民辦高中檔案資料保管制度1總則1.1目的依據(jù)為規(guī)范民辦高中檔案資料管理，保障檔案真實(shí)性、完整性與安全性，提高檔案利用效率，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)民辦教育促進(jìn)法》《學(xué)校檔案管理辦法》等法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范，結(jié)合本校實(shí)際情況，制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于本校行政、教學(xué)、德育、后勤、學(xué)生、教師等各類檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定與銷毀等全流程管理。1.3基本原則1.集中統(tǒng)一原則：全校檔案實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)、集中保管”體制，校長(zhǎng)辦公室為檔案管理牽頭部門，各職能部門配合完成檔案收集與移交。2.分類規(guī)范原則：檔案分類遵循“科學(xué)性、實(shí)用性、可擴(kuò)展性”要求，符合教育行業(yè)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)（如《教育檔案分類大綱》）。3.安全保密原則：嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，保障檔案內(nèi)容不泄露，檔案實(shí)體不損毀。4.便于利用原則：檔案管理以“服務(wù)教學(xué)、服務(wù)師生、服務(wù)決策”為導(dǎo)向，優(yōu)化檢索與利用流程。2管理職責(zé)2.1校長(zhǎng)辦公室職責(zé)統(tǒng)籌全校檔案管理工作，制定檔案管理制度與流程；負(fù)責(zé)檔案室建設(shè)與設(shè)備配置（如檔案柜、除濕機(jī)、監(jiān)控系統(tǒng)等）；監(jiān)督各部門檔案收集、整理與移交工作；組織檔案管理員培訓(xùn)與考核；協(xié)調(diào)檔案利用與對(duì)外查詢事務(wù)。2.2各職能部門職責(zé)教學(xué)部門（教務(wù)處、教研處）：負(fù)責(zé)教學(xué)計(jì)劃、課程標(biāo)準(zhǔn)、教材選用、考試試卷、學(xué)生成績(jī)、教研成果等教學(xué)檔案的收集與初步整理；德育部門（學(xué)生處、團(tuán)委）：負(fù)責(zé)學(xué)生德育活動(dòng)、評(píng)優(yōu)表彰、獎(jiǎng)懲記錄、心理健康教育、班主任工作等德育檔案的收集與初步整理；后勤部門（總務(wù)處、財(cái)務(wù)處）：負(fù)責(zé)基建項(xiàng)目、設(shè)備采購(gòu)、財(cái)務(wù)憑證、后勤服務(wù)記錄等后勤檔案的收集與初步整理；人事部門（辦公室人事組）：負(fù)責(zé)教師人事檔案、職稱評(píng)審、培訓(xùn)記錄、考核結(jié)果等教師檔案的收集與初步整理；招生就業(yè)部門：負(fù)責(zé)招生計(jì)劃、錄取名單、畢業(yè)生就業(yè)信息等招生就業(yè)檔案的收集與初步整理。各部門需指定專人（兼職檔案員）負(fù)責(zé)本部門檔案管理，確保檔案及時(shí)、完整移交。2.3檔案管理員職責(zé)負(fù)責(zé)全校檔案的接收、分類、編號(hào)、錄入（電子檔案）、裝訂與上架；維護(hù)檔案室環(huán)境與設(shè)備，定期檢查檔案保存狀況（如防潮、防蟲、防火）；編制檔案檢索工具（如目錄、索引），提高檔案查詢效率；辦理檔案利用手續(xù)，核對(duì)利用者身份與用途；參與檔案鑒定與銷毀工作，記錄檔案管理過(guò)程。2.4責(zé)任追究對(duì)未按規(guī)定收集、移交檔案，或因玩忽職守造成檔案損毀、丟失、泄露的部門或個(gè)人，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、考核扣分或紀(jì)律處分；涉嫌違法的，移送司法機(jī)關(guān)處理。3檔案分類與歸檔3.1檔案分類本校檔案分為六大類，每類下設(shè)置子類，具體如下：1.文書檔案：行政公文（通知、決議、請(qǐng)示/批復(fù)）、黨務(wù)資料（黨員發(fā)展、支部活動(dòng)）、人事文件（招聘公告、薪酬制度）、會(huì)議記錄（校委會(huì)、教職工大會(huì)）等；2.教學(xué)檔案：教學(xué)計(jì)劃、課程表、教材/教案、考試大綱、學(xué)生成績(jī)冊(cè)、教研課題報(bào)告、校本課程開(kāi)發(fā)材料等；3.