采購(gòu)管理流程標(biāo)準(zhǔn)化手冊(cè)1.引言1.1目的為規(guī)范公司采購(gòu)活動(dòng)，確保采購(gòu)過(guò)程公開(kāi)、公平、公正，提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，控制采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)（如質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)、舞弊風(fēng)險(xiǎn)），保障公司資產(chǎn)安全及運(yùn)營(yíng)需求，特制定本手冊(cè)。1.2適用范圍本手冊(cè)適用于公司內(nèi)部所有貨物、服務(wù)、工程采購(gòu)活動(dòng)（含日常運(yùn)營(yíng)采購(gòu)、項(xiàng)目采購(gòu)、固定資產(chǎn)采購(gòu)等），涵蓋從需求提出至驗(yàn)收付款的全流程管理。1.3編制依據(jù)《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》《中華人民共和國(guó)合同法》等法律法規(guī)；ISO9001:2015質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)（7.4采購(gòu)條款）；公司《內(nèi)部控制管理辦法》《財(cái)務(wù)管理制度》。2.術(shù)語(yǔ)與定義2.1需求部門提出采購(gòu)需求的業(yè)務(wù)部門（如生產(chǎn)部、行政部、研發(fā)部等），負(fù)責(zé)明確需求規(guī)格、數(shù)量、時(shí)間要求及預(yù)算。2.2采購(gòu)申請(qǐng)（PR,PurchaseRequisition）需求部門向采購(gòu)部提交的書(shū)面采購(gòu)請(qǐng)求，包含需求詳情、預(yù)算、審批意見(jiàn)等信息。2.3供應(yīng)商準(zhǔn)入對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審核、評(píng)估，符合條件的納入公司《合格供應(yīng)商名錄》的過(guò)程。2.4三方比價(jià)針對(duì)同一采購(gòu)需求，選取至少三家合格供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格、質(zhì)量、服務(wù)等方面的比較，以確定最優(yōu)供應(yīng)商的方式（適用于非招標(biāo)類采購(gòu)）。2.5采購(gòu)訂單（PO,PurchaseOrder）采購(gòu)部向供應(yīng)商發(fā)出的正式采購(gòu)指令，明確采購(gòu)物品/服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間、付款條件等內(nèi)容。3.采購(gòu)管理流程概述公司采購(gòu)管理流程遵循“需求驅(qū)動(dòng)、流程管控、風(fēng)險(xiǎn)防范”的原則，整體分為六大階段：1.需求規(guī)劃→2.采購(gòu)申請(qǐng)→3.供應(yīng)商選擇→4.合同簽訂→5.執(zhí)行與驗(yàn)收→6.付款與歸檔流程邏輯說(shuō)明：需求部門是采購(gòu)的起點(diǎn)，需確保需求的合理性與必要性；采購(gòu)部是流程的執(zhí)行主體，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌供應(yīng)商管理、比價(jià)/招標(biāo)、合同簽訂等工作；財(cái)務(wù)部、法務(wù)部、質(zhì)量部等部門參與關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)評(píng)審，確保合規(guī)性與風(fēng)險(xiǎn)控制。4.具體流程步驟及要求4.1需求規(guī)劃階段4.1.1需求提出需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)計(jì)劃（如生產(chǎn)計(jì)劃、項(xiàng)目計(jì)劃、年度預(yù)算），識(shí)別采購(gòu)需求，填寫(xiě)《采購(gòu)需求說(shuō)明書(shū)》，內(nèi)容包括：采購(gòu)物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)（如需）；數(shù)量、交付時(shí)間、使用場(chǎng)景；預(yù)算金額（參考?xì)v史價(jià)格或市場(chǎng)調(diào)研數(shù)據(jù)）；質(zhì)量要求（如國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、公司內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)）。