倉庫物資收發(fā)管理操作手冊1.前言為規(guī)范倉庫物資收發(fā)流程，確保物資入庫準(zhǔn)確、出庫合規(guī)、庫存數(shù)據(jù)真實(shí)，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)有序進(jìn)行，特制定本手冊。本手冊適用于公司所有倉庫物資的收發(fā)管理，是倉庫管理員、物資管理員及相關(guān)部門人員的操作指南。2.適用范圍本手冊適用于公司所有倉庫（包括原料庫、成品庫、輔料庫等）的物資收發(fā)管理，涉及的人員包括：倉庫管理員物資管理員采購人員領(lǐng)用部門人員（如生產(chǎn)部、行政部等）質(zhì)量檢驗(yàn)人員（如需）3.術(shù)語與定義在庫物資：已驗(yàn)收合格并存入倉庫的物資。批次管理：按物資生產(chǎn)或入庫批次進(jìn)行跟蹤管理，確?！跋冗M(jìn)先出（FIFO）”。驗(yàn)收記錄：記錄物資到貨驗(yàn)收結(jié)果的書面文件，包括合格/不合格情況。異常情況：入庫或出庫過程中出現(xiàn)的不符合流程或標(biāo)準(zhǔn)的情況（如數(shù)量不符、質(zhì)量問題）。4.入庫管理流程4.1入庫準(zhǔn)備倉庫管理員收到供應(yīng)商到貨通知后，需提前完成以下準(zhǔn)備：1.核對訂單：確認(rèn)采購訂單中的物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商信息與到貨通知一致；2.規(guī)劃倉位：根據(jù)物資屬性（如易腐、易碎、貴重）確定存放區(qū)域（如陰涼庫、危險(xiǎn)品庫），確保倉位符合存儲要求；3.檢查工具：確認(rèn)搬運(yùn)工具（叉車、手推車）、計(jì)量設(shè)備（秤、卷尺）狀態(tài)正常；4.通知相關(guān)人員：如需質(zhì)量檢驗(yàn)，提前通知質(zhì)檢人員到場。4.2到貨驗(yàn)收供應(yīng)商送貨至倉庫后，倉庫管理員需協(xié)同質(zhì)檢人員（如需）進(jìn)行雙人驗(yàn)收，流程如下：1.憑證核對：核對供應(yīng)商提供的《送貨單》與采購訂單的一致性（包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商名稱）；2.外包裝檢查：檢查物資外包裝是否完好（無破損、受潮、變形），若外包裝損壞，需打開包裝檢查內(nèi)部物資狀態(tài)；3.數(shù)量清點(diǎn)：逐一清點(diǎn)物資數(shù)量（如需稱重的物資，使用校準(zhǔn)后的設(shè)備確認(rèn)重量），確保與《送貨單》一致；4.質(zhì)量檢驗(yàn)：外觀檢查：無劃痕、銹蝕、變形等缺陷；規(guī)格核對：尺寸、型號與訂單一致；有效期檢查：食品、藥品等需確認(rèn)未過期（距有效期不足3個(gè)月的物資需標(biāo)注“近效期”）；特殊物資：如危險(xiǎn)品需檢查防爆、防漏措施是否到位。5.填寫驗(yàn)收記錄：驗(yàn)收完成后，倉庫管理員填寫《物資驗(yàn)收記錄》（附件3），注明驗(yàn)收結(jié)果（合格/不合格）、異常描述（如有），并由驗(yàn)收人、倉庫管理員簽字。4.3不合格品處理若驗(yàn)收不合格（如數(shù)量不符、質(zhì)量問題、規(guī)格錯(cuò)誤），需按以下流程處理：1.標(biāo)注與隔離：在不合格物資上粘貼“不合格”標(biāo)識，移至“不合格品區(qū)”單獨(dú)存放，避免與合格物資混淆；2.通知供應(yīng)商：立即通過電話、郵件或系統(tǒng)消息通知供應(yīng)商，要求其在24小時(shí)內(nèi)回復(fù)處理方案（退換貨或讓步接收）；3.填寫異常表：填寫《異常情況處理表》（附件4），注明異常類型（入庫）、異常描述、處理要求，提交物資管理員審核；4.