合同審查流程標(biāo)準(zhǔn)化指引與表格一、引言合同是企業(yè)經(jīng)營活動中明確權(quán)利義務(wù)、防范法律風(fēng)險的核心載體，合同審查作為法律風(fēng)險防控的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，其質(zhì)量直接關(guān)系到企業(yè)的合法權(quán)益能否得到有效保障。但在實際操作中，部分企業(yè)存在審查標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、流程不規(guī)范、職責(zé)不清晰等問題，易導(dǎo)致合同條款漏洞、法律適用錯誤或風(fēng)險識別遺漏。為提升合同審查效率與質(zhì)量，推動審查工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，本指引結(jié)合企業(yè)法務(wù)管理實踐與法律合規(guī)要求，構(gòu)建了一套全流程、可落地的合同審查操作體系，并配套標(biāo)準(zhǔn)化工具表格，助力企業(yè)實現(xiàn)合同審查的“流程化、標(biāo)準(zhǔn)化、風(fēng)險可控化”。二、本指引的應(yīng)用邊界與核心價值（一）適用場景覆蓋本指引適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位、社會團(tuán)體及其他組織（以下統(tǒng)稱“單位”）的合同審查工作，具體場景包括但不限于：企業(yè)日常經(jīng)營合同：采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、租賃合同、勞動合同等；重大專項合同：并購重組合同、投融資協(xié)議、技術(shù)開發(fā)合同、戰(zhàn)略合作協(xié)議等；跨境業(yè)務(wù)合同：涉及進(jìn)出口貿(mào)易、跨境服務(wù)、海外投資等涉外合同（需結(jié)合國際商法及目標(biāo)國法律調(diào)整）；律所/法律顧問服務(wù)：律師事務(wù)所為委托人提供合同審查服務(wù)時的流程規(guī)范與質(zhì)量控制。（二）標(biāo)準(zhǔn)化核心價值通過統(tǒng)一審查流程、明確審查要點、固化工具表格，本指引可實現(xiàn)以下價值：效率提升：避免重復(fù)溝通、反復(fù)修改，縮短審查周期，平均審查時間可減少30%-50%；風(fēng)險防控：系統(tǒng)識別合同主體、條款、履行等環(huán)節(jié)的法律風(fēng)險，降低違約、糾紛概率；質(zhì)量統(tǒng)一：不同審查人員對同類合同的審查標(biāo)準(zhǔn)保持一致，保證合同文本的合規(guī)性與嚴(yán)謹(jǐn)性；責(zé)任可溯：通過流程留痕與表格記錄，明確各環(huán)節(jié)責(zé)任人，便于后續(xù)復(fù)盤與責(zé)任界定。三、合同審查全流程分步操作詳解合同審查流程分為“前置準(zhǔn)備—形式審查—實質(zhì)審查—風(fēng)險溝通—修訂完善—最終確認(rèn)—歸檔管理”七個階段，每個階段需明確操作內(nèi)容、責(zé)任人及輸出成果，保證審查工作閉環(huán)管理。（一）前置準(zhǔn)備階段：明確審查基礎(chǔ)，避免盲目啟動操作內(nèi)容：合同接收與登記：業(yè)務(wù)部門或客戶通過指定渠道（如OA系統(tǒng)、郵件、線下提交）提交合同文本，同時附《合同審查申請表》（見表1），明確合同背景、交易相對方、核心需求、審查優(yōu)先級（普通/緊急）及預(yù)計簽署時間。法務(wù)/審查部門收到合同后，1個工作日內(nèi)完成登記，分配唯一“合同審查編號”（規(guī)則：年份+部門簡稱+流水號，如“2024法務(wù)001”），并在《合同審查進(jìn)度跟蹤表》（見表2）中記錄合同基本信息。審查依據(jù)梳理：根據(jù)合同類型與行業(yè)特性，確定審查所依據(jù)的法律法規(guī)、部門規(guī)章、行業(yè)規(guī)范及單位內(nèi)部管理制度（如《合同管理辦法》《采購管理細(xì)則》等）。