船舶維修采購管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司船舶維修采購管理，規(guī)范采購行為，確保船舶維修質(zhì)量，控制采購成本，提高資金使用效益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所屬船舶的維修采購活動，包括船舶日常維修、定期檢修、故障搶修等所需的設(shè)備、材料、零部件及勞務(wù)等采購。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購活動合法合規(guī)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良的產(chǎn)品和服務(wù)，保障船舶維修質(zhì)量和安全。3.成本效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，合理控制采購成本，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益最大化。4.公開公正公平原則：采購活動應(yīng)公開透明，遵循公正、公平的競爭原則，確保所有潛在供應(yīng)商享有平等參與機(jī)會。5.誠實(shí)守信原則：采購各方應(yīng)誠實(shí)守信，履行合同約定，維護(hù)良好的合作關(guān)系。二、管理職責(zé)（一）采購管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善船舶維修采購管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.組織實(shí)施船舶維修采購活動，包括供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂、采購訂單下達(dá)、采購進(jìn)度跟蹤等。3.負(fù)責(zé)采購文件的編制、審核和存檔，確保采購文件的完整性和準(zhǔn)確性。4.協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題和糾紛，維護(hù)采購秩序。5.定期對采購工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)建議和措施。（二）使用部門1.根據(jù)船舶維修需求，提出詳細(xì)的采購申請，明確采購項(xiàng)目的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.參與供應(yīng)商選擇和采購合同評審，提供技術(shù)支持和使用要求方面的意見。3.負(fù)責(zé)采購物資的驗(yàn)收工作，對采購物資的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格等進(jìn)行檢驗(yàn)和確認(rèn)。4.反饋采購物資的使用情況和質(zhì)量問題，協(xié)助采購管理部門進(jìn)行供應(yīng)商評價和管理。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，確保采購資金的合理安排和使用。2.參與采購合同評審，審核合同付款條款和結(jié)算方式。3.負(fù)責(zé)采購款項(xiàng)的支付審核和賬務(wù)處理，確保采購資金支付的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。4.對采購成本進(jìn)行核算和分析，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持和決策建議。（四）質(zhì)量部門1.制定采購物資的質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范。2.參與供應(yīng)商選擇和采購合同評審，對采購物資的質(zhì)量要求提出意見。3.負(fù)責(zé)采購物資的質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作，出具質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告。4.對采購物資的質(zhì)量問題進(jìn)行跟蹤和處理，督促供應(yīng)商采取改進(jìn)措施。三、采購計(jì)劃管理（一）需求預(yù)測1.使用部門應(yīng)定期對船舶維修需求進(jìn)行預(yù)測，結(jié)合船舶運(yùn)行狀況、維修歷史數(shù)據(jù)、設(shè)備使用壽命等因素，提前制定年度、季度和月度維修計(jì)劃。2.采購管理部門應(yīng)根據(jù)使用部門的維修計(jì)劃，匯總分析船舶維修采購需求，形成采購需求預(yù)測報(bào)告。（二）采購計(jì)劃編制1.采購管理部門根據(jù)采購需求預(yù)測報(bào)告，結(jié)合庫存情況，編制船舶維修采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時間等內(nèi)容。2.采購計(jì)劃應(yīng)經(jīng)使用部門、財(cái)務(wù)部門和質(zhì)量部門審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）采購計(jì)劃執(zhí)行與調(diào)整1.采購管理部門應(yīng)按照批準(zhǔn)的采購計(jì)劃組織實(shí)施采購活動，確保采購任務(wù)按時完成。2.在采購計(jì)劃執(zhí)行過程中，如遇船舶維修需求變更、市場價格波動、供應(yīng)商原因等因素影響采購計(jì)劃的執(zhí)行，采購管理部門應(yīng)及時調(diào)整采購計(jì)劃，并按規(guī)定程序重新審批。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購管理部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，收集、整理和更新供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等資料。2.根據(jù)采購項(xiàng)目的要求，從供應(yīng)商信息庫中篩選出潛在供應(yīng)商，并組織相關(guān)部門進(jìn)行實(shí)地考察和評估。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量管理體系、環(huán)保措施、價格競爭力、售后服務(wù)等方面。3.采購管理部門應(yīng)根據(jù)考察評估結(jié)果，選擇合格的供應(yīng)商，并與其簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（二）供應(yīng)商評價與考核1.采購管理部門應(yīng)定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評價和考核。評價方式可采用問卷調(diào)查、現(xiàn)場評審、數(shù)據(jù)分析等方法。2.根據(jù)供應(yīng)商評價與考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對不符合要求的供應(yīng)商采取警告、限期整改、暫停合作、淘汰等措施。3.采購管理部門應(yīng)建立供應(yīng)商評價檔案，記錄供應(yīng)商的評價與考核情況，為供應(yīng)商的選擇和管理提供依據(jù)。（三）供應(yīng)商關(guān)系管理1.采購管理部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況和市場動態(tài)，協(xié)調(diào)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。2.鼓勵供應(yīng)商參與公司的采購活動，提供優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和服務(wù)，共同推動公司船舶維修采購管理水平的提高。3.建立供應(yīng)商激勵機(jī)制，對長期合作、業(yè)績突出的供應(yīng)商給予優(yōu)先合作、價格優(yōu)惠、貨款結(jié)算等方面的支持。五、采購流程管理（一）采購申請1.