緊急招標(biāo)采購(gòu)管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司/組織緊急招標(biāo)采購(gòu)行為，確保緊急情況下采購(gòu)工作的高效、有序進(jìn)行，滿足公司/組織生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的緊急需求，同時(shí)保障采購(gòu)活動(dòng)的合法性、公正性和透明度，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中因突發(fā)情況、緊急任務(wù)等需要進(jìn)行的緊急招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)、政策及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保緊急招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)。2.高效快捷原則：在確保采購(gòu)質(zhì)量的前提下，簡(jiǎn)化流程，提高采購(gòu)效率，以最快速度滿足緊急需求。3.公正公平原則：遵循公正、公平的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，保障所有潛在供應(yīng)商平等參與競(jìng)爭(zhēng)的權(quán)利。4.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：優(yōu)先選擇能夠提供符合質(zhì)量要求產(chǎn)品或服務(wù)的供應(yīng)商。二、緊急招標(biāo)采購(gòu)的定義與范圍（一）定義緊急招標(biāo)采購(gòu)是指公司/組織在面臨不可抗力、突發(fā)事件、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)急需等緊急情況時(shí)，為滿足緊急需求而采取的特殊招標(biāo)采購(gòu)方式。（二）范圍1.因自然災(zāi)害、公共衛(wèi)生事件、社會(huì)安全事件等不可抗力因素導(dǎo)致生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所需物資或服務(wù)緊急短缺，需要立即采購(gòu)的情況。2.公司/組織內(nèi)部突發(fā)生產(chǎn)設(shè)備故障、原材料供應(yīng)中斷等緊急事件，影響正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，急需采購(gòu)相關(guān)物資或服務(wù)進(jìn)行搶修、恢復(fù)生產(chǎn)的情況。3.根據(jù)上級(jí)主管部門要求或公司/組織決策，必須在短時(shí)間內(nèi)完成的緊急項(xiàng)目所需的采購(gòu)。三、緊急招標(biāo)采購(gòu)的流程（一）需求提出1.使用部門發(fā)起：各使用部門在遇到緊急需求時(shí)，應(yīng)及時(shí)填寫《緊急招標(biāo)采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明緊急采購(gòu)的原因、采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交付時(shí)間等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.緊急情況說(shuō)明：在申請(qǐng)表中，需重點(diǎn)闡述緊急情況的緊迫性和對(duì)公司/組織生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的影響程度，以便采購(gòu)部門評(píng)估是否符合緊急招標(biāo)采購(gòu)條件。（二）需求審核1.采購(gòu)部門初審：采購(gòu)部門收到《緊急招標(biāo)采購(gòu)申請(qǐng)表》后，應(yīng)立即對(duì)需求的合理性、必要性進(jìn)行初審。審核內(nèi)容包括需求是否真實(shí)、緊急，是否符合公司/組織的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)際情況等。2.相關(guān)部門會(huì)審：對(duì)于重大緊急采購(gòu)需求，采購(gòu)部門應(yīng)組織相關(guān)部門（如財(cái)務(wù)部門、技術(shù)部門、質(zhì)量部門等）進(jìn)行會(huì)審。各部門從自身專業(yè)角度對(duì)需求進(jìn)行審核，提出意見和建議。3.領(lǐng)導(dǎo)審批：經(jīng)初審和會(huì)審?fù)ㄟ^(guò)的緊急采購(gòu)申請(qǐng)，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司/組織的實(shí)際情況和緊急程度，做出是否批準(zhǔn)緊急招標(biāo)采購(gòu)的決定。（三）采購(gòu)實(shí)施1.確定采購(gòu)方式：根據(jù)緊急情況的特點(diǎn)和采購(gòu)需求，選擇合適的采購(gòu)方式。常見的緊急采購(gòu)方式包括邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來(lái)源采購(gòu)等。邀請(qǐng)招標(biāo)：適用于具有一定技術(shù)含量、潛在供應(yīng)商數(shù)量較多的緊急采購(gòu)項(xiàng)目。采購(gòu)部門應(yīng)從公司/組織供應(yīng)商庫(kù)或通過(guò)其他渠道篩選出不少于三家具備相應(yīng)資質(zhì)和能力的供應(yīng)商，向其發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)書。競(jìng)爭(zhēng)性談判：對(duì)于技術(shù)復(fù)雜、性質(zhì)特殊，無(wú)法確定詳細(xì)規(guī)格或具體要求的緊急采購(gòu)項(xiàng)目，可采用競(jìng)爭(zhēng)性談判方式。