礦山通訊采購管理辦法一、總則（一）目的為加強礦山通訊采購管理，規(guī)范采購行為，確保通訊設備及服務滿足礦山生產運營需求，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司礦山生產運營過程中所需通訊設備、通訊服務及相關配件的采購活動。包括但不限于對講機、手機、基站設備、衛(wèi)星通訊終端、通訊線路租賃、通訊軟件服務等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)相關標準，確保采購活動合法合規(guī)。2.需求導向原則：以礦山實際生產運營需求為出發(fā)點，科學合理確定采購內容和規(guī)格。3.質量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質量可靠、性能穩(wěn)定、符合行業(yè)標準的通訊產品和服務。4.成本效益原則：在保證質量和滿足需求的前提下，通過合理的采購策略和流程控制，降低采購成本，提高采購效益。5.公平公正公開原則：采購活動應遵循公平、公正、公開的原則，確保所有潛在供應商享有平等參與機會，杜絕不正當競爭。二、職責分工（一）采購部門1.負責制定礦山通訊采購計劃，根據(jù)生產需求和庫存情況，合理安排采購時間和數(shù)量。2.組織實施采購活動，包括供應商選擇、采購談判、合同簽訂等工作。3.負責采購過程中的供應商管理，建立供應商檔案，評估供應商績效，處理供應商投訴和糾紛。4.跟蹤采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調解決采購過程中的問題，確保采購任務按時完成。5.定期對采購數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，為公司采購決策提供依據(jù)。（二）使用部門1.根據(jù)礦山生產實際需求，提出通訊設備及服務的采購申請，明確采購規(guī)格、數(shù)量、技術要求等詳細信息。2.參與采購過程中的技術評審和驗收工作，提供專業(yè)意見和建議，確保采購產品和服務符合使用要求。3.負責采購產品的日常使用和維護管理，及時反饋使用過程中出現(xiàn)的問題，協(xié)助采購部門進行處理。（三）技術部門1.為采購活動提供技術支持，參與制定采購技術標準和規(guī)格要求，對采購產品的技術性能進行評估和審核。2.協(xié)助使用部門和采購部門解決采購過程中的技術難題，提供技術咨詢和培訓服務。3.參與采購產品的驗收工作，對產品的技術指標和性能進行測試和驗證，確保產品符合技術要求。（四）財務部門1.負責審核采購預算，確保采購資金的合理安排和使用。2.參與采購合同的審核，對合同中的付款條款、結算方式等進行把關，防范財務風險。3.負責采購款項的支付和核算工作，按照合同約定及時辦理付款手續(xù)，做好財務記錄和報表編制。（五）審計部門1.對礦山通訊采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性、采購行為的規(guī)范性以及采購資金的使用效益。2.對采購合同進行審查，重點關注合同條款的合法性、完整性和合理性，防止出現(xiàn)合同漏洞和風險。3.對采購過程中的違規(guī)行為進行調查和處理，提出審計意見和建議，促進采購管理水平的提高。三、采購計劃管理（一）需求預測1.使用部門應定期對礦山通訊設備及服務的需求進行預測，結合生產計劃、設備更新計劃、人員變動情況等因素，提前預估未來一段時間內的采購需求。2.需求預測應形成書面報告，詳細說明預測依據(jù)、需求數(shù)量、規(guī)格要求、時間節(jié)點等信息，并提交給采購部門。（二）采購計劃制定1.采購部門根據(jù)使用部門提交的需求預測報告，結合庫存情況，制定礦山通訊采購計劃。采購計劃應明確采購項目、規(guī)格型號、數(shù)量、預計采購時間等內容。2.采購計劃應按照年度、季度和月度進行分解，確保采購任務有序安排。對于緊急采購需求，應及時調整采購計劃，并采取相應的應急采購措施。（三）計劃審批1.采購計劃制定完成后，應提交給相關部門進行審批。審批流程一般包括使用部門負責人審核、技術部門審核、財務部門審核、分管領導審批等環(huán)節(jié)。2.各審批部門應根據(jù)職責對采購計劃進行嚴格審查，重點關注需求的合理性、采購規(guī)格的準確性、資金的可行性等方面。對于不符合要求的采購計劃，應提出修改意見并退回采購部門重新編制。四、供應商管理（一）供應商選擇1.采購部門應建立供應商篩選機制，通過多種渠道收集供應商信息，包括網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。2.對收集到的供應商信息進行整理和分析，從供應商的資質信譽、產品質量、價格水平、售后服務、技術實力等方面進行綜合評估，確定潛在供應商名單。3.邀請潛在供應商參與采購項目投標或報價，根據(jù)其提供的產品方案、報價、服務承諾等進行評審，選擇符合要求的供應商作為中標候選人或合作對象。（二）供應商準入1.對于新入選的供應商，采購部門應要求其提供相關資質證明文件，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證、生產許可證、產品質量認證證書、售后服務承諾等。2.對供應商的資質證明文件進行審核，確保其合法有效。同時，采購部門可實地考察供應商的生產經(jīng)營場所、生產設備、質量管理體系等情況，進一步了解供應商的實際能力。3.經(jīng)審核和考察合格的供應商，納入公司供應商名錄，并簽訂供應商準入?yún)f(xié)議，明確雙方的權利和義務。（三）供應商評價與考核1.采購部門應定期對供應商進行評價和考核，評價指標包括產品質量、交貨期、價格、售后服務、合作配合度等方面。2.建立供應商評價檔案，記錄每次評價的結果和相關數(shù)據(jù)。