使用部門根據(jù)船舶維修需求，填寫采購申請表，詳細(xì)說明采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購時間等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交采購管理部門。2.采購申請表應(yīng)附相關(guān)的技術(shù)文件、圖紙、規(guī)格說明書等資料，以便采購管理部門準(zhǔn)確理解采購需求。（二）采購審批1.采購管理部門收到采購申請后，對采購申請的必要性、合理性、合規(guī)性進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括采購項(xiàng)目是否符合公司維修計(jì)劃、是否在預(yù)算范圍內(nèi)、是否有替代產(chǎn)品等。2.采購申請經(jīng)采購管理部門審核通過后，報(bào)財(cái)務(wù)部門審核資金預(yù)算，報(bào)質(zhì)量部門審核質(zhì)量要求。財(cái)務(wù)部門和質(zhì)量部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成審核，并出具審核意見。3.采購申請經(jīng)財(cái)務(wù)部門、質(zhì)量部門審核通過后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司實(shí)際情況和采購原則，對采購申請進(jìn)行審批。（三）采購實(shí)施1.采購管理部門根據(jù)批準(zhǔn)的采購申請，制定采購方案，明確采購方式、采購渠道、采購時間等內(nèi)容。2.采購管理部門按照采購方案組織實(shí)施采購活動，選擇合適的采購方式進(jìn)行采購。采購方式包括公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購、詢價采購等。3.采購管理部門在采購過程中應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行充分溝通，確保采購項(xiàng)目的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等符合采購申請的要求。4.采購管理部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。采購合同應(yīng)經(jīng)公司法律部門審核后簽訂。（四）采購驗(yàn)收1.采購物資到貨前，采購管理部門應(yīng)通知使用部門和質(zhì)量部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.使用部門和質(zhì)量部門按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對采購物資進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等方面。3.驗(yàn)收合格的采購物資，使用部門應(yīng)在驗(yàn)收報(bào)告上簽字確認(rèn)，并辦理入庫手續(xù)。驗(yàn)收不合格的采購物資，采購管理部門應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商采取更換、退貨、補(bǔ)貨等措施。4.采購管理部門應(yīng)建立采購驗(yàn)收檔案，記錄采購物資的驗(yàn)收情況，為采購結(jié)算和供應(yīng)商評價提供依據(jù)。（五）采購結(jié)算1.采購管理部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收報(bào)告，填寫采購結(jié)算申請表，經(jīng)使用部門、財(cái)務(wù)部門審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)制度和采購合同約定，對采購結(jié)算申請表進(jìn)行審核，審核無誤后辦理付款手續(xù)。3.采購管理部門應(yīng)定期與供應(yīng)商核對賬目，確保采購款項(xiàng)支付的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。六、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購管理部門應(yīng)定期對船舶維修采購活動進(jìn)行風(fēng)險識別和評估，分析可能存在的風(fēng)險因素，如市場價格波動、供應(yīng)商違約、質(zhì)量問題、交貨延遲等。2.根據(jù)風(fēng)險識別和評估結(jié)果，確定風(fēng)險等級，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.對于市場價格波動風(fēng)險，采購管理部門可采取簽訂長期合同、套期保值、價格調(diào)整條款等方式進(jìn)行應(yīng)對。2.對于供應(yīng)商違約風(fēng)險，采購管理部門應(yīng)加強(qiáng)供應(yīng)商管理，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力較強(qiáng)的供應(yīng)商，并在采購合同中明確違約責(zé)任和賠償條款。3.對于質(zhì)量問題風(fēng)險，采購管理部門應(yīng)加強(qiáng)質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作，嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，對不合格產(chǎn)品及時處理。4.對于交貨延遲風(fēng)險，采購管理部門應(yīng)與供應(yīng)商明確交貨期，并建立跟蹤機(jī)制，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度，督促供應(yīng)商按時交貨。（三）風(fēng)險監(jiān)控與預(yù)警1.采購管理部門應(yīng)建立風(fēng)險監(jiān)控機(jī)制，定期對采購風(fēng)險進(jìn)行監(jiān)控和評估，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險變化情況。2.當(dāng)采購風(fēng)險達(dá)到預(yù)警指標(biāo)時，采購管理部門應(yīng)及時發(fā)出預(yù)警信號，采取相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，降低風(fēng)險損失。七、信息管理（一）采購信息收集與整理1.采購管理部門應(yīng)收集、整理和分析與船舶維修采購相關(guān)的信息，包括市場價格信息、供應(yīng)商信息、采購合同信息、采購訂單信息、采購驗(yàn)收信息等。2.采購管理部門應(yīng)建立采購信息數(shù)據(jù)庫，對采購信息進(jìn)行分類存儲和管理，以便查詢和使用。（二）采購信息共享與利用1.采購管理部門應(yīng)定期向使用部門、財(cái)務(wù)部門、質(zhì)量部門等相關(guān)部門提供采購信息，實(shí)現(xiàn)采購信息的共享。2.各相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)采購信息，及時調(diào)整工作安排，協(xié)同推進(jìn)船舶維修采購管理工作。3.采購管理部門應(yīng)利用采購信息進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和預(yù)測，為采購決策提供支持。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對船舶維修采購活動進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購管理制度的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、采購合同的履行情況等。2.內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。（二）紀(jì)檢監(jiān)察監(jiān)督1.公司紀(jì)檢監(jiān)察部門應(yīng)加強(qiáng)對船舶維修采購活動的監(jiān)督檢查，嚴(yán)肅查處采購過程中的違規(guī)違紀(jì)行為。2.紀(jì)檢監(jiān)察部門應(yīng)建立舉報(bào)機(jī)制，鼓勵員工對采