合同審核與執(zhí)行監(jiān)控工具模板一、模板應(yīng)用背景與目的在企業(yè)日常運(yùn)營中，合同作為明確雙方權(quán)利義務(wù)的核心文件，其合規(guī)性與履約執(zhí)行直接影響企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)控制、資源安全及合作穩(wěn)定性。為規(guī)范合同全生命周期管理，避免因?qū)徍耸杪?、?zhí)行跟蹤不到位導(dǎo)致的法律糾紛、經(jīng)濟(jì)損失或合作中斷，特制定本工具模板。本模板旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化審核流程、結(jié)構(gòu)化執(zhí)行監(jiān)控機(jī)制，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)“事前防范、事中控制、事后總結(jié)”的合同管理目標(biāo)，提升合同管理效率與風(fēng)險(xiǎn)防控能力。二、適用場景與對(duì)象（一）適用場景本模板適用于企業(yè)各類經(jīng)濟(jì)合同的審核與執(zhí)行監(jiān)控，包括但不限于：采購合同（原材料、設(shè)備、服務(wù)等采購）；銷售合同（產(chǎn)品、服務(wù)銷售及訂單協(xié)議）；合作協(xié)議（項(xiàng)目合作、技術(shù)開發(fā)、市場推廣等）；勞動(dòng)合同（核心崗位聘用及關(guān)鍵協(xié)議）；租賃合同（場地、設(shè)備租賃）；其他涉及企業(yè)重大利益或較高風(fēng)險(xiǎn)的合同。（二）適用對(duì)象企業(yè)內(nèi)部參與合同管理的全流程角色，包括：業(yè)務(wù)部門（合同發(fā)起方、履約執(zhí)行人）；法務(wù)/合規(guī)部門（合同審核主體）；財(cái)務(wù)部門（金額、付款條款審核）；管理層（重大合同審批、決策）；審計(jì)部門（合同執(zhí)行監(jiān)督與審計(jì)）。三、合同審核全流程操作步驟合同審核需遵循“合規(guī)性優(yōu)先、風(fēng)險(xiǎn)可控、權(quán)責(zé)清晰”原則，分階段完成以下操作：（一）第一階段：合同資料收集與初步登記資料收集業(yè)務(wù)部門發(fā)起合同審核時(shí)，需向法務(wù)部門提交以下完整資料：（1）合同草案（需為最終版本，注明“草案”字樣）；（2）對(duì)方主體資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書（如簽約人非法定代表人）等）；（3）合作背景說明（如項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、往來溝通記錄、招投標(biāo)文件等）；（4）技術(shù)附件（如技術(shù)規(guī)格書、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等）；（5）歷史合作記錄（如有，需說明previous合同履約情況）。初步登記法務(wù)部門收到資料后，1個(gè)工作日內(nèi)完成《合同登記表》（見表1）登記，記錄合同編號(hào)、名稱、類型、金額、簽約主體、業(yè)務(wù)部門、提交人等信息，并分配審核編號(hào)，同步反饋業(yè)務(wù)部門。（二）第二階段：形式審核（完整性審核）法務(wù)部門對(duì)合同資料的“形式完備性”進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)檢查以下內(nèi)容：合同文本是否包含核心要素（當(dāng)事人信息、標(biāo)的、數(shù)量/質(zhì)量、價(jià)款/報(bào)酬、履行期限/地點(diǎn)/方式、違約責(zé)任、爭議解決方法、簽字蓋章頁等）；合同附件是否齊全且與關(guān)聯(lián)（如技術(shù)附件、補(bǔ)充協(xié)議等是否在中引用）；對(duì)方主體資質(zhì)文件是否在有效期內(nèi)，復(fù)印件是否加蓋公章，授權(quán)委托書是否載明授權(quán)范圍與期限；合同文本是否為雙方確認(rèn)版本，有無涂改（涂改處需雙方蓋章/簽字確認(rèn)）。審核結(jié)果處理：形式審核通過：進(jìn)入第三階段“實(shí)質(zhì)審核”；形式審核不通過：法務(wù)部門列出《資料補(bǔ)正清單》（需明確缺失資料及補(bǔ)正要求），反饋業(yè)務(wù)部門，待補(bǔ)正后重新提交。（三）第三階段：實(shí)質(zhì)審核（合規(guī)性與風(fēng)險(xiǎn)審核）法務(wù)部門牽頭，聯(lián)合財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)等部門對(duì)合同條款進(jìn)行“實(shí)質(zhì)合規(guī)性”與“風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)”審核，各部門職責(zé)1.