ICS35040

CCSA.14

中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)

GB/T41207—2025

代替GB/T41207—2021

信息與文獻(xiàn)文件檔案管理體系

()

實(shí)施指南

Informationanddocumentation—Managementsystemsforrecords—

Guidelinesforimplementation

ISO303022022MOD

(:,)

2025-08-01發(fā)布2026-02-01實(shí)施

國(guó)家市場(chǎng)監(jiān)督管理總局發(fā)布

國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)

GB/T41207—2025

目次

前言

…………………………Ⅲ

引言

…………………………Ⅴ

范圍

1………………………1

規(guī)范性引用文件

2…………………………1

術(shù)語(yǔ)和定義

3………………1

組織環(huán)境

4…………………1

了解組織及其環(huán)境

4.1…………………1

了解利益相關(guān)方的需求和期望

4.2……………………4

確定的范圍

4.3MSR……………………5

文件管理體系

4.4………………………6

領(lǐng)導(dǎo)作用

5…………………6

領(lǐng)導(dǎo)作用和承諾

5.1……………………6

方針

5.2…………………7

組織的崗位職責(zé)和權(quán)限

5.3、……………8

規(guī)劃

6………………………9

應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)與機(jī)遇的措施

6.1……………9

文件管理目標(biāo)及實(shí)現(xiàn)規(guī)劃

6.2…………11

支持

7………………………12

資源

7.1…………………12

能力

7.2…………………12

意識(shí)

7.3…………………13

溝通

7.4…………………14

證明性信息

7.5…………………………15

運(yùn)行

8………………………18

運(yùn)行計(jì)劃與控制

8.1……………………18

確定形成的文件

8.2……………………19

文件過(guò)程文件控制和文件系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和實(shí)施

8.3、…………………19

績(jī)效評(píng)價(jià)

9…………………21

監(jiān)控測(cè)量分析和評(píng)價(jià)

9.1、、……………21

內(nèi)部審核

9.2……………22

管理評(píng)審

9.3……………23

改進(jìn)

10……………………24

不符合項(xiàng)及糾正措施

10.1……………24

Ⅰ

GB/T41207—2025

持續(xù)改進(jìn)

10.2…………………………25

附錄資料性附錄要求的實(shí)施示例

A()GB/T34112—2022A………26

參考文獻(xiàn)

……………………30

Ⅱ

GB/T41207—2025

前言

本文件按照標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第部分標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則的規(guī)定

GB/T1.1—2020《1:》

起草

。

本文件與信息與文獻(xiàn)文件檔案管理體系要求和信息與文獻(xiàn)文件檔案管理體系基

《()》《()

礎(chǔ)與術(shù)語(yǔ)共同構(gòu)成支撐文件管理的系列國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)

》。

本文件代替信息與文獻(xiàn)文件檔案管理體系實(shí)施指南與

GB/T41207—2021《()》,GB/T41207—

相比除結(jié)構(gòu)調(diào)整和編輯性改動(dòng)外主要技術(shù)變化如下

2021,,:

更改了組織環(huán)境的內(nèi)容細(xì)分為了解組織及其環(huán)境了解利益相關(guān)方的需求和期望確定

———“”,“”“”“

的范圍和文件管理體系見(jiàn)第章年版的第章

MSR”“”(4,20214);

更改了領(lǐng)導(dǎo)作用和承諾的內(nèi)容并增加了最高管理者領(lǐng)導(dǎo)作用和承諾的內(nèi)容見(jiàn)

———“”,(5.1,

年版的

20215.1);

更改了組織的崗位職責(zé)和權(quán)限的內(nèi)容并增加了最高管理者的職責(zé)和權(quán)限的內(nèi)容見(jiàn)

———“、”,(

年版的

5.3,20215.3.1、5.3.2、5.3.3);

更改了文件管理目標(biāo)及實(shí)現(xiàn)規(guī)劃的內(nèi)容增加了文件管理目標(biāo)輸入要素見(jiàn)年版

———“”,(6.2,2021

的

6.2);

增加了證明性信息中形成和更新的內(nèi)容見(jiàn)

———“”“”(7.5.2);

更改了運(yùn)行計(jì)劃與控制的內(nèi)容更改了運(yùn)行計(jì)劃與控制內(nèi)容確定形成的文件文件過(guò)

———“”,“”“”“

程文件控制和文件系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和實(shí)施的具體管理內(nèi)容見(jiàn)和年版的

、”(8.1、8.28.3,20218.1);

更改了績(jī)效評(píng)價(jià)的內(nèi)容見(jiàn)第章年版的第章

———“”(9,20219);

