模塊五檔案及檔案工作基本認(rèn)知項目一檔案基本認(rèn)知項目二檔案工作認(rèn)知項目一檔案的基本認(rèn)知學(xué)習(xí)目標(biāo)1.知識目標(biāo)了解檔案的含義、作用、種類和特點了解檔案工作的性質(zhì)、原則和組織機(jī)構(gòu)，掌握檔案工作的內(nèi)容2.能力目標(biāo)能夠編制檔案人員崗位職責(zé)能夠樹立較強(qiáng)的檔案意識教學(xué)環(huán)節(jié)職業(yè)情境必備知識工作任務(wù)技能訓(xùn)練項目一職業(yè)情境

夏雪大學(xué)畢業(yè)，應(yīng)聘到某科技公司綜合管理部。第一天上班，綜合管理部黎部長把她叫到辦公室，“小夏，我看了你的簡歷，知道你在大學(xué)學(xué)習(xí)期間各方面表現(xiàn)都很不錯，現(xiàn)在公司準(zhǔn)備上市，但是檔案管理一直是管理的一個薄弱環(huán)節(jié)，已經(jīng)成為公司發(fā)展的一個瓶頸，所以決定讓你負(fù)責(zé)這方面的工作?！薄皺n案管理？”“怎么，有困難么？”陳主任看出了她的為難?！拔以诖髮W(xué)里學(xué)的是中文專業(yè)，檔案管理這方面的知識沒有學(xué)過，也從來沒有接觸過檔案和檔案工作，怕勝任不了?！薄肮疽恢倍己苤匾暀n案工作，也請過專家培訓(xùn)過幾次，但是始終沒有解決根本問題，員工的檔案意識普遍缺乏，也不知道怎么管理檔案。現(xiàn)在公司著手要抓檔案工作，成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，制定了為期一年的工作計劃，要求你在一年的時間里把檔案工作按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建立起來。你不用擔(dān)心，公司長期聘請了一位高校檔案方面專家郭老師進(jìn)行檔案方面的指導(dǎo)與咨詢，你跟著她好好學(xué)，我相信一年之后一定能見到成效?！崩璨块L接著說，“檔案是非常重要的財富，內(nèi)容涉及公司的行政、管理、黨務(wù)、經(jīng)營、技術(shù)、設(shè)備、后勤等方方面面，而且很多檔案都有很強(qiáng)的機(jī)密性，這可是個非同尋常的工作。希望你虛心學(xué)習(xí)、用心鉆研，在最短的時間內(nèi)掌握檔案管理的必備知識，成為一個行家里手。怎么樣，現(xiàn)在有信心么？”面對領(lǐng)導(dǎo)的信任和鼓勵，夏雪點點頭，“我會盡力做好的?！痹掚m這么說，可夏雪的內(nèi)心難免還是忐忑不安。和黎部長談完話，夏雪虛心向郭老師請教，并從她那里借了一些檔案管理方面的書籍。夏雪首先需要掌握一些檔案管理的基本概念和知識。項目一職業(yè)情境【分析】

各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在黨政工作、生產(chǎn)經(jīng)營管理等各項活動中不斷地產(chǎn)生和形成各種各樣的文件材料。那些具有價值的文件材料經(jīng)過整理歸檔轉(zhuǎn)化為檔案后，就成為寶貴的信息資源，加以充分的開發(fā)利用能夠為企業(yè)的生存發(fā)展發(fā)揮巨大的支撐作用。在本案例中，夏雪對檔案和檔案工作具有一些基本認(rèn)知，樹立一定的檔案意識，是她今后開展檔案工作的前提。項目一必備知識一、檔案的內(nèi)涵“檔案”一詞，出現(xiàn)在三百年前，一直沿用至今。目前，人們關(guān)于檔案的定義很多，但比較統(tǒng)一的定義為：檔案是指機(jī)關(guān)、組織以及個人在社會活動中形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的各種形式的原始記錄。項目一必備知識檔案具有以下特點：(一)檔案是在社會實踐活動中直接形成的原始記錄。這種原始記錄性是檔案的最根本的屬性。（二）檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化來的檔案和文件是處于不同階段的同一事物。二者既有密切聯(lián)系，又有顯著區(qū)別。聯(lián)系在于文件是檔案的前身，區(qū)別則在于文件轉(zhuǎn)化為檔案是有條件的。這些條件包括：1、處理完畢的文件才能作為檔案保存。2、對日后工作和研究活動有查考價值的文件才有必要作為檔案保存。3、按照一定規(guī)律集中保存起來的文件才最后成為檔案。（三）檔案來源廣泛、內(nèi)容豐富、形式多樣1、形成主體的廣泛性就決定了檔案來源的廣泛性。2、人類社會實踐的豐富性決定了檔案內(nèi)容的豐富性。3、由于各個歷史時期科技水平的不同，導(dǎo)致了檔案形式的多樣化。載體、制作手段、表現(xiàn)方式等均有不同。項目一工作任務(wù)【任務(wù)引入】

夏雪剛從事檔案工作，除了專業(yè)知識缺乏外，最大的問題在于根本沒有樹立起檔案意識。這不僅是夏雪存在的問題，也是公司員工尤其領(lǐng)導(dǎo)的問題所在。檔案意識不強(qiáng)，直接導(dǎo)致了檔案收集工作無法順利開展，檔案工作成了無米之炊。任務(wù)——檔案意識的樹立和培養(yǎng)請和夏雪一起通過各種渠道收集真實案例來佐證和說明檔案的重要性，并談?wù)勀愕睦斫夂驼J(rèn)識。案例鏈接1、常州柴油機(jī)廠決定生產(chǎn)S195A1柴油機(jī)，要求早日投入生產(chǎn)打開市場銷路。按常規(guī)設(shè)計，該產(chǎn)品設(shè)計周期三個月，設(shè)計圖紙338張。設(shè)計人員利用檔案資料，新設(shè)計產(chǎn)品圖紙僅38張，老圖紙利用率86%，試制時間達(dá)歷史最短。該產(chǎn)品投入生產(chǎn)后當(dāng)年為企業(yè)增加經(jīng)濟(jì)效益300萬元。2、蘇州東吳絲織廠的百子圖被是被面中的極品，深受大家喜愛。文革中工藝檔案被認(rèn)定為四舊付之一炬。改革開放后決定恢復(fù)生產(chǎn)，工藝人員拿了被面一筆一劃臨摹下來，總共設(shè)計16000多張圖紙，2億多個孔，花了6年時間投入了大量人力物力才恢復(fù)了生產(chǎn)，付出了沉重的代價。3、某企業(yè)的史師傅還有一兩年就可以辦退休了。在辦理退休手續(xù)的準(zhǔn)備過程中，他才發(fā)現(xiàn)其個人檔案中的材料欠齊全，1975至1987年之間的工齡都沒有檔案記錄。在這十幾年當(dāng)中史師傅有過多次調(diào)動，且原單位如今已不存在，奔波多日后還是查無結(jié)果，只得抱著試試看的心情來到了市檔案館。由于市檔案館近年來信息化建設(shè)工作比較扎實，尤其是對于職工調(diào)動、知青、下放、婚姻等涉及民生的檔案都詳細(xì)輸入到具體的人名，工作人員很快從電腦中查到了史師傅1975年、1982年、1986年、1987年的調(diào)動介紹信。奔波多日的史師傅看到市檔案館幾分鐘就幫他找回了13年的工齡，激動萬分，握著工作人員的手連聲感謝，并在留言簿上稱贊工作人員“熱情、認(rèn)真，辦事一絲不茍，使人敬佩”。4、三鮮餛飩，作為常州的傳統(tǒng)名點小吃，沉淀了千百年的地方歷史文化，魂牽著厚重的常州情結(jié)。為申報常州市餐飲名點，2009年11月中旬，常州市三鮮餛飩店的龐女士來到常州市檔案館查閱其相關(guān)內(nèi)容。工作人員提供了三鮮餛飩店五六十年代的工商業(yè)登記證，這對此次申報具有獨特的歷史意義，顯示其年代的久遠(yuǎn)性。同時還查到1989年常州市政府文件，表明三鮮餛飩早期就被列為“常州十大名點”之一，為其申報餐飲名點提供了依據(jù)。案例解析檔案是一種十分寶貴的信息資源，它的作用可以概括為兩個基本方面：一是它的憑證作用，二是它的參考作用，二者又稱為檔案的基本價值。具體表現(xiàn)為：第一，檔案是歷史的真實憑證。第二，檔案是各項工作查考的依據(jù)。第三，檔案是科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件。第四，檔案是宣傳教育和文化建設(shè)的生動素材。項目一技能訓(xùn)練任務(wù)內(nèi)容：以下是某科技公司現(xiàn)存的一些文件名稱（具體見教材），請你判斷它們能否轉(zhuǎn)化為檔案。如果是檔案，請判別是文書檔案？科技檔案？還是專門檔案？實施過程：1、組成小組：自愿分組，以3-6人為宜。小組成員之間互相討論。2、發(fā)言：小組發(fā)言人進(jìn)行上臺發(fā)言。3、評價：學(xué)生進(jìn)行互評；教師做最后總評價。項目一技能訓(xùn)練評價項知識技能的把握度情節(jié)合理完整團(tuán)隊合作溝通與表達(dá)信息處理能力學(xué)習(xí)態(tài)度藝術(shù)效果組內(nèi)評價

學(xué)生互評問題所在它山之石教師評價【任務(wù)評價】項目二檔案工作認(rèn)知教學(xué)環(huán)節(jié)職業(yè)情境必備知識工作任務(wù)技能訓(xùn)練項目二職業(yè)情境

一天，郭老師問夏雪最近學(xué)習(xí)的進(jìn)展情況，夏雪說：“我看了您借給我的書籍，發(fā)現(xiàn)這些書都是以收集、鑒定、整理、保管、檢索、提供利用和統(tǒng)計的順序展開，我覺得這好像也正是一個完整的檔案工作環(huán)節(jié)，對不對？”郭老師說：你說得很對！從收集檔案到提供利用發(fā)揮檔案的價值，是一個一環(huán)扣一環(huán)的工作環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)都很重要，不可省略，共同構(gòu)成了檔案工作的內(nèi)容。實際上，你別小看檔案工作，它不僅工作內(nèi)容多、任務(wù)雜，而且對檔案人員的素質(zhì)要求也很嚴(yán)呢！不是誰都能從事檔案工作的。你呢，剛剛從事檔案工作，是個新手，不僅要了解檔案工作具體內(nèi)容的微觀知識，也要掌握諸如檔案工作的原則、檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置、以及檔案人員應(yīng)具備的基本素質(zhì)等宏觀知識，我相信這些對你的工作開展一定是有幫助作用的！”夏雪覺得檔案管理工作不是想象中的那么容易。項目二職業(yè)情境【分析】