對于特殊類型合同（如數(shù)據(jù)安全、知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)），需同步關(guān)注最新監(jiān)管政策（如《數(shù)據(jù)安全法》《個人信息保護(hù)法》）。審查任務(wù)分配：按合同復(fù)雜程度與審查人員專業(yè)分工分配任務(wù)：簡單合同（如標(biāo)準(zhǔn)采購合同）可由初級法務(wù)/法務(wù)專員審查；復(fù)雜/重大合同（如并購協(xié)議）需由法務(wù)經(jīng)理*或外聘律師牽頭，組建審查小組。明確審查時限：普通合同不超過3個工作日，緊急合同（如需24小時內(nèi)簽署）不超過1個工作日，時限要求需在《合同審查進(jìn)度跟蹤表》中標(biāo)注。責(zé)任人：法務(wù)部門收文崗、法務(wù)經(jīng)理*輸出成果：《合同審查申請表》《合同審查進(jìn)度跟蹤表》（二）形式審查階段：核對“表面合規(guī)”，排除基礎(chǔ)瑕疵操作內(nèi)容：形式審查主要核對合同的外在形式與基礎(chǔ)信息是否完整、規(guī)范，保證合同具備法律效力的基本要件，避免因形式缺陷導(dǎo)致合同無效或履行困難。審查要點包括：合同主體資格：自然人：審查身份證信息是否與簽署人一致，是否具備完全民事行為能力（如無精神疾病限制）；法人/其他組織：審查名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人/負(fù)責(zé)人信息是否與營業(yè)執(zhí)照一致，可通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”核驗主體存續(xù)狀態(tài)（是否吊銷、注銷）；授權(quán)代表：審查《授權(quán)委托書》（見表3）是否載明代理事項、權(quán)限、期限，并由被代理人簽字/蓋章確認(rèn)，避免無權(quán)代理風(fēng)險。合同形式與簽署：書面合同：是否采用書面形式（法律法規(guī)要求必須書面或約定書面的，如租賃合同期限超過6個月）；簽章頁：合同各方是否加蓋公章/合同專用章（自然人需簽字），騎縫章是否齊全（多頁合同）；簽署日期：各方簽署日期是否清晰，避免倒簽（特殊情況下需提供《合同倒簽說明》，見表4）?；A(chǔ)信息完整性：合同標(biāo)題、編號、簽訂日期、簽訂地點是否完整；合同相對方名稱、地址、聯(lián)系方式是否準(zhǔn)確，與合同簽署主體一致；合同附件（如技術(shù)附件、清單、圖紙等）是否齊全，并在中明確引用。責(zé)任人：審查人員（初級法務(wù)/法務(wù)專員）輸出成果：《合同形式審查清單》（見表5），標(biāo)注“通過/不通過”及修改意見（三）實質(zhì)審查階段：聚焦“核心條款”，識別法律與商業(yè)風(fēng)險操作內(nèi)容：實質(zhì)審查是合同審查的核心環(huán)節(jié)，需從法律合規(guī)性、商業(yè)合理性、風(fēng)險可控性三個維度，逐條審核合同條款，保證權(quán)利義務(wù)對等、風(fēng)險分配合理、履行路徑清晰。審查要點按條款類型分類1.核心交易條款（標(biāo)的、數(shù)量質(zhì)量、價款支付）標(biāo)的條款：明確標(biāo)的物名稱、規(guī)格、型號、品牌等，避免模糊描述（如“一批貨物”應(yīng)明確具體清單）；對于服務(wù)類合同，需清晰界定服務(wù)范圍、標(biāo)準(zhǔn)與交付成果。數(shù)量與質(zhì)量：數(shù)量單位（噸/臺/套等）明確，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（國家標(biāo)準(zhǔn)/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)/約定標(biāo)準(zhǔn)）具體，可約定質(zhì)量驗收期限與流程（如“收貨后7個工作日內(nèi)驗收，逾期視為合格”）。