德育檔案：學(xué)生德育評(píng)分表、主題班會(huì)記錄、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)方案、評(píng)優(yōu)表彰文件（三好學(xué)生、優(yōu)秀班集體）、學(xué)生違紀(jì)處理記錄等；4.后勤檔案：基建項(xiàng)目合同、設(shè)備采購(gòu)清單、固定資產(chǎn)臺(tái)賬、財(cái)務(wù)報(bào)表、食堂衛(wèi)生檢查記錄等；5.學(xué)生檔案：學(xué)籍檔案（入學(xué)登記表、轉(zhuǎn)學(xué)/退學(xué)證明、畢業(yè)證存根）、成長(zhǎng)記錄冊(cè)（學(xué)業(yè)成績(jī)、綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)、獲獎(jiǎng)證書復(fù)印件）、體檢報(bào)告等；6.教師檔案：人事檔案（簡(jiǎn)歷、勞動(dòng)合同、學(xué)歷證書）、職稱檔案（職稱評(píng)審表、論文發(fā)表證明）、培訓(xùn)檔案（進(jìn)修記錄、校本培訓(xùn)考核）、考核檔案（年度考核表、教學(xué)評(píng)價(jià)結(jié)果）等。3.2歸檔流程1.收集：各部門兼職檔案員每月收集本部門產(chǎn)生的檔案資料，確保不遺漏、不丟失；2.整理：按“類別-子類-年度”分類，去除無(wú)關(guān)材料（如草稿、重復(fù)文件），用規(guī)范檔案袋或文件夾裝訂；3.審核：部門負(fù)責(zé)人審核檔案完整性與真實(shí)性，簽署《檔案移交審核表》；4.移交：每年1月31日前，各部門將上一年度檔案移交校長(zhǎng)辦公室，檔案管理員核對(duì)《檔案移交清單》（一式兩份，雙方簽字留存）；5.編號(hào)：檔案管理員按“分類代碼-年度-流水號(hào)”編制檔案編號(hào)（如“WS-____”表示2023年度文書檔案第1卷）；6.錄入：將檔案信息錄入學(xué)校檔案管理系統(tǒng)（如電子目錄、掃描件），實(shí)現(xiàn)“實(shí)體檔案+電子檔案”雙軌管理。3.3歸檔要求檔案資料需為原件（特殊情況可留存復(fù)印件，但需注明“與原件一致”并簽字）；電子檔案需存儲(chǔ)為通用格式（如PDF、DOCX），并備份至學(xué)校服務(wù)器與外接存儲(chǔ)設(shè)備；學(xué)生檔案需隨學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、畢業(yè)及時(shí)轉(zhuǎn)移，轉(zhuǎn)移前需核對(duì)檔案內(nèi)容并密封；教師離職時(shí)，其檔案需按規(guī)定移交人事部門或本人，不得私自留存。4檔案保管與利用4.1保管條件1.檔案室要求：獨(dú)立設(shè)置檔案室，面積滿足3-5年檔案存儲(chǔ)需求；配備防火（滅火器、消防栓）、防潮（除濕機(jī)、干燥劑）、防蟲（樟腦丸、防蛀劑）、防盜（防盜門、監(jiān)控系統(tǒng)）、防光（窗簾、防紫外線燈）、防磁（遠(yuǎn)離電磁設(shè)備）設(shè)施；2.檔案柜要求：使用鐵皮檔案柜或密集架，按“分類-年度”順序排列，柜上標(biāo)注類別與年度；3.環(huán)境要求：檔案室溫度保持在14-24℃，相對(duì)濕度保持在45%-60%；定期通風(fēng)，避免灰塵堆積。4.2保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期（15-50年）、短期（1-14年）三類，具體如下：永久保管：學(xué)校章程、重大決策文件（如校委會(huì)決議）、畢業(yè)證存根、教師職稱評(píng)審表、學(xué)生學(xué)籍檔案（永久留存副本）、重要基建項(xiàng)目檔案；長(zhǎng)期保管：教學(xué)計(jì)劃、課程標(biāo)準(zhǔn)、教研課題報(bào)告、學(xué)生成長(zhǎng)記錄冊(cè)、教師培訓(xùn)檔案、財(cái)務(wù)報(bào)表（15年以上）；短期保管：年度工作計(jì)劃/總結(jié)、會(huì)議記錄（非重大會(huì)議）、后勤服務(wù)記錄、學(xué)生臨時(shí)獎(jiǎng)懲記錄（1-14年）。檔案管理員需每年核對(duì)檔案保管期限，及時(shí)調(diào)整檔案存放位置（如將到期短期檔案移至待鑒定區(qū)域）。4.3利用管理1.