環(huán)衛(wèi)公司行政會議組織記錄細(xì)則

一、總則1.適用范圍：本細(xì)則適用于環(huán)衛(wèi)公司全體員工。行政會議旨在加強(qiáng)公司內(nèi)部溝通，協(xié)調(diào)工作，制定決策，提升公司整體運(yùn)營效率。全體員工應(yīng)積極參與并遵守相關(guān)會議組織與記錄規(guī)定。2.目的：規(guī)范行政會議的組織流程，確保會議高效有序進(jìn)行；準(zhǔn)確記錄會議內(nèi)容，為公司決策執(zhí)行、工作推進(jìn)及后續(xù)追溯提供可靠依據(jù)；通過良好的會議組織與記錄，促進(jìn)公司各部門間的信息共享，強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)協(xié)作，落實(shí)公司經(jīng)營理念與發(fā)展戰(zhàn)略。3.企業(yè)文化與經(jīng)營理念體現(xiàn)：在會議組織與記錄過程中，應(yīng)充分體現(xiàn)公司“服務(wù)至上，環(huán)保先行”的經(jīng)營理念。會議倡導(dǎo)積極向上、團(tuán)結(jié)協(xié)作的文化氛圍，鼓勵員工充分發(fā)表意見，共同為公司發(fā)展出謀劃策，追求社會效益與經(jīng)濟(jì)效益的雙贏。二、會議組織1.會議發(fā)起與規(guī)劃-公司行政會議分為定期會議和不定期會議。定期會議包括每周例會、月度總結(jié)會、季度規(guī)劃會等；不定期會議根據(jù)公司實(shí)際工作需求，由公司管理層、各部門負(fù)責(zé)人發(fā)起。-會議發(fā)起者應(yīng)提前確定會議主題、目的、參會人員范圍、會議時間和地點(diǎn)。會議主題應(yīng)明確、具體，圍繞公司“人、事、財、物、信息、安全、文化”等核心要素展開，如人員績效評估、業(yè)務(wù)項(xiàng)目推進(jìn)、財務(wù)預(yù)算討論、物資調(diào)配安排、安全管理措施等。-在確定參會人員時，遵循扁平化管理原則，確保與會議主題相關(guān)的各層級員工能夠直接參與，避免信息傳遞的冗余與失真。參會人員應(yīng)涵蓋不同部門、不同崗位，以促進(jìn)多維度的溝通與交流。2.會議通知-會議發(fā)起者應(yīng)至少提前[X]小時通過公司內(nèi)部通訊系統(tǒng)、郵件等方式向參會人員發(fā)送會議通知。通知內(nèi)容應(yīng)包括會議主題、時間、地點(diǎn)、議程、預(yù)計時長以及參會要求等詳細(xì)信息。-對于重要會議，發(fā)起者可通過電話、即時通訊工具等方式進(jìn)行二次提醒，確保參會人員能夠按時參會。同時，鼓勵參會人員提前對會議議程進(jìn)行思考，準(zhǔn)備相關(guān)資料和意見。3.會議準(zhǔn)備-會議組織者（一般由發(fā)起部門指定專人擔(dān)任）負(fù)責(zé)會議場地的預(yù)訂與布置，確保會議場地環(huán)境舒適、設(shè)備齊全，滿足會議需求，如投影儀、音響設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)連接等。-根據(jù)會議主題和議程，組織者應(yīng)提前收集、整理相關(guān)資料，如業(yè)務(wù)報告、財務(wù)報表、安全數(shù)據(jù)等，并在會議開始前分發(fā)給參會人員，以便他們能夠充分了解會議背景和相關(guān)信息。-對于需要討論的議題，組織者應(yīng)提前準(zhǔn)備討論提綱，引導(dǎo)參會人員圍繞核心問題進(jìn)行討論，提高會議效率。三、會議進(jìn)行1.會議開場-會議開始時，主持人應(yīng)首先介紹會議主題、目的和議程安排，強(qiáng)調(diào)會議的重要性和紀(jì)律要求。主持人一般由會議發(fā)起者或其指定人員擔(dān)任，負(fù)責(zé)把控會議節(jié)奏，引導(dǎo)會議順利進(jìn)行。