價款支付：支付金額、幣種、方式（轉(zhuǎn)賬/承兌匯票等）、時間（具體日期/條件觸發(fā)，如“驗收合格后30日內(nèi)支付”）明確，避免“分期支付”但未明確各期比例；違約金計算方式合理（通常不超過LPR的4倍）。2.履行條款（期限、地點、方式、變更）履行期限：明確起始/截止時間，避免“盡快”“合理期限內(nèi)”等模糊表述；對于長期履行的合同（如租賃合同），需約定每期履行期限的具體結(jié)算節(jié)點。履行地點與方式：交付地點（如“買方倉庫”“賣方廠區(qū)”）明確，運(yùn)輸方式、費(fèi)用承擔(dān)方約定清晰；服務(wù)類合同需明確履行地點（如“買方辦公地”）、服務(wù)方式（線上/線下）。變更與解除：約定變更需書面確認(rèn)，單方解除權(quán)行使的合法條件（如“一方違約超過30日未補(bǔ)救”）、解除后的處理方式（如已付款項退還、損失賠償計算）。3.風(fēng)險防控條款（違約責(zé)任、爭議解決、保密）違約責(zé)任：針對核心義務(wù)（如按時交付、付款）設(shè)置違約責(zé)任，避免只約定“承擔(dān)違約責(zé)任”而不明確具體標(biāo)準(zhǔn)；可約定“定金罰則”（定金不超過主合同標(biāo)的額的20%）與“違約金”擇一適用，避免雙重懲罰。爭議解決：明確爭議解決方式（訴訟/仲裁），管轄法院/仲裁機(jī)構(gòu)具體（如“賣方所在地有管轄權(quán)的人民法院”“中國國際經(jīng)濟(jì)貿(mào)易仲裁委員會”）；避免約定“由甲方所在地法院管轄”但甲方名稱未明確。保密條款：明保證密信息范圍（如“技術(shù)資料、客戶信息”）、保密期限（通常至合同終止后2-5年）、違約責(zé)任（如賠償實際損失+合理維權(quán)費(fèi)用）。4.其他合規(guī)性條款知識產(chǎn)權(quán)：明確合同履行過程中產(chǎn)生的新知識產(chǎn)權(quán)歸屬，避免侵權(quán)風(fēng)險（如“乙方提供的技術(shù)方案不得侵犯第三方專利”）；保險責(zé)任：針對標(biāo)的物運(yùn)輸、安裝等環(huán)節(jié)，是否需購買保險及保險金額要求；不可抗力：定義不可抗力事件（如自然災(zāi)害、戰(zhàn)爭），約定通知義務(wù)、證明文件及后果處理（如部分/全部免除責(zé)任）。責(zé)任人：審查人員（根據(jù)合同復(fù)雜度確定），法務(wù)經(jīng)理*審核輸出成果：《合同實質(zhì)審查要點表》（見表6），逐條列明審查意見（“通過/修改/不通過”及修改理由）（四）風(fēng)險溝通與反饋階段：協(xié)同業(yè)務(wù)部門，確認(rèn)修改方案操作內(nèi)容：審查人員完成實質(zhì)審查后，需將審查意見與業(yè)務(wù)部門/客戶溝通，保證修改方案既符合法律要求，又滿足商業(yè)需求。意見匯總與反饋：審查人員整理《合同審查意見表》（見表7），標(biāo)注需修改的條款、修改理由及建議方案，明確“必須修改項”（如主體資格錯誤、違約責(zé)任缺失）和“建議修改項”（如表述優(yōu)化、風(fēng)險提示）。通過會議/郵件/線上協(xié)作工具向業(yè)務(wù)部門反饋審查意見，說明修改的必要性及法律依據(jù)，避免業(yè)務(wù)部門因“影響談判”而忽視關(guān)鍵風(fēng)險。溝通與確認(rèn)：業(yè)務(wù)部門對審查意見有異議的，需在1個工作日內(nèi)提出書面反饋，說明理由并提供替代方案；審查人員需評估替代方案的法律風(fēng)險，必要時與法務(wù)經(jīng)理*或外部律師討論后給出最終意見。對于重大分歧（如核心條款修改無法達(dá)成一致），需上報單位分管領(lǐng)導(dǎo)*決策，保證風(fēng)險與商業(yè)利益的平衡。責(zé)任人：審查人員、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)經(jīng)理輸出成果：《合同審查意見溝通記錄表》（見表8），記錄溝通時間、參與人、意見內(nèi)容及最終確認(rèn)方案（五）修訂完善與復(fù)核階段：落實修改意見，保證閉環(huán)管理操作內(nèi)容：根據(jù)溝通確認(rèn)的修改方案，對合同文本進(jìn)行修訂，并通過交叉復(fù)核保證修改到位、無新增風(fēng)險。