執(zhí)行處理方案：退換貨：待供應(yīng)商提貨時(shí)，辦理交接手續(xù)，要求供應(yīng)商在《異常情況處理表》上簽字確認(rèn)；讓步接收：需經(jīng)采購部門、質(zhì)量部門共同審批（如minor缺陷不影響使用），審批通過后，將物資存入“讓步接收區(qū)”，并在系統(tǒng)中標(biāo)注“讓步接收”狀態(tài)。4.4系統(tǒng)錄入與上架驗(yàn)收合格后，需在1小時(shí)內(nèi)完成系統(tǒng)錄入，并在2小時(shí)內(nèi)完成物資上架：1.系統(tǒng)錄入：登錄公司《物資管理系統(tǒng)》，進(jìn)入“入庫管理”模塊；填寫入庫信息：包括采購訂單號、供應(yīng)商名稱、物資編碼、物資名稱、規(guī)格、批次號（如有）、數(shù)量、存放位置、驗(yàn)收人、入庫日期；上傳附件：將《送貨單》《物資驗(yàn)收記錄》掃描件上傳至系統(tǒng)；提交確認(rèn)：核對信息無誤后，點(diǎn)擊“提交”，系統(tǒng)自動(dòng)生成入庫單號，更新庫存臺賬。2.物資上架：按照“分類存放、先進(jìn)先出（FIFO）”原則，將物資搬運(yùn)至指定倉位（如貨架編號、貨位號）；粘貼標(biāo)識：在物資包裝或貨架上粘貼庫存標(biāo)識（內(nèi)容包括：物資名稱、規(guī)格、批次號、數(shù)量、有效期、存放位置）；更新臺賬：手動(dòng)或通過系統(tǒng)更新《庫存臺賬》，確保庫存數(shù)據(jù)與實(shí)物一致。5.出庫管理流程5.1出庫申請領(lǐng)用部門需提前填寫《出庫申請單》（附件2），內(nèi)容包括：領(lǐng)用部門：如生產(chǎn)部、行政部；領(lǐng)用人：需簽字確認(rèn)；物資信息：物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、批次號（如有）；用途：需注明具體用途（如“生產(chǎn)車間領(lǐng)用原料”“行政部領(lǐng)用辦公用品”）；日期：申請日期。5.2申請審核物資管理員需在半小時(shí)內(nèi)完成出庫申請審核，審核內(nèi)容包括：1.合理性檢查：確認(rèn)領(lǐng)用用途符合公司規(guī)定（如是否有預(yù)算、是否用于非生產(chǎn)用途）；2.庫存檢查：核對系統(tǒng)庫存，確認(rèn)所需物資有足夠庫存；3.權(quán)限檢查：確認(rèn)領(lǐng)用人是否有領(lǐng)用權(quán)限（如貴重物資需部門負(fù)責(zé)人簽字）。審核通過后，物資管理員在《出庫申請單》上簽字，交倉庫管理員執(zhí)行。5.3揀貨與復(fù)核倉庫管理員根據(jù)審核后的《出庫申請單》，完成揀貨與復(fù)核：1.揀貨作業(yè)：按照“先進(jìn)先出（FIFO）”原則，找到對應(yīng)物資的存放位置；核對物資標(biāo)識與《出庫申請單》的一致性（名稱、規(guī)格、批次號）；清點(diǎn)數(shù)量：按申請數(shù)量揀貨，避免多揀或少揀。2.出庫復(fù)核：由另一名倉庫管理員（或物資管理員）進(jìn)行交叉復(fù)核；核對內(nèi)容：《出庫申請單》與實(shí)物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、批次號是否一致；簽字確認(rèn)：復(fù)核無誤后，在《出庫申請單》上注明“復(fù)核合格”，并簽字。5.4發(fā)貨與確認(rèn)復(fù)核完成后，倉庫管理員通知領(lǐng)用人提貨，流程如下：1.身份核對：核對領(lǐng)用人身份（如工作證、身份證），確認(rèn)與《出庫申請單》上的領(lǐng)用人一致；2.交接確認(rèn)：將物資交予領(lǐng)用人，要求領(lǐng)用人在《出庫單》（系統(tǒng)生成）上簽字確認(rèn)；3.