檔案工作是檔案部門對于處理完畢并具有保存價值的文件進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、檢索、提供利用和統(tǒng)計等一系列業(yè)務(wù)活動。檔案管理工作是企業(yè)管理工作的重要內(nèi)容之一，通過對檔案進(jìn)行管理和開發(fā)，利用各種途徑服務(wù)于企業(yè)各項工作，從而為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)大的信息支撐。項目二必備知識

一、檔案工作的內(nèi)涵檔案工作，也稱為檔案管理，就是用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為黨和國家的各項工作服務(wù)。就其本質(zhì)來說，檔案工作是管理檔案和開發(fā)檔案信息資源為各項社會活動服務(wù)的工作。具有以下性質(zhì)：（一）檔案工作的服務(wù)性（二）檔案工作的管理性（三）檔案工作的政治性（四）檔案工作的機(jī)要性項目二必備知識二、檔案工作的基本原則我國《中華人民共和國檔案法》明確規(guī)定：“檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用?！敝饕艘韵氯齻€方面的內(nèi)涵：（一）統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理是我國檔案工作的組織原則和管理體制。這是檔案工作原則的核心內(nèi)容，主要體現(xiàn)在：

1、國家全部檔案由各級、各類檔案機(jī)構(gòu)分別集中保存。

2、全國檔案工作，在各級人民政府領(lǐng)導(dǎo)下，由各級檔案行政管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一、分層、分專業(yè)負(fù)責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督。

3、實行黨政檔案和檔案工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、檔案行政和檔案業(yè)務(wù)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)（即局館合一，兩塊牌子，一套人馬，兩種職能）的體制。（二）維護(hù)檔案的完整與安全，這是檔案工作的基本要求。只有保證檔案的完整與安全，才能為檔案工作提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。

1、維護(hù)檔案完整，一方面從數(shù)量上，要保證檔案的齊全，使那些應(yīng)該集中和保存的檔案不能殘缺短少；另一方面，從質(zhì)量上，也就是系統(tǒng)性方面，要維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系，不能人為地將其割裂分散，或者零亂堆砌。

2、維護(hù)檔案安全，一方面從物質(zhì)上保證檔案不遭受人為的和自然的損毀，盡量延長其壽命；另一方面，保證檔案政治上的安全，即保證檔案不丟失、不泄密、不被盜、不被篡改。（三）便于社會各方面的利用，是檔案工作的出發(fā)點和最終目的。項目二必備知識三、檔案工作的組織機(jī)構(gòu)根據(jù)《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，我國的檔案工作機(jī)構(gòu)具體分為國家檔案行政管理機(jī)構(gòu)，機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位及其它組織的檔案機(jī)構(gòu)，中央和縣級以上地方各級各類檔案館等三種類型。（一）檔案行政管理機(jī)構(gòu)。亦稱檔案事業(yè)管理機(jī)構(gòu)，主要是指各級檔案局（處）等，是黨和國家指導(dǎo)、管理和監(jiān)督檔案工作的行政部門，既是黨的機(jī)構(gòu)，又是政府機(jī)構(gòu)。（二）檔案館。檔案館是集中管理檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，是永久保管檔案的基地，是提供檔案信息為科學(xué)研究和各方面工作、社會服務(wù)的中心。（三）檔案室。檔案室是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位統(tǒng)一管理檔案的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)上述各級、各類檔案工作機(jī)構(gòu)間相互關(guān)系大體是：上級檔案行政管理機(jī)構(gòu)對下級檔案行政管理機(jī)構(gòu)具有業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo)關(guān)系；檔案行政管理機(jī)構(gòu)對同一行政區(qū)域內(nèi)的檔案館和檔案室具有業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督關(guān)系；機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位檔案室和國家檔案館之間具有檔案交接關(guān)系；而檔案館之間只有一定的業(yè)務(wù)協(xié)作關(guān)系。項目二任務(wù)實施【任務(wù)引入】

隨著夏雪工作和學(xué)習(xí)的逐步展開和深入，她明白了郭老師說的非常正確。檔案工作內(nèi)容具體而繁雜，從本質(zhì)上講是一項服務(wù)性非常強(qiáng)的工作，要求檔案人員細(xì)心、耐心，能耐得住寂寞和枯燥。由于檔案來源于各個部門，牽扯的部門和人員較多，涉及的業(yè)務(wù)活動范圍較廣，工作開展起來難度不小，因而，對檔案人員的能力和素質(zhì)要求較高。任務(wù)一了解檔案工作的內(nèi)容檔案工作流程圖收集整理鑒定保管統(tǒng)計提供利用圖5-1檔案工作流程圖任務(wù)一了解檔案工作的內(nèi)容檔案工作的各環(huán)節(jié)分別是指：一、檔案收集工作這是檔案室（館）依法接收單位歸檔文件、現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案、撤銷機(jī)關(guān)檔案，以及征集歷史檔案的活動。其目的是積累豐富、合理的室（館）藏檔案資源。二、檔案整理工作檔案整理工作就是根據(jù)檔案的形成規(guī)律，對零散文件進(jìn)行分門別類組成檔案有機(jī)體的一項工作。包括分類、立卷、案卷排列和編制案卷目錄等工作。其目的在于建立有序化的檔案實體保管系統(tǒng)，便于檔案的日常維護(hù)、調(diào)閱和歸卷。三、檔案鑒定工作檔案的鑒定工作指檔案保存價值的鑒定，是鑒別檔案價值的大小、確定保管期限、決定檔案存毀的一項工作。其目的在于優(yōu)化館藏，提高檔案管理和利用的效率。四、檔案保管工作檔案保管工作的主要內(nèi)容是對庫房的檔案進(jìn)行有序管理，控制危害檔案實體的各種因素。其目的在于延長檔案壽命，維護(hù)檔案的安全。五、檔案提供利用檔案利用工作是通過多種信息傳輸渠道和媒介，將檔案信息傳遞給利用者的一項工作。它直接體現(xiàn)了檔案工作的服務(wù)功能。六、檔案統(tǒng)計工作檔案統(tǒng)計工作是以表格數(shù)字的形式全面反映檔案、檔案工作和檔案事業(yè)狀況的一項工作，包括檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管、利用情況，以及檔案機(jī)構(gòu)、人員、經(jīng)費、設(shè)備的登記和統(tǒng)計。其目的在于及時掌握檔案管理工作的狀況，不斷調(diào)整和完善檔案工作。任務(wù)二制定檔案人員的崗位職責(zé)【任務(wù)導(dǎo)入】

作為公司唯一一位檔案人員，請幫助夏雪制定一份崗位職責(zé)?！救蝿?wù)解析】

檔案工作人員的崗位職責(zé)主要有：第一、認(rèn)真學(xué)習(xí)，貫穿執(zhí)行《檔案法》，做到依法治檔。檔案人員要熱愛本職工作，忠于職守，鉆研業(yè)務(wù)，兢兢業(yè)業(yè)地做好檔案工作。第二、檔案人員必須嚴(yán)格按照黨的政策辦事，秉公處理，不徇私情。要嚴(yán)守保密制度，嚴(yán)防檔案內(nèi)容泄露、材料散失等情況發(fā)生。第三、認(rèn)真做好各類檔案材料的收集、鑒別、整理、保管，堅持平時立卷工作。第四、敢于堅持原則，抓好各部門的歸檔工作，接收歸檔案卷時要逐件檢查，嚴(yán)格堅持標(biāo)準(zhǔn)，把好歸檔案卷質(zhì)量關(guān)，實現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。第五、加強(qiáng)檔案室的日常管理工作，定期檢查，保證檔案完整無損，保持檔案室整齊清潔。第六、做好檔案的安全保衛(wèi)工作，發(fā)現(xiàn)材料缺少，及時向領(lǐng)導(dǎo)報告并迅速追查。第七、搞好檔案開發(fā)利用工作，認(rèn)真做好登記工作。接待檔案利用人員，要認(rèn)真負(fù)責(zé)，態(tài)度熱情，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。第八、做好檔案資料的統(tǒng)計工作。第九、如期完成上級和領(lǐng)導(dǎo)布置的其他相關(guān)任務(wù)。模塊六檔案的收集與鑒定

項目一檔案的收集項目二檔案的鑒定模塊六檔案的收集與鑒定項目二檔案的收集項目一檔案的收集教學(xué)環(huán)節(jié)職業(yè)情境必備知識工作任務(wù)技能訓(xùn)練項目一職業(yè)情境公司檔案工作遇到的最大問題始終在于檔案很難從各部門人員手中收集過來。為此，夏雪查閱了書上相關(guān)內(nèi)容，但是一看似乎都懂，但真地面對具體工作，她卻無從下手。她只好找郭老師請教。郭老師弄明白了她的問題所在，告訴夏雪：“收集難是很多企業(yè)面臨的問題。檔案工作的第一步是收集，也就是說只有能將檔案收過來，檔案人員才能對其實施有效管理。首先，你要清楚并不是所有的文件和材料都要收集，有一個收集范圍的問題，為此，你要編制一份適合你們企業(yè)實際情況的歸檔范圍表，當(dāng)然，它是要建立在充分調(diào)查了解的基礎(chǔ)之上。其次，為了保障收集工作的正常開展和收集質(zhì)量，你還要制定企業(yè)歸檔制度，它是檔案工作的基本制度之一。我手上有一些其他企業(yè)的歸檔制度，你可以做一個參考。這是一個鍛煉和學(xué)習(xí)的機(jī)會。說實話，做好收集工作不容易，是工作中的重點和難點，要求檔案人員一定要清楚和認(rèn)真履行自身在收集工作中的職責(zé)，掌握好一定的方法，采取有效的措施才能保證收集的完整、齊全”。項目一職業(yè)情境【分析】

