社工文書(shū)材料管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)社工文書(shū)材料的規(guī)范化管理，提高工作效率，確保文書(shū)材料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織內(nèi)所有與社工業(yè)務(wù)相關(guān)的文書(shū)材料管理工作，包括但不限于服務(wù)記錄、評(píng)估報(bào)告、項(xiàng)目文檔、行政文件等。（三）基本原則1.合法性原則：文書(shū)材料的管理應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保各項(xiàng)工作在合法合規(guī)的框架內(nèi)進(jìn)行。2.真實(shí)性原則：文書(shū)材料應(yīng)如實(shí)反映社工服務(wù)的過(guò)程和結(jié)果，保證信息的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：全面收集、整理和保存與社工業(yè)務(wù)相關(guān)的各類(lèi)文書(shū)材料，避免遺漏重要信息。4.保密性原則：對(duì)涉及服務(wù)對(duì)象隱私、商業(yè)機(jī)密等敏感信息的文書(shū)材料，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.規(guī)范性原則：文書(shū)材料的格式、內(nèi)容、編號(hào)等應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，便于管理和查閱。二、管理職責(zé)（一）公司/組織管理層1.負(fù)責(zé)審批文書(shū)材料管理辦法及相關(guān)制度，確保其符合公司/組織整體發(fā)展戰(zhàn)略和管理要求。2.提供必要的資源支持，保障文書(shū)材料管理工作的順利開(kāi)展。（二）行政部門(mén)1.作為文書(shū)材料管理的牽頭部門(mén)，負(fù)責(zé)制定和完善文書(shū)材料管理制度，明確管理流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門(mén)之間的文書(shū)材料管理工作，定期組織檢查和評(píng)估，確保制度執(zhí)行到位。3.負(fù)責(zé)文書(shū)材料的集中存儲(chǔ)、保管和銷(xiāo)毀工作，建立健全檔案管理體系，保證檔案的安全和完整。（三）社工業(yè)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)社工文書(shū)材料的日常收集、整理、歸檔和保管工作，確保材料的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.按照規(guī)定的格式和要求填寫(xiě)、撰寫(xiě)各類(lèi)文書(shū)材料，對(duì)材料的真實(shí)性和完整性負(fù)責(zé)。3.配合行政部門(mén)做好文書(shū)材料的查閱、借閱等工作，按照審批流程提供相關(guān)材料。（四）其他部門(mén)1.在各自職責(zé)范圍內(nèi)，協(xié)助做好與社工業(yè)務(wù)相關(guān)的文書(shū)材料管理工作，提供必要的信息和支持。2.遵守文書(shū)材料管理的各項(xiàng)規(guī)定，妥善保管本部門(mén)涉及的社工文書(shū)材料，防止丟失或損壞。三、文書(shū)材料的分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)1.服務(wù)記錄類(lèi)：包括服務(wù)對(duì)象基本信息、服務(wù)計(jì)劃、服務(wù)過(guò)程記錄、服務(wù)效果評(píng)估等。2.項(xiàng)目文檔類(lèi)：涵蓋項(xiàng)目申報(bào)書(shū)、項(xiàng)目實(shí)施方案、項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用情況等。3.行政文件類(lèi)：如公司/組織內(nèi)部的通知、決定、請(qǐng)示、報(bào)告等。4.培訓(xùn)資料類(lèi)：培訓(xùn)課程大綱、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、學(xué)員考核成績(jī)等。5.其他類(lèi)：不屬于上述分類(lèi)的其他與社工業(yè)務(wù)相關(guān)的文書(shū)材料。（二）編號(hào)為便于文書(shū)材料的識(shí)別、檢索和管理，對(duì)每類(lèi)文書(shū)材料進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)規(guī)則如下：[年份][部門(mén)代碼][類(lèi)別代碼][順序號(hào)]其中：“年份”：為文書(shū)材料形成的年份，采用公元紀(jì)年，如“2023”?！安块T(mén)代碼”：根據(jù)公司/組織內(nèi)部部門(mén)設(shè)置，為每個(gè)部門(mén)分配一個(gè)兩位代碼，如行政部門(mén)為“01”，社工業(yè)務(wù)一部為“02”等?！邦?lèi)別代碼”：按照上述分類(lèi)，為每類(lèi)文書(shū)材料分配一個(gè)兩位代碼，如服務(wù)記錄類(lèi)為“01”，項(xiàng)目文檔類(lèi)為“02”等。“順序號(hào)”：為每類(lèi)文書(shū)材料在當(dāng)年內(nèi)的流水號(hào)，從“001”開(kāi)始依次編號(hào)。例如，行政部門(mén)在2023年形成的第5份通知文件，編號(hào)為“20230103005”。四、文書(shū)材料的形成與收集（一）形成要求1.社工業(yè)務(wù)人員應(yīng)按照相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范和工作流程，及時(shí)、準(zhǔn)確地記錄服務(wù)過(guò)程和結(jié)果，撰寫(xiě)各類(lèi)文書(shū)材料。2.文書(shū)材料應(yīng)使用規(guī)范的語(yǔ)言文字，表述清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。涉及專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)的，應(yīng)進(jìn)行必要的解釋說(shuō)明。3.文書(shū)材料應(yīng)采用A4紙張打印或書(shū)寫(xiě)，簽字蓋章齊全，確保其法律效力。（二）收集流程1.社工業(yè)務(wù)人員在完成一項(xiàng)服務(wù)任務(wù)或工作事項(xiàng)后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將形成的文書(shū)材料整理齊全，提交至本部門(mén)負(fù)責(zé)人。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)提交的文書(shū)材料進(jìn)行初步審核，檢查材料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)反饋給業(yè)務(wù)人員進(jìn)行修改完善。3.審核通過(guò)后的文書(shū)材料，由部門(mén)負(fù)責(zé)人統(tǒng)一匯總，定期移交至行政部門(mén)。五、文書(shū)材料的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文書(shū)材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同類(lèi)別和保管期限，按照一定的順序進(jìn)行排列。3.去除重復(fù)、無(wú)效的文件，確保歸檔材料的精煉和有效。（二）整理方法1.對(duì)每份文書(shū)材料進(jìn)行逐頁(yè)編號(hào)，在頁(yè)面的右上角或右下角標(biāo)注頁(yè)碼。2.按照分類(lèi)要求，對(duì)文書(shū)材料進(jìn)行分類(lèi)整理，同一類(lèi)別的材料放在一起。3.對(duì)于服務(wù)記錄類(lèi)材料，可按照服務(wù)對(duì)象或服務(wù)項(xiàng)目進(jìn)行排序；項(xiàng)目文檔類(lèi)材料，按照項(xiàng)目周期的順序排列；行政文件類(lèi)材料，按照發(fā)文時(shí)間或重要程度進(jìn)行排列。