財務檔案資料管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司財務檔案資料的管理，確保財務檔案資料的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮財務檔案資料在公司經(jīng)營管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》及國家有關(guān)財務檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的財務檔案資料管理。（三）定義1.財務檔案資料：指公司在各項財務活動中形成的，具有保存價值的會計憑證、會計賬簿、財務報告、審計報告、稅務資料、財務預算、財務分析、經(jīng)濟合同、財務電子數(shù)據(jù)等各種形式的記錄。2.歸檔：指將財務檔案資料按照規(guī)定的程序和要求，整理、分類、裝訂成冊，并移交檔案管理部門保存的過程。3.保管期限：指財務檔案資料應當保存的時間長度，分為永久、定期（10年、30年等）。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理原則。公司總部財務部門負責統(tǒng)一領(lǐng)導和指導全公司的財務檔案資料管理工作，各分公司、子公司財務部門負責本單位財務檔案資料的具體管理工作。2.真實完整原則。財務檔案資料應如實反映公司財務活動的全過程，保證檔案資料的真實性、完整性，不得偽造、篡改。3.安全保密原則。采取有效措施確保財務檔案資料的安全，防止檔案資料的損壞、丟失和泄密。對涉及公司商業(yè)秘密的財務檔案資料，嚴格按照保密規(guī)定進行管理。4.便于利用原則。財務檔案資料的整理、保管和分類應便于查閱和利用，提高工作效率。二、財務檔案資料的分類與歸檔（一）會計憑證1.原始憑證：包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、借款單、工資表、折舊計算表等各種外來和自制的原始單據(jù)。原始憑證應按經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生的時間順序，與記賬憑證一起裝訂成冊，并在每冊憑證首頁附上“會計憑證封面”，注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)等信息。2.記賬憑證：根據(jù)審核無誤的原始憑證編制的記賬憑證，應按編號順序排列，連同所附原始憑證一并裝訂。記賬憑證封面應注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止號碼、附件張數(shù)、會計主管、記賬、審核、制單等有關(guān)人員的簽章。（二）會計賬簿1.總賬：按照會計科目設(shè)置的總分類賬，全面記錄公司的經(jīng)濟業(yè)務?？傎~應每年更換一次，新年度開始時，將上年總賬余額結(jié)轉(zhuǎn)至新賬，并在摘要欄注明“上年結(jié)轉(zhuǎn)”字樣。2.明細賬：根據(jù)總賬科目所屬明細科目設(shè)置的明細賬，詳細記錄各項經(jīng)濟業(yè)務的明細情況。明細賬應根據(jù)記賬憑證逐筆登記，每月末結(jié)賬，并與總賬核對相符。3.日記賬：包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，由出納人員根據(jù)收付款憑證逐日逐筆登記，每日終了應結(jié)出余額，并與庫存現(xiàn)金、銀行對賬單核對相符。4.其他輔助賬簿：如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品臺賬、往來賬款備查簿等，應根據(jù)實際需要設(shè)置，并及時記錄和更新相關(guān)信息。會計賬簿在年度終了后，應整理立卷，裝訂成冊。在賬簿封面注明單位名稱、年度、賬簿名稱、冊數(shù)、編號等信息，并由記賬人員、會計主管人員簽字或蓋章。（三）財務報告1.月度財務報告：包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表及附注等，反映公司月度財務狀況和經(jīng)營成果。月度財務報告應在月度終了后規(guī)定時間內(nèi)編制完成，并報送公司領(lǐng)導、相關(guān)部門及稅務機關(guān)等。2.季度財務報告：在月度財務報告的基礎(chǔ)上，增加季度財務情況說明書，對公司季度財務狀況、經(jīng)營成果、重大事項等進行分析和說明。季度財務報告應在季度終了后規(guī)定時間內(nèi)編制完成，并報送相關(guān)部門。3.年度財務報告：包括年度資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動表及附注等，全面反映公司年度財務狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量情況。年度財務報告應經(jīng)會計師事務所審計，并在年度終了后規(guī)定時間內(nèi)報送公司股東、董事會、監(jiān)事會及相關(guān)政府部門。財務報告應按年度整理歸檔，在報告封面注明單位名稱、年度、報告名稱、編號等信息，并加蓋單位公章、法定代表人章及財務負責人章。（四）審計報告1.內(nèi)部審計報告：公司內(nèi)部審計部門對公司財務收支、經(jīng)濟活動、內(nèi)部控制等進行審計后出具的報告。內(nèi)部審計報告應包括審計目的、范圍、方法、發(fā)現(xiàn)的問題及建議等內(nèi)容，并報送公司領(lǐng)導及相關(guān)部門。2.