檔案室管理規(guī)章制度與流程匯編第一章總則第一條目的為規(guī)范本單位檔案室管理工作，保障檔案實(shí)體安全與信息完整，提高檔案利用效率，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T____）等法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定本匯編。第二條適用范圍本匯編適用于本單位及所屬機(jī)構(gòu)檔案室的檔案管理工作，涵蓋檔案的收集、整理、保管、利用、銷毀等全流程。第三條基本原則1.集中統(tǒng)一原則：本單位所有檔案均由檔案室集中保管，不得分散存放；2.安全保密原則：確保檔案實(shí)體與信息安全，嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，防止檔案泄露、損毀；3.便捷利用原則：優(yōu)化檔案利用流程，為單位決策、業(yè)務(wù)開展及員工需求提供高效服務(wù)；4.依法管理原則：遵守檔案管理相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范操作。第二章崗位職責(zé)第四條檔案室主任職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定、修訂本單位檔案管理規(guī)章制度及流程，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)班子審批后組織實(shí)施；2.統(tǒng)籌檔案室日常工作，監(jiān)督檔案管理員履行職責(zé)，協(xié)調(diào)與各部門的工作銜接；3.組織檔案收集、整理、保管、利用、銷毀等工作，確保檔案管理規(guī)范有序；4.負(fù)責(zé)檔案管理人員的培訓(xùn)與考核，提高檔案管理隊伍的專業(yè)素質(zhì)；5.審核檔案利用、銷毀等重要事項，向單位領(lǐng)導(dǎo)班子匯報檔案管理工作情況。第五條檔案管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、裝訂、編號、編目、入庫等工作，確保檔案完整、準(zhǔn)確；2.負(fù)責(zé)檔案的保管工作，維護(hù)庫房環(huán)境（溫濕度、通風(fēng)、清潔），檢查檔案保存狀況，防止檔案損壞、丟失；3.負(fù)責(zé)檔案的利用服務(wù)，辦理查閱、復(fù)制、借閱手續(xù)，解答利用者的咨詢；4.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計工作，填寫《檔案統(tǒng)計報表》，每年年底統(tǒng)計檔案數(shù)量、利用情況、銷毀情況等；5.負(fù)責(zé)檔案的安全保密工作，防止檔案信息泄露，定期檢查庫房安全設(shè)施；6.參與檔案鑒定、銷毀工作，協(xié)助做好應(yīng)急處置。第六條部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的形成、積累、預(yù)整理工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性；2.按照規(guī)定時間向檔案室移交檔案，填寫《檔案移交清單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交；3.協(xié)助檔案室做好本部門檔案的利用服務(wù)，提供檔案相關(guān)的業(yè)務(wù)咨詢；4.遵守檔案管理規(guī)章制度，防止本部門檔案丟失、損壞；5.參加檔案室組織的培訓(xùn)，提高檔案管理水平。第三章檔案管理制度第七條檔案收集制度1.收集范圍：（1）文書檔案：本單位形成的公文、會議記錄、紀(jì)要、報表、工作計劃、總結(jié)、請示、批復(fù)等；（2）會計檔案：會計憑證、賬簿、財務(wù)報表、審計報告等；（3）科技檔案：研發(fā)項目文件、圖紙、技術(shù)報告、專利文件、工藝規(guī)程等；（4）人事檔案：員工勞動合同、簡歷、學(xué)歷證書、考核記錄、獎懲文件等；（5）聲像檔案：照片、視頻、錄音、電子文檔等；（6）其他檔案：與本單位業(yè)務(wù)相關(guān)的合同、協(xié)議、證書、榮譽(yù)等。2.收集時間：（1）年度文書檔案：次年3月底前由部門移交檔案室；（2）會計檔案：會計年度結(jié)束后由會計部門保管1年，次年3月底前移交檔案室；（3）科技檔案：項目結(jié)束后1個月內(nèi)由項目組移交檔案室；（4）人事檔案：員工入職后1個月內(nèi)由人力資源部門移交檔案室；（5）聲像檔案：事件結(jié)束后1周內(nèi)由形成部門移交檔案室。