檔案收集既是企業(yè)文書工作的結(jié)尾，又是檔案管理工作的第一步，是豐富企業(yè)檔案信息資源的重要源頭和保證。只有將企業(yè)各個部門日常工作中產(chǎn)生的具有查考利用價值的檔案齊全完整地收集起來，才能施以有效管理和開發(fā)利用，才能為企業(yè)提供強(qiáng)大的信息支持和服務(wù)。項目一必備知識一、檔案收集工作的內(nèi)涵檔案收集工作就是按照黨和國家的規(guī)定，通過例行的接收制度和專門征集的辦法，把分散在各機(jī)關(guān)、部門、個人手中和散失在社會上的檔案，集中到各有關(guān)檔案室和國家各級各類檔案館進(jìn)行科學(xué)管理的一項業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。它是檔案工作的第一個環(huán)節(jié)，收集工作開展的情況直接決定著其后各環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。項目一必備知識二、文件歸檔的流程單位各部門收集、鑒定、整理文件向檔案室移交案卷移交雙方簽字檔案室清點檢查案卷項目一必備知識三、檔案收集的內(nèi)容、方法和要求（一）檔案收集的內(nèi)容檔案收集工作分為兩大部分：一是，對于單位的檔案室來說，主要是按期接收本單位歸檔的文件和收集未及時歸檔的零散文件兩個方面的內(nèi)容。其中，文件歸檔是檔案室收集檔案的主要渠道，零散文件的收集則是一種補(bǔ)充形式。二是，對于各級各類檔案館來說，主要是接收檔案室移交的檔案、接收撤銷機(jī)關(guān)檔案和征集歷史檔案。（二）檔案收集的方法1、接收：是按照法定的原則、程序和規(guī)定的制度移交和接收檔案，是檔案室和檔案館補(bǔ)充檔案資源的最基本形式。2、補(bǔ)充收集：是對具有保存價值的未按規(guī)定及時歸檔的零散文件所進(jìn)行的收集，是檔案室確保檔案齊全完整的重要手段。3、征集：是檔案館收集工作中必不可少的補(bǔ)充手段，一般采取在協(xié)商的基礎(chǔ)上，通過復(fù)制、交換、捐贈、有償轉(zhuǎn)讓等方式，將檔案集中到檔案館。4、寄存：一般是通過協(xié)議的形式將檔案存放到檔案館。寄存檔案的單位或個人不失其所有權(quán)，并享有優(yōu)先使用權(quán)以及能否準(zhǔn)許其他人利用的決定權(quán)。項目一必備知識（三）檔案收集的要求檔案收集工作的基本要求是加強(qiáng)檔案室(館)外的調(diào)查與指導(dǎo)，保證歸檔和接收進(jìn)館檔案的齊全完整，維護(hù)全宗和全宗群的不可分散性，實現(xiàn)入室、入館檔案的標(biāo)準(zhǔn)化。

1、加強(qiáng)檔案室(館)外的調(diào)查與指導(dǎo)

2、保證歸檔和接收進(jìn)館檔案的齊全完整

3、維護(hù)全宗和全宗群的不可分散性

4、積極推行入室、入館檔案的標(biāo)準(zhǔn)化項目一必備知識四、企業(yè)檔案收集工作的流程制定企業(yè)歸檔制度明確檔案室收集工作的職責(zé)采取適當(dāng)?shù)姆椒ㄟM(jìn)行收集確定檔案歸檔范圍檔案室外的調(diào)查研究項目一工作任務(wù)【任務(wù)引入】

夏雪在經(jīng)過郭老師的指點后，決心做好收集工作，改善公司收集難的現(xiàn)狀。作為新手，她首先要走訪本公司的各個部門，調(diào)查了解和掌握每個部門的文件形成、管理和使用情況（從哪里收集）；然后，在此基礎(chǔ)上確定每個部門的歸檔范圍（收集什么），并編制一份企業(yè)適用的歸檔制度（怎樣收集）。最后，要準(zhǔn)確把握自身在收集工作中有哪些職責(zé)。這可是具有相當(dāng)難度的幾項工作。任務(wù)一——開展檔案室外的調(diào)查研究【任務(wù)實施】

請思考開展檔案室外的調(diào)查研究對于檔案人員做好收集工作有什么作用？可以采用什么方法？【解析】

檔案人員必須要走出檔案室，加強(qiáng)室外的調(diào)查，一方面，能夠?qū)γ總€部門文件的形成、管理和使用狀況有一個充分的了解和全局性把握，掌握其文件的形成規(guī)律和特點，準(zhǔn)確確定歸檔范圍，切實提出接收檔案的數(shù)量和質(zhì)量要求，從而保障了每個部門檔案的收集齊全和收集質(zhì)量；另一方面，能夠疏通檔案的收集渠道，將收集工作落實到各個部門有關(guān)人員的崗位職責(zé)中，確保了檔案的收集暢通和收集工作常規(guī)化。任務(wù)二——確定企業(yè)檔案歸檔范圍【任務(wù)內(nèi)容】

各個部門形成的眾多文件資料中，夏雪該如何確定哪些文件需要收集，而哪些又不需要收集呢？【任務(wù)解析】

歸檔范圍的確定應(yīng)由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、文書人員、專業(yè)人員、檔案人員共同劃定。各部門文書人員熟悉本部門業(yè)務(wù)工作情況，是文件材料的經(jīng)手人，熟悉整個辦文過程，他們最清楚每一份文件的價值。因此，檔案人員在確定歸檔范圍之前，應(yīng)首先深入各部門，請各部門文書人員將本部門工作活動中形成的各類文件材料就其性質(zhì)、種類、載體等列出清單，然后，檔案人員同部門領(lǐng)導(dǎo)、文書人員和專業(yè)人員共同研究最終確定該部門歸檔范圍。任務(wù)二——確定企業(yè)檔案歸檔范圍【任務(wù)準(zhǔn)備】

編制歸檔范圍表時應(yīng)注意的事項：

1、必須涵蓋單位形成的所有應(yīng)歸檔文件，不得使應(yīng)歸檔文件找不到它所屬類別。

2、各級類目之間并列，但不得交叉、重復(fù)，否則造成歸檔文件難于歸于具體某一類；

3、必須具有一定的前瞻性和預(yù)測性，將未來可能產(chǎn)生的歸檔文件納入到歸檔范圍中，從而保持歸檔范圍表的相對穩(wěn)定性。

4、符合工作實際，切實體現(xiàn)出單位或部門的職能情況和活動情況。任務(wù)二——確定企業(yè)檔案歸檔范圍【任務(wù)實施】

請幫助夏雪在和各部門領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員多次溝通商討和反復(fù)修改后，確定各個部門的歸檔范圍，并制定她所屬的綜合管理部的歸檔范圍表。任務(wù)三——制定企業(yè)歸檔制度【任務(wù)內(nèi)容】

在上網(wǎng)搜集材料的基礎(chǔ)上幫助夏雪制定一份適合該企業(yè)特點的科學(xué)合理的歸檔制度?！救蝿?wù)解析】

歸檔制度是保障檔案收集工作順利開展和收集質(zhì)量的重要依據(jù)。它是企業(yè)基本檔案管理制度之一，檔案部門依此取得檔案和以此為標(biāo)準(zhǔn)對文書部門和業(yè)務(wù)部門的歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)和協(xié)助。一般來說，歸檔制度包括歸檔范圍、歸檔時間、歸檔質(zhì)量要求和歸檔手續(xù)四個部分。

任務(wù)三——制定企業(yè)歸檔制度【任務(wù)準(zhǔn)備】

一、歸檔范圍一般而言，凡是反映本單位工作、生產(chǎn)活動，具有查考利用價值的文件材料都屬于歸檔范圍圍。（一）屬于歸檔范圍的文件材料

1、上級來文

2、本單位文件

3、下級報送的文件

4、相關(guān)文件任務(wù)三——制定企業(yè)歸檔制度（二）無需歸檔的文件材料1、上級來文2、本單位文件（1）未定稿的文件和一般性文件的歷次修改稿（2）僅供工作參考的文件（3）無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件。（4）重分文件。但同一份文件的草稿、定稿和存本，不能作為重份文件處理。（5）無特殊保存價值的信封（6）企業(yè)內(nèi)部互相抄送的文件3、下級來文4、同級單位和非隸屬單位文件任務(wù)三——制定企業(yè)歸檔制度二、歸檔時間歸檔時間，是指文書部門或業(yè)務(wù)部門將需要歸檔的文件向檔案部門移交的時間。歸檔時間有隨時歸檔和定期歸檔兩種。具體來說：1、經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年六月底以前將案卷向檔案部門移交歸檔，交接雙方根據(jù)移交目錄清點核對。2、產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認(rèn)證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識產(chǎn)權(quán)等文件應(yīng)隨時歸檔。3、電子文件邏輯歸檔宜定時進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與相應(yīng)門類或內(nèi)容的其他載體歸檔時間一致。4、磁帶、照片及底片、膠片、實物等載體形式的文件應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔，或與相應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時間一致。5、更新、補(bǔ)充的文件，企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動和干部職工調(diào)動、離崗時應(yīng)清退的文件，企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件，其他活動中形成的文件等，應(yīng)隨時歸檔。6、對于那些專業(yè)性文件、機(jī)密性強(qiáng)的文件、駐地分散的單位文件及形成規(guī)律較為特殊的文件，為了便于實際工作的查考利用，也可以適當(dāng)?shù)匮娱L歸檔時間。任務(wù)三——制定企業(yè)歸檔制度三、歸檔要求歸檔的質(zhì)量要求有：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。具體為：（一）歸檔的文件應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，其制成材料應(yīng)有利于長久保存，圖文字跡應(yīng)符合形成文件設(shè)備(打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等)標(biāo)稱的質(zhì)量要求。（二）歸檔的文件應(yīng)為原件。因故無原件的可將具有憑證作用的復(fù)制件歸檔。（三）非紙質(zhì)文件應(yīng)與其文字說明一并歸檔。外文(或少數(shù)民族文字)材料若有漢譯文的，應(yīng)一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題和目錄后歸檔。（四）歸檔的文件一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。（五）兩個以上單位合作完成的項目，應(yīng)以合同、協(xié)議等形式約定文件歸檔要求。主辦單位一般應(yīng)保存全套文件，協(xié)辦單位保存與其所承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。（六）文件形成部門應(yīng)就歸檔文件填寫《檔案交接登記表》(見表6-2)。重要項目文件歸檔時應(yīng)由項目管理部門編寫歸檔說明，并經(jīng)項目負(fù)責(zé)人審核簽字。任務(wù)三——制定企業(yè)歸檔制度四、歸檔手續(xù)文書部門應(yīng)按期將《檔案交接登記表》（見表6-2）隨同已整理的案卷向檔案部門移交。應(yīng)按如下程序履行手續(xù)：檔案部門首先依據(jù)登記表、卷內(nèi)文件目錄對案卷及卷內(nèi)文件的數(shù)量進(jìn)行核對和檢查。根據(jù)歸檔要求檢查案卷的質(zhì)量，對不合格的案卷，檔案部門應(yīng)要求文書部門重新返工整理。