利用范圍：本校師生：用于教學(xué)、科研、學(xué)習(xí)或個(gè)人權(quán)益保障；上級(jí)部門：用于檢查、評(píng)估或統(tǒng)計(jì)；司法機(jī)關(guān)：用于調(diào)查、取證（需出具正式函件）；其他單位：需經(jīng)校長(zhǎng)批準(zhǔn)，并說(shuō)明利用目的。2.利用手續(xù)：查閱：填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱人身份、查閱內(nèi)容、查閱目的，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人（如班主任、人事主任）審批后，在檔案室現(xiàn)場(chǎng)查閱；復(fù)制：需經(jīng)檔案管理員審核，復(fù)制件加蓋“檔案復(fù)制章”，并登記復(fù)制用途；借閱：僅限本校教職工，填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)校長(zhǎng)辦公室主任審批后，借閱期限不超過(guò)7天，逾期需辦理續(xù)借手續(xù)。3.利用規(guī)范：查閱/借閱檔案時(shí)，不得涂改、勾畫、撕毀檔案；未經(jīng)允許，不得拍攝、掃描檔案（特殊情況需經(jīng)校長(zhǎng)批準(zhǔn)）；涉及學(xué)生隱私（如體檢報(bào)告、心理輔導(dǎo)記錄）、教師個(gè)人信息（如薪酬、考核結(jié)果）的檔案，需嚴(yán)格保密，不得對(duì)外泄露。5檔案鑒定與銷毀5.1鑒定組織成立檔案鑒定小組，由校長(zhǎng)（組長(zhǎng)）、校長(zhǎng)辦公室主任（副組長(zhǎng)）、檔案管理員、各部門負(fù)責(zé)人組成，每5年開(kāi)展一次檔案鑒定工作。5.2鑒定流程1.篩選待鑒定檔案：檔案管理員列出到期檔案（如短期保管期滿的檔案）與疑似無(wú)保存價(jià)值的檔案（如重復(fù)文件、草稿）；2.審查檔案價(jià)值：鑒定小組根據(jù)“保存價(jià)值優(yōu)先、精簡(jiǎn)高效”原則，審查檔案是否仍有利用價(jià)值（如是否涉及學(xué)校歷史、師生權(quán)益、教學(xué)研究）；3.形成鑒定結(jié)論：對(duì)仍有價(jià)值的檔案，延長(zhǎng)保管期限；對(duì)無(wú)價(jià)值的檔案，列入銷毀清單。5.3銷毀流程1.編制銷毀清冊(cè)：檔案管理員填寫《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因、鑒定結(jié)論；2.審批：《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)鑒定小組簽字后，報(bào)校長(zhǎng)批準(zhǔn)；3.監(jiān)銷：銷毀檔案時(shí)，由校長(zhǎng)辦公室主任與檔案管理員共同監(jiān)銷，確保檔案全部銷毀（紙質(zhì)檔案用碎紙機(jī)銷毀，電子檔案徹底刪除并格式化存儲(chǔ)設(shè)備）；4.記錄：銷毀完成后，監(jiān)銷人在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字，留存一份永久保存。6安全保障6.1安全制度定期檢查制度：檔案管理員每周檢查檔案室環(huán)境與設(shè)備（如除濕機(jī)運(yùn)行、監(jiān)控畫面），每月檢查檔案保存狀況（如是否有霉變、蟲蛀），填寫《檔案安全檢查記錄》；值班制度：非工作時(shí)間，檔案室由保安人員值班，確保不發(fā)生盜竊、火災(zāi)等事故；保密制度：檔案管理員需簽訂《保密協(xié)議》，不得泄露檔案內(nèi)容；查閱/借閱檔案者需遵守保密規(guī)定，違者追究責(zé)任。6.2應(yīng)急管理制定《檔案安全應(yīng)急預(yù)案》，明確火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)措施（如火災(zāi)時(shí)用滅火器滅火，水災(zāi)時(shí)轉(zhuǎn)移檔案至高處）；每年組織一次檔案安全演練，提高檔案管理員與教職工的應(yīng)急處置能力；定期備份電子檔案（每月備份至服務(wù)器，每季度備份至外接存儲(chǔ)設(shè)備），防止電子檔案丟失。6.3人員培訓(xùn)檔案管理員需參加教育行政部門組織的檔案管理培訓(xùn)（每年至少1次），學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)、管理規(guī)范與信息化技能；各部門兼職檔案員需接受校長(zhǎng)辦公室組織的培訓(xùn)（每學(xué)期1次），掌握檔案收集、整理與移交流程；教職工需通過(guò)校本培訓(xùn)了解檔案利用規(guī)范與保密要求（每學(xué)年1次）