-在會議開場環(huán)節(jié)，可簡要回顧公司近期的重要工作成果和發(fā)展動態(tài)，體現(xiàn)公司積極向上的文化氛圍，增強(qiáng)員工的歸屬感和自豪感。同時，鼓勵員工以飽滿的熱情投入到會議討論中。2.議題討論-按照會議議程，依次對各個議題進(jìn)行討論。每個議題由相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行簡要匯報，介紹議題背景、現(xiàn)狀和初步解決方案。匯報應(yīng)簡潔明了，突出重點(diǎn)，時間控制在[規(guī)定時間]以內(nèi)。-參會人員應(yīng)積極參與討論，充分發(fā)表自己的意見和建議。討論過程中，應(yīng)尊重他人觀點(diǎn)，避免出現(xiàn)爭吵和惡意攻擊等不良行為。主持人應(yīng)引導(dǎo)討論圍繞議題核心展開，確保討論的有效性和針對性。-在討論涉及公司經(jīng)濟(jì)效益、社會效益等關(guān)鍵問題時，應(yīng)充分考慮公司的長遠(yuǎn)發(fā)展和社會責(zé)任。例如，在討論業(yè)務(wù)拓展項(xiàng)目時，不僅要關(guān)注項(xiàng)目的盈利前景，還要評估其對環(huán)境保護(hù)和社會形象的影響，以確保公司經(jīng)營活動符合公司經(jīng)營理念和社會期望。3.決策制定-經(jīng)過充分討論后，對于需要做出決策的議題，主持人應(yīng)組織參會人員進(jìn)行表決。表決方式可根據(jù)議題的重要性和復(fù)雜程度選擇舉手、投票等方式。決策結(jié)果應(yīng)遵循少數(shù)服從多數(shù)的原則，但對于重大決策，可能需要經(jīng)過公司高層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)一步審議和批準(zhǔn)。-在決策過程中，應(yīng)充分尊重員工的意見和建議，體現(xiàn)公司扁平化管理的特點(diǎn)。鼓勵基層員工參與決策，為公司發(fā)展提供不同視角的思考，提高決策的科學(xué)性和合理性。4.會議紀(jì)律-參會人員應(yīng)按時到達(dá)會議現(xiàn)場，不得遲到、早退。如有特殊情況無法參會，應(yīng)提前向會議發(fā)起者請假，并安排本部門其他人員代為參會。-會議期間，參會人員應(yīng)將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，避免干擾會議進(jìn)行。如有緊急情況需要接聽電話，應(yīng)向主持人示意后，到會議室外接聽。-參會人員應(yīng)認(rèn)真傾聽他人發(fā)言，做好會議記錄，不得在會議期間交頭接耳、做與會議無關(guān)的事情。四、會議記錄1.記錄人員安排-每次行政會議均應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會議記錄。記錄人員應(yīng)具備良好的文字表達(dá)能力、速記能力和理解能力，能夠準(zhǔn)確、完整地記錄會議內(nèi)容。記錄人員可由會議組織者或其他合適人員擔(dān)任，也可根據(jù)會議主題和部門分工輪流安排。2.記錄內(nèi)容要求-會議記錄應(yīng)包括會議基本信息，如會議主題、時間、地點(diǎn)、主持人、參會人員等；會議議程；參會人員發(fā)言要點(diǎn)；會議討論結(jié)果；決策事項(xiàng)及責(zé)任人、完成時間等關(guān)鍵信息。-在記錄參會人員發(fā)言時，應(yīng)盡量忠實(shí)于發(fā)言人的原意，突出重點(diǎn)觀點(diǎn)和關(guān)鍵數(shù)據(jù)。對于重要決策事項(xiàng)，應(yīng)詳細(xì)記錄決策過程和依據(jù)，以便后續(xù)追溯和查詢。-會議記錄應(yīng)體現(xiàn)公司對安全生產(chǎn)、人文關(guān)懷等方面的關(guān)注。例如，在記錄涉及安全生產(chǎn)的議題時，要詳細(xì)記錄相關(guān)安全措施的討論和決策；對于涉及員工福利、職業(yè)發(fā)展等人文關(guān)懷方面的內(nèi)容，也要準(zhǔn)確記錄會議討論結(jié)果和下一步行動計劃。