記錄文件存檔管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司記錄文件的規(guī)范化管理，確保記錄文件的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，提高公司運營效率和管理水平，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門在經(jīng)營管理活動中形成的各類記錄文件的存檔管理，包括但不限于合同協(xié)議、財務(wù)報表、工作報告、技術(shù)文檔、客戶資料等。（三）基本原則1.真實性原則：記錄文件應(yīng)如實反映公司各項活動的實際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：確保記錄文件涵蓋公司運營的各個方面，不遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則：記錄文件的內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)真實可靠。4.規(guī)范性原則：記錄文件的格式、填寫要求等應(yīng)符合公司統(tǒng)一規(guī)定和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。5.保密性原則：對涉及公司機密的記錄文件，應(yīng)嚴(yán)格按照保密制度進(jìn)行管理，防止信息泄露。（四）職責(zé)分工1.行政部負(fù)責(zé)制定和完善記錄文件存檔管理辦法，并監(jiān)督執(zhí)行。指導(dǎo)各部門正確分類、整理和存檔記錄文件。建立公司記錄文件總存檔庫，集中保管各類重要記錄文件。定期對記錄文件進(jìn)行清查、盤點，確保文件的安全和完整。2.各部門負(fù)責(zé)本部門記錄文件的收集、整理、分類和初步審核。按照規(guī)定的時間和要求，將本部門的記錄文件移交至行政部存檔。負(fù)責(zé)本部門記錄文件的日常查閱和使用管理，并確保文件的安全。二、記錄文件的分類與編號（一）分類標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)記錄文件的性質(zhì)、來源、用途等因素，將其分為以下幾類：1.行政管理類：包括公司規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)、行政公文等。2.財務(wù)會計類：涵蓋財務(wù)報表、會計憑證、審計報告、稅務(wù)資料等。3.人力資源類：如員工檔案、考勤記錄、培訓(xùn)資料、績效考核文件等。4.市場營銷類：包含市場調(diào)研報告、銷售合同、客戶信息、廣告宣傳資料等。5.技術(shù)研發(fā)類：涉及技術(shù)方案、設(shè)計圖紙、實驗報告、專利文件等。6.生產(chǎn)運營類：包括生產(chǎn)計劃、質(zhì)量檢驗報告、設(shè)備維護(hù)記錄、生產(chǎn)流程文件等。（二）編號規(guī)則為便于記錄文件的識別、檢索和管理，對每類記錄文件進(jìn)行統(tǒng)一編號。編號采用“部門代碼+年份+順序號”的格式，具體如下：1.部門代碼：由兩位大寫英文字母組成，代表文件所屬部門，如行政部為“AD”，財務(wù)部為“FD”等。2.年份：取文件形成年份的后兩位數(shù)字，如2023年為“23”。3.順序號：按照文件形成的先后順序，從001開始依次編號。例如，行政部2023年形成的第5份文件編號為“AD23005”。三、記錄文件的形成與收集（一）文件形成要求1.各部門應(yīng)根據(jù)工作需要，及時、準(zhǔn)確地形成各類記錄文件。記錄文件應(yīng)使用公司統(tǒng)一規(guī)定的格式和用紙，確保字跡清晰、內(nèi)容完整。2.文件內(nèi)容應(yīng)客觀真實，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。涉及數(shù)字、日期、簽名等關(guān)鍵信息的，應(yīng)確保其真實性和有效性。3.文件的起草、審核、批準(zhǔn)等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，確保文件的合法性和規(guī)范性。（二）收集職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門記錄文件的收集工作，確保文件不遺漏、不丟失。2.在工作過程中形成的記錄文件，應(yīng)及時收集并整理，不得積壓。對于跨部門的文件，由主辦部門負(fù)責(zé)牽頭收集，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門提供文件資料。3.對于外來文件，如政府部門的文件、合作單位的函件等，由接收部門負(fù)責(zé)及時收集，并進(jìn)行登記和初步審核。四、記錄文件的整理與歸檔（一）整理要求1.收集到的記錄文件應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，確保同一類文件集中存放。2.對每份文件進(jìn)行核對，檢查文件的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。對于不符合要求的文件，應(yīng)及時與相關(guān)部門或人員溝通，進(jìn)行補充、修正或重新制作。3.去除文件上的訂書釘、回形針等金屬物品，以防止生銹損壞文件。對于紙張較大的文件，應(yīng)進(jìn)行折疊，使其大小與檔案盒規(guī)格相符。4.按照文件編號順序，對每份文件進(jìn)行編號標(biāo)識，并在文件首頁右上角加蓋編號章。（二）歸檔流程1.各部門在完成記錄文件的整理后，填寫《記錄文件歸檔清單》，詳細(xì)列出文件的名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。2.將整理好的記錄文件連同《記錄文件歸檔清單》一并移交至行政部。行政部在收到文件后，對文件進(jìn)行再次審核，確認(rèn)無誤后辦理簽收手續(xù)。3.行政部按照文件的類別和編號順序，將記錄文件放入相應(yīng)的檔案盒或檔案柜中，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明文件類別、年份等信息。