醫(yī)療公司合同歸檔管理辦法

一、總則本辦法旨在規(guī)范醫(yī)療公司合同歸檔管理工作，確保合同資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，有效利用合同信息，為公司的運(yùn)營(yíng)和發(fā)展提供有力支持。秉持公司“以患者為中心，以創(chuàng)新求發(fā)展，追求卓越品質(zhì)，實(shí)現(xiàn)社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益雙贏”的經(jīng)營(yíng)理念，強(qiáng)化合同管理在公司業(yè)務(wù)中的重要作用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及公司實(shí)際情況制定本辦法。二、適用范圍本辦法適用于醫(yī)療公司全體員工在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中簽訂的各類合同的歸檔管理，包括但不限于醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同、藥品采購(gòu)合同、醫(yī)療服務(wù)合作合同、科研項(xiàng)目合作合同等。同時(shí)，涉及與客戶產(chǎn)生合同往來(lái)的相關(guān)歸檔管理工作也參照本辦法執(zhí)行。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)制定和完善合同歸檔管理制度及流程，對(duì)合同歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。接收各部門(mén)移交的合同檔案，進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)保管。負(fù)責(zé)合同檔案的檢索、查閱、借閱等利用服務(wù)工作，確保檔案信息的安全使用。2.各業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)合同的起草、簽訂、履行過(guò)程中的資料收集與整理工作，并在合同履行完畢或階段性完成后，按照規(guī)定時(shí)間將合同及相關(guān)資料移交至檔案管理部門(mén)。指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)合同檔案的日常管理，協(xié)助檔案管理部門(mén)做好合同檔案的整理、歸檔和利用工作。3.法務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審核，參與重大合同的談判與簽訂工作。對(duì)合同履行過(guò)程中的法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控和預(yù)警，為合同歸檔管理提供法律支持和指導(dǎo)。協(xié)助檔案管理部門(mén)處理涉及合同檔案的法律糾紛和問(wèn)題。四、管理內(nèi)容與流程1.合同資料的收集合同簽訂前，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)收集合同對(duì)方的主體資格證明、授權(quán)委托書(shū)、資質(zhì)證書(shū)等相關(guān)資料。合同履行過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)收集與合同相關(guān)的補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要、往來(lái)信函、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、結(jié)算憑證等資料。對(duì)于涉及多個(gè)部門(mén)的合同，各相關(guān)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將各自負(fù)責(zé)的資料移交至業(yè)務(wù)牽頭部門(mén)，由業(yè)務(wù)牽頭部門(mén)統(tǒng)一整理。2.合同的整理與分類檔案管理部門(mén)接收業(yè)務(wù)部門(mén)移交的合同資料后，首先對(duì)資料的完整性進(jìn)行檢查。按照合同的性質(zhì)、業(yè)務(wù)類型、簽訂時(shí)間等進(jìn)行分類，如分為采購(gòu)類合同、合作類合同、服務(wù)類合同等。對(duì)每份合同進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和管理。3.合同的編目與裝訂編制合同檔案目錄，目錄應(yīng)包括合同編號(hào)、合同名稱、簽訂日期、合同對(duì)方、合同金額、履行情況等基本信息。將整理好的合同資料按照一定順序進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和查閱。4.合同的存儲(chǔ)與保管設(shè)立專門(mén)的合同檔案庫(kù)房，配備必要的存儲(chǔ)設(shè)備，如檔案架、檔案柜等。對(duì)合同檔案進(jìn)行分區(qū)存放，按照分類和編號(hào)順序排列，便于查找。做好檔案庫(kù)房的安全防護(hù)工作，包括防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等措施，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。5.合同的檢索與利用建立合同檔案檢索系統(tǒng)，可通過(guò)合同編號(hào)、合同名稱、簽訂時(shí)間等多種方式進(jìn)行檢索。嚴(yán)格執(zhí)行合同檔案查閱、借閱制度，查閱、借閱需填寫(xiě)申請(qǐng)單，經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，在檔案管理人員的協(xié)助下進(jìn)行。對(duì)于涉及公司機(jī)密的合同檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理和利用。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利員工有權(quán)按照規(guī)定的流程查閱、借閱與自身工作相關(guān)的合同檔案，以了解工作背景和要求。對(duì)合同歸檔管理工作提出意見(jiàn)和建議，促進(jìn)管理工作的改進(jìn)和完善。2.員工義務(wù)嚴(yán)格遵守合同歸檔管理制度，積極配合檔案管理部門(mén)做好合同資料的收集、整理和移交工作。保守合同檔案中涉及的公司商業(yè)秘密和客戶隱私信息，不得擅自泄露。在借閱合同檔案后，應(yīng)按照規(guī)定時(shí)間歸還，不得損壞、涂改或丟失檔案資料。3.客戶權(quán)利客戶有權(quán)按照法律法規(guī)和合同約定，了解涉及自身權(quán)益的合同相關(guān)信息。對(duì)公司合同歸檔管理工作中涉及客戶權(quán)益的問(wèn)題提出咨詢和訴求。4.客戶義務(wù)在與公司簽訂合同及后續(xù)合作過(guò)程中，按照合同約定提供真實(shí)、準(zhǔn)確的資料。配合公司做好合同履行過(guò)程中的相關(guān)工作，確保合同順利執(zhí)行。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制檔案管理部門(mén)定期對(duì)各業(yè)務(wù)部門(mén)合同歸檔工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括合同資料的收集是否及時(shí)、完整，整理是否規(guī)范，移交是否按時(shí)等。法務(wù)部門(mén)對(duì)合同歸檔管理中的法律合規(guī)性進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)合同歸檔管理工作進(jìn)行審計(jì)，檢查管理制度的執(zhí)行情況和檔案的真實(shí)性、完整性。2.考核機(jī)制將合同歸檔管理工作納入員工績(jī)效考核體系，對(duì)在合同歸檔工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。對(duì)未按照規(guī)定完成合同歸檔工作的部門(mén)和個(gè)人，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括績(jī)效扣分、警告、罰款等。考核結(jié)果作為員工晉升、評(píng)優(yōu)的重要依據(jù)之一。七、附則1.本辦法由公司檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)解釋和修訂。2.本辦法自發(fā)布