檢查合格后，雙方在《檔案交接登記表》上簽字后各保留一份。任務(wù)四——明確檔案室收集工作的職責(zé)【任務(wù)內(nèi)容】

請思考并告訴夏雪作為企業(yè)檔案工作人員在檔案收集工作中應(yīng)履行的職責(zé)?！救蝿?wù)解析】

檔案收集工作是一項涉及文書部門和檔案部門兩個部門的工作。文書部門將處理完畢的文件進(jìn)行鑒定和整理立卷，向檔案部門移交歸檔；檔案部門則要接收文書部門移交的案卷。因此，為了保證檔案收集的齊全完整，檔案人員一定要將收集工作前移到文書工作，參與文件的形成、處理、立卷歸檔的全過程。任務(wù)四——明確檔案室收集工作的職責(zé)【任務(wù)準(zhǔn)備】檔案室或檔案人員在收集工作中應(yīng)承擔(dān)如下職責(zé)：一、監(jiān)督文件的形成過程二、監(jiān)督、指導(dǎo)和協(xié)助文書部門組織歸檔工作（一）督促文書部門堅持執(zhí)行歸檔制度

（二）協(xié)助和指導(dǎo)文書部門做好文書整理和歸檔前的準(zhǔn)備工作三、配合各部門做好文件的平時收集工作（一）零散文件。（二）賬外文件。主要指那些沒有經(jīng)過收發(fā)文登記或列入計劃的文件材料，主要包括：1、各種會議材料；2、機(jī)關(guān)單位的規(guī)章制度、條例、辦法等內(nèi)部文件；3、各種基本統(tǒng)計數(shù)字報表；4、黨組、黨委、支部和人事部門形成的材料；5、反映本單位重要活動的錄音、錄像、照片等聲像材料；6、不經(jīng)過收發(fā)文登記、領(lǐng)導(dǎo)“親啟”的文件；7、單位領(lǐng)導(dǎo)人員或工作人員外出參觀、開會、從事科研活動等帶回來的文件材料；8、科技部門計劃外的圖紙、表格、數(shù)據(jù)等。（三）專門文件。在單位的審計、財會、人事、司法等專門活動中會產(chǎn)生的一些專門文件。項目一技能訓(xùn)練

以下是海潮集團(tuán)公司上一年度形成的部分文件，請根據(jù)歸檔范圍的確定原則判定哪些需要歸檔，哪些不需要歸檔，并說明理由。海潮集團(tuán)公司關(guān)于開展第二屆職工技術(shù)競賽的通知關(guān)于印發(fā)《海潮集團(tuán)公司招聘管理規(guī)定》的通知關(guān)于表彰2006年度勞動模范、模范集體、先進(jìn)生產(chǎn)（工作）者的決定關(guān)于成立中共X省X市海潮集團(tuán)公司委員會的請示XX市委工委關(guān)于同意成立中共X省X市海潮集團(tuán)公司委員會的批復(fù)關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)XX市安全生產(chǎn)委員會辦公室關(guān)于繼續(xù)深化安全生產(chǎn)專項治理工作的通知海潮集團(tuán)公司關(guān)于辦公電話變更的函XX市安全生產(chǎn)委員會辦公室關(guān)于繼續(xù)深化安全生產(chǎn)專項治理工作的通知廠區(qū)出入人員管理規(guī)定關(guān)于9月30日增發(fā)班車的通知萬達(dá)公司關(guān)于召開2008年公司年會的邀請函2007年度質(zhì)量工作實施意見關(guān)于印發(fā)《海潮集團(tuán)公司財務(wù)報銷制度》的通知關(guān)于發(fā)布節(jié)約用電若干規(guī)定的通知《海潮之聲》銷售工作簡報（第1期）《海潮之聲》銷售工作簡報（第2期）項目一技能訓(xùn)練實施過程：1、組成小組：自愿分組，以3-6人為宜。小組成員之間互相討論。2、發(fā)言：小組發(fā)言人進(jìn)行上臺發(fā)言。3、評價：學(xué)生進(jìn)行互評；教師做最后總評價。任務(wù)評價評價項知識技能的把握度情節(jié)合理完整團(tuán)隊合作溝通與表達(dá)信息處理能力學(xué)習(xí)態(tài)度藝術(shù)效果組內(nèi)評價

學(xué)生互評問題所在它山之石教師評價模塊六檔案的收集與鑒定項目二檔案的鑒定教學(xué)環(huán)節(jié)職業(yè)情境必備知識工作任務(wù)技能訓(xùn)練項目二職業(yè)情境一天，郭老師隨夏雪進(jìn)庫房查看該單位檔案的現(xiàn)有狀況。郭老師一走進(jìn)庫房便感覺檔案管理基礎(chǔ)確實不佳，隨手打開一個案卷，發(fā)現(xiàn)案卷內(nèi)沒有歸檔文件目錄、備考表，尤其每一份檔案都沒有劃定保管期限。郭老師指了出來。夏雪奇怪地問：“在確定歸檔范圍時，不是有價值的文件才歸檔嗎？都是具有價值的，為什么還麻煩地給每一份檔案劃定保管期限呢？”郭老師說：“雖然歸檔的都是有價值的，但是你想想是不是每一份檔案都是具有同樣的價值？有的檔案價值很大，需要長久保管；有的檔案價值一般，保管一定時間后失去了價值，就要被銷毀。那就需要我們做出鑒定。如果不及時做出鑒定，把那些已經(jīng)失去保存價值的檔案繼續(xù)保存，那久而久之，檔案庫房就會越來越緊張，而且占用大量的人力、物力、財力，也是很不合理的?！毕难┮宦牐腥淮笪颍骸拔颐靼琢?，好鋼用在刀刃上。公司創(chuàng)建近二十年，規(guī)模不斷擴(kuò)大，每年的檔案數(shù)量都在增加，庫房空間有限，就應(yīng)該通過檔案鑒定工作，把沒有價值的挑出來，將優(yōu)質(zhì)資源用在保存有價值的檔案上?！惫蠋熚⑿c頭：“孺子可教也！”項目二職業(yè)情境【分析】

正確地判定檔案的價值，及時剔除已失去保存價值的檔案，優(yōu)化館藏，有助于提高檔案的整體價值，有利于檔案庫房、設(shè)備的合理利用，也有利于提高檔案人員的整體業(yè)務(wù)水平，實現(xiàn)優(yōu)質(zhì)服務(wù)。項目二必備知識檔案鑒定工作是檔案室（館）按照一定的原則、標(biāo)準(zhǔn)和方法，分析和評定檔案的價值，確定其保管期限，剔除喪失保存價值的檔案予以銷毀的活動。其目的在于優(yōu)化館室藏，提高檔案質(zhì)量，便于安全保管和有效利用。檔案的鑒定工作在檔案工作各個環(huán)節(jié)中要求最高。它在檔案的實際管理中不是一個獨立的工作環(huán)節(jié)，而是結(jié)合收集、整理、保管、統(tǒng)計、利用等各個工作環(huán)節(jié)同時進(jìn)行，是牽一發(fā)而動全身的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。一、檔案鑒定工作內(nèi)容檔案鑒定主要是對檔案真?zhèn)魏蛢r值的鑒定，對于企業(yè)檔案工作者而言，鑒定的重心主要是對檔案價值的鑒定。它的內(nèi)容主要包括：1、制定鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，包括單行規(guī)定和檔案保管期限表等，是開展檔案鑒定工作的基礎(chǔ)。2、判定檔案的價值，確定其保管期限。3、剔除無保存價值和保管期滿的檔案，按規(guī)定手續(xù)進(jìn)行銷毀或作其他方式的處理。項目二必備知識二、檔案鑒定工作的流程檔案價值鑒定工作通常分為四個階段進(jìn)行，涉及單位內(nèi)部的文書部門、檔案部門以及各類檔案館。文件歸檔鑒定劃定保管期限銷毀無價值檔案檔案價值復(fù)審項目二工作任務(wù)【任務(wù)引入】為了彌補(bǔ)檔案沒有鑒定的問題，郭老師制定了三步計劃：首先，要求夏雪制定本單位的保管期限表，它既是單位檔案工作的重要文件之一，也是檔案鑒定的依據(jù)；二是學(xué)習(xí)并掌握檔案鑒定的原則和標(biāo)準(zhǔn)，這是檔案正確鑒定的保障；最后對現(xiàn)有檔案進(jìn)行鑒定，該保存的繼續(xù)保存，該銷毀的就要銷毀。任務(wù)一——制定企業(yè)檔案保管期限表【任務(wù)內(nèi)容】夏雪通過上網(wǎng)發(fā)現(xiàn)有很多類型的保管期限表，而且每種或每個企業(yè)檔案保管期限表內(nèi)容都有所不同。但是，結(jié)構(gòu)大同小異。請你幫助夏雪總結(jié)一下檔案保管期限表的類型和結(jié)構(gòu)特點?！救蝿?wù)解析】保管期限表是以表冊形式列舉檔案的來源、內(nèi)容和形式，并指明保管期限的一種指導(dǎo)性、標(biāo)準(zhǔn)性文件。它是鑒定檔案價值、確定檔案保管期限的依據(jù)。依據(jù)檔案保管期限表進(jìn)行鑒定工作，可在一定程度上避免個人認(rèn)識的局限性和片面性，提高鑒定工作的質(zhì)量和效率，防止錯誤地銷毀檔案。文書人員依據(jù)檔案保管期限表將具有不同保存價值的文件歸入不同案卷，并初步確定其保管期限；檔案人員也可依據(jù)檔案保管期限表對移交、歸檔和保管期滿的案卷及案卷內(nèi)文件開展復(fù)審工作。任務(wù)一——制定企業(yè)檔案保管期限表【任務(wù)準(zhǔn)備】一、檔案保管期限表的類型（一）通用檔案保管期限表（又稱標(biāo)準(zhǔn)檔案保管期限表）（二）專門檔案保管期限表（三）同系統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案保管期限表（四）同類型機(jī)關(guān)檔案保管期限表（五）企業(yè)、機(jī)關(guān)檔案保管期限表項目二任務(wù)一——制定企業(yè)檔案保管期限表二、檔案保管期限表的結(jié)構(gòu)通常由順序號、條款、保管期限、附注以及總的說明等部分組成，其中條款和保管期限是最基本的項目。（一）順序號檔案保管期限表的各條款系統(tǒng)排列后，必須在各條款前面統(tǒng)一編順序號。編號的目的是固定條款的位置，同時可以作為檔案鑒定工作人員使用檔案保管期限表鑒定檔案時引用條款的代號。（二）條款是一組類型相同的文件的名稱或標(biāo)題。一般要求條款能反映出一組文件的來源、內(nèi)容和形式，文字要簡明確切、合乎語法邏輯。條款可以指出具體的作者、問題和種類，也可以概括地指出其類型。如“省直屬各局”、“領(lǐng)導(dǎo)性文件”、“報表”等。來源、內(nèi)容和形式三者并不是絕對要求一律俱全，而應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案保管期限表的適用范圍、各種文件的特點及其價值做適當(dāng)調(diào)整。任務(wù)一——制定企業(yè)檔案保管期限表（三）保管期限就是在每一條款之后，根據(jù)鑒定檔案價值的原則，指出該組文件應(yīng)該保存的年限。根據(jù)國家檔案局2006年發(fā)布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局第8號），將檔案保管期限改為永久、定期兩種，定期又分為30年和10年。（四）附注是在條款之下對條款及其保管期限所作的必要的注解或說明。例如，一些合同、協(xié)議書、借據(jù)的保管期限，往往需要從有效期滿后算起，就可在保管期限后面注明“失效后”字樣。（五）說明對檔案保管期限表所作總的“說明”，一般應(yīng)指出保管期限表的適用范圍，制定保管期限表的根據(jù)，保管期限表的結(jié)構(gòu)，保管期限表的計算方法，以及其他有關(guān)事項。任務(wù)一——制定企業(yè)檔案保管期限表三、檔案保管期限表的編制（一）檔案保管期限表的編制要求1、符合本單位檔案工作的實際情況，內(nèi)容全面，針對性強(qiáng)2、保管期限檔次要清楚，跨度要適當(dāng)3、便于查用4、與上級機(jī)關(guān)檔案保管期限表保持一致(二）檔案保管期限表的編制步驟1、調(diào)查研究2、起草草案3、修改定稿4、修訂任務(wù)二——掌握檔案鑒定的原則和標(biāo)準(zhǔn)【任務(wù)內(nèi)容】以小組為單位搜集幾份企業(yè)檔案，進(jìn)行檔案鑒定，探討總結(jié)一下檔案鑒定的原則和依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)有哪些。任務(wù)二——掌握檔案鑒定的原則和標(biāo)準(zhǔn)【任務(wù)解析】一、檔案鑒定工作的原則鑒定檔案價值的原則是：從從國家和人民的整體利益出發(fā)，用全面的、歷史的、發(fā)展的、效益的觀點判定檔案的價值。（一）從國家和人民的整體利益出發(fā)（二）全面的觀點1、從檔案的來源、內(nèi)容、時間、文本、外形等方面綜合判定檔案的價值。2、把握被鑒定檔案與其他檔案的聯(lián)系。3、全面地預(yù)測社會對檔案利用的需要。（三）歷史的觀點（四）發(fā)展的觀點（五）效益的觀點任務(wù)二——掌握檔案鑒定的原則和標(biāo)準(zhǔn)二、檔案鑒定工作的標(biāo)準(zhǔn)（一）檔案屬性標(biāo)準(zhǔn)檔案的來源標(biāo)準(zhǔn)：主要通過分析本單位文件與外單位文件的關(guān)系及本單位制成文件作者的職能判斷。檔案的內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)：主要通過內(nèi)容的重要性、獨特性和時效性判斷。檔案的形式標(biāo)準(zhǔn)：主要形式是指文種、形成時間、稿本、載體形態(tài)和記錄方式等。檔案的保管狀態(tài)標(biāo)準(zhǔn)：主要通過檔案的完整程度和內(nèi)容的可替代程度判斷。（二）社會利用標(biāo)準(zhǔn)利用需要的方向：是指利用者對檔案內(nèi)容和類型需求的趨向性。利用面：是指檔案利用者的廣泛性。任務(wù)三——實施檔案鑒定工作【任務(wù)內(nèi)容】