合同修訂：業(yè)務(wù)部門或?qū)彶槿藛T根據(jù)《合同審查意見表》修改合同文本，修改內(nèi)容需用修訂模式（Word“修訂”功能）標(biāo)注，明確修改前后的對比；對于外部客戶提出的修改意見，需由業(yè)務(wù)部門與客戶溝通確認(rèn)后，反饋給審查人員審核，保證修改內(nèi)容不引入新風(fēng)險。交叉復(fù)核：修訂后的合同需由原審查人員復(fù)核，確認(rèn)“必須修改項”已全部落實，“建議修改項”已妥善處理；重大合同需由法務(wù)經(jīng)理*或更高層級人員再次復(fù)核，重點關(guān)注核心條款的修改邏輯與風(fēng)險變化，避免“改錯”或“遺漏”。責(zé)任人：審查人員、業(yè)務(wù)部門、法務(wù)經(jīng)理*輸出成果：修訂版合同文本、《合同修訂跟蹤表》（見表9），記錄修訂條款、修訂人、復(fù)核人及完成時間（六）最終確認(rèn)與簽署階段：監(jiān)督簽署規(guī)范，防范簽署風(fēng)險操作內(nèi)容：合同定稿后，需監(jiān)督簽署過程，保證簽署主體、形式符合法律規(guī)定，避免因簽署不當(dāng)導(dǎo)致合同無效。簽署前確認(rèn)：最終版合同需在《合同審查進(jìn)度跟蹤表》中標(biāo)記“審查完成”，并由法務(wù)部門出具《合同審查意見書》（見表10），明確“同意簽署”“附條件同意簽署”或“不同意簽署”的結(jié)論。業(yè)務(wù)部門需確認(rèn)合同文本與最終協(xié)商一致的內(nèi)容完全一致，無遺漏或歧義。簽署監(jiān)督：現(xiàn)場簽署時，審查人員/業(yè)務(wù)人員需核對簽署人身份：法人單位：由法定代表人或其授權(quán)代表簽字，并加蓋公章/合同專用章；自然人：由本人簽字，核對身份證原件；保證合同文本份數(shù)滿足各方需求（如雙方各執(zhí)1份，法務(wù)部門留存1份），騎縫章加蓋完整。責(zé)任人：業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門（監(jiān)督簽署）輸出成果：簽署完成合同文本、《合同簽署確認(rèn)單》（見表11）（七）歸檔管理階段：規(guī)范資料存儲，支撐后續(xù)追溯操作內(nèi)容：合同簽署完成后，需將審查過程中形成的所有資料整理歸檔，保證合同全流程可追溯，便于后續(xù)查詢、審計或糾紛處理。歸檔資料清單：合同正本（各方簽署頁齊全）；《合同審查申請表》《合同審查進(jìn)度跟蹤表》《合同形式審查清單》《合同實質(zhì)審查要點表》《合同審查意見表》《合同修訂跟蹤表》《合同審查意見書》《合同簽署確認(rèn)單》；附件材料（如營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書、技術(shù)附件、溝通記錄郵件等）。歸檔流程：業(yè)務(wù)部門在合同簽署后3個工作日內(nèi)，將上述資料移交法務(wù)部門歸檔；法務(wù)部門對資料完整性進(jìn)行審核，編號后錄入合同管理系統(tǒng)（如有），存儲至專用檔案柜或加密電子檔案系統(tǒng)；歸檔資料保存期限：一般合同不少于5年，重大合同（如并購、投融資）不少于10年，法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的從其規(guī)定。