4.1.2需求評(píng)審需求部門負(fù)責(zé)人對(duì)《采購(gòu)需求說(shuō)明書(shū)》進(jìn)行審核，重點(diǎn)確認(rèn)：需求的必要性（是否可通過(guò)現(xiàn)有資源滿足）；規(guī)格參數(shù)的明確性（避免模糊描述導(dǎo)致后續(xù)采購(gòu)偏差）；預(yù)算的合理性（是否符合公司年度預(yù)算）。輸出：審核通過(guò)的《采購(gòu)需求說(shuō)明書(shū)》。4.2采購(gòu)申請(qǐng)階段4.2.1提交采購(gòu)申請(qǐng)需求部門根據(jù)審核通過(guò)的《采購(gòu)需求說(shuō)明書(shū)》，填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)表》（模板見(jiàn)附件1），提交至采購(gòu)部?！恫少?gòu)申請(qǐng)表》需包含：需求部門、申請(qǐng)人、聯(lián)系電話；采購(gòu)物品/服務(wù)詳情（與《采購(gòu)需求說(shuō)明書(shū)》一致）；預(yù)算金額、資金來(lái)源；需求部門負(fù)責(zé)人審批意見(jiàn)。4.2.2采購(gòu)申請(qǐng)審批采購(gòu)部收到《采購(gòu)申請(qǐng)表》后，進(jìn)行以下審核：1.合規(guī)性審核：檢查申請(qǐng)內(nèi)容是否符合公司采購(gòu)政策（如是否屬于集中采購(gòu)范圍、是否超預(yù)算）；2.完整性審核：確認(rèn)申請(qǐng)表信息是否完整（如規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算是否缺失）；3.優(yōu)先級(jí)排序：根據(jù)交付時(shí)間、業(yè)務(wù)重要性，對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行優(yōu)先級(jí)劃分（如“緊急”“常規(guī)”）。審核通過(guò)后，采購(gòu)部將《采購(gòu)申請(qǐng)表》提交至財(cái)務(wù)部（預(yù)算審核）、分管領(lǐng)導(dǎo)（最終審批）。輸出：審批通過(guò)的《采購(gòu)申請(qǐng)表》。4.3供應(yīng)商選擇階段4.3.1供應(yīng)商篩選采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)需求的類型（如貨物、服務(wù)），從《合格供應(yīng)商名錄》中選取候選供應(yīng)商（或通過(guò)公開(kāi)渠道尋找潛在供應(yīng)商）。候選供應(yīng)商需滿足以下條件：具備合法經(jīng)營(yíng)資質(zhì)（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、相關(guān)行業(yè)許可證）；無(wú)不良信用記錄（通過(guò)“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢）；符合采購(gòu)物品/服務(wù)的技術(shù)要求（如生產(chǎn)廠家需具備相應(yīng)生產(chǎn)資質(zhì)）。4.3.2供應(yīng)商評(píng)估對(duì)候選供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，評(píng)估維度包括：維度評(píng)估內(nèi)容質(zhì)量能力過(guò)往產(chǎn)品/服務(wù)質(zhì)量（如客戶反饋、質(zhì)量認(rèn)證證書(shū)）、質(zhì)量控制體系（如ISO9001認(rèn)證）價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力報(bào)價(jià)是否合理（與市場(chǎng)均價(jià)對(duì)比）、價(jià)格穩(wěn)定性交付能力生產(chǎn)/服務(wù)能力（如產(chǎn)能、人員配置）、交付周期（是否滿足需求時(shí)間）服務(wù)能力售后服務(wù)響應(yīng)時(shí)間、保修政策、技術(shù)支持能力合規(guī)性是否符合環(huán)保要求、勞動(dòng)法規(guī)等評(píng)估方式：小額采購(gòu)（如金額低于XX元）：采用“三方比價(jià)”，填寫(xiě)《供應(yīng)商比價(jià)表》（模板見(jiàn)附件2）；大額采購(gòu)（如金額高于XX元）：采用公開(kāi)招標(biāo)/邀請(qǐng)招標(biāo)，由招標(biāo)小組（含采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部、需求部門）負(fù)責(zé)評(píng)審；特殊采購(gòu)（如單一來(lái)源采購(gòu)）：需提交《單一來(lái)源采購(gòu)說(shuō)明》，說(shuō)明無(wú)法替代的理由（如專利、獨(dú)家授權(quán)），經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.3.3確定供應(yīng)商根據(jù)評(píng)估結(jié)果，采購(gòu)部提出供應(yīng)商推薦意見(jiàn)，提交至需求部門、財(cái)務(wù)部、分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，將供應(yīng)商納入《合格供應(yīng)商名錄》（如需）。