準(zhǔn)備就緒，就要開始具體的檔案鑒定，工作由夏雪主持。鑒定牽涉到各方的人員和多項環(huán)節(jié)，請哪些人員來參加鑒定工作、鑒定前的準(zhǔn)備工作、鑒定中的組織工作、鑒定后的后續(xù)工作，每樣事情都得做好。請你告訴夏雪鑒定工作的具體實施過程。任務(wù)三——實施檔案鑒定工作【任務(wù)解析】檔案鑒定的實施過程：確定檔案鑒定的組織領(lǐng)導(dǎo)采用正確的檔案鑒定方法銷毀無價值檔案進(jìn)行鑒定項目二任務(wù)三——實施檔案鑒定工作一、檔案鑒定工作的組織領(lǐng)導(dǎo)檔案價值鑒定工作，應(yīng)在單位主管檔案工作的負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門的人員共同組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組的任務(wù)是：指導(dǎo)、監(jiān)督檔案室的檔案價值鑒定工作；討論、審查檔案銷毀清冊和準(zhǔn)備銷毀檔案內(nèi)容的分析報告，必要時，還需直接審查或抽查有關(guān)檔案；對檔案的存毀做出決定，并報請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；鑒定工作結(jié)束后提出鑒定工作報告。任務(wù)三——實施檔案鑒定工作二、檔案鑒定工作的方法檔案鑒定的基本方法是直接鑒定法，要求鑒定人員以“件”為單位，直接地、具體地審閱每一份文件，從其內(nèi)容、作者、文種、可靠程度等各方面進(jìn)行綜合審查，然后依據(jù)鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)確判定其價值。不能僅根據(jù)文件的題名、文種、卷內(nèi)歸檔文件目錄、案卷題名或案卷目錄去確定檔案的價值。任務(wù)三——實施檔案鑒定工作【職業(yè)點撥】檔案的鑒定工作要貫徹“審查從細(xì),留存從寬”的原則，“細(xì)”指的是鑒定工作必須嚴(yán)格依照全國統(tǒng)一規(guī)定的鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)審查，細(xì)致入微，避免失誤；“寬”指的是鑒定的標(biāo)準(zhǔn)放寬，多保存一些，但要克服“多多益善”的思想，更不能隨意提升檔案的保管期限。任務(wù)三——實施檔案鑒定工作三、銷毀檔案的程序和方法經(jīng)過鑒定，對那些確已失去保存價值的檔案，可以著手銷毀。為保證鑒定工作的嚴(yán)肅性，銷毀工作必須依照有關(guān)程序進(jìn)行。編制檔案銷毀清冊編制立檔單位和全宗簡要說明報領(lǐng)導(dǎo)審批善后處理工作銷毀無價值檔案任務(wù)三——實施檔案鑒定工作二、檔案鑒定工作的要求1、逐件、逐頁閱讀檔案內(nèi)容。2、綜合分析文件的各方面特征。3、結(jié)合檔案的需求判定檔案價值。項目二技能訓(xùn)練【訓(xùn)練任務(wù)】

以下是某科技企業(yè)的一些文件（具體見教材表6-4），請根據(jù)檔案收集中表6-1《綜合管理部歸檔范圍表》對其進(jìn)行鑒定。提示：鑒定包括文件歸檔鑒定和確定保管期限兩個內(nèi)容。項目二技能訓(xùn)練實施過程：1、組成小組：自愿分組，以3-6人為宜。小組成員之間互相討論。2、發(fā)言：小組發(fā)言人進(jìn)行上臺發(fā)言。3、評價：學(xué)生進(jìn)行互評；教師做最后總評價。任務(wù)評價評價項知識技能的把握度情節(jié)合理完整團(tuán)隊合作溝通與表達(dá)信息處理能力學(xué)習(xí)態(tài)度藝術(shù)效果組內(nèi)評價

學(xué)生互評問題所在它山之石教師評價模塊七檔案的整理與保管

項目一檔案整理項目二檔案的鑒定學(xué)習(xí)目標(biāo)知識目標(biāo)◆了解檔案整理的含義、原則，掌握檔案整理工作的程序和內(nèi)容◆掌握常用的檔案分類方法及適用條件◆掌握文書檔案的組“件”要求和件內(nèi)文件裝訂順序。◆了解檔案保管工作的含義和要求，掌握保管工作的內(nèi)容能力目標(biāo)◆能夠根據(jù)企業(yè)的特點選擇適當(dāng)?shù)臋n案分類方法，并能夠根據(jù)檔案分類方案對文件進(jìn)行準(zhǔn)確的歸類?！粽莆找浴凹睘閱挝粚w檔文件進(jìn)行初步整理和系統(tǒng)整理的程序和方法，能夠填寫相應(yīng)的檔案管理表格?！裟軌?qū)n案進(jìn)行安全保管和控制管理模塊七檔案的整理與保管