責(zé)任人：業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門檔案崗輸出成果：合同檔案（紙質(zhì)+電子）、《合同歸檔登記表》（見表12）四、合同審查工具表格詳解與填寫示例（一）工具表格清單及說明本指引配套12張標(biāo)準(zhǔn)化表格，覆蓋合同審查全流程，各表格功能及填寫要點表格編號表格名稱核心功能表1合同審查申請表業(yè)務(wù)部門發(fā)起審查申請，明確合同基本信息與審查需求表2合同審查進(jìn)度跟蹤表記錄合同審查各階段狀態(tài)、責(zé)任人及時間節(jié)點，實現(xiàn)流程可視化表3授權(quán)委托書證明授權(quán)代表簽署合同的合法性，需明確代理權(quán)限與期限表4合同倒簽說明說明倒簽原因及合規(guī)性，降低倒簽風(fēng)險表5合同形式審查清單系統(tǒng)核對合同主體、形式、基礎(chǔ)信息，排查形式瑕疵表6合同實質(zhì)審查要點表分條款審查核心交易內(nèi)容、風(fēng)險防控條款，識別法律與商業(yè)風(fēng)險表7合同審查意見表匯總審查意見，標(biāo)注修改項與理由，作為溝通與修訂依據(jù)表8合同審查意見溝通記錄表記錄與業(yè)務(wù)部門/客戶的溝通過程，確認(rèn)最終修改方案表9合同修訂跟蹤表跟蹤修訂條款的修改過程，保證閉環(huán)管理表10合同審查意見書法務(wù)部門出具的審查結(jié)論文件，明確是否同意簽署及條件表11合同簽署確認(rèn)單確認(rèn)簽署過程規(guī)范，簽署主體與合同文本一致表12合同歸檔登記表記錄歸檔資料清單與存儲信息，保證檔案可追溯（二）重點表格填寫示例示例1：《合同審查申請表》（表1）合同基本信息：合同名稱：科技有限公司與YY商貿(mào)有限公司采購合同合同編號：ZY-2024-CG-005提交部門：采購部提交人：*聯(lián)系方式：1385678（虛擬電話）交易相對方：YY商貿(mào)有限公司（統(tǒng)一社會信用代碼：91110）合同標(biāo)的：辦公電腦100臺合同金額：50萬元預(yù)計簽署時間：2024年3月15日審查優(yōu)先級：普通審查需求說明：“本次采購為日常辦公設(shè)備采購，需重點審查質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（是否為全新正品）、付款條件（是否支持分期）、違約責(zé)任（逾期交付的違約金計算標(biāo)準(zhǔn)）及爭議解決方式（是否約定管轄法院）。”審批意見：部門負(fù)責(zé)人審批：同意提交審查（簽字：*，日期：2024-03-10）示例2：《合同實質(zhì)審查要點表》（表6，節(jié)選）審查條款審查標(biāo)準(zhǔn)審查結(jié)果修改意見及理由第三條（標(biāo)的）標(biāo)的物名稱、規(guī)格、數(shù)量明確，與采購清單一致不通過原文“辦公電腦100臺”，建議補(bǔ)充具體型號（如“聯(lián)想ThinkPadT142024款i5處理器”），避免規(guī)格爭議。第五條（付款）支付方式明確，時間節(jié)點清晰，無模糊表述（如“盡快”）不通過原文“驗收合格后付款”，建議修改為“驗收合格后30個工作日內(nèi)支付”，明確付款期限。第十二條（違約責(zé)任）針對逾期交付、質(zhì)量不合格等核心義務(wù)設(shè)置違約責(zé)任，違約金計算合理不通過原文“違約方承擔(dān)違約責(zé)任”，建議修改為“逾期交付每超過1日，按逾期部分金額的0.05%支付違約金”，明確計算標(biāo)準(zhǔn)。五、合同審查常見風(fēng)險與操作注意事項（一）常見風(fēng)險點及防控措施主體資質(zhì)風(fēng)險：風(fēng)險：與無民事行為能力人或未經(jīng)授權(quán)的組織簽約，導(dǎo)致合同無效；防控：通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”核驗主體信息，要求對方提供最新營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件，授權(quán)代表需提交《授權(quán)委托書》。條款歧義風(fēng)險：風(fēng)險：合同條款表述模糊（如“合理期限”“優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品”），引發(fā)履行爭議；防控：使用明確、具體的表述，可量化指標(biāo)（如“7個工作日內(nèi)”“符合GB/T19001-2