法務(wù)部門審核要點(diǎn)主體資格：對(duì)方是否具備簽約資質(zhì)（如特殊行業(yè)需經(jīng)營許可證、資質(zhì)等級(jí)證書等），有無超越經(jīng)營范圍簽約情形；條款合法性：合同內(nèi)容是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，有無違反法律強(qiáng)制性規(guī)定；權(quán)利義務(wù)對(duì)等性：雙方權(quán)利義務(wù)是否明確、對(duì)等，是否存在單方免責(zé)、不公平格式條款（如“最終解釋權(quán)歸甲方所有”等）；違約責(zé)任：違約責(zé)任是否明確、可執(zhí)行，違約金/賠償金計(jì)算方式是否合理，是否與合同標(biāo)的金額匹配；爭議解決：爭議解決方式（訴訟/仲裁）是否明確，管轄地/仲裁機(jī)構(gòu)是否有利于企業(yè)（如約定“由甲方所在地人民法院管轄”）；知識(shí)產(chǎn)權(quán)：涉及技術(shù)/商標(biāo)/著作權(quán)的合同，需明確知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、使用權(quán)限及侵權(quán)責(zé)任；保密條款：保密范圍、期限、違約責(zé)任是否清晰，是否覆蓋合同履行期及合作結(jié)束后合理期限。2.財(cái)務(wù)部門審核要點(diǎn)金額與支付：合同金額是否準(zhǔn)確，支付方式（預(yù)付款/進(jìn)度款/尾款）、支付條件、時(shí)間節(jié)點(diǎn)是否明確，是否與企業(yè)財(cái)務(wù)制度沖突；稅費(fèi)承擔(dān)：稅費(fèi)承擔(dān)方式（是否含稅、稅率）是否合規(guī)，是否符合稅務(wù)政策；發(fā)票與票據(jù)：發(fā)票類型（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）、開具時(shí)間、交付要求是否明確。3.業(yè)務(wù)部門審核要點(diǎn)技術(shù)/商務(wù)條款：標(biāo)的物數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)參數(shù)、服務(wù)內(nèi)容是否與業(yè)務(wù)需求一致；履行可行性：履行期限、地點(diǎn)、方式是否具備可操作性，企業(yè)資源（人力、物力、產(chǎn)能）能否滿足；合作背景：對(duì)方履約能力（產(chǎn)能、技術(shù)、信譽(yù)等）是否符合合作要求，歷史合作中是否存在未解決問題。審核輸出法務(wù)部門匯總各部門審核意見，形成《合同審核意見表》（見表2），明確“審核通過”“修改后通過”“不通過”三種結(jié)論，并標(biāo)注修改建議（需具體到條款及修改內(nèi)容）。（四）第四階段：審批與定稿分級(jí)審批根據(jù)合同金額、風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)確定審批權(quán)限（示例）：金額≤10萬元：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人→法務(wù)部門負(fù)責(zé)人→分管副總；10萬元＜金額≤50萬元：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人→法務(wù)部門負(fù)責(zé)人→財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人→分管副總→總經(jīng)理；金額＞50萬元或重大風(fēng)險(xiǎn)合同：增加董事長審批，必要時(shí)組織法律顧問/外部律師專項(xiàng)評(píng)審。定稿與簽署審批通過后，業(yè)務(wù)部門根據(jù)審核意見修改合同文本，最終版本由法務(wù)部門復(fù)核無誤后，反饋業(yè)務(wù)部門安排簽署；簽署前需核對(duì)簽約主體信息（名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人/授權(quán)代表人身份），保證簽字人具有合法簽約資格；合同簽署份數(shù)：企業(yè)至少留存2份（原件1份+復(fù)印件1份），業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門各留存1份，對(duì)方提供的合同原件由法務(wù)部門統(tǒng)一歸檔。四、合同執(zhí)行監(jiān)控操作步驟合同簽署后，進(jìn)入執(zhí)行監(jiān)控階段，重點(diǎn)跟蹤“履約進(jìn)度、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警、變更管理”三大核心環(huán)節(jié)，保證合同按約定履行。