刪除了對(duì)于文件過(guò)程和文件系統(tǒng)運(yùn)行績(jī)效以及文件管理體系有效性的評(píng)估的內(nèi)容見(jiàn)

———“,”(

年版的

20219.1.2);

將內(nèi)容體系審計(jì)更改為內(nèi)部審核并更改了內(nèi)容見(jiàn)年版的

———“”“”,(9.2,20219.2);

更改了管理評(píng)審的內(nèi)容刪除了管理評(píng)審的輸入信息更改了管理評(píng)審的方式和改進(jìn)

———“”,,MSR

方面見(jiàn)年版的

(9.3,20219.3);

更改了不符合項(xiàng)及糾正措施的內(nèi)容刪除了部分輸出結(jié)果內(nèi)容見(jiàn)年版的

———“”,(10.1,202110.1)。

本文件修改采用信息與文獻(xiàn)文件管理體系實(shí)施指南

ISO30302:2022《》。

本文件與相比做了下述結(jié)構(gòu)調(diào)整

ISO30302:2022,:

中細(xì)分為細(xì)分為細(xì)分為

———ISO30302:20224.1.1~,4.1.2~,4.2

細(xì)分為細(xì)分為

4.2.1~4.2.4,4.34.3.1、4.3.2,4.44.4.1、4.4.2;

中細(xì)分為細(xì)分為細(xì)分為

———ISO30302:20225.15.1.1、5.1.2,5.25.2.1~5.2.6,5.35.3.1~5.3.3;

中細(xì)分為細(xì)分為

———ISO30302:20226.16.1.1~6.1.3,6.26.2.1~6.2.4;

中細(xì)分為細(xì)分為細(xì)分為

———ISO30302:20227.17.1.1、7.1.2,7.27.2.1~7.2.6,7.37.3.1、

細(xì)分為細(xì)分為細(xì)分為

7.3.2,7.47.4.1~7.4.4,7.5.1、,7.5.3、;

中細(xì)分為細(xì)分為細(xì)分為

———ISO30302:20228.18.1.1、8.1.2,8.28.2.1、8.2.2,8.38.3.1、8.3.2;

中細(xì)分為細(xì)分為細(xì)分為

———ISO30302:20229.19.1.1~9.1.5,9.29.2.1~9.2.3,9.39.3.1~9.3.5;

中細(xì)分為細(xì)分為

———ISO30302:202210.110.1.1~10.1.5,10.210.2.1~10.2.3。

本文件與的技術(shù)差異及其原因如下

ISO30302:2022:

用規(guī)范性引用的替換了以適應(yīng)我國(guó)的技術(shù)條件見(jiàn)第章第

———GB/T34112—2022ISO30301,(1、

章附錄

3、4.1、4.2、4.3、4.4、5.1、5.2、5.3、6.1、6.2、7.2、7.5、8.1、8.2、8.3、9.1、9.2、9.3、10.1、A);

Ⅲ

GB/T41207—2025

用規(guī)范性引用的替換了以適應(yīng)我國(guó)的技術(shù)條件見(jiàn)第章

———GB/T34110ISO30300,(3);

刪除了中一般法規(guī)和判例法有關(guān)組織特定主要問(wèn)題的一系列法律

———ISO30302:20224.1.2“”“

判例的內(nèi)容以適應(yīng)我國(guó)的技術(shù)條件

”,。

本文件做了下列編輯性改動(dòng)

:

為與現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)體系協(xié)調(diào)將標(biāo)準(zhǔn)名稱修改為信息與文獻(xiàn)文件檔案管理體系實(shí)施指南

———,《()》;

納入了的修正內(nèi)容所涉及的條款的外側(cè)頁(yè)邊空白位置用垂直

———ISO30302:2022/Amd1:2025,

雙線進(jìn)行了標(biāo)示

(‖);

用資料性引用的替換了見(jiàn)替

———GB/T26162—2021ISO15489-1()、GB/T19000—2016

換了替換了見(jiàn)替換了

ISO9001,GB/T24001—2016ISO14001(4.3.1)、GB/T22080—2016

見(jiàn)替換了見(jiàn)

ISO/IEC27001(4.3.1、8.3.1)、GB/T27921—2023IEC31010(6.1.3)、

替換了見(jiàn)替換了

GB/Z32002—2015ISO/TR26122(8.2.1)、GB/T34840.1—2017

見(jiàn)替換了見(jiàn)以適應(yīng)我國(guó)的技術(shù)

