足球俱樂部檔案室管理規(guī)章

一、總則1.目的為加強本足球俱樂部檔案室管理，有效保護和利用檔案資源，服務于俱樂部的運營、發(fā)展以及文化傳承，特制定本規(guī)章。2.適用范圍本規(guī)章適用于足球俱樂部全體員工。涉及檔案管理工作中與客戶相關的事務，也參照本規(guī)章執(zhí)行。3.基本原則遵循集中統(tǒng)一管理、分類科學、安全保密、便于利用的原則，確保檔案的真實性、完整性和系統(tǒng)性。同時，緊密結合俱樂部追求卓越、團結協(xié)作的企業(yè)文化，以高效服務為經(jīng)營理念，為俱樂部各方面工作提供有力支持。二、檔案管理組織與職責1.管理架構俱樂部實行扁平化管理，設立專門的檔案管理部門，直接向俱樂部高層負責。檔案管理部門配備專業(yè)的檔案管理人員，負責檔案管理的日常工作。2.檔案管理部門職責負責制定和完善檔案管理制度、流程；統(tǒng)籌檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用和銷毀等工作；對俱樂部各部門的檔案工作進行指導、監(jiān)督和檢查；開展檔案數(shù)字化建設，提升檔案管理效率和服務水平。3.各部門職責各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理和初步審核工作，并按規(guī)定及時向檔案管理部門移交檔案。配合檔案管理部門開展檔案管理相關工作，提供必要的支持和協(xié)助。三、檔案的收集與整理1.收集范圍涵蓋俱樂部在運營管理、賽事組織、球員管理、教練團隊、球迷活動、市場營銷、財務審計、行政辦公等各類活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等不同形式的檔案。包括但不限于合同協(xié)議、賽事記錄、球員轉會資料、訓練計劃、財務報表、宣傳資料等。2.收集要求各部門應按照規(guī)定的時間和標準，及時將本部門應歸檔的文件資料收集齊全，確保檔案內(nèi)容完整、準確、真實。對于重要活動和特殊項目形成的檔案，應指定專人負責跟蹤收集。3.整理原則與方法檔案整理遵循文件形成的規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。按照分類標準，對收集的檔案進行科學分類、編號、編目、裝訂等整理工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。四、檔案的歸檔1.歸檔時間各部門應在每年規(guī)定的時間內(nèi)，將上一年度整理好的檔案向檔案管理部門移交歸檔。對于時效性較強的檔案，如重大賽事相關檔案，應在賽事結束后及時歸檔。2.歸檔手續(xù)移交檔案時，移交部門應填寫檔案移交清單，詳細列出檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息。檔案管理部門接收檔案時，應按照移交清單進行核對，確認無誤后雙方簽字蓋章，完成歸檔手續(xù)。3.電子檔案歸檔隨著信息化發(fā)展，重視電子檔案的歸檔工作。電子檔案應與紙質(zhì)檔案同步歸檔，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。歸檔的電子檔案應存儲在專門的存儲設備中，并進行備份，以防數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的保管1.保管條件檔案管理部門應配備符合檔案保管要求的庫房，保持庫房的溫度、濕度適宜，做好防火、防潮、防蟲、防塵、防盜等安全防護措施。庫房應安裝必要的消防設備、溫濕度調(diào)控設備、防蟲藥品投放裝置等。2.檔案上架與排列檔案應按照分類編號順序上架排列，便于查找和管理。不同類型、不同保管期限的檔案應分區(qū)存放，確保檔案存放有序。3.定期檢查與維護檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題，如紙張破損、字跡褪色、電子數(shù)據(jù)損壞等。對損壞的檔案應及時進行修復和搶救，確保檔案的長期保存。六、檔案的利用1.利用原則遵循方便快捷、安全保密的原則，在確保檔案安全的前提下，積極為俱樂部內(nèi)部各部門、員工以及合法的外部利用者提供檔案利用服務，促進檔案資源的有效利用，提升俱樂部的社會效益和經(jīng)濟效益。2.內(nèi)部利用流程俱樂部內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員應按照規(guī)定提供檔案，并做好查閱登記工作。3.外部利用流程對于外部單位或個人因合法事由需要查閱俱樂部檔案，應出具相關證明材料，經(jīng)俱樂部高層審批同意后，按照規(guī)定的程序和要求進行查閱。外部利用者查閱檔案時，檔案管理人員應全程監(jiān)督，確保檔案安全。4.檔案復制與摘錄因工作需要復制或摘錄檔案內(nèi)容的，應按照規(guī)定的程序辦理審批手續(xù)。檔案管理人員應根據(jù)審批意見，對復制或摘錄的內(nèi)容進行審核，確保不泄露俱樂部機密信息。七、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定組織與標準成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、相關業(yè)務部門和專業(yè)人員組成。定期對檔案進行鑒定，根據(jù)檔案的保存價值、保管期限、歷史意義等因素，確定檔案是否繼續(xù)保存或銷毀。2.銷毀程序對經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，檔案管理部門應編制檔案銷毀清冊，詳細列出檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，報俱樂部高層審批。經(jīng)批準后，按照規(guī)定的方式進行銷毀，銷毀過程應進行記錄，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。八、檔案數(shù)字化建設1.數(shù)字化規(guī)劃制定檔案數(shù)字化建設規(guī)劃，明確數(shù)字化建設的目標、任務、步驟和技術標準。逐步推進檔案數(shù)字化工作，提高檔案管理的信息化水平。2.數(shù)字化加工按照數(shù)字化技術標準，對檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等數(shù)字化加工工作。確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量，保證圖像清晰、數(shù)據(jù)準確、信息完整。3.數(shù)字化管理系統(tǒng)建立檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線存儲、檢索、利用和管理。通過數(shù)字化管理系統(tǒng)，提高檔案利用效率，為俱樂部各部門提供便捷的檔案服務。九、人力資源管理與績效考核1.人員培訓定期組織檔案管理人員參加專業(yè)培訓，提高其業(yè)務水平和綜合素質(zhì)。培訓內(nèi)容包括檔案管理理論、法律法規(guī)、信息技術、保密知識等方面。鼓勵檔案管理人員參加相關學術交流活動，不斷更新知識結構。2.績效考核建立檔案管理人員績效考核制度，從檔案管理工作的質(zhì)量、效率、服務水平等方面進行考核?？己酥笜税n案收集的完整性、整理的規(guī)范性、利用的滿意度等。根據(jù)績效考核結果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的檔案管理人員給予獎勵，對不稱職的人員進行培訓或調(diào)整崗位。十、安全與保密1.安全制度建立健全檔案安全管理制度，明確檔案管理各環(huán)節(jié)的安全責任。加強對檔案庫房、設備設施的安全管理，定期進行安全檢查和維護，確保檔案安全。2.保密制度強化檔案保密意識，制定嚴格的保密制度。檔案管理人員應簽訂保密協(xié)議，對涉及俱樂部商業(yè)機密、球員隱私等敏感信息的檔案嚴格保密。在檔案利用過程中，嚴格控制查閱范圍，防止檔案信息泄露。十一、文化建設與人文關懷1.文化傳承通過檔案管理工作，深入挖掘俱樂部的歷史文化內(nèi)涵，整理和展示俱樂部的發(fā)展歷程、重大事件、優(yōu)秀球員等檔案資料，傳承和弘揚俱樂部的文化精神，增強俱樂部的凝聚力和認同感。2.人文關懷在檔案管理工作中體現(xiàn)人文關懷，關注檔