（一）第一階段：執(zhí)行交底與責(zé)任分工執(zhí)行交底業(yè)務(wù)部門在合同生效后3個(gè)工作日內(nèi)，組織《合同執(zhí)行交底會(huì)》，參會(huì)人員包括：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、履約執(zhí)行人、法務(wù)部門對(duì)接人、財(cái)務(wù)部門對(duì)接人；交底內(nèi)容：合同核心條款（履行期限、交付標(biāo)準(zhǔn)、付款節(jié)點(diǎn)、違約責(zé)任）、對(duì)方聯(lián)系人及方式、企業(yè)內(nèi)部履排計(jì)劃、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警點(diǎn)等。責(zé)任分工業(yè)務(wù)部門指定《合同執(zhí)行負(fù)責(zé)人》（如項(xiàng)目經(jīng)理/銷售代表），明確其“履約跟蹤、問題協(xié)調(diào)、證據(jù)留存”的主體責(zé)任；法務(wù)部門指定《法律風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控人》，負(fù)責(zé)跟蹤履約中的法律風(fēng)險(xiǎn)（如對(duì)方違約、爭議苗頭）；財(cái)務(wù)部門指定《付款對(duì)接人》，負(fù)責(zé)按合同約定節(jié)點(diǎn)審核付款申請(qǐng)。（二）第二階段：履約過程跟蹤與記錄跟蹤節(jié)點(diǎn)設(shè)置根據(jù)合同類型設(shè)置關(guān)鍵跟蹤節(jié)點(diǎn)（示例）：采購合同：下單→生產(chǎn)→發(fā)貨→到貨→驗(yàn)收→付款；銷售合同：預(yù)付款到賬→生產(chǎn)備貨→發(fā)貨→客戶簽收→安裝調(diào)試→驗(yàn)收→尾款到賬；服務(wù)合同：啟動(dòng)會(huì)→階段性交付→中期驗(yàn)收→最終交付→驗(yàn)收?qǐng)?bào)告→付款。跟蹤記錄合同執(zhí)行負(fù)責(zé)人每周更新《合同執(zhí)行跟蹤表》（見表3），記錄各節(jié)點(diǎn)“計(jì)劃時(shí)間-實(shí)際時(shí)間-當(dāng)前狀態(tài)-負(fù)責(zé)人-進(jìn)展描述”，例如：“2024-06-01計(jì)劃發(fā)貨，實(shí)際2024-06-03發(fā)貨，狀態(tài)：已發(fā)貨，負(fù)責(zé)人：*三，進(jìn)展：物流單號(hào)X，客戶已簽收”；履約過程中產(chǎn)生的溝通記錄（郵件、會(huì)議紀(jì)要等）需及時(shí)整理歸檔，重要溝通（如變更要求、質(zhì)量異議）需形成書面文件，由對(duì)方確認(rèn)簽字/蓋章。（三）第三階段：風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警與應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別合同執(zhí)行負(fù)責(zé)人每周對(duì)照《合同執(zhí)行跟蹤表》識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)信號(hào)，包括：（1）延遲履約（如對(duì)方未按期交付、付款逾期）；（2）質(zhì)量/服務(wù)不達(dá)標(biāo)（如驗(yàn)收不合格、未達(dá)到合同約定標(biāo)準(zhǔn)）；（3）對(duì)方經(jīng)營異常（如失聯(lián)、停業(yè)、負(fù)面新聞）；（4）合同條款爭議（如對(duì)“驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)”理解不一致）。風(fēng)險(xiǎn)分級(jí)與上報(bào)風(fēng)險(xiǎn)按影響程度分為三級(jí)：（1）一般風(fēng)險(xiǎn)（延遲1-5天、輕微質(zhì)量問題）：由合同執(zhí)行負(fù)責(zé)人直接與對(duì)方溝通協(xié)調(diào)，3個(gè)工作日內(nèi)解決并記錄；（2）較大風(fēng)險(xiǎn)（延遲5-10天、質(zhì)量問題影響使用）：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人牽頭制定《風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)方案》（如書面催告、要求賠償），同步報(bào)法務(wù)部門備案；（3）重大風(fēng)險(xiǎn)（延遲＞10天、對(duì)方違約導(dǎo)致合同無法履行、涉及金額＞10萬元）：業(yè)務(wù)部門立即上報(bào)分管副總及法務(wù)部門，24小時(shí)內(nèi)啟動(dòng)《合同應(yīng)急預(yù)案》（如終止合同、法律訴訟、財(cái)產(chǎn)保全）。（四）第四階段：變更、解除與歸檔合同變更履約中需變更合同內(nèi)容（如標(biāo)的、數(shù)量、履行期限、價(jià)款等）時(shí)，變更方需提交《合同變更申請(qǐng)表》（見表4），說明變更原因、內(nèi)容及影響，經(jīng)雙方協(xié)商一致后簽訂《補(bǔ)充協(xié)議》（需明確“補(bǔ)充協(xié)議與原合同具有同等法律效力”）；變更申請(qǐng)需經(jīng)原審批流程審核通過后方可簽署，禁止口頭變更或未審批的書面變更。