瑜伽館采購(gòu)異議處理規(guī)定

一、總則1.適用范圍本規(guī)定適用于本瑜伽館在采購(gòu)活動(dòng)過程中，供應(yīng)商、內(nèi)部采購(gòu)人員及其他相關(guān)方針對(duì)采購(gòu)事項(xiàng)提出的異議處理。涵蓋從采購(gòu)需求提出、采購(gòu)流程執(zhí)行到采購(gòu)合同履行的全過程。2.目的秉持瑜伽館“身心和諧，品質(zhì)至上”的經(jīng)營(yíng)理念，確保采購(gòu)活動(dòng)的公平、公正、公開，保障瑜伽館與供應(yīng)商的合法權(quán)益，提高采購(gòu)效率和質(zhì)量，規(guī)范采購(gòu)異議處理流程，促進(jìn)采購(gòu)工作的順利進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益的平衡發(fā)展。3.處理原則-公平公正：以客觀事實(shí)為依據(jù)，不偏袒任何一方，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)、采購(gòu)政策和合同條款進(jìn)行處理。-及時(shí)高效：迅速響應(yīng)異議，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)處理完畢，減少對(duì)采購(gòu)活動(dòng)和瑜伽館運(yùn)營(yíng)的影響。-溝通協(xié)商：積極與異議方溝通，充分聽取意見，通過友好協(xié)商尋求最佳解決方案。-記錄存檔：對(duì)每一起異議處理過程和結(jié)果進(jìn)行詳細(xì)記錄，便于查詢和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。二、異議受理1.異議提出方式-供應(yīng)商、內(nèi)部采購(gòu)人員及其他相關(guān)方應(yīng)以書面形式提出異議，詳細(xì)說明異議事項(xiàng)、理由及相關(guān)證據(jù)。書面材料應(yīng)包含異議方的基本信息、聯(lián)系方式、采購(gòu)項(xiàng)目名稱及編號(hào)等。-緊急情況下，可先通過電話等方式口頭提出，但需在24小時(shí)內(nèi)提交書面材料。2.受理部門及職責(zé)-設(shè)立專門的采購(gòu)異議受理小組，成員包括行政主管、財(cái)務(wù)人員、法務(wù)人員及相關(guān)采購(gòu)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人。小組負(fù)責(zé)全面受理異議，并對(duì)異議進(jìn)行初步審查。-行政主管負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)異議處理工作，確保處理流程的順暢；財(cái)務(wù)人員從成本和預(yù)算角度提供專業(yè)意見；法務(wù)人員審查異議是否符合法律法規(guī)及合同約定；采購(gòu)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人提供采購(gòu)項(xiàng)目的具體情況和背景信息。3.受理時(shí)間異議受理小組應(yīng)在收到異議書面材料后的2個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行受理登記，并通知異議方受理情況。對(duì)于不符合受理?xiàng)l件的異議，應(yīng)向異議方說明理由。三、異議調(diào)查1.調(diào)查小組組建根據(jù)異議事項(xiàng)的性質(zhì)和復(fù)雜程度，從異議受理小組成員中選取合適人員組成調(diào)查小組。必要時(shí)，可邀請(qǐng)外部專家或相關(guān)專業(yè)機(jī)構(gòu)參與調(diào)查。2.調(diào)查方法與內(nèi)容-調(diào)查小組通過查閱采購(gòu)文件、合同文本、往來記錄等資料，與相關(guān)人員進(jìn)行訪談，實(shí)地考察等方式全面了解異議事項(xiàng)。-調(diào)查內(nèi)容包括采購(gòu)流程的合規(guī)性、采購(gòu)需求的明確性、供應(yīng)商的履約情況、產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量等方面。3.調(diào)查時(shí)間限制調(diào)查工作應(yīng)在受理異議后的5個(gè)工作日內(nèi)完成，特殊情況經(jīng)行政主管批準(zhǔn)可適當(dāng)延長(zhǎng)，但最長(zhǎng)不超過10個(gè)工作日。四、異議處理1.處理方案制定調(diào)查結(jié)束后，調(diào)查小組根據(jù)調(diào)查結(jié)果制定處理方案。處理方案應(yīng)充分考慮瑜伽館的利益、供應(yīng)商的合理訴求以及對(duì)后續(xù)采購(gòu)活動(dòng)的影響。-若異議成立，根據(jù)具體情況采取重新采購(gòu)、調(diào)整采購(gòu)合同條款、更換供應(yīng)商、給予供應(yīng)商整改期限等措施。