3.記錄方式與整理-會議記錄可采用紙質(zhì)記錄和電子記錄相結(jié)合的方式。記錄人員在會議現(xiàn)場應(yīng)快速記錄會議要點(diǎn)，會后及時整理成完整的會議記錄文檔。記錄文檔應(yīng)使用規(guī)范的格式，如字體統(tǒng)一、排版整齊等。-整理后的會議記錄應(yīng)在會議結(jié)束后[規(guī)定時間]內(nèi)發(fā)送給參會人員進(jìn)行核對和確認(rèn)。參會人員如有異議，應(yīng)及時與記錄人員溝通，確保會議記錄的準(zhǔn)確性。五、會議記錄的分發(fā)與存檔1.分發(fā)范圍與方式-經(jīng)核對確認(rèn)后的會議記錄應(yīng)及時分發(fā)給相關(guān)人員。分發(fā)范圍根據(jù)會議主題和決策事項(xiàng)確定，一般包括參會人員、未參會但與會議內(nèi)容相關(guān)的部門負(fù)責(zé)人及員工等。-會議記錄可通過公司內(nèi)部郵件系統(tǒng)、共享文檔平臺等方式進(jìn)行分發(fā)，確保相關(guān)人員能夠及時獲取。同時，鼓勵員工對會議記錄進(jìn)行學(xué)習(xí)和交流，以更好地落實(shí)會議決策。2.存檔管理-會議記錄應(yīng)進(jìn)行妥善存檔，建立專門的會議記錄檔案庫。檔案庫可按照會議類型、時間等進(jìn)行分類管理，便于查詢和檢索。-存檔的會議記錄應(yīng)長期保存，作為公司發(fā)展歷程和決策執(zhí)行情況的重要資料。在公司進(jìn)行績效評估、項(xiàng)目審計、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等工作時，可作為重要參考依據(jù)。六、會議決策執(zhí)行與跟蹤1.任務(wù)分配與責(zé)任明確-會議結(jié)束后，根據(jù)會議決策事項(xiàng)，明確各項(xiàng)任務(wù)的責(zé)任人、完成時間和具體要求。責(zé)任人應(yīng)確保對所承擔(dān)的任務(wù)有清晰的理解，并制定相應(yīng)的工作計劃。-在任務(wù)分配過程中，充分考慮員工的工作能力和職責(zé)范圍，合理安排任務(wù)，確保各項(xiàng)工作能夠高效推進(jìn)。同時，鼓勵員工積極主動承擔(dān)任務(wù)，為公司發(fā)展貢獻(xiàn)力量。2.執(zhí)行跟蹤與反饋-設(shè)立專門的會議決策執(zhí)行跟蹤機(jī)制，定期對決策執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評估。跟蹤周期可根據(jù)任務(wù)的性質(zhì)和緊急程度確定，一般為每周或每月。-責(zé)任人應(yīng)定期向公司管理層和相關(guān)部門反饋任務(wù)執(zhí)行進(jìn)展情況，包括已完成的工作、遇到的問題及解決方案等。對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的困難和問題，應(yīng)及時組織相關(guān)人員進(jìn)行協(xié)調(diào)和解決，確保決策能夠順利執(zhí)行。3.績效考核關(guān)聯(lián)-將會議決策執(zhí)行情況納入員工績效考核體系。對于按時、高質(zhì)量完成任務(wù)的員工，給予相應(yīng)的績效獎勵；對于未能按時完成任務(wù)或執(zhí)行不力的員工，進(jìn)行績效扣分，并根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度進(jìn)行相應(yīng)的處罰。-通過績效考核的激勵作用，提高員工對會議決策執(zhí)行的重視程度，確保公司各項(xiàng)工作能夠按照計劃有序推進(jìn)，實(shí)現(xiàn)公司的經(jīng)營目標(biāo)。七、附則1.解釋權(quán)：本細(xì)則的解釋權(quán)歸環(huán)衛(wèi)公司行政部門所有