采購(gòu)部門與不少于三家供應(yīng)商進(jìn)行談判，通過(guò)比較供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、技術(shù)方案、服務(wù)承諾等，確定成交供應(yīng)商。單一來(lái)源采購(gòu)：符合下列情形之一的緊急采購(gòu)項(xiàng)目，可采用單一來(lái)源采購(gòu)方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)的；必須保證原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購(gòu)，且添購(gòu)資金總額不超過(guò)原合同采購(gòu)金額百分之十的。2.編制采購(gòu)文件：根據(jù)選定的采購(gòu)方式，編制相應(yīng)的采購(gòu)文件。采購(gòu)文件應(yīng)明確采購(gòu)項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、售后服務(wù)等要求，以及供應(yīng)商的資格條件、投標(biāo)文件格式等內(nèi)容。3.發(fā)布采購(gòu)信息：邀請(qǐng)招標(biāo)：向選定的供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)書，明確投標(biāo)截止時(shí)間、開標(biāo)時(shí)間和地點(diǎn)等信息。競(jìng)爭(zhēng)性談判：通過(guò)電話、郵件等方式向參與談判的供應(yīng)商發(fā)出談判邀請(qǐng)，告知談判時(shí)間、地點(diǎn)、采購(gòu)項(xiàng)目基本情況等。單一來(lái)源采購(gòu)：與單一供應(yīng)商就采購(gòu)項(xiàng)目的價(jià)格、技術(shù)、服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商談判。4.響應(yīng)文件接收與評(píng)審：接收響應(yīng)文件：按照采購(gòu)文件規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)，接收供應(yīng)商提交的響應(yīng)文件。評(píng)審響應(yīng)文件：組織相關(guān)人員對(duì)供應(yīng)商的響應(yīng)文件進(jìn)行評(píng)審。評(píng)審內(nèi)容包括報(bào)價(jià)、技術(shù)方案、服務(wù)承諾、資質(zhì)信譽(yù)等方面。對(duì)于競(jìng)爭(zhēng)性談判和邀請(qǐng)招標(biāo)項(xiàng)目，應(yīng)組建評(píng)審小組，按照規(guī)定的評(píng)審方法和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)審，確定成交供應(yīng)商。5.合同簽訂：與成交供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式等條款。合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本送相關(guān)部門備案。（四）驗(yàn)收與付款1.驗(yàn)收：采購(gòu)物資或服務(wù)到貨后，使用部門應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，填寫《緊急招標(biāo)采購(gòu)驗(yàn)收單》，由使用部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。對(duì)于重要物資或服務(wù)，采購(gòu)部門可會(huì)同質(zhì)量部門、技術(shù)部門等相關(guān)人員共同驗(yàn)收。2.付款：采購(gòu)部門根據(jù)合同約定和驗(yàn)收情況，填寫《付款申請(qǐng)單》，附上合同副本、驗(yàn)收單等相關(guān)憑證，報(bào)財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門審核無(wú)誤后，按照公司/組織的財(cái)務(wù)管理制度辦理付款手續(xù)。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.建立供應(yīng)商庫(kù)：采購(gòu)部門應(yīng)建立公司/組織的供應(yīng)商庫(kù)，收錄具有良好信譽(yù)、較強(qiáng)生產(chǎn)能力和供應(yīng)保障能力的供應(yīng)商信息。供應(yīng)商庫(kù)應(yīng)定期更新和維護(hù)。2.緊急供應(yīng)商篩選：在緊急招標(biāo)采購(gòu)時(shí)，優(yōu)先從供應(yīng)商庫(kù)中選擇符合要求的供應(yīng)商。對(duì)于庫(kù)外供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)進(jìn)行緊急調(diào)查和評(píng)估，確保其具備提供所需物資或服務(wù)的能力和資質(zhì)。3.供應(yīng)商資質(zhì)審查：對(duì)參與緊急招標(biāo)采購(gòu)的供應(yīng)商，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的資質(zhì)審查。審查內(nèi)容包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、稅務(wù)登記證等相關(guān)資質(zhì)證書，以及供應(yīng)商的業(yè)績(jī)、信譽(yù)、財(cái)務(wù)狀況等方面。（二）供應(yīng)商評(píng)價(jià)與管理1.