-若異議不成立，向異議方詳細(xì)說明理由，并提供相關(guān)證據(jù)支持。2.審批與執(zhí)行處理方案需經(jīng)異議受理小組全體成員討論通過，并報(bào)行政主管審批。審批通過后，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施。-在執(zhí)行過程中，明確責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，確保處理方案得到有效落實(shí)。同時(shí)，及時(shí)向異議方反饋處理進(jìn)度和結(jié)果。3.溝通協(xié)商機(jī)制在處理異議過程中，保持與異議方的密切溝通。定期召開溝通會(huì)議，聽取異議方的意見和建議，對(duì)處理方案進(jìn)行必要的調(diào)整和完善。五、績(jī)效考核與激勵(lì)1.對(duì)相關(guān)人員的考核-將異議處理工作納入相關(guān)人員的績(jī)效考核體系。對(duì)在異議處理過程中表現(xiàn)出色，如及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、提出合理解決方案、有效維護(hù)瑜伽館利益的人員，給予相應(yīng)的績(jī)效加分和獎(jiǎng)勵(lì)。-對(duì)因工作失誤導(dǎo)致異議產(chǎn)生或在異議處理過程中消極怠工、處理不當(dāng)?shù)娜藛T，進(jìn)行績(jī)效扣分和相應(yīng)的處罰。2.對(duì)供應(yīng)商的激勵(lì)與約束-對(duì)于積極配合異議處理，能夠及時(shí)改進(jìn)問題并提供優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品或服務(wù)的供應(yīng)商，在后續(xù)采購(gòu)項(xiàng)目中給予優(yōu)先考慮和一定的價(jià)格優(yōu)惠等激勵(lì)措施。-對(duì)于多次提出不合理異議或在異議處理過程中不配合、故意拖延的供應(yīng)商，建立不良記錄檔案，限制其參與瑜伽館后續(xù)采購(gòu)活動(dòng)。六、信息管理與存檔1.信息收集與整理在異議處理過程中，收集和整理與異議相關(guān)的各類信息，包括異議申請(qǐng)書、調(diào)查資料、處理方案、溝通記錄等。對(duì)這些信息進(jìn)行分類整理，確保信息的完整性和準(zhǔn)確性。2.存檔要求將整理好的異議處理信息進(jìn)行存檔，建立專門的采購(gòu)異議檔案庫(kù)。檔案庫(kù)應(yīng)按照采購(gòu)項(xiàng)目和時(shí)間順序進(jìn)行編號(hào)管理，便于查詢和檢索。3.信息保密對(duì)涉及商業(yè)機(jī)密、供應(yīng)商敏感信息等異議處理信息嚴(yán)格保密。相關(guān)人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，防止信息泄露給瑜伽館和供應(yīng)商帶來?yè)p失。七、安全生產(chǎn)與人文關(guān)懷1.安全生產(chǎn)方面-在處理采購(gòu)異議過程中，若涉及到產(chǎn)品質(zhì)量與安全生產(chǎn)相關(guān)問題，如瑜伽器材的安全性等，應(yīng)立即采取措施確保瑜伽館會(huì)員和員工的人身安全。-對(duì)存在安全隱患的產(chǎn)品，要求供應(yīng)商及時(shí)召回或更換，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)產(chǎn)品的安全檢測(cè)和驗(yàn)收工作，從源頭上保障安全生產(chǎn)。2.人文關(guān)懷方面-關(guān)注異議方的情緒和訴求，在處理異議過程中保持耐心和尊重。對(duì)于供應(yīng)商面臨的實(shí)際困難，在不違反原則的前提下，給予一定的理解和幫助。-對(duì)內(nèi)部采購(gòu)人員因異議處理工作產(chǎn)生的壓力，提供必要的心理疏導(dǎo)和支持，營(yíng)造良好的工作氛圍。八、培訓(xùn)與宣貫1.內(nèi)部培訓(xùn)定期組織內(nèi)部采購(gòu)人員及相關(guān)員工參加采購(gòu)異議處理培訓(xùn)，提高員工對(duì)異議處理流程、法律法規(guī)、溝通技巧等方面的認(rèn)識(shí)和能力。培訓(xùn)內(nèi)容包括案例分析、模擬演練等，增強(qiáng)培訓(xùn)的實(shí)用性和針對(duì)性。2.供應(yīng)商宣貫向供應(yīng)商宣傳瑜伽館的采購(gòu)異議處理規(guī)定，使其了解異議處理的流程和要求。通過舉辦供應(yīng)商座談會(huì)、發(fā)放宣傳資料等方式，加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通與交流，共同維護(hù)良好的采購(gòu)合作關(guān)系。九、附則1.制度修訂本規(guī)定應(yīng)根據(jù)國(guó)家法律法