項目一檔案的整理項目一職業(yè)情境夏雪單位現(xiàn)有檔案的分類方法只采用了問題分類法。由于問題設(shè)置不清晰，前幾任檔案員對問題理解不一致，導(dǎo)致檔案歸類混亂，同一問題的檔案分散于不同類別中，檔案查找利用起來非常不便。而且，同一問題檔案集中放置，不同問題的檔案順序排列，每個年度產(chǎn)生同一問題的檔案數(shù)量難以預(yù)測，一旦預(yù)留空間不夠，夏雪就得倒架插卷。對于現(xiàn)有的檔案整理體系，領(lǐng)導(dǎo)要求將成立以來的所有案卷重新拆卷整理，而郭老師則建議2010年以前整理的案卷暫時不動，之后的案卷則可以重新拆卷整理。她解釋說：“按照檔案整理的流程，整理涉及到兩個部門，一個是文書部門，一個是咱們檔案部門。文書部門負(fù)責(zé)歸檔文書的整理歸檔，也就是他們依據(jù)分類方案將已經(jīng)處理完畢的各種材料，以“件”為單位進(jìn)行裝訂、規(guī)整、裝盒等工作后交給檔案部門，我們則按照庫房體系對移交過來的檔案進(jìn)行系統(tǒng)分類、排列、編號、編目，然后保管?，F(xiàn)在將所有案卷拆卷重整需要檔案部門獨立完成全過程整理，在現(xiàn)有條件下推倒重來工作量太大，沒有條件也實在沒有意義?！表椖恳宦殬I(yè)情境【分析】檔案整理工作是具有重大意義的一項工作，其目的在于建立檔案實體良好的管理秩序，為檔案保管、檢索、利用等奠定基礎(chǔ)。它具有一套完整的工作流程，涉及到文書部門和檔案部門，檔案人員除了自身的檔案整理之外，還應(yīng)對文書部門的歸檔文件整理進(jìn)行指導(dǎo)監(jiān)督，確保檔案從源頭上完整規(guī)范。在此情境中，領(lǐng)導(dǎo)和郭老師的爭執(zhí)實質(zhì)在于對過去已整理好檔案的不同態(tài)度。本著檔案整理工作“充分尊重和利用原有的整理成果”的原則，因此，郭老師的建議是正確可行的。項目一必備知識一、檔案整理工作的內(nèi)容從廣義的范圍來說，檔案整理工作包括歸檔文件整理、檔案的整理、全宗的劃分和排列三個內(nèi)容。歸檔文件整理，是指將處理完畢的，具有一定查考利用價值的，應(yīng)作為檔案保存的文件材料按照它們在形成過程中的聯(lián)系，以“件”為單位，進(jìn)行裝訂、分類整理，并進(jìn)行裝盒，使之有序化的過程。這項工作由文書部門或文書人員承擔(dān)。檔案的整理就是按照一定的原則對全宗內(nèi)的檔案實體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和編目，使之有序化的過程。這項工作由檔案部門承擔(dān)。全宗的劃分和排列主要是確認(rèn)全宗和區(qū)分全宗、全宗先后順序的排列與編號。這項工作多由檔案館承擔(dān)，不做贅述。項目一必備知識二、檔案整理工作的原則檔案整理工作的原則是：尊重和維護(hù)檔案的本質(zhì)特征，保持文件之間的歷史聯(lián)系；充分尊重和利用原有的整理成果；便于保管和利用。（一）尊重和維護(hù)檔案的本質(zhì)特征，保持文件之間的歷史聯(lián)系。主要表現(xiàn)為文件在來源上的聯(lián)系、在內(nèi)容上的聯(lián)系、在時間上的聯(lián)系、在形式上的聯(lián)系等四個方面。（二）充分尊重和利用原有的整理成果1、在原有整理結(jié)果基本可用的情況下，基本維持其原有的秩序狀態(tài)。2、如局部明顯不合理、不可用，可在原基礎(chǔ)框架內(nèi)進(jìn)行局部調(diào)整。3、若原有基礎(chǔ)很混亂，可重新整理，但應(yīng)盡可能保留或利用原有可取之處。（三）便于保管和利用項目一必備知識三、企業(yè)檔案整理工作的程序移交歸檔檔案部門對移交案盒的整理全宗內(nèi)檔案的分類文書部門對歸檔文件的整理項目一必備知識（一）全宗內(nèi)檔案分類全宗內(nèi)檔案的分類就是把檔案按照一定的標(biāo)準(zhǔn)劃分為若干類別，使其進(jìn)一步條理化、秩序化。不同全宗檔案的內(nèi)容構(gòu)成不同，因此，分類采用的標(biāo)準(zhǔn)和方法應(yīng)有所不同。項目一必備知識（二）歸檔文件整理歸檔文件整理由文書部門或文書人員承擔(dān)，檔案部門負(fù)有指導(dǎo)、監(jiān)督職責(zé)。歸檔文件的整理單位是“件”。以“件”為單位是指內(nèi)容大致相同的一份文件或一組文件。歸檔文件整理的第一步，就是要按照一定的原則確定“件”。“件”的確定一般有以下幾種情況：單份文件：一般以每份文件為一件，稱為“自然件”。特殊文件材料：主要是指各種報表、名冊、圖冊、書刊等，每冊（本）內(nèi)容相對完整，具有獨立的檢索價值，應(yīng)按其原來的裝訂方式，一冊（本）為一件。文件的正本與定稿作為一件，過厚時可作為若干件。正本在前，定稿在后。此外，計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，沒有定稿的或打印稿上無修改手跡和領(lǐng)導(dǎo)人批示，其打印定稿與正文完全一致的，可將正文與發(fā)文稿紙一并歸檔。文件的正文與附件，作為完整的一件。正文在前，附件在后。會議記錄應(yīng)以每次會議作為一件。來文與復(fù)文作為一件。復(fù)文在前，來文在后。有重要內(nèi)容的文件處理單，應(yīng)與被處理文件合為一件。文件處理單放在文件的前面，作為首頁。轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文應(yīng)視為一件。轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后。復(fù)制件應(yīng)和原件作為一件。原件在前，復(fù)制件文在后。項目一必備知識（三）移交歸檔文書部門將歸檔文件進(jìn)行整理后形成有序的案盒，并編制了《檔案交接登記表》后向檔案部門移交歸檔（文書檔案一般于第二年上半年）。（四）歸檔案盒整理檔案部門將接收的已經(jīng)立卷歸檔的案盒，按照檔案庫房體系進(jìn)行分類、排列、編號和編目，以此來固定案盒的整理和排列順序，從而形成有序的庫房體系，便于檔案的保管和利用。項目一工作任務(wù)【任務(wù)引入】經(jīng)過多方討論后，采取了如下辦法：對2010年-2011年的檔案拆卷進(jìn)行全過程整理，2012年檔案未到歸檔時間，只需要各部門做好平時整理，夏雪負(fù)責(zé)指導(dǎo)檢查和監(jiān)督。為此，郭老師要求她首先熟悉文件內(nèi)容情況，從而采取適合的檔案分類方法對檔案進(jìn)行準(zhǔn)確類分，并編制檔案分類方案；其次，要學(xué)習(xí)和掌握歸檔文件整理的相關(guān)內(nèi)容，指導(dǎo)文書部門開展整理工作；最后，還要知曉自己所承擔(dān)的檔案整理內(nèi)容，否則，今后案盒接收過來了，怎么有序地放在庫房柜架上都不知道可不行。任務(wù)一——對全宗內(nèi)檔案進(jìn)行分類【任務(wù)內(nèi)容】夏雪單位成立于1993年，現(xiàn)已擁有近300名員工。發(fā)展至今企業(yè)未發(fā)生過根本性變化，沒有兼并、合并等情況，只是變更過名稱、搬遷過地址。內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)常有變化。企業(yè)專利較多，每年產(chǎn)生的合同檔案數(shù)量很大。請根據(jù)該企業(yè)的特點采取適合的分類方法。任務(wù)一——對全宗內(nèi)檔案進(jìn)行分類【任務(wù)解析】對檔案分類的前提是正確判定一個單位檔案全宗的構(gòu)成。不同全宗檔案的內(nèi)容構(gòu)成不同，因此，分類采用的標(biāo)準(zhǔn)和方法應(yīng)有所不同。任務(wù)一——對全宗內(nèi)檔案進(jìn)行分類一、全宗及全宗的構(gòu)成1、全宗的概念：全宗是一個具有獨立性的單位或個人在其社會活動中所形成的全部檔案的總稱，是一個表示檔案范圍的計量單位。在通常情況下，一個獨立從事活動的單位，如一個機(jī)關(guān)、一個企業(yè)、一個學(xué)校所形成的檔案應(yīng)該組成一個全宗；單位內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)如業(yè)務(wù)處、科、室所形成的檔案則作為相應(yīng)全宗的組成部分。2、構(gòu)成全宗的條件：一般具備下列條件的機(jī)構(gòu)就是立檔單位，它所形成的檔案即構(gòu)成一個全宗：(1)可以獨立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義單獨對外行文；(2)是一個會計單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，自己可以編造預(yù)算或財務(wù)計劃；(3)設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)或人員，并有一定的人事任免權(quán)。上述三個方面往往互相依存，但有時并不完全具備，其中以第一條作為最基本的標(biāo)志和主要條件。立檔單位確定之后，對整理完畢的每個檔案全宗，均標(biāo)明立檔單位的名稱，如“××有限公司全宗”，并編予一個全宗號。任務(wù)一——對全宗內(nèi)檔案進(jìn)行分類二、全宗內(nèi)常用分類方法的應(yīng)用常用的分類方法有：年度分類法保管期限分類法組織機(jī)構(gòu)分類法問題分類法任務(wù)一——對全宗內(nèi)檔案進(jìn)行分類三、復(fù)式分類法的應(yīng)用在實際的檔案分類過程中，單純采用一種分類方法的情況是較少的，多為幾種方法的結(jié)合運用。這種結(jié)合也稱復(fù)式結(jié)構(gòu)分類法。（一）年度——組織機(jī)構(gòu)分類法就是先將立檔單位內(nèi)的檔案按年度分開，然后在每個年度內(nèi)再按內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類。此種方法適用于內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)比較穩(wěn)定且檔案之間界限比較清楚的單位。（二）年度——問題分類法就是先將立檔單位的檔案按年度分開，然后在每個年度內(nèi)再按問題進(jìn)行分類。這種分類方法適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)很少，或內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動頻繁，內(nèi)部機(jī)構(gòu)之間檔案混淆，無法按組織機(jī)構(gòu)區(qū)分的單位。任務(wù)一——對全宗內(nèi)檔案進(jìn)行分類（三）年度——組織機(jī)構(gòu)——保管期限分類法就是先將立檔單位的檔案按年度分類，然后在每個年度之下分組織機(jī)構(gòu)，再在組織機(jī)構(gòu)下按保管期限分類。這種分類方法的類名為機(jī)構(gòu)名稱，簡便易行，容易掌握，適用于機(jī)構(gòu)明確、穩(wěn)定、職能清晰的大中型企業(yè)。（四）保管期限——年度——組織機(jī)構(gòu)分類法先將立檔單位的檔案按保管期限分類，然后在每個保管期限下按年度分類，最后在同一年度下按組織機(jī)構(gòu)分類。這種分類方法適用內(nèi)部機(jī)構(gòu)雖有變化但并不復(fù)雜的企業(yè)。