異常處理：若領(lǐng)用人對物資數(shù)量或質(zhì)量有異議，需立即停止發(fā)貨，重新核對庫存與申請單，確認(rèn)無誤后再發(fā)貨。5.5系統(tǒng)更新發(fā)貨完成后，倉庫管理員需在30分鐘內(nèi)完成系統(tǒng)更新：登錄《物資管理系統(tǒng)》，進(jìn)入“出庫管理”模塊；填寫出庫信息：包括出庫單號、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、物資編碼、數(shù)量、出庫日期、用途；上傳附件：將《出庫申請單》《出庫單》掃描件上傳至系統(tǒng)；提交確認(rèn)：核對信息無誤后，點(diǎn)擊“提交”，系統(tǒng)自動(dòng)更新庫存臺賬，減少對應(yīng)物資的庫存數(shù)量。6.異常情況處理6.1出庫數(shù)量差異若發(fā)貨時(shí)發(fā)現(xiàn)實(shí)物數(shù)量與系統(tǒng)庫存不符，需按以下流程處理：1.停止發(fā)貨：立即停止當(dāng)前出庫作業(yè)，避免擴(kuò)大差錯(cuò)；2.查找原因：核對揀貨過程：是否拿錯(cuò)物資或數(shù)量清點(diǎn)錯(cuò)誤；核對入庫記錄：是否有漏錄或錯(cuò)錄的情況；核對盤點(diǎn)記錄：是否有未處理的盤點(diǎn)差異；3.處理措施：若為揀貨錯(cuò)誤：重新揀貨，確保數(shù)量一致；若為系統(tǒng)錯(cuò)誤：調(diào)整系統(tǒng)庫存數(shù)據(jù)，填寫《異常情況處理表》，提交物資管理員審批；若為庫存短缺：通知領(lǐng)用部門調(diào)整需求，同時(shí)啟動(dòng)采購流程補(bǔ)充庫存。6.2緊急出庫當(dāng)遇到生產(chǎn)急需、應(yīng)急救援等緊急情況時(shí)，可啟動(dòng)緊急出庫流程：1.口頭審批：領(lǐng)用部門負(fù)責(zé)人向物資管理部門負(fù)責(zé)人提出口頭申請，說明緊急原因；2.先出庫后補(bǔ)單：倉庫管理員根據(jù)口頭指令發(fā)貨，領(lǐng)用人需在24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)填《出庫申請單》；3.系統(tǒng)追溯：緊急出庫后，倉庫管理員需在系統(tǒng)中標(biāo)注“緊急出庫”，并關(guān)聯(lián)后續(xù)補(bǔ)填的申請單；4.總結(jié)反饋：每月對緊急出庫情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，分析原因，優(yōu)化流程（如增加常用物資的安全庫存）。6.3物資損耗/報(bào)廢6.3.1損耗處理自然損耗：如物資因揮發(fā)、風(fēng)化等原因?qū)е碌臄?shù)量減少，需填寫《庫存損耗記錄》，注明損耗原因、數(shù)量，提交物資管理員審批；人為損耗：如搬運(yùn)過程中損壞的物資，需由責(zé)任人填寫《異常情況處理表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，按公司規(guī)定賠償。6.3.2報(bào)廢處理當(dāng)物資因損壞無法使用、過期等原因需報(bào)廢時(shí)，需按以下流程處理：1.申請報(bào)廢：倉庫管理員填寫《物資報(bào)廢申請單》，注明報(bào)廢原因（如“損壞無法修復(fù)”“有效期已過”）、數(shù)量、物資信息；2.技術(shù)鑒定：由質(zhì)量部門或技術(shù)部門對報(bào)廢物資進(jìn)行鑒定，確認(rèn)無法使用；3.審批流程：報(bào)廢申請需經(jīng)物資管理部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批；4.