4.為每份文書(shū)材料編制目錄，目錄應(yīng)包含文件編號(hào)、文件名稱(chēng)、日期、頁(yè)碼等信息，便于查閱。（三）歸檔要求1.行政部門(mén)在收到各部門(mén)移交的文書(shū)材料后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核和整理，確保符合歸檔要求。2.將整理好的文書(shū)材料按照類(lèi)別和保管期限分別裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)注清晰的類(lèi)別名稱(chēng)、年度、保管期限等信息。3.建立電子檔案庫(kù)，將紙質(zhì)檔案材料進(jìn)行掃描或數(shù)字化處理，形成電子檔案。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照電子文件管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。六、文書(shū)材料的保管與存儲(chǔ)（一）保管期限1.永久保管：涉及公司/組織核心業(yè)務(wù)、重要?dú)v史資料、具有長(zhǎng)期查考利用價(jià)值的文書(shū)材料，如公司章程、重大項(xiàng)目決策文件等，應(yīng)永久保管。2.定期保管：其他文書(shū)材料根據(jù)其重要程度和使用頻率，確定保管期限為3年、5年、10年等。保管期限屆滿(mǎn)后，經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的，可按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。（二）存儲(chǔ)環(huán)境1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.配備必要的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全存儲(chǔ)。3.檔案架應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。檔案盒應(yīng)擺放有序，按照編號(hào)順序依次排列。（三）電子檔案管理1.建立電子檔案管理制度，明確電子檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、利用、備份和銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)的操作規(guī)范。2.采用安全可靠的電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)和管理。電子檔案應(yīng)進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)的安全性和保密性。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、硬件故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。七、文書(shū)材料的查閱與借閱（一）查閱1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱文書(shū)材料的，應(yīng)填寫(xiě)《文書(shū)材料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到行政部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.行政部門(mén)工作人員應(yīng)根據(jù)審批后的申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的文書(shū)材料，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、損壞或復(fù)制文書(shū)材料。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將文書(shū)材料歸還行政部門(mén)，并在《文書(shū)材料查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱文書(shū)材料的，借閱人應(yīng)填寫(xiě)《文書(shū)材料借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限、歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)對(duì)借閱的文書(shū)材料妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在材料上批注、污損、遺失。如發(fā)生損壞或遺失，應(yīng)照價(jià)賠償，并承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。4.借閱人歸還文書(shū)材料時(shí)，行政部門(mén)工作人員應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后，在《文書(shū)材料借閱登記表》上注明歸還情況。八、文書(shū)材料的保密與安全（一）保密措施1.加強(qiáng)對(duì)文書(shū)材料管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。2.對(duì)涉及服務(wù)對(duì)象隱私、商業(yè)機(jī)密等敏感信息的文書(shū)材料，應(yīng)嚴(yán)格限制知悉范圍，實(shí)行專(zhuān)人專(zhuān)管。3.在文書(shū)材料的存儲(chǔ)、傳輸、使用等過(guò)程中，采取加密、訪(fǎng)問(wèn)控制等技術(shù)手段，確保信息安全。4.嚴(yán)禁在非保密場(chǎng)所談?wù)?、泄露文?shū)材料中的敏感信息，不得通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備等未經(jīng)授權(quán)的方式傳播敏感信息。（二）安全管理1.建立健全文書(shū)材料安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房、辦公區(qū)域等場(chǎng)所的安全防范措施。2.安裝監(jiān)控設(shè)備，對(duì)檔案庫(kù)房及周邊環(huán)境進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，確保安全。3.定期對(duì)文書(shū)材料進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、內(nèi)容等信息，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全管理，防止病毒感染、黑客攻擊等網(wǎng)絡(luò)安全事件的發(fā)生。九、文書(shū)材料的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀范圍1.保管期限屆滿(mǎn)且經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的文書(shū)材料。2.因機(jī)構(gòu)改革、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因不再使用或已失去效用的文書(shū)材料。3.涉及保密事項(xiàng)已解密且無(wú)需繼續(xù)保存的文書(shū)材料。（二）銷(xiāo)毀程序1.行政部門(mén)定期對(duì)達(dá)到銷(xiāo)毀期限的文書(shū)材料進(jìn)行清理，編制《文書(shū)材料銷(xiāo)毀清單》，注明文件編號(hào)、文件名稱(chēng)、日期、保管期限等信息。2.《文書(shū)材料銷(xiāo)毀清單》經(jīng)行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、公司/組織管理層批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷(xiāo)毀。3.文書(shū)材料的銷(xiāo)毀可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保