3.收集流程：（1）部門兼職檔案員整理本部門檔案，分類、裝訂后填寫《檔案移交清單》（注明檔案名稱、數(shù)量、年度、保管期限）；（2）《檔案移交清單》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字；（3）部門將檔案及《檔案移交清單》提交檔案室，檔案管理員驗(yàn)收（檢查檔案完整性、準(zhǔn)確性、裝訂質(zhì)量）；（4）驗(yàn)收合格后，雙方簽字確認(rèn)，《檔案移交清單》一式兩份，部門與檔案室各存一份。第八條整理歸檔制度1.分類：按照本單位《檔案分類大綱》進(jìn)行分類，分為文書類、會計類、科技類、人事類、聲像類等，每類下再分屬類（如文書類下分綜合管理、業(yè)務(wù)管理、財務(wù)管理）。2.編號：采用“全宗號-類別號-年度-案卷號”規(guī)則，全宗號由檔案局確定，類別號按《檔案分類大綱》設(shè)定，年度為檔案形成年度，案卷號為每類檔案的順序號。3.裝訂：文書檔案采用線裝或膠裝，保持頁面整齊，無金屬物；會計檔案按憑證、賬簿、報表分別裝訂；科技檔案按項目裝訂，圖紙采用卷裝或盒裝；聲像檔案標(biāo)注內(nèi)容、時間、地點(diǎn)、拍攝者后裝入檔案袋。4.編目：填寫《案卷目錄》（包括案卷號、類別、年度、題名、頁數(shù)、保管期限、備注）和《卷內(nèi)文件目錄》（包括順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)、備注）。5.入庫：整理完畢的檔案存入檔案柜，檔案柜標(biāo)明類別、年度，聲像檔案存入防磁柜，人事檔案存入保密柜。第九條檔案保管制度1.庫房要求：庫房應(yīng)干燥、通風(fēng)、避光，遠(yuǎn)離火源、水源、污染源；安裝防火（滅火器、自動報警系統(tǒng)）、防盜（監(jiān)控、防盜門）、防蟲（防蟲藥、通風(fēng)設(shè)備）、防鼠（擋鼠板、密封門）、防潮（除濕機(jī)、干燥劑）設(shè)施。2.溫濕度控制：庫房溫度保持在14-24℃，相對濕度保持在45-60%；檔案管理員每天記錄溫濕度，超過范圍時采取措施（如開空調(diào)、放干燥劑）。3.檔案存放：檔案按類別、年度排列，檔案柜標(biāo)明“全宗號-類別號-年度”，便于查找；重要檔案（如永久保管的文書檔案、科技檔案）實(shí)行電子備份，存儲在單位內(nèi)部服務(wù)器和異地備份服務(wù)器中，定期檢查備份有效性。4.安全檢查：檔案管理員每月對庫房進(jìn)行一次安全檢查，檢查防火、防盜、防蟲、防鼠、防潮設(shè)施是否正常，填寫《庫房安全檢查記錄表》；每半年對檔案進(jìn)行一次清點(diǎn)，檢查檔案數(shù)量是否與目錄一致，有無丟失、損壞，填寫《檔案清點(diǎn)記錄表》。第十條檔案利用制度1.利用條件：（1）本單位員工：因工作需要可利用檔案，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核；（2）外單位人員：需持單位介紹信和本人身份證，經(jīng)檔案室主任批準(zhǔn)。2.利用手續(xù)：（1）填寫《檔案利用申請表》（注明利用者姓名、單位、利用目的、檔案名稱、數(shù)量）；（2）本單位員工經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，外單位人員經(jīng)檔案室主任批準(zhǔn)；（3）檔案管理員核對身份，調(diào)取檔案，利用者在《檔案利用登記薄》上簽字。3.利用方式：（1）查閱：在檔案室指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得帶出；（2）復(fù)制：經(jīng)檔案室主任批準(zhǔn)后，由檔案管理員復(fù)制，加蓋“檔案復(fù)制件”印章；（3）借閱：填寫《檔案借閱登記薄》，注明借閱期限（一般不超過10天），逾期需辦理續(xù)借手續(xù)；借閱檔案需妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、損壞。4.保密要求：（1）利用者不得泄露檔案中的保密信息（如商業(yè)秘密、個人隱私）；（2）不得涂改、圈畫、批注、損毀檔案；（3）不得將檔案帶出指定地點(diǎn)（借閱除外）；（4）違反保密規(guī)定的，追究相關(guān)責(zé)任。第十一條檔案銷毀制度1.銷毀范圍：（1）超過保管期限且無保存價值的檔案；（2）經(jīng)鑒定確認(rèn)無法修復(fù)且無利用價值的損壞檔案；（3）重復(fù)歸檔的檔案。2.