輸出：《供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告》《供應(yīng)商比價(jià)表》（或招標(biāo)結(jié)果通知書(shū)）。4.4合同簽訂階段4.4.1合同起草采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)需求及供應(yīng)商協(xié)商結(jié)果，起草《采購(gòu)合同》（模板見(jiàn)附件3），內(nèi)容包括：雙方當(dāng)事人信息（名稱、地址、聯(lián)系方式）；采購(gòu)物品/服務(wù)詳情（規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)）；價(jià)格及付款方式（如預(yù)付款比例、到貨款比例、質(zhì)保金比例）；交付時(shí)間及地點(diǎn)；驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及異議處理；違約責(zé)任（如延遲交付的賠償、質(zhì)量問(wèn)題的退換貨）；爭(zhēng)議解決方式（如仲裁、訴訟）。4.4.2合同評(píng)審《采購(gòu)合同》需經(jīng)過(guò)以下部門評(píng)審：1.需求部門：確認(rèn)合同內(nèi)容與需求一致（如規(guī)格、數(shù)量、交付時(shí)間）；2.法務(wù)部：審核合同條款的合法性（如是否符合法律法規(guī)、是否存在無(wú)效條款）、完整性（如是否遺漏關(guān)鍵條款）；3.財(cái)務(wù)部：審核價(jià)格的合理性、付款方式的合規(guī)性（如是否符合公司資金管理規(guī)定）；4.分管領(lǐng)導(dǎo)：最終審批合同。4.4.3合同簽訂評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后，采購(gòu)部將合同提交至供應(yīng)商簽字蓋章，再由公司法定代表人或授權(quán)代表簽字蓋章。合同簽訂后，采購(gòu)部向供應(yīng)商發(fā)出《采購(gòu)訂單》（PO），作為合同的補(bǔ)充執(zhí)行文件。輸出：簽字蓋章的《采購(gòu)合同》《采購(gòu)訂單》。4.5執(zhí)行與驗(yàn)收階段4.5.1合同執(zhí)行供應(yīng)商按照《采購(gòu)合同》及《采購(gòu)訂單》的要求，組織生產(chǎn)/服務(wù)交付。采購(gòu)部負(fù)責(zé)跟蹤執(zhí)行進(jìn)度，及時(shí)協(xié)調(diào)解決以下問(wèn)題：延遲交付：要求供應(yīng)商提交《延遲交付說(shuō)明》，并協(xié)商補(bǔ)救措施（如加急運(yùn)輸、減免費(fèi)用）；變更需求：若需求部門提出變更（如規(guī)格調(diào)整、數(shù)量增減），需填寫(xiě)《采購(gòu)需求變更申請(qǐng)表》，經(jīng)審批后通知供應(yīng)商，同時(shí)修改合同及采購(gòu)訂單。4.5.2到貨驗(yàn)收供應(yīng)商交付貨物/完成服務(wù)后，需求部門牽頭組織驗(yàn)收，采購(gòu)部、質(zhì)量部參與（如需）。驗(yàn)收流程如下：1.外觀檢查：檢查貨物包裝是否完好、有無(wú)破損；2.數(shù)量核對(duì)：核對(duì)實(shí)際交付數(shù)量與采購(gòu)訂單是否一致；3.質(zhì)量檢驗(yàn)：按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、樣品）進(jìn)行檢驗(yàn)（如抽樣檢測(cè)、功能測(cè)試）；4.文檔核對(duì)：檢查供應(yīng)商提供的文檔（如合格證、說(shuō)明書(shū)、保修卡）是否齊全。驗(yàn)收合格后，填寫(xiě)《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》（模板見(jiàn)附件4），由需求部門負(fù)責(zé)人、采購(gòu)部負(fù)責(zé)人、質(zhì)量部負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。驗(yàn)收不合格的，需填寫(xiě)《不合格品處理單》，要求供應(yīng)商退換貨或整改，整改后重新驗(yàn)收。輸出：《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》《不合格品處理單》（如需）。4.6付款與歸檔階段4.6.1付款申請(qǐng)需求部門根據(jù)《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，填寫(xiě)《付款申請(qǐng)表》（模板見(jiàn)附件5），提交至采購(gòu)部。采購(gòu)部審核以下內(nèi)容：驗(yàn)收是否合格（《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》是否簽字確認(rèn)）；付款金額是否與合同一致（如是否扣除質(zhì)保金、延遲交付賠償金）；付款條件是否滿足（如是否達(dá)到預(yù)付款、到貨款的支付條件）。