商務合同評審與條款執(zhí)行情況監(jiān)控表工具指南一、適用場景與核心價值在企業(yè)日常運營中，商務合同是規(guī)范交易雙方權(quán)利義務的核心文件，尤其在涉及大額資金、長期合作、復雜條款（如交付標準、違約責任、知識產(chǎn)權(quán)等）的合同場景中，需通過系統(tǒng)化評審降低法律風險，并通過執(zhí)行監(jiān)控保證條款落地。本工具適用于以下場景：重大采購/銷售合同：金額超50萬元或合作周期超1年的合同，需嚴格評審條款合規(guī)性及履約可行性；戰(zhàn)略合作協(xié)議：涉及資源投入、長期利益分配的框架性合同，需明確核心條款的執(zhí)行節(jié)點與責任主體；高風險業(yè)務合同：如跨境貿(mào)易、知識產(chǎn)權(quán)許可、工程建設等，需關(guān)注特殊條款（如管轄法院、不可抗力、驗收標準）的執(zhí)行風險；合規(guī)審計需求：當企業(yè)面臨內(nèi)部審計或外部監(jiān)管時，可依托監(jiān)控表追溯合同評審流程及執(zhí)行軌跡，提供合規(guī)依據(jù)。通過使用本工具，可實現(xiàn)“評審流程標準化、執(zhí)行監(jiān)控可視化、風險問題可追溯”，有效避免合同條款模糊、責任不清、執(zhí)行滯后等問題，保障企業(yè)合法權(quán)益。二、全流程操作指引（一）合同接收與初步信息登記觸發(fā)條件：業(yè)務部門完成合同談判，提交正式合同文本（含附件）至法務部門或合同管理崗。操作步驟：接收人核對合同文本完整性，檢查是否有雙方簽字蓋章頁、附件清單（如技術(shù)協(xié)議、補充協(xié)議等）；登記合同基礎信息至《合同評審與執(zhí)行監(jiān)控表》（見“三、監(jiān)控表模板”），包括合同編號、合同名稱、簽約主體（甲方/乙方全稱）、簽訂日期、合同金額、幣種、合同期限、所屬業(yè)務類型（如采購、銷售、服務等）、主負責部門及聯(lián)系人（如市場部-張經(jīng)理）；掃描合同文本并歸檔，唯一檔案編號，與監(jiān)控表關(guān)聯(lián)。（二）多部門聯(lián)合條款評審評審組織：法務部門或合同管理崗根據(jù)合同類型，組織業(yè)務部門、財務部門、法務部門、風控部門（如涉及）召開評審會，或采用“分部門評審+匯總反饋”模式。評審職責分工：業(yè)務部門：審核合同內(nèi)容是否符合業(yè)務需求，重點關(guān)注交付標準、驗收流程、服務范圍、合作期限等條款的可行性；財務部門：審核付款方式、稅費承擔、違約金比例、財務合規(guī)性（如發(fā)票類型、付款節(jié)點）等，評估對企業(yè)現(xiàn)金流的影響；法務部門：審核合同主體資格（如營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書）、條款合法性（如是否違反法律法規(guī)）、違約責任明確性、爭議解決方式（如管轄法院、仲裁機構(gòu)）、知識產(chǎn)權(quán)歸屬等；風控部門（如涉及）：評估合同履約風險，如對方履約能力、不可抗力條款覆蓋范圍、擔保措施（如保證金、保函）等。評審輸出：各評審部門在《監(jiān)控表》“評審環(huán)節(jié)記錄”中填寫評審意見，需明確“條款位置”“問題描述”“修改建議”“是否通過”（是/否）；法務部門匯總各部門意見，與業(yè)務部門對接對方（供應商/客戶）進行協(xié)商，形成最終修改版本，同步更新至監(jiān)控表“評審結(jié)果”欄。（三）合同簽訂與備案簽訂確認：評審通過后，由授權(quán)代表人（如總經(jīng)理-李總）簽字并加蓋企業(yè)公章，合同生效；備案歸檔：將最終簽訂版合同文本、評審記錄、溝通函件等整理歸檔，掃描件至企業(yè)合同管理系統(tǒng)（或指定文件夾），監(jiān)控表標注“已簽訂”及歸檔日期。（四）執(zhí)行計劃與責任分解計劃制定：合同生效后3個工作日內(nèi)，主負責部門牽頭聯(lián)合相關(guān)部門，將合同核心條款（如交付節(jié)點、付款條件、驗收標準、服務響應時間等）拆解為可執(zhí)行的“任務清單”，明確：條款內(nèi)容：摘錄合同中需執(zhí)行的條款原文（或條款編號）；責任部門/人：明確負責執(zhí)行該條款的部門及具體負責人（如采購部-王專員）；計劃完成時間：根據(jù)合同約定或內(nèi)部流程，設定具體的執(zhí)行節(jié)點（如“2024年6月30日前完成首批交付”）；輸出成果：明確執(zhí)行需產(chǎn)出的文檔或結(jié)果（如“驗收報告”“付款申請函”“服務滿意度survey”）。計劃審批：執(zhí)行計劃由主負責部門負責人審核后，抄送法務、財務部門備案，同步更新至監(jiān)控表“執(zhí)行計劃”模塊。（五）執(zhí)行過程動態(tài)監(jiān)控監(jiān)控頻率：根據(jù)合同期限及風險等級設定監(jiān)控節(jié)點，如長期合同（≥1年）按月監(jiān)控，短期合同（<1年）按周或關(guān)鍵節(jié)點監(jiān)控；數(shù)據(jù)收集：責任部門每月/每周更新執(zhí)行進度，在監(jiān)控表中填寫：實際完成時間：對比計劃時間，記錄是否延遲；執(zhí)行狀態(tài)：選擇“正常執(zhí)行”“延遲執(zhí)行”“未執(zhí)行”“異?！