環(huán)衛(wèi)公司行政印章保管制度

一、適用范圍本制度適用于環(huán)衛(wèi)公司全體員工。行政印章作為公司重要的管理工具，涉及公司各類業(yè)務活動及對外交往，全體員工均需遵循本制度相關規(guī)定。二、總則環(huán)衛(wèi)公司秉持“清潔城市，服務社會，創(chuàng)造美好環(huán)境，實現(xiàn)卓越發(fā)展”的經(jīng)營理念，行政印章的保管對于維護公司正常運營秩序、保障公司合法權益至關重要。公司實行扁平化管理，旨在提高工作效率，確保行政印章的使用能夠快速響應公司各項業(yè)務需求，同時兼顧社會效益與經(jīng)濟效益的平衡。行政印章保管工作需遵循嚴格、規(guī)范、安全、高效的原則，既要保障印章使用的合法性、嚴肅性，又要滿足公司日常運營及對外合作的需要。三、行政印章的定義與分類1.行政印章定義行政印章是指代表環(huán)衛(wèi)公司行政權力，經(jīng)法定程序刻制并使用的各類印章，具有證明公司意志、確認法律行為等重要作用。2.行政印章分類-公司公章：是公司最高權力象征，代表公司整體意志，用于各類重要文件、合同、協(xié)議等的簽署。-公司法人章：用于特定的法律文書及財務相關業(yè)務，如銀行結算等。-部門章：各部門根據(jù)工作需要刻制的印章，僅用于本部門業(yè)務范圍內的文件往來、通知等，不具有對外代表公司的效力。四、行政印章的刻制與啟用1.刻制申請-因公司業(yè)務發(fā)展、部門設立或印章?lián)p壞等原因需要刻制行政印章時，由相關部門提出書面申請，詳細說明刻制印章的名稱、用途、規(guī)格等信息。-申請需經(jīng)部門負責人簽字，并提交公司管理層審批。2.刻制流程-審批通過后，由公司行政部門負責聯(lián)系具有合法資質的印章刻制單位進行刻制。-刻制單位需按照國家相關規(guī)定和公司要求進行制作，確保印章的質量和規(guī)范性。3.啟用備案-新印章刻制完成后，需在公司行政部門進行備案登記，注明印章名稱、刻制時間、啟用時間等信息。-行政部門發(fā)布印章啟用通知，明確新印章的用途和使用范圍，同時收回并銷毀舊印章（如有）。五、行政印章的保管責任與人員安排1.保管責任-行政印章保管工作實行專人負責、責任到人的原則。保管人員對印章的安全、完整及正確使用負有直接責任。-公司管理層對行政印章保管制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，確保制度的有效落實。2.保管人員安排-公司公章和法人章由公司行政主管親自保管或指定專人保管，保管人員需具備良好的職業(yè)道德、責任心強、熟悉公司業(yè)務流程。-部門章由各部門負責人指定專人保管，保管人員名單需報公司行政部門備案。六、行政印章的保管設施與環(huán)境1.保管設施-為確保行政印章的安全，需配備專門的保管設備，如保險柜等。保險柜應具備良好的防盜、防火、防潮性能。-保管設備的鑰匙和密碼由保管人員分別掌握，不得隨意交予他人。2.保管環(huán)境-印章保管場所應保持干燥、通風，避免印章因受潮、氧化等原因損壞。-保管場所應設置明顯的警示標識，嚴禁無關人員進入。七、行政印章的使用審批與登記1.使用審批-公司公章和法人章的使用需嚴格履行審批手續(xù)。一般性文件、合同等需經(jīng)部門負責人審核，公司分管領導審批；重要文件、重大合同等還需經(jīng)公司總經(jīng)理或董事長審批。-部門章的使用由各部門負責人審批，涉及重要事項的需報公司分管領導備案。2.使用登記-建立行政印章使用登記臺賬，詳細記錄印章使用日期、使用者、使用事由、文件名稱、批準人等信息。-每次使用印章后，保管人員和使用者需在登記臺賬上簽字確認。八、行政印章的外借與攜帶外出1.外借規(guī)定-原則上行政印章不得外借。如因特殊情況確需外借，需由借用人提出書面申請，說明外借原因、外借時間、預計歸還時間等信息。-申請經(jīng)公司總經(jīng)理或董事長審批后，借用人需與保管人員辦理交接手續(xù)，填寫外借登記表。2.攜帶外出規(guī)定-因工作需要攜帶行政印章外出時，需由攜帶人提出書面申請，經(jīng)公司分管領導或總經(jīng)理審批。-攜帶人需確保印章的安全，使用完畢后及時歸還，并辦理相關登記手續(xù)。九、行政印章的檢查與盤點1.定期檢查-公司行政部門定期對行政印章的保管情況進行檢查，檢查內容包括印章的存放是否安全、使用登記是否規(guī)范、保管設施是否完好等。-檢查周期為每月一次，檢查結果需形成書面報告，報公司管理層。2.不定期盤點-公司管理層可根據(jù)實際情況對行政印章進行不定期盤點，確保印章的數(shù)量、狀態(tài)與登記信息一致。-如發(fā)現(xiàn)印章丟失、損壞等異常情況，應立即啟動應急預案，采取相應措施進行處理。十、行政印章的停用與銷毀1.停用情形-因公司名稱變更、機構調整、印章?lián)p壞等原因，行政印章需停止使用。-停用印章由公司行政部門發(fā)布停用通知，明確停用時間和原因。2.銷毀流程-停用印章應及時進行銷毀處理。銷毀前，需對印章進行登記，并報公司管理層審批。-銷毀工作由公司行政部門會同審計部門共同進行，可采用切割、粉碎等方式確保印章無法恢復使用。-銷毀完成后，需在登記臺賬上注明銷毀情況，并保存相關記錄。十一、績效考核與獎懲機制1.績效考核-將行政印章保管工作納入公司績效考核體系，對保管人員及相關使用人員的工作表現(xiàn)進行評估。-考核指標包括印章保管的安全性、使用審批的合規(guī)性、登記記錄的準確性等。2.獎勵措施-對在行政印章保管工作中表現(xiàn)出色，嚴格遵守制度，確保印章安全、規(guī)范使用的員工，公司將給予表彰和獎勵，如獎金、榮譽證書等。3.懲罰措施-對違反行政印章保管制度的員工，視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、降職、辭退等。-因違規(guī)使用行政印章給公司造成經(jīng)濟損失或不良影響的，將依法追究相關人員的法律責任。十二、人文關懷與培訓1.人文關懷-公司注重對行政印章保管人員的人文關懷，合理安排工作任務，避免因工作壓力過大影響保管工作質量。-關注保管人員的職業(yè)發(fā)展，為其提供晉升機會和職業(yè)培訓。2.培訓-定期組織行政印章保管人員參加業(yè)務培訓，培訓內容包括印章管理法律法規(guī)、公司相關制度、安全防范知識等。-通過培訓，提高保管人員的業(yè)務水平和責任意識，確保行政