(xué)合理，便于保管和利用，可按照年度、部門、文種、項目等多種方式進(jìn)行分類。-對文書進(jìn)行編號、編目、裝訂等整理工作，確保文書的規(guī)范性和整齊性。同時，要建立電子目錄，實現(xiàn)文書檔案的信息化管理。3.歸檔與存儲-經(jīng)過整理的文書應(yīng)及時歸檔，按照分類方案和編號順序進(jìn)行排列存儲。檔案存儲應(yīng)采用適宜的裝具和存儲環(huán)境，確保檔案的安全。-建立檔案庫房管理制度，對庫房的溫度、濕度、防火、防潮、防蟲、防盜等進(jìn)行嚴(yán)格管理，保障檔案實體的安全。同時，要做好電子檔案的備份存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案利用-公司內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案時，應(yīng)按照規(guī)定填寫申請單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理相關(guān)手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容提供相應(yīng)檔案，并做好利用登記工作。-外部單位或個人查閱、借閱公司檔案，需持有效證件和單位介紹信，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，在檔案管理部門指定人員的陪同下進(jìn)行查閱或借閱。涉及公司機密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定辦理審批手續(xù)，確保檔案信息安全。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-員工有權(quán)查閱、借閱與本人工作相關(guān)的文書檔案，以支持工作開展。-員工對檔案管理工作有提出意見和建議的權(quán)利，公司應(yīng)重視員工的反饋，不斷改進(jìn)檔案管理工作。2.員工義務(wù)-員工有義務(wù)按照本規(guī)章要求，及時收集、整理、移交本人工作中形成的文書檔案。-員工在查閱、借閱檔案過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、損壞、泄露檔案內(nèi)容。-發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等異常情況時，員工有義務(wù)及時向檔案管理部門報告。六、監(jiān)督與考核機制1.監(jiān)督機制-檔案管理部門定期對各部門文書檔案管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集的完整性、整理的規(guī)范性、歸檔的及時性等。-公司內(nèi)部審計部門不定期對檔案管理工作進(jìn)行審計監(jiān)督，重點檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的真實性和安全性等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.考核機制-將文書檔案管理工作納入部門和員工的績效考核體系，對在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人給予表彰和獎勵，如優(yōu)秀檔案管理部門獎、檔案管理先進(jìn)個人獎等。-對違反本規(guī)章，導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)問題的部門和個人，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括績效扣分、警告、罰款等。情節(jié)嚴(yán)重的，依法追究相關(guān)責(zé)任。七、附則1.本規(guī)章自發(fā)布之日起生效實施，如有未盡事宜，由檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。2.本規(guī)章應(yīng)根