（五）保管期限——年度——問題分類法先將立檔單位的檔案按保管期限分類，然后在每個保管期限下按年度分類，最后在同一年度下按問題分類。這種方法適用于不宜按機(jī)構(gòu)分類的單位。任務(wù)一——對全宗內(nèi)檔案進(jìn)行分類四、全宗內(nèi)檔案分類的基本要求（一）分類應(yīng)符合單位的客觀實際。分類方法及其分類結(jié)果應(yīng)反映全宗檔案的客觀狀況，維護(hù)歷史的本來面貌。（二）分類應(yīng)注重實用性。分類應(yīng)從全宗內(nèi)檔案的實際狀況和方便管理的現(xiàn)實需要出發(fā)。前者是分類的基礎(chǔ)，后者是分類的目的。（三）分類方法及其分類結(jié)果應(yīng)具有邏輯性，便于管理和實際操作。分類作為一種管理方法，必須遵守邏輯規(guī)則，具體體現(xiàn)為：1、所設(shè)置的類別的總和必須覆蓋全部檔案，既不能出現(xiàn)無實際檔案的“虛類”，也不允許存未納入任何類別的“多余”檔案。2、全宗內(nèi)檔案分類可以是多層次的，但是每一個層次所采用的分類方法必須一致，不允許運用多種方法，而不同層次之間的分類方法可以不同。任務(wù)一——對全宗內(nèi)檔案進(jìn)行分類五、編制檔案分類方案分類方案的概念：它是用文字或圖表的形式表示全宗內(nèi)檔案分類體系的文件。其作用在于對分類工作進(jìn)行指導(dǎo)，并最終記錄全宗內(nèi)檔案的分類結(jié)果。檔案分類方案的結(jié)構(gòu)：由編制說明、分類表、使用說明三個部分組成。（1）編制說明是分類方案的編制目的、分類依據(jù)、規(guī)則、體系結(jié)構(gòu)、類目設(shè)置以及若干重要問題的說明，是使用方案的指南。（2）分類表是分類方案的主體部分，該表是將一個立檔單位各職能活動中所形成的全部檔案按類目進(jìn)行劃分排序，以圖表的形式表示出來。（3）分類表有三種形式：分類體系表、分類類目細(xì)分表、分類主題詞表。3.檔案分類方案在編制時應(yīng)注意客觀性、實用性和穩(wěn)定性。尤分類方案中的各類均應(yīng)留有伸縮的余地，可以增加或減少類別，以適應(yīng)客觀變化的需要。任務(wù)二——指導(dǎo)文書部門開展歸檔文件的整理【任務(wù)內(nèi)容】

夏雪跟隨郭老師到下面4個子公司進(jìn)行實地調(diào)查，發(fā)現(xiàn)內(nèi)勤們有一定的檔案意識，但問題在于她們根本不懂得如何進(jìn)行系統(tǒng)的整理和編號。這就需要夏雪對她們進(jìn)行具體的歸檔文件整理指導(dǎo)。任務(wù)二——指導(dǎo)文書部門開展歸檔文件的整理【任務(wù)解析】長期以來，文書整理工作主要是指文書的立卷工作。立卷是指將辦理完畢的、具有查考價值的文件，按其形成規(guī)律、特點、價值和有機(jī)聯(lián)系，經(jīng)整理、組合成案卷，并將案卷進(jìn)行排列，作為檔案保管的基本單位。2000年12月6日國家檔案局發(fā)布了中華人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)——《歸檔文件整理規(guī)則》（以下簡稱《規(guī)則》），之后歸檔文件的整理按照新的《規(guī)則》實施。該規(guī)則進(jìn)行了大量的改革，包括：文件整理工作以“件”取代“卷”，實行文件級管理，從而簡化整理，深化檢索；以“案盒”取代“案卷”，“案盒”為基本保管單位，取消硬卷皮和軟卷皮；以年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限的整理分類方法取代以往按照“六個特征”（問題、作者、名稱、時間、地區(qū)、通訊者）的分類方式；以“歸檔文件目錄”取代“卷內(nèi)文件目錄”；取消案卷目錄，增設(shè)歸檔文件目錄，作為手工檢查工具和移交清冊；取消“目錄號”，增設(shè)“保管期限”。新《規(guī)則》更易于文書檔案的借閱和查找，方便了檔案的復(fù)制和保密，簡化了裝訂手續(xù)，是我國文書整理工作改革的一項重大舉措。任務(wù)二——指導(dǎo)文書部門開展歸檔文件的整理【任務(wù)準(zhǔn)備】歸檔文件整理工作主要包括初步整理和系統(tǒng)整理兩個工作過程。一、初步整理初步整理，即平時整理，是文書部門將一年內(nèi)在工作中逐步形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的文書整理工作放在平時有計劃地進(jìn)行。平時整理要注意四點：（一）及時收集已經(jīng)處理完畢的文書材料（二）修整檔案1、修裱破損文件2、復(fù)制字跡模糊或易褪變的文件3、超大紙張的折疊4、去掉易銹蝕的金屬物任務(wù)二——指導(dǎo)文書部門開展歸檔文件的整理（三）細(xì)心裝訂1、短期檔案盒已經(jīng)裝訂成冊不便拆釘?shù)目铩?，可以保持原貌，不再拆釘重裝。2、裝訂方式和用品應(yīng)符合檔案保護(hù)要求，對歸檔文件無損害，不影響檔案的保存壽命。裝訂方式可以采用線裝、膠粘、不銹鋼釘（夾）、無酸紙封套等。3、裝訂排序：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來文在后；漢字文本在前，少數(shù)民族文本在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，中文文本在前，外文本在后。另外有文件處理單的，可放在最前面，編號時作為首頁加蓋歸檔章。4、裝訂位置：在文件的左側(cè)或左上角。裝訂時應(yīng)將文件的各頁按一定的方式對齊，左側(cè)裝訂時對齊左邊、下側(cè)，左上角裝訂時對齊左邊、上側(cè)。（四）定期檢查在平時整理過程中，還應(yīng)定期進(jìn)行檢查，通過檢查熟悉整理情況，糾正把文件歸錯類別的情況。任務(wù)二——指導(dǎo)文書部門開展歸檔文件的整理二、系統(tǒng)整理（一）案盒內(nèi)文件的整理1、檢查調(diào)整應(yīng)該按照《歸檔文件整理規(guī)則》的要求，詳細(xì)檢查經(jīng)過初步整理后放在案盒內(nèi)的各類文件是否齊全，是否符合保管期限，分類是否合理，是否將相同事由的文件集中排列，是否以“件”為單位，盒內(nèi)文件的數(shù)量是否適宜等等。2、案盒內(nèi)文件的排列（1）按事由結(jié)合時間排列（2）按事由結(jié)合重要程度排列（3）成套文件可以集中排列（4）短期保管的文件可按辦理完畢后歸檔的先后順序排列任務(wù)二——指導(dǎo)文書部門開展歸檔文件的整理3、案盒內(nèi)文件的編號文件編號，是將歸檔文件在全宗中的位置標(biāo)識為符號，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。其編號方法是在每“件”文件的首頁上端的空白位置加蓋歸檔章（如圖7-3所示）。歸檔章的尺寸為長×寬:(15×4)×(8×2)mm。歸檔章不能壓住文件字跡，也不要與批示文字或收文章等交叉。文件首頁無蓋章位置或重要文件需保持原貌的，可在文件首頁前另附紙頁加蓋歸檔章。歸檔章的位置不限于首頁右上角，首頁上端空白處均可。但在整個案盒文件中，其位置應(yīng)一致。歸檔章的必備項目有全宗號、年度、保管期限、室編件號、館編件號、頁數(shù)。任務(wù)二——指導(dǎo)文書部門開展歸檔文件的整理（二）填寫案盒事項1、填寫歸檔文件目錄2、填寫備考表3、填寫案盒封面、盒脊任務(wù)二——指導(dǎo)文書部門開展歸檔文件的整理三、歸檔文件整理的質(zhì)量要求（一）整理的歸檔文件應(yīng)齊全完整。（二）整理的歸檔文件要符合檔案保護(hù)的要求。（三）歸檔文件的保管期限應(yīng)界定清楚。文書部門將歸檔文件整理后，形成了有序排列的案盒，在一定時間后向檔案室移交歸檔。歸檔時雙方要注意辦理好移交手續(xù)。任務(wù)三對歸檔的案盒進(jìn)行整理【任務(wù)內(nèi)容】

夏雪該如何按庫房保管體系對歸檔的案盒進(jìn)行排列、編號和編目？【解析】

文件歸檔后，以案盒的形式移交到檔案部門。檔案人員對案盒進(jìn)行排列、編號和編目，以此固定整理順序，之后才能進(jìn)行下一個環(huán)節(jié)——保管。任務(wù)三對歸檔的案盒進(jìn)行整理【任務(wù)準(zhǔn)備】一、案盒排列案盒排列就是將各個案盒按一定的順序排放在一起，并將這種順序固定下來。排列案盒的方法多樣?？砂凑瞻负械淖髡?、內(nèi)容等結(jié)合時間進(jìn)行。二、案盒編號案盒排定順序后，就應(yīng)對案盒逐一編寫案盒號，將案盒排序固定下來。案盒編號方法有兩種：一是統(tǒng)編，即一個全宗的所有案盒統(tǒng)一號序，從“1號盒”開始，按順序編制流水號；二是分編，即按照全宗內(nèi)檔案的類別、年度或保管期限，分別從“1號盒”開始編號。任務(wù)三對歸檔的案盒進(jìn)行整理三、編制案盒目錄

（一）案盒目錄的編制方法案盒目錄必須以全宗為單位進(jìn)行編制，如實反映全宗檔案的整理狀況。其編法分為統(tǒng)編和分編兩種。統(tǒng)編法是指一個全宗只編制一本案盒目錄。分編法是指一個全宗編制若干本案盒目錄。（二）案盒目錄的結(jié)構(gòu)與內(nèi)容封面。封面主要有：全宗號、目錄號、目錄名稱、編制單位、編制時間、密級、保管期限等。序言。一般置于首頁，簡要對編制方法、目錄結(jié)構(gòu)、立檔單位和全宗概況等進(jìn)行介紹或說明。目次。即目錄所分類目的索引，根據(jù)案盒的分類排列情況，寫明各類的名稱和所在頁碼。案盒目錄表。這是案盒目錄中最主要的部分，主要包括案盒號、案盒題名、盒內(nèi)文件起止日期、保管期限、件數(shù)、頁數(shù)和備注等。見表7-3。備考表。置于案盒目錄最后，用于對案盒目錄及其所包括案盒情況進(jìn)行說明。任務(wù)三對歸檔的案盒進(jìn)行整理四、編制檔號（一）檔號的結(jié)構(gòu)案盒級檔號為：全宗號—案盒目錄號—案盒號。文件級檔號為：全宗號—案盒目錄號—案盒號—盒內(nèi)文件的頁號或件號。全宗號：是檔案館對館藏所有全宗編制的代號，一個全宗一個號。案盒目錄號：（簡稱目錄號）是一本案盒目錄的代號，每一本案案盒目錄必須編一個號，一個全宗內(nèi)的案盒目錄號不允許重復(fù)相同。案盒號：是案盒排列的順序號，每一本案盒目錄內(nèi)，案盒必須從1號開始流水編號。頁號：是盒內(nèi)每件文件的首頁所在之頁數(shù)。件號：是盒內(nèi)每件文件所在的順序號。檔號：各部分之間用“—”連接起來。例如：中國新民主主義革命時期的第12號全宗內(nèi)第4號案盒目錄的第135號案盒中第47頁檔案,可表示為：G12-4-135-47。任務(wù)三對歸檔的案盒進(jìn)行整理（二）檔號編制要求編制檔號時，要注意指代的唯一性，即每一個編號對象被賦予的號碼都是不同的，不允許有重號的現(xiàn)象。具體說，同一個檔案室（館）內(nèi)不能有相同的全宗號，同一全宗內(nèi)案盒目錄號不重復(fù)，同一個案盒目錄本內(nèi)案盒號不重復(fù)，一個案盒內(nèi)頁號或件號不重復(fù)。檔號必須遵循不重、不缺、不變，一般不留空號的原則。項目一技能訓(xùn)練【任務(wù)情境】