外部審計報告：會計師事務所對公司年度財務報表進行審計后出具的審計報告。外部審計報告應作為公司重要的財務檔案資料歸檔保存，以備查閱。審計報告應按年度整理，在報告封面注明單位名稱、年度、審計報告名稱、編號等信息，并加蓋審計機構(gòu)公章及注冊會計師章。（五）稅務資料1.納稅申報表：包括增值稅納稅申報表、企業(yè)所得稅納稅申報表、個人所得稅納稅申報表等各類納稅申報表及附表，應按規(guī)定的時間和格式填寫，并加蓋單位公章后報送稅務機關(guān)。2.稅務發(fā)票：包括增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票等，應妥善保管，按發(fā)票號碼順序裝訂成冊，并注明發(fā)票種類、起止號碼、開具日期、金額等信息。3.稅務審計報告：稅務機關(guān)對公司進行稅務審計后出具的報告，應作為稅務資料歸檔保存。4.其他稅務資料：如稅務登記證、稅收優(yōu)惠文件、稅務處理決定書等，應根據(jù)實際情況分類歸檔。稅務資料應按年度整理，在資料封面注明單位名稱、年度、資料名稱、編號等信息，并加蓋單位公章。（六）財務預算1.年度財務預算：公司根據(jù)戰(zhàn)略規(guī)劃和經(jīng)營目標編制的年度財務收支計劃，包括收入預算、成本費用預算、利潤預算、資金預算等。年度財務預算應經(jīng)公司董事會審議通過，并報上級主管部門備案。2.季度財務預算執(zhí)行情況分析報告：對季度財務預算執(zhí)行情況進行分析和總結(jié)，對比預算與實際執(zhí)行情況的差異，分析原因，并提出改進措施和建議。3.其他財務預算相關(guān)資料：如預算編制說明、預算調(diào)整報告等，應與年度財務預算和季度執(zhí)行情況分析報告一起歸檔保存。財務預算資料應按年度整理，在資料封面注明單位名稱、年度、預算名稱、編號等信息，并加蓋單位公章。（七）財務分析1.月度財務分析報告：對公司月度財務狀況和經(jīng)營成果進行分析，包括財務指標分析、成本費用分析、資金狀況分析等，提出存在的問題及改進建議。月度財務分析報告應在月度終了后規(guī)定時間內(nèi)編制完成，并報送公司領(lǐng)導及相關(guān)部門。2.季度財務分析報告：在月度財務分析報告的基礎(chǔ)上，對公司季度財務狀況和經(jīng)營成果進行更深入的分析，增加行業(yè)對比分析、趨勢分析等內(nèi)容，為公司決策提供更全面的依據(jù)。季度財務分析報告應在季度終了后規(guī)定時間內(nèi)編制完成，并報送相關(guān)部門。3.年度財務分析報告：對公司年度財務狀況、經(jīng)營成果、財務指標變動情況等進行全面分析，總結(jié)經(jīng)驗教訓，提出未來發(fā)展建議。年度財務分析報告應在年度終了后規(guī)定時間內(nèi)編制完成，并報送公司領(lǐng)導、董事會及相關(guān)部門。財務分析報告應按年度整理，在報告封面注明單位名稱、年度、報告名稱、編號等信息，并加蓋單位公章。（八）經(jīng)濟合同1.銷售合同：公司與客戶簽訂的商品銷售、勞務提供等合同，應明確雙方的權(quán)利和義務，包括合同金額、交貨時間、付款方式、質(zhì)量標準等條款。2.采購合同：公司與供應商簽訂的原材料采購、設(shè)備購置等合同，應規(guī)定采購物資的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、付款方式等內(nèi)容。3.借款合同：公司與金融機構(gòu)或其他單位簽訂的借款合同，應明確借款金額、借款期限、利率、還款方式等條款，并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.租賃合同：公司簽訂的房屋租賃、設(shè)備租賃等合同，應約定租賃期限、租金標準、租賃物的使用和維護等事項。5.其他經(jīng)濟合同：如投資合同、擔保合同、技術(shù)合同等，應根據(jù)合同性質(zhì)和內(nèi)容進行分類歸檔。經(jīng)濟合同應在簽訂后及時歸檔，在合同封面注明單位名稱、合同名稱、合同編號、簽訂日期、對方單位名稱等信息，并加蓋單位公章。合同副本應與正本一起歸檔保存，如有補充協(xié)議、變更協(xié)議等，也應一并歸檔。（九）財務電子數(shù)據(jù)1.會計電算化系統(tǒng)生成的電子會計憑證、賬簿、報表等數(shù)據(jù)，應定期進行備份，并存儲在安全可靠的介質(zhì)上，如光盤、硬盤等。備份數(shù)據(jù)應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.財務軟件系統(tǒng)的安裝程序、操作手冊、維護記錄等相關(guān)資料，應與財務電子數(shù)據(jù)一起歸檔保存。3.其他財務電子數(shù)據(jù)，如財務數(shù)據(jù)分析軟件生成的報告、電子文檔等，應根據(jù)實際情況進行分類歸檔。財務電子數(shù)據(jù)應按年度整理，在數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)上注明單位名稱、年度、數(shù)據(jù)名稱、備份日期等信息，并建立電子數(shù)據(jù)索引目錄，便于查找和利用。三、財務檔案資料的整理與裝訂（一）整理要求1.財務檔案資料應按照分類標準進行分類整理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。2.對同一類別的檔案資料，應按照時間順序或重要程度進行排列，便于查閱和管理。3.對破損、褪色、字跡模糊的檔案資料，應進行修復或復制，保證檔案資料的可讀性。4.對電子檔案資料，應進行分類存儲，并建立相應的索引目錄，便于檢索和利用。