審核通過(guò)后，采購(gòu)部將《付款申請(qǐng)表》提交至財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)部核對(duì)合同、采購(gòu)訂單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等資料，確認(rèn)無(wú)誤后，按照公司資金支付流程付款。4.6.2檔案歸檔采購(gòu)流程結(jié)束后，采購(gòu)部負(fù)責(zé)將以下文檔整理歸檔，保存期限不少于XX年（根據(jù)公司檔案管理規(guī)定）：《采購(gòu)需求說(shuō)明書(shū)》；《采購(gòu)申請(qǐng)表》及審批記錄；《供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告》《供應(yīng)商比價(jià)表》（或招標(biāo)結(jié)果通知書(shū)）；《采購(gòu)合同》《采購(gòu)訂單》；《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》《不合格品處理單》（如需）；《付款申請(qǐng)表》及付款憑證。歸檔要求：文檔需按采購(gòu)項(xiàng)目分類存放（如按年份、部門、項(xiàng)目名稱）；電子文檔需備份至公司服務(wù)器，紙質(zhì)文檔需存入檔案柜并標(biāo)注索引。5.關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)控制5.1需求審批控制需求部門負(fù)責(zé)人需對(duì)需求的必要性負(fù)責(zé)，避免不必要的采購(gòu)；超預(yù)算的采購(gòu)申請(qǐng)需提交至總經(jīng)理審批。5.2供應(yīng)商選擇控制禁止選擇與公司員工存在利益沖突的供應(yīng)商（如直系親屬經(jīng)營(yíng)的企業(yè)）；大額采購(gòu)必須通過(guò)招標(biāo)方式選擇供應(yīng)商，招標(biāo)小組需獨(dú)立評(píng)審，避免舞弊。5.3合同評(píng)審控制法務(wù)部需審核合同中的法律風(fēng)險(xiǎn)（如違約責(zé)任不明確、爭(zhēng)議解決方式不合理）；合同條款需與采購(gòu)訂單一致，避免出現(xiàn)矛盾。5.4驗(yàn)收控制驗(yàn)收必須由需求部門、采購(gòu)部、質(zhì)量部共同參與，避免單一部門說(shuō)了算；不合格品必須及時(shí)處理，不得流入公司運(yùn)營(yíng)環(huán)節(jié)。5.5付款控制財(cái)務(wù)部需核對(duì)所有相關(guān)文檔（合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款申請(qǐng)表），確認(rèn)無(wú)誤后再付款；質(zhì)保金需在質(zhì)保期結(jié)束后支付，質(zhì)保期內(nèi)出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題的，需扣除相應(yīng)質(zhì)保金。6.監(jiān)督與改進(jìn)6.1監(jiān)督機(jī)制內(nèi)部審計(jì)：審計(jì)部每季度對(duì)采購(gòu)流程進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)檢查：1.采購(gòu)申請(qǐng)的審批是否符合規(guī)定；2.供應(yīng)商選擇是否公平、公正；3.合同條款是否合規(guī)；4.驗(yàn)收與付款是否符合流程。6.2改進(jìn)機(jī)制流程評(píng)審：采購(gòu)部每年組織一次流程評(píng)審會(huì)，邀請(qǐng)需求部門、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部等部門參與，收集流程執(zhí)行中的問(wèn)題與建議，對(duì)流程進(jìn)行優(yōu)化；績(jī)效評(píng)估：采購(gòu)部對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行年度績(jī)效評(píng)估（參考4.3.2供應(yīng)商評(píng)估維度），淘汰績(jī)效差的供應(yīng)商，補(bǔ)充優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商；培訓(xùn)提升：采購(gòu)部定期組織采購(gòu)人員培訓(xùn)（如法律法規(guī)、談判技巧、供應(yīng)商管理），提高采購(gòu)人員的專業(yè)能力。7.附則7.1手冊(cè)修訂本手冊(cè)由采購(gòu)部負(fù)責(zé)修訂，修訂后需提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批，并發(fā)至各部門執(zhí)行。7.2責(zé)任追究對(duì)違反本手冊(cè)規(guī)定的行為（如未按流程審批、舞弊、泄露公司信息），公司將根據(jù)《員工獎(jiǎng)懲管