合同解除符合法定約定解除條件（如對(duì)方嚴(yán)重違約、不可抗力導(dǎo)致合同無法履行）時(shí)，守約方需在法定期限內(nèi)發(fā)出《解除合同通知書》，載明解除事實(shí)、依據(jù)及后果（如已履行部分的處理、賠償要求）；解除合同后，業(yè)務(wù)部門需牽頭清理雙方債權(quán)債務(wù)，形成《合同解除結(jié)算報(bào)告》，財(cái)務(wù)部門據(jù)此完成賬務(wù)處理。資料歸檔合同履行完畢/終止后10個(gè)工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門將合同全部資料（含合同文本、審核表、跟蹤表、變更協(xié)議、溝通記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、結(jié)算憑證等）整理成冊，移交檔案管理部門歸檔；歸檔資料需標(biāo)注“合同編號(hào)”“歸檔日期”“保管期限”（一般合同保管期限≥5年，重大/涉訴合同保管期限≥10年）。五、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避（一）合同審核階段主體資質(zhì)審核“三查”：查營業(yè)執(zhí)照（是否在有效期內(nèi)、經(jīng)營范圍）、查授權(quán)委托書（是否超范圍授權(quán)、是否過期）、查履約能力（財(cái)務(wù)報(bào)表、案例、行業(yè)口碑），避免與無資質(zhì)主體簽約；條款表述“四避免”：避免歧義表述（如“盡快”“合理標(biāo)準(zhǔn)”需明確定義）、避免責(zé)任空白（如“其他未盡事宜”需補(bǔ)充約定處理方式）、避免單方免責(zé)（如“甲方不承擔(dān)任何責(zé)任”條款需刪除或修改）、避免管轄不明（如“由法院管轄”需明確具體法院名稱）；印章審核“兩核對(duì)”：核對(duì)合同印章是否與對(duì)方主體名稱一致，避免使用“項(xiàng)目部章”“部門章”等非公章簽約（除非有明確授權(quán)）。（二）合同執(zhí)行階段履約證據(jù)“三留存”：留存書面證據(jù)（合同、補(bǔ)充協(xié)議、驗(yàn)收單）、留存過程證據(jù)（溝通記錄、現(xiàn)場照片、物流憑證）、留存金額證據(jù)（發(fā)票、付款憑證、對(duì)賬單），避免發(fā)生糾紛時(shí)“口說無憑”；付款節(jié)點(diǎn)“雙確認(rèn)”：財(cái)務(wù)部門付款前需由業(yè)務(wù)部門確認(rèn)“履約條件已達(dá)成”（如驗(yàn)收合格），并核對(duì)收款賬戶信息（與合同一致），避免錯(cuò)付、冒付；變更管理“書面化”：任何合同變更必須簽訂書面補(bǔ)充協(xié)議，禁止通過郵件等非正式方式確認(rèn)變更內(nèi)容，避免“事后不認(rèn)”。（三）通用風(fēng)險(xiǎn)提示定期復(fù)盤：每季度對(duì)已履行/正在履行的合同進(jìn)行復(fù)盤，分析常見風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如延遲履約原因、爭議條款類型），持續(xù)優(yōu)化模板及流程；人員培訓(xùn)：定期對(duì)業(yè)務(wù)、法務(wù)、財(cái)務(wù)部門進(jìn)行合同管理培訓(xùn)，重點(diǎn)提升“風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別條款能力”“履約證據(jù)留存意識(shí)”；外部支持：對(duì)重大/復(fù)雜合同（如跨境并購、重大項(xiàng)目合作），可引入外部律師參與審核或?qū)ｍ?xiàng)評(píng)審，降低專業(yè)風(fēng)險(xiǎn)。六、配套模板表格表1：合同登記表合同編號(hào)合同名稱合同類型（采購/銷售等）簽約主體（甲方/乙方）合同金額（元）提交部門提交人提交日期審核編號(hào)表2：合同審核意見表合同編號(hào)審核階段審核部門審核人審核日期審核意見（通過/修改后通過/不通過）修改建議（具體到條款）形式審核法務(wù)部*四2024–修改后通過第5頁“簽字蓋章頁”需補(bǔ)充乙方公章實(shí)質(zhì)審核-法務(wù)法務(wù)部*五2024–通過無實(shí)質(zhì)審核-財(cái)務(wù)財(cái)務(wù)部*六2024–修改后通過第3條“付款方式”需明確“收到發(fā)票后30日”表3：合同執(zhí)行跟蹤表合同編號(hào)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如發(fā)貨/驗(yàn)收）計(jì)劃時(shí)間實(shí)際時(shí)間當(dāng)前狀態(tài)（未開始/進(jìn)行中/已完成/異常）負(fù)責(zé)人進(jìn)展描述