報(bào)廢執(zhí)行：審批通過后，將報(bào)廢物資移至“報(bào)廢區(qū)”，由指定機(jī)構(gòu)（如廢品回收站、專業(yè)銷毀公司）處理，填寫《報(bào)廢處理記錄》，并在系統(tǒng)中注銷庫存；5.殘值回收：若報(bào)廢物資有殘值（如金屬廢料），需聯(lián)系回收單位處理，回收款項(xiàng)上繳公司財(cái)務(wù)。7.崗位責(zé)任與考核7.1倉庫管理員職責(zé)負(fù)責(zé)物資的入庫驗(yàn)收、上架、出庫揀貨、復(fù)核、發(fā)貨等日常操作；負(fù)責(zé)倉庫環(huán)境維護(hù)（如防火、防潮、防盜），確保物資安全；負(fù)責(zé)庫存臺賬的更新與維護(hù)，確保庫存數(shù)據(jù)準(zhǔn)確；負(fù)責(zé)配合每月庫存盤點(diǎn)，提交盤點(diǎn)報(bào)告；負(fù)責(zé)處理收發(fā)過程中的異常情況，及時(shí)上報(bào)；負(fù)責(zé)保管入庫、出庫及異常處理記錄，確保記錄完整。7.2物資管理員職責(zé)負(fù)責(zé)審核出庫申請單的合理性與合規(guī)性；負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)供應(yīng)商與倉庫之間的溝通，處理入庫不合格品；負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)庫存數(shù)據(jù)，編制《庫存報(bào)表》（如周/月庫存匯總表、近效期物資報(bào)表）；負(fù)責(zé)組織每月庫存盤點(diǎn)，處理盤點(diǎn)差異；負(fù)責(zé)修訂倉庫管理流程，優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)。7.3考核指標(biāo)為確保流程執(zhí)行到位，對倉庫管理員、物資管理員實(shí)行以下考核：考核指標(biāo)目標(biāo)值考核頻率考核部門入庫準(zhǔn)確率≥99.9%每月物資管理部門出庫準(zhǔn)確率≥99.9%每月物資管理部門上架及時(shí)率≥98%（到貨后2小時(shí)內(nèi)上架）每月物資管理部門發(fā)貨及時(shí)率≥98%（審核后4小時(shí)內(nèi)發(fā)貨）每月領(lǐng)用部門庫存盤點(diǎn)準(zhǔn)確率≥99.8%季度財(cái)務(wù)部門異常處理及時(shí)率≥95%（24小時(shí)內(nèi)處理）每月物資管理部門8.記錄與檔案管理8.1記錄類型需保存的記錄包括：入庫類：《入庫單》《物資驗(yàn)收記錄》《送貨單》；出庫類：《出庫申請單》《出庫單》《揀貨記錄》；異常類：《異常情況處理表》《庫存損耗記錄》《物資報(bào)廢申請單》；盤點(diǎn)類：《庫存盤點(diǎn)表》《盤點(diǎn)差異報(bào)告》。8.2保存期限一般記錄：保存3年（從記錄生成之日起計(jì)算）；重要記錄（如報(bào)廢申請、異常處理）：保存5年；特殊記錄（如危險(xiǎn)品收發(fā)記錄）：保存10年（按國家法規(guī)要求）。8.3歸檔要求分類存放：按年度、月份、記錄類型分類歸檔（如“2023年1月入庫記錄”“2023年第二季度異常處理記錄”）；電子備份：所有電子記錄需備份至公司服務(wù)器，避免數(shù)據(jù)丟失；紙質(zhì)保管：紙質(zhì)記錄需存放在干燥、通風(fēng)的檔案室，防止受潮、蟲蛀；查閱權(quán)限：記錄查閱需經(jīng)物資管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，嚴(yán)禁私自查閱或復(fù)制。9.附則9.1手冊修訂當(dāng)公司流程發(fā)生變化（如系統(tǒng)升級、制度調(diào)整）時(shí)，由物資管理部門