評(píng)價(jià)指標(biāo)：建立供應(yīng)商評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)、技術(shù)支持等方面。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)結(jié)果作為供應(yīng)商后續(xù)合作的重要依據(jù)。2.動(dòng)態(tài)管理：根據(jù)供應(yīng)商評(píng)價(jià)結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予更多的合作機(jī)會(huì)；對(duì)于出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題、交貨延遲等不良記錄的供應(yīng)商，及時(shí)進(jìn)行警告、暫停合作或取消供應(yīng)商資格等處理。五、監(jiān)督與管理（一）內(nèi)部監(jiān)督1.采購(gòu)部門自查：采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)緊急招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行自查，檢查采購(gòu)流程是否合規(guī)、采購(gòu)文件是否規(guī)范、供應(yīng)商選擇是否公正等方面。2.審計(jì)部門審計(jì)：審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)緊急招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)審查采購(gòu)項(xiàng)目的合法性、合規(guī)性、效益性等方面。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部監(jiān)督1.接受監(jiān)管部門監(jiān)督：公司/組織應(yīng)積極接受上級(jí)主管部門、財(cái)政部門、審計(jì)部門等監(jiān)管部門的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。2.社會(huì)監(jiān)督：對(duì)于涉及公共利益、社會(huì)關(guān)注度較高的緊急招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目，可通過(guò)適當(dāng)方式接受社會(huì)監(jiān)督，如公開采購(gòu)信息、接受媒體和公眾的監(jiān)督舉報(bào)等。六、風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別：對(duì)緊急招標(biāo)采購(gòu)過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，包括法律法規(guī)風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、交貨風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)等。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.法律法規(guī)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)對(duì)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和研究，確保緊急招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)符合法律法規(guī)要求。在采購(gòu)過(guò)程中，嚴(yán)格按照法律法規(guī)規(guī)定的程序和要求進(jìn)行操作，避免因違法違規(guī)行為導(dǎo)致的法律風(fēng)險(xiǎn)。2.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：密切關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，及時(shí)了解物資或服務(wù)的價(jià)格波動(dòng)、供應(yīng)情況等信息。在采購(gòu)決策時(shí)，充分考慮市場(chǎng)因素，合理確定采購(gòu)價(jià)格和采購(gòu)數(shù)量。對(duì)于價(jià)格波動(dòng)較大的物資或服務(wù)，可采取套期保值等方式降低市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)。3.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量管控，在采購(gòu)合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款。在驗(yàn)收過(guò)程中，嚴(yán)格按照合同要求進(jìn)行檢驗(yàn)，確保采購(gòu)物資或服務(wù)的質(zhì)量符合要求。對(duì)于質(zhì)量不合格的物資或服務(wù)，及時(shí)要求供應(yīng)商進(jìn)行整改或退換貨。4.交貨風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：在采購(gòu)合同中明確交貨時(shí)間、地點(diǎn)和方式等條款，并要求供應(yīng)商提供詳細(xì)的交貨計(jì)劃。加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)掌握交貨進(jìn)度。對(duì)于可能出現(xiàn)的交貨延遲情況，提前制定應(yīng)對(duì)措施，如尋找替代供應(yīng)商、調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃等，確保公司/組織的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)不受