保ㄈ鐚Ψ竭`約）；執(zhí)行情況說明：簡要描述執(zhí)行進展（如“首批產(chǎn)品已完成交付，待驗收”）；異常原因（如狀態(tài)為“延遲/異常”）：分析原因（如“供應商原材料短缺”“我方內(nèi)部審批延遲”）；處理措施：明確改進方案及責任人（如“協(xié)調(diào)供應商加急生產(chǎn)，采購部-王專員負責跟進，預計7月15日前完成”）。風險預警：當執(zhí)行延遲超5個工作日或出現(xiàn)重大異常（如對方違約導致我方損失）時，責任部門需立即上報主負責部門及法務部門，啟動應急處理流程。（六）執(zhí)行總結(jié)與歸檔總結(jié)觸發(fā)：合同到期或全部條款執(zhí)行完畢后，主負責部門組織相關(guān)部門進行執(zhí)行總結(jié)，填寫《監(jiān)控表》“執(zhí)行總結(jié)”欄，內(nèi)容包括：各條款執(zhí)行完成率、未執(zhí)行條款及原因；合同履約過程中的重大風險事件及處理結(jié)果；經(jīng)驗教訓（如“需在合同中明確驗收反饋時限，避免爭議”）。最終歸檔：將監(jiān)控表、執(zhí)行計劃、進度更新記錄、總結(jié)報告等與合同文本一并歸檔，保存期限不少于合同到期后5年（或根據(jù)企業(yè)檔案管理規(guī)定執(zhí)行）。三、監(jiān)控表模板設計商務合同評審與條款執(zhí)行情況監(jiān)控表合同基本信息合同編號合同名稱簽約主體（甲方）簽約主體（乙方）簽訂日期年月日合同金額大寫：；小寫：元合同期限自年月日至年月日所屬業(yè)務類型□采購□銷售□服務□合作開發(fā)□其他：主負責部門主負責聯(lián)系人姓名：*；電話：*（僅內(nèi)部使用）（一）評審環(huán)節(jié)記錄評審部門評審人評審日期評審類別條款位置（如第X條）主要意見修改結(jié)果（通過/修改后通過/不通過）備注業(yè)務部門*張經(jīng)理2024-05-10交付條款第4.2條“交付時間約定為‘收到預付款后30日內(nèi)’，未明確具體交付日期，建議補充”修改后通過財務部門*會計2024-05-11付款條款第5.1條“分期付款比例不合理，首期付款比例建議從30%降至20%”修改后通過法務部門*法務專員2024-05-12違約責任第7.1條“違約金比例過高（日千分之五），建議調(diào)整為日萬分之五，符合法律規(guī)定”修改后通過風控部門*風控總監(jiān)2024-05-13履約能力-乙方需提供近三年經(jīng)審計的財務報表及同類項目業(yè)績證明通過（補充材料已提供）（二）條款執(zhí)行監(jiān)控條款編號/內(nèi)容（摘錄核心條款）責任部門/責任人計劃完成時間實際完成時間執(zhí)行狀態(tài)執(zhí)行情況說明異常原因（如有）處理措施（如有）跟進結(jié)果第4.2條：乙方于2024-07-15前交付首批產(chǎn)品采購部/*王專員2024-07-152024-07-18延遲執(zhí)行首批產(chǎn)品已交付，因我方倉庫臨時調(diào)整導致入庫延遲2天倉庫資源調(diào)配不及時協(xié)調(diào)倉儲部優(yōu)先處理，倉儲經(jīng)理-劉負責跟進，已于7月19日完成入庫已解決第5.1條：甲方在驗收合格后10個工作日內(nèi)支付首期款20%財務部/*會計2024-07-252024-07-25正常執(zhí)行已收到驗收報告，付款申請已提交財務總監(jiān)審批--正常第6.1條：乙方提供12個月免費質(zhì)保服務售后部/*客服主管2024-08-01起-執(zhí)行中質(zhì)保期已啟動，每周收集設備運行數(shù)據(jù)，暫無故障--正常（三）執(zhí)行總結(jié)執(zhí)行完成率未執(zhí)行條款及原因重大風險事件及處理結(jié)果經(jīng)驗教訓與改進建議95%第8.2條“培訓服務”因乙方講師臨時請假延遲至8月10日，已與乙方協(xié)商并補充書面說明無重大風險事件需在合同中明確“不可抗力及臨時變更的替代方案”，避免因單方原因影響整體進度總結(jié)人*主負責經(jīng)理-張審核人*法務負責人-李總結(jié)日期年月日審核日期年月日四、使用關(guān)鍵提示評審環(huán)節(jié)“全覆蓋”：嚴禁跳過部門評審或簡化流程，尤其對高風險合同（如跨境、大額），需保證業(yè)務、財務、法務、風控四方參與，避免“拍腦袋”簽約；執(zhí)行監(jiān)控“動態(tài)化”：禁止僅在合同到期時一次性回顧，需定期更新監(jiān)控表（如每月5日前），對延遲或異常條款實行“紅黃綠燈”預警（綠燈正常、黃燈延遲、紅燈異常），保證問題早發(fā)覺、早處理；異常處理“閉環(huán)化”：對執(zhí)行中的異常（如對方違約、不可抗力），需在監(jiān)控表中記錄“處理措施”及“跟進結(jié)果”，形成“發(fā)覺問題-分析原