（二）裝訂要求1.會計憑證應使用專用的憑證裝訂機進行裝訂，裝訂應牢固、整齊，不得壓字、掉頁。2.會計賬簿應使用線繩或裝訂機進行裝訂，裝訂后的賬簿應平整、牢固，封面和封底應粘貼整齊。3.財務報告、審計報告、稅務資料等應使用訂書機或膠水進行裝訂，裝訂后的資料應整齊、美觀，便于翻閱。4.經(jīng)濟合同應使用文件夾或檔案袋進行裝訂，將合同正本、副本及相關(guān)附件整理好后放入文件夾或檔案袋中，并在封面注明合同名稱、編號、簽訂日期等信息。5.財務電子數(shù)據(jù)應存儲在專用的存儲介質(zhì)上，并進行密封包裝，在包裝上注明單位名稱、年度、數(shù)據(jù)名稱、備份日期等信息。四、財務檔案資料的保管（一）保管期限1.會計憑證、會計賬簿、財務報告等主要財務檔案資料的保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般情況下，會計憑證保管期限為30年，會計賬簿保管期限為30年，年度財務報告保管期限為永久。2.審計報告、稅務資料、財務預算、財務分析、經(jīng)濟合同等其他財務檔案資料的保管期限，由公司根據(jù)實際情況確定，但不得低于10年。3.財務電子數(shù)據(jù)的保管期限與相應的紙質(zhì)檔案資料保管期限一致。（二）保管地點1.公司應設(shè)立專門的財務檔案資料保管室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保財務檔案資料的安全保管。2.財務檔案資料保管室應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合檔案保管要求。3.財務檔案資料保管室應實行專人管理，未經(jīng)允許，非檔案管理人員不得進入保管室。（三）保管措施1.建立財務檔案資料保管臺賬，詳細記錄檔案資料的名稱、編號、年度、保管期限、存放位置等信息，便于查詢和管理。2.定期對財務檔案資料進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案資料的完整性和安全性。3.對超過保管期限的財務檔案資料，應按照規(guī)定的程序進行鑒定和銷毀，防止檔案資料的積壓和浪費。4.對涉及公司商業(yè)秘密的財務檔案資料，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，限制查閱范圍，防止泄密事件的發(fā)生。五、財務檔案資料的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱財務檔案資料的，應填寫《財務檔案資料查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報財務部門負責人審批。2.財務部門負責人根據(jù)查閱申請表，指定專人負責提供查閱服務，并在查閱過程中進行監(jiān)督。查閱人員應在指定的地點查閱檔案資料，不得擅自將檔案資料帶出保管室。3.查閱財務檔案資料時，查閱人員應愛護檔案資料，不得在檔案資料上涂改、標記、抽換、損壞等。查閱完畢后，應及時將檔案資料歸還保管人員，并辦理歸還手續(xù)。4.涉及公司重大決策、重要財務信息等機密性財務檔案資料的查閱，應經(jīng)公司主管領(lǐng)導批準，并嚴格控制查閱范圍和查閱人員。（二）借閱規(guī)定1.公司外部單位或個人因工作需要借閱財務檔案資料的，應持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫《財務檔案資料借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，經(jīng)公司財務部門負責人審核后，報公司主管領(lǐng)導審批。2.借閱財務檔案資料時，借閱人員應與公司簽訂《財務檔案資料借閱承諾書》，承諾遵守公司財務檔案資料管理規(guī)定，妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借、復印、泄露檔案資料內(nèi)容等。3.財務部門應根據(jù)公司主管領(lǐng)導的審批意見，指定專人負責辦理借閱手續(xù)，并將借閱的檔案資料進行登記。借閱人員應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案資料，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員歸還檔案資料時，保管人員應認真核對檔案資料的數(shù)量、完整性和完好性，如有損壞或丟失，借閱人員應承擔相應的賠償責任。六、財務檔案資料的銷毀（一）銷毀條件1.財務檔案資料保管期滿，且確無保存價值的，可以按照規(guī)定程序進行銷毀。2.因保管不善等原因?qū)е仑攧諜n案資料損壞、丟失，無法繼續(xù)保存的，可以進行銷毀。3.公司進行改制、重組、清算等涉及財務檔案資料處置的，應按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定進行銷毀。（二）銷毀程序1.由財務部門提出財務檔案資料銷毀申請，填寫《財務檔案資料銷毀申請表》，注明銷毀檔案資料的名稱、編號、年度、保管期限、銷毀原因等信息，并附上需要銷毀檔案資料的清單。2.財務部門負責人對銷毀申請進行審核，簽署意見后報公司主管領(lǐng)導審批。3.公司主管領(lǐng)導批準銷毀申請后，財務部門應組織相關(guān)人員對擬銷毀的財務檔案資料進行清點、核對，確保銷毀清單與實際檔案資料一致。4.財務部門應指定專人負責銷毀工作，并在銷毀現(xiàn)場進行監(jiān)督。銷毀方式可以采用焚燒、粉碎等方式，確保