根據(jù)評價結果，對供應商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵和優(yōu)先合作機會，對于不合格的供應商及時進行整改或淘汰。3.每年末，采購部門應組織相關部門對供應商進行年度綜合評價，評選出年度優(yōu)秀供應商，并進行表彰和獎勵。五、采購流程管理（一）采購申請1.使用部門根據(jù)實際需求填寫采購申請表，詳細說明采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術要求、預算金額、申請理由等內容，并提交給采購部門。2.采購申請表應經(jīng)使用部門負責人簽字確認，確保需求真實合理。對于涉及重大采購項目或金額較大的申請，還需提交分管領導審批。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請表后，對申請內容進行初步審核，重點檢查采購需求的合理性、預算金額的準確性、申請流程的合規(guī)性等方面。2.經(jīng)初步審核合格的采購申請，按照計劃審批流程提交給相關部門進行審批。審批通過后，采購部門方可開展采購活動。（三）采購實施1.采購部門根據(jù)審批通過的采購申請，制定采購方案，明確采購方式、采購時間、采購人員等內容。2.對于公開招標采購項目，采購部門應按照國家相關法律法規(guī)和公司招標管理辦法的要求，發(fā)布招標公告，組織開標、評標、定標等工作。3.對于邀請招標、競爭性談判、詢價等采購項目，采購部門應向選定的供應商發(fā)出邀請或詢價文件，組織談判或詢價活動，確定中標供應商或成交供應商。4.采購部門與中標供應商或成交供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括產品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款。（四）采購驗收1.采購產品到貨前，采購部門應通知使用部門和技術部門做好驗收準備工作。2.產品到貨后，由使用部門和技術部門按照合同要求和相關標準進行驗收。驗收內容包括產品數(shù)量、規(guī)格型號、外觀質量、技術性能、功能指標等方面。3.驗收合格的產品，由驗收人員簽字確認，并辦理入庫手續(xù)。對于驗收不合格的產品，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)商，要求其限期整改或退換貨。如供應商拒絕履行義務，采購部門可按照合同約定追究其違約責任。（五）采購付款1.采購產品驗收合格且發(fā)票開具后，采購部門應填寫付款申請單，附上采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關憑證，提交給財務部門審核。2.財務部門按照公司財務管理制度和合同約定，對付款申請進行審核。審核通過后，辦理付款手續(xù)，將采購款項支付給供應商。六、采購風險管理（一）風險識別1.采購部門應定期對礦山通訊采購活動進行風險識別，分析可能存在的風險因素，包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、資金風險等。2.針對識別出的風險因素，制定相應的風險應對措施，明確責任部門和責任人，降低風險發(fā)生的可能性和影響程度。（二）市場風險應對1.關注通訊市場動態(tài)和價格波動情況，建立市場價格監(jiān)測機制，及時掌握市場信息。2.根據(jù)市場變化情況，合理調整采購計劃和采購策略，采取集中采購、批量采購、套期保值等方式，降低市場價格波動對采購成本的影響。（三）供應商風險應對1.加強供應商管理，定期對供應商進行評估和考核，及時發(fā)現(xiàn)和解決供應商存在的問題。2.與供應商建立長期穩(wěn)定的合作關系，簽訂戰(zhàn)略合作協(xié)議，明確雙方的權利和義務，共同應對市場風險和其他風險。3.建立供應商備用機制，對于關鍵供應商，應尋找備用供應商，以防止因供應商出現(xiàn)問題導致采購中斷。（四）質量風險應對1.嚴格采購產品質量標準，在采購合同中明確質量要求和驗收標準。2.加強采購過程中的質量控制，要求供應商提供產品質量檢驗報告和質量保證承諾，對采購產品進行抽檢或全檢。3.建立質量反饋機制，及時處理采購產品質量問題。對于質量不合格的產品，按照合同約定進行退換貨或索賠處理。（五）合同風險應對1.加強采購合同管理，嚴格合同簽訂流程，確保合同條款合法合規(guī)、完整準確。2.組織相關部門對采購合同進行會審，重點審查合同的風險條款和違約責任條款，防范合同風險。3.建立合同執(zhí)行跟蹤機制，及時掌握合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時與供應商溝通協(xié)商，采取措施確保合同順利履行。（六）資金風險應對1.合理安排采購資金，確保采購資金的充足和及時到位。2.加強采購資金預算管理，嚴格控制采購成本，避免超預算采購。3.建立資金風險預警機制，對采購資金使用情況進行實時監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和解決資金風險問題。七、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.審計部門定期對礦山通訊采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購行為的合規(guī)性、采購資金的使用效益等方面。2.采購部門應定期向公司領導匯報采購工作進展情況，接受公司內部的監(jiān)督和檢查。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時整改落實。（二）外部監(jiān)督1.積極配合政府相關部門的監(jiān)督檢查，如實提供采購活動的相關資料和信