4.建立電子檔案目錄，將記錄文件的編號、名稱、日期、保管期限等信息錄入電子系統(tǒng)，便于查詢和檢索。五、記錄文件的保管（一）保管環(huán)境1.行政部應(yīng)設(shè)立專門的記錄文件存檔庫，確保存檔庫環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.存檔庫應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機、防蟲藥、防盜門等，以保障記錄文件的安全。（二）保管期限根據(jù)記錄文件的性質(zhì)和重要程度，確定其保管期限。保管期限分為短期（15年）、中期（510年）和長期（10年以上）。具體保管期限規(guī)定如下：1.行政管理類公司規(guī)章制度、會議紀(jì)要等長期保管。工作計劃與總結(jié)、行政公文等短期保管3年。2.財務(wù)會計類財務(wù)報表、會計憑證等長期保管15年。審計報告、稅務(wù)資料等長期保管10年。3.人力資源類員工檔案長期保管?？记谟涗洝⑴嘤?xùn)資料等短期保管3年?？冃Э己宋募戎衅诒９?年。4.市場營銷類市場調(diào)研報告、銷售合同等長期保管10年?？蛻粜畔⒌乳L期保管，直至客戶關(guān)系終止后5年。廣告宣傳資料等短期保管3年。5.技術(shù)研發(fā)類技術(shù)方案、設(shè)計圖紙等長期保管15年。實驗報告、專利文件等長期保管，直至專利失效后5年。6.生產(chǎn)運營類生產(chǎn)計劃、質(zhì)量檢驗報告等長期保管10年。設(shè)備維護(hù)記錄等中期保管5年。（三）定期清查1.行政部應(yīng)定期對記錄文件進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保文件的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、丟失、霉變等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行修復(fù)、補充或處理，并查明原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.根據(jù)清查結(jié)果，對電子檔案目錄進(jìn)行更新，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案一致。六、記錄文件的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱記錄文件的，應(yīng)填寫《記錄文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、編號、查閱目的等信息，并經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.查閱申請表提交至行政部后，行政部根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，審核通過后安排專人陪同查閱，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的查閱地點進(jìn)行查閱，不得擅自將文件帶出存檔庫。如需復(fù)印文件，應(yīng)經(jīng)行政部同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將文件歸還行政部，并在《記錄文件查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱記錄文件的，應(yīng)填寫《記錄文件借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱文件的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息，并經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人和行政部負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在文件上涂改、污損、抽取、撤換頁張等。如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失情況，應(yīng)及時向行政部報告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時歸還文件。行政部在收到歸還的文件后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真檢查，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。（三）保密要求1.對于涉及公司機密的記錄文件，查閱和借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，不得向無關(guān)人員泄露文件內(nèi)容。2.在查閱和借閱過程中，如發(fā)現(xiàn)文件存在保密風(fēng)險，行政部有權(quán)采取相應(yīng)的措施，如限制查閱范圍、收回文件等。七、記錄文件的銷毀（一）銷毀條件記錄文件在保管期限屆滿后，經(jīng)行政部審核確認(rèn)已無保存價值的，可進(jìn)行銷毀處理。對于涉及公司機密的記錄文件，即使保管期限屆滿，也應(yīng)按照公司保密制度進(jìn)行嚴(yán)格的銷毀管理。（二）銷毀流程1.行政部根據(jù)記錄文件的保管期限和實際情況，定期清理到期應(yīng)銷毀的文件，并填寫《記錄文件銷毀清單》，詳細(xì)列出文件的名稱、編號、日期、保管期限等信息。2.《記錄文件銷毀清單》經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人審核簽字后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)后的《記錄文件銷毀清單》交至行政部，由行政部指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等方式，確保文件內(nèi)容無法恢復(fù)。4.在銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并在《記錄文件銷毀登記表》上記