華閏房地產(chǎn)公司有屬于自己的設(shè)備比較齊全的檔案室和檔案工作人員。王總經(jīng)理平時很重視檔案的保管工作和利用工作，他經(jīng)常叫秘書到檔案室取一些檔案原件作為憑證和參考，他也他也鼓勵下屬多去檔案室查閱資料。有一天，他急需查看一份檔案，但是秘書外出辦事去了，他只好親自去檔案室一趟。到了檔案室，工作人員非常熱情，很快就找到了總經(jīng)理要的那份檔案。經(jīng)理剛說完謝謝，工作人員就笑著說：“總經(jīng)理，你拿回辦公室看吧，看完了讓您的秘書送過來就行，她要是還沒回來，您就打個電話下來，我們上去取?！蓖蹩偨?jīng)理問道：“不用登記一下嗎？”“不用！不用那么麻煩，我們都記著呢！”總經(jīng)理面帶不悅，問道：“管理制度上怎么說的？拿來我看看?！蹦侨寺犚娺@話，才反應(yīng)過來，說：“嗯，我們還沒有成文的管理制度呢！平時來的人不多，我們心里都有數(shù)，所以也就沒管那么多，還是想在提供利用上給大家方便嘛?！笨偨?jīng)理搖搖頭，嘆息了一聲?；氐睫k公室之后，總經(jīng)理立刻打電話，嚴(yán)厲地批評了負(fù)責(zé)檔案管理制度的主管，負(fù)責(zé)其立刻建立檔案管理工作，并要求以后一律按照檔案管理制度來管理全公司的檔案。項目一技能訓(xùn)練【任務(wù)要求】請根據(jù)上述情境，完成以下任務(wù)：1、請以上述企業(yè)檔案管理制度的主管的身份，撰寫一份整改報告，分析該公司檔案管理工作者犯了什么錯誤？以及下一步的整改措施。2、請根據(jù)上述企業(yè)檔案管理中存在的問題，幫助該企業(yè)建立一套完整的檔案管理制度。項目一技能訓(xùn)練【實施過程】1、組成小組：自愿分組，以3-6人為宜。小組成員每人先獨立完成，之后組間互相討論，并修改。2、成果展示：抽選小組代表進(jìn)行宣讀，并予以說明。3、評價：全體學(xué)生進(jìn)行點評，教師做最后總評價。項目一技能訓(xùn)練評價項知識技能的把握度觀點創(chuàng)新與獨特性語言表達(dá)團(tuán)隊合作學(xué)習(xí)態(tài)度學(xué)習(xí)效果組內(nèi)評價

學(xué)生互評問題所在它山之石教師評價模塊七檔案的整理與保管

項目二檔案的保管項目二職業(yè)情境公司要重新規(guī)劃新的檔案庫房，選址和新庫房的布局工作交給了夏雪。這天，夏雪帶領(lǐng)郭老師到初步選定的庫房參觀聽取意見。一進(jìn)庫房，郭老師便發(fā)現(xiàn)了問題，一是庫房選在了辦公樓的最頂層頂頭的兩個房間，這樣庫房內(nèi)的溫濕度難以控制；二是庫房原來是辦公室，窗戶全都是采光性能很好的推拉窗，而且窗戶數(shù)量多；三是根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意見，庫房里準(zhǔn)備安裝密集架。由于密集架對樓板承重要求為2400kg/m2,一般辦公樓難以承受，強(qiáng)行安裝密集架會造成嚴(yán)重的安全隱患。因此，應(yīng)重新選址。項目二職業(yè)情境【分析】

保管好檔案是開展檔案工作的最起碼、最基本的前提和保證。文件歸檔進(jìn)入檔案部門后，一方面，庫房周圍的環(huán)境，如空氣、溫濕度、光線等，對檔案實體安全會產(chǎn)生一定的影響，另一方面因利用的需要檔案經(jīng)常被調(diào)出借閱，也會對檔案的存放秩序和安全產(chǎn)生一定的影響。這就要求檔案部門不管是在檔案的庫房存放中，還是在檔案的借閱流動中，都要做好檔案的保護(hù)工作。檔案保管不僅需要一定的物質(zhì)條件，而且需要建立健全管理制度，完善手續(xù)，加強(qiáng)日常管理和監(jiān)測，才能為檔案營造一個良好的保管環(huán)境和良好秩序。項目二必備知識檔案保管，是指對入庫后的檔案所進(jìn)行的存放、日常維護(hù)和安全防護(hù)等管理工作。它的目的在于維護(hù)檔案的完整與安全，為檔案工作提供良好的物質(zhì)基礎(chǔ)。一、檔案保管工作的內(nèi)容（一）憑藉柜具或庫房對檔案實施的日常管理（二）對一切可能損毀檔案的人為的、自然的因素采取必要的措施1、防止檔案的損壞。2、延長檔案的壽命。3、維護(hù)檔案的安全。維護(hù)檔案的安全，一方面是指檔案作為一種物質(zhì)存在的形態(tài)必須最大程度地讓其安全地存在下去；另一方面，不因檔案保管不當(dāng)造成檔案丟失或內(nèi)容的泄露，使檔案的所有者乃至國家蒙受政治或權(quán)益上的損害。項目二必備知識二、檔案保管工作的任務(wù)和要求（一）檔案保管工作的任務(wù)1、保持和維護(hù)檔案實體良好的理化狀態(tài)2、建立和維護(hù)檔案良好的存放秩序（二）檔案保管工作的要求1、預(yù)防為主，防治結(jié)合2、加強(qiáng)重點，照顧一般3、立足長遠(yuǎn)，保證當(dāng)前4、相互協(xié)調(diào)，密切配合項目二必備知識三、檔案保管工作的程序

檔案保管物質(zhì)條件的配備庫房內(nèi)檔案實體的安全防護(hù)檔案庫房管理秩序的建立檔案流動中的安全防護(hù)項目二工作任務(wù)【任務(wù)引入】

要重新規(guī)劃檔案庫房，夏雪首先要在辦公大樓上選一個檔案庫房的合適地點，然后再想想怎樣規(guī)劃庫房格局、還要添置哪些設(shè)備和物品。最重要的是還要查缺補(bǔ)漏，考慮還應(yīng)采取哪些有效措施，建立哪些制度來保證檔案能夠長久地保管好和有序化地管理好。任務(wù)一檔案保管物質(zhì)條件的配備【任務(wù)內(nèi)容】

請幫助夏雪配備保管檔案的基本物質(zhì)條件，并寫出庫房物質(zhì)條件配備申請方案?！窘馕觥?/p>

檔案保管的物質(zhì)條件是檔案庫房管理所需一切物質(zhì)裝備的總稱。物質(zhì)條件的優(yōu)劣在相當(dāng)程度上決定著保管水平的高低。保管檔案的物質(zhì)條件，包括檔案庫房、庫房設(shè)備、檔案裝具、檔案包裝材料、消耗品等。任務(wù)一檔案保管物質(zhì)條件的配備一、檔案庫房應(yīng)盡量按照規(guī)范的要求建造，應(yīng)注意以下幾點：一是專用。庫房不能和辦公室合用，更不能放置其他物品。一些企業(yè)出于成本考慮，把檔案室和圖書室合二為一，這是不恰當(dāng)?shù)?。二是堅固。庫房必須堅固，至少?yīng)是正規(guī)的建筑物，而非臨時建筑物。三是遠(yuǎn)離水源、火源、污染源等。不能將檔案庫房建在低洼處，不能是木質(zhì)結(jié)構(gòu)，并符合防火、防水、防潮、防光等基本要求。四是門窗的封閉性能良好。窗應(yīng)少而小，能滿足通風(fēng)的要求即可。門窗應(yīng)有良好的密封性，防止和減少庫外濕空氣和雨水通過門窗縫隙侵入庫內(nèi)。通風(fēng)口應(yīng)有空氣過濾網(wǎng)，能開啟的窗戶應(yīng)裝紗窗。在窗子上采取遮陽措施，減少太陽輻射的影響。五是案庫房地面應(yīng)堅固、平整、光滑、耐磨、不起塵、防水和防潮。任務(wù)一檔案保管物質(zhì)條件的配備二、檔案庫房設(shè)備檔案庫房設(shè)備是指在檔案保管、保護(hù)工作中使用的機(jī)械、器具、儀器、儀表等技術(shù)設(shè)備，包括防火、防盜監(jiān)控裝置、空氣溫濕度監(jiān)控測試和調(diào)節(jié)設(shè)備。1、庫房防火、防盜監(jiān)控設(shè)備檔案庫房防火、防盜監(jiān)控設(shè)備主要有無線紅外探測器、煙感、溫感火災(zāi)探測器、自動報警器、氣體滅火設(shè)備等。2、溫濕度監(jiān)控與調(diào)節(jié)設(shè)備溫濕度測量設(shè)備有：普通溫濕度計、干濕球溫濕度計、日記（周記）式溫濕度記錄儀、智能溫濕度記錄儀、多路溫濕度自動測控儀、溫濕度自動監(jiān)控管理系統(tǒng)等。溫度調(diào)節(jié)設(shè)備有：中央空調(diào)、單體空調(diào)（窗式、分體、柜式）等。濕度調(diào)節(jié)設(shè)備有：去濕機(jī)、加濕器等。任務(wù)一檔案保管物質(zhì)條件的配備三、檔案裝具檔案裝具