ISO16175-1(8.3.1)、GB/T19011—2021ISO19011(9.2.1),

條件

;

更改了中舉例的具有多種法律知識(shí)的法律專家在跨多個(gè)行政管轄區(qū)

———ISO30302:20224.2“”“

的組織中這一點(diǎn)尤其重要見(jiàn)以適應(yīng)我國(guó)的技術(shù)條件

,”(4.2.3),;

更改了中的例如在某些行政管轄區(qū)通用的元數(shù)據(jù)方案對(duì)公共部門(mén)中

———ISO30302:20228.3“,,

的組織是強(qiáng)制性的見(jiàn)以適應(yīng)我國(guó)的技術(shù)條件

”(8.3),。

請(qǐng)注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利本文件的發(fā)布機(jī)構(gòu)不承擔(dān)識(shí)別專利的責(zé)任

。。

本文件由全國(guó)信息與文獻(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)提出并歸口

(SAC/TC4)。

本文件起草單位天津師范大學(xué)中國(guó)人民大學(xué)國(guó)家檔案局中國(guó)商用飛機(jī)有限責(zé)任公司上海飛機(jī)

:、、、

設(shè)計(jì)研究院國(guó)網(wǎng)天津市電力公司蘇州工業(yè)園區(qū)檔案管理中心天津市標(biāo)準(zhǔn)化研究院

、、、。

本文件主要起草人白文琳安小米蔡盈芳聶曼影何芮王木亮宋輝劉婷婷吉祥羅雅文

:、、、、、、、、、、

師蒙蒙王文文沈榮趙美煥胡菊芳

、、、、。

本文件及其所代替文件的歷次版本發(fā)布情況為

:

年首次發(fā)布為

———2021GB/T41207—2021;

本次為第一次修訂

———。

Ⅳ

GB/T41207—2025

引言

本文件旨在幫助用戶實(shí)施所提出的文件管理體系要求

GB/T34112—2022。GB/T34112—2022

規(guī)定了一個(gè)組織在形成和控制作為證據(jù)和資產(chǎn)的信息時(shí)所需的文件管理體系

(managementsystemfor

要求適用于一個(gè)組織需要證明其有能力在履行法律義務(wù)或開(kāi)展業(yè)務(wù)過(guò)程中對(duì)形成接

records,MSR),、

收和維護(hù)的信息進(jìn)行有效管理的場(chǎng)景本文件所稱文件等同于中文語(yǔ)境下的機(jī)關(guān)單位或組織的文件

。“”

和檔案

。

本文件旨在為一個(gè)組織依據(jù)實(shí)施提供實(shí)踐指南文件涵蓋了建立和維

GB/T34112—2022MSR。

護(hù)的必要內(nèi)容但既不修改也不降低所規(guī)定的要求只有當(dāng)

MSR,GB/T34112—2022。GB/T34112—

明確要求時(shí)某項(xiàng)活動(dòng)或?qū)顒?dòng)的記錄才被視為強(qiáng)制性要求

2022,。

的實(shí)施通常作為一個(gè)項(xiàng)目來(lái)執(zhí)行無(wú)論是已具備文件系統(tǒng)或程序并需對(duì)其管理進(jìn)行評(píng)審和

MSR。

改進(jìn)的組織還是首次計(jì)劃對(duì)文件形成和控制實(shí)施系統(tǒng)化和可驗(yàn)證方法的組織均可實(shí)施本文

,,MSR。

件中提出的實(shí)踐指南能應(yīng)用于上述兩種情況在某些情況下可能是應(yīng)對(duì)法律或技術(shù)不確定性的

。,MSR

理想選擇

。

在決定實(shí)施之前組織需要初步評(píng)價(jià)現(xiàn)有文件和文件系統(tǒng)并識(shí)別出需應(yīng)對(duì)的風(fēng)險(xiǎn)和可顯著

MSR,,

改進(jìn)的機(jī)會(huì)例如實(shí)施能作為一項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)降低措施用于應(yīng)對(duì)重大信息技術(shù)平臺(tái)變更或外包高風(fēng)

。,MSR,

險(xiǎn)業(yè)務(wù)過(guò)程或者能為重大改進(jìn)提供標(biāo)準(zhǔn)化的管理框架例如將文件過(guò)程與特定業(yè)務(wù)過(guò)程整合

。,MSR,、

加強(qiáng)在線業(yè)務(wù)往來(lái)或社交媒體業(yè)務(wù)使用中的文件控制和管理等

。

本文件的使用具有必要的靈活性具體取決于一個(gè)組織的規(guī)模性質(zhì)復(fù)雜性以及已經(jīng)實(shí)施的

,、、,

的成熟度每個(gè)組織所處的環(huán)境和復(fù)雜性都是獨(dú)特的且組織對(duì)特定環(huán)境的要求還會(huì)對(duì)實(shí)