銷毀程序：（1）檔案管理員提出銷毀申請，填寫《檔案銷毀申請表》（注明銷毀檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因）；（2）檔案室主任審核后，提交單位領(lǐng)導(dǎo)班子審批；（3）審批通過后，成立銷毀小組（由檔案室、紀(jì)檢部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成）；（4）銷毀小組清點(diǎn)核對銷毀檔案，確認(rèn)無誤后填寫《檔案銷毀清單》；（5）在指定地點(diǎn)銷毀（如碎紙機(jī)、焚燒爐），監(jiān)銷人在場監(jiān)督；（6）銷毀結(jié)束后，監(jiān)銷人在《檔案銷毀清單》上簽字，清單一式三份（檔案室、紀(jì)檢部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門各存一份）。3.銷毀要求：（1）銷毀前需再次鑒定，確認(rèn)無保存價值；（2）銷毀過程要徹底，防止檔案信息泄露；（3）銷毀后的碎片要進(jìn)行處理，確保無法恢復(fù)；（4）不得私自銷毀檔案，違者追究責(zé)任。第四章檔案管理流程第十二條檔案收集流程流程步驟：部門形成檔案→兼職檔案員整理→填寫《檔案移交清單》→部門負(fù)責(zé)人審核→移交檔案室→管理員驗(yàn)收→雙方簽字確認(rèn)→清單存檔。第十三條檔案整理歸檔流程流程步驟：收集檔案→分類（按《檔案分類大綱》）→排序（按時間或邏輯順序）→編號（全宗號-類別號-年度-案卷號）→裝訂（線裝/膠裝）→編目（填寫《案卷目錄》《卷內(nèi)文件目錄》）→入庫（存入對應(yīng)檔案柜）。第十四條檔案利用服務(wù)流程流程步驟：利用者提出申請→填寫《檔案利用申請表》→本單位員工經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核→外單位人員經(jīng)檔案室主任批準(zhǔn)→檔案管理員調(diào)取檔案→利用者查閱/復(fù)制/借閱→利用結(jié)束→檔案歸還→管理員清點(diǎn)歸檔→填寫《檔案利用登記薄》。第十五條檔案銷毀流程流程步驟：檔案管理員提出銷毀申請→填寫《檔案銷毀申請表》→檔案室主任審核→單位領(lǐng)導(dǎo)班子審批→成立銷毀小組→清點(diǎn)核對銷毀檔案→填寫《檔案銷毀清單》→在指定地點(diǎn)銷毀→監(jiān)銷人簽字→清單存檔。第五章應(yīng)急管理第十六條應(yīng)急預(yù)案1.火災(zāi)應(yīng)急預(yù)案：（1）發(fā)現(xiàn)火災(zāi)后，立即撥打119報警，同時報告單位領(lǐng)導(dǎo)；（2）組織人員疏散，優(yōu)先搶救重要檔案（如永久保管的文書檔案、科技檔案）；（3）使用滅火器滅火（避免使用泡沫滅火器，防止損壞檔案）；（4）火災(zāi)撲滅后，清點(diǎn)損失，填寫《檔案損失記錄表》，修復(fù)受損檔案。2.水災(zāi)應(yīng)急預(yù)案：（1）發(fā)現(xiàn)水災(zāi)后，立即關(guān)閉水源，報告單位領(lǐng)導(dǎo)；（2）組織人員排水，將檔案轉(zhuǎn)移到干燥的地方，用吸水紙吸干檔案上的水分，然后晾干；（3）清點(diǎn)損失，填寫《檔案損失記錄表》，修復(fù)受損檔案（如發(fā)霉的檔案用防霉劑處理）。3.被盜應(yīng)急預(yù)案：（1）發(fā)現(xiàn)檔案被盜后，立即撥打110報警，報告單位領(lǐng)導(dǎo)；（2）保護(hù)現(xiàn)場，不得翻動，配合公安機(jī)關(guān)調(diào)查；（3）清點(diǎn)丟失檔案的數(shù)量和內(nèi)容，填寫《檔案丟失記錄表》，采取措施防止信息泄露。4.檔案損壞應(yīng)急預(yù)案：（1）發(fā)現(xiàn)檔案損壞（如發(fā)霉、蟲蛀、破損）后，立即報告檔案室主任；（2）采取修復(fù)措施（如去霉、殺蟲、修補(bǔ)），無法修復(fù)的，填寫《檔案損壞記錄表》，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)班子審批后銷毀。第十七條應(yīng)急演練與事后恢復(fù)1.應(yīng)急演練：每年組織一次應(yīng)急演練，包括火災(zāi)、水災(zāi)、被盜等場景，提高員工的應(yīng)急處置能力；演練后總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，完善應(yīng)急預(yù)案。2.事后恢復(fù)：（1）火災(zāi)、水災(zāi)過后，清理庫房，修復(fù)受損的檔案柜和設(shè)施；（2）清點(diǎn)剩余檔案，補(bǔ)充缺失的檔案（如果有備份）；（3）恢復(fù)檔