MSR。,MSR

施產(chǎn)生影響小型組織可簡(jiǎn)化本文件所描述的措施而大型或復(fù)雜的組織則可能需要分層管理體系以

。,,

有效實(shí)施和管理本文件中的各項(xiàng)措施

。

本文件的指南結(jié)構(gòu)與保持一致描述了為滿足要求而采

GB/T34112—2022,GB/T34112—2022

取的措施以及如何對(duì)這些措施進(jìn)行記錄

,。

第章涉及如何開(kāi)展實(shí)施所需的環(huán)境分析通過(guò)此分析界定了的范圍并確定了實(shí)

4MSR。,MSR,

施與其他管理體系之間的關(guān)系

MSR。

第章解釋了領(lǐng)導(dǎo)作用以及如何獲得最高管理者的承諾這種承諾通過(guò)文件方針職責(zé)與權(quán)限分

5。、

配來(lái)體現(xiàn)

。

第章涉及實(shí)施的規(guī)劃和文件管理目標(biāo)的制定這些工作需依據(jù)高層級(jí)風(fēng)險(xiǎn)分析環(huán)境分析

6MSR,、

見(jiàn)第章和可用資源見(jiàn)第章來(lái)確定

(4)(7)。

第章列出了所需的支持如資源能力意識(shí)溝通和證明性信息

7MSR,、、、。

第章涉及界定評(píng)審以及計(jì)劃運(yùn)行層面的內(nèi)容它包括對(duì)確定要形成的文件的分析見(jiàn)以

8、。(8.2),

及文件過(guò)程控制和系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和實(shí)施它依據(jù)環(huán)境要求和范圍見(jiàn)第章并以文件方針見(jiàn)風(fēng)

、。(4),(5.2)、

險(xiǎn)分析見(jiàn)和所需的資源見(jiàn)為基礎(chǔ)以滿足計(jì)劃實(shí)施中的文件管理目標(biāo)見(jiàn)第章解釋

(6.1)(6.1),(6.2)。8

了如何實(shí)施附錄中的要求

GB/T34112—2022A。

第章和第章涉及對(duì)照中定義的計(jì)劃目標(biāo)和要求的績(jī)效評(píng)價(jià)和改進(jìn)

910GB/T34112—2022、。

對(duì)于中第章第章中的每一條本文件提供了以下內(nèi)容

GB/T34112—20224~10,:

滿足的要求所需開(kāi)展的活動(dòng)這些活動(dòng)能按順序執(zhí)行但部分活動(dòng)則需同

———GB/T34112—2022:,

步執(zhí)行

;

活動(dòng)的輸入這些是開(kāi)展活動(dòng)的起始點(diǎn)可能是先前活動(dòng)的輸出結(jié)果

———:,;

Ⅴ

GB/T41207—2025

活動(dòng)的輸出結(jié)果這些是開(kāi)展活動(dòng)后產(chǎn)生的結(jié)果或交付物特別提及開(kāi)展活動(dòng)后強(qiáng)制性的證明

———:,

性信息

。

關(guān)于如何設(shè)計(jì)操作文件過(guò)程的概念是基于所確立的原則其他設(shè)計(jì)實(shí)施監(jiān)

GB/T26162—2021。、、

控和改進(jìn)文件過(guò)程控制和系統(tǒng)的主要工具能與本文件結(jié)合使用以落實(shí)的詳細(xì)運(yùn)行要素

、,MSR。

已經(jīng)實(shí)施的組織可運(yùn)用本文件在體系化和可驗(yàn)證方法下開(kāi)發(fā)用于管

GB/T26162—2021,MSR,

理文件的基礎(chǔ)設(shè)施

。

Ⅵ

GB/T41207—2025

信息與文獻(xiàn)文件檔案管理體系

()

實(shí)施指南

1范圍

本文件提供了按照實(shí)施的指導(dǎo)本文件與協(xié)同使

GB/T34112—2022MSR。GB/T34112—2022

用描述了設(shè)計(jì)實(shí)施與監(jiān)控時(shí)需要開(kāi)展的各項(xiàng)活動(dòng)

,、MSR。

本文件適用于任何實(shí)施的組織或跨組織使用適用于各種類型例如企業(yè)政府機(jī)構(gòu)非營(yíng)利

MSR,(、、

組織等