疫情期間費(fèi)用管理辦法總則制定目的本辦法旨在規(guī)范公司在疫情期間的費(fèi)用管理，確保公司資源合理配置與有效利用，保障公司運(yùn)營的穩(wěn)定性和可持續(xù)性，同時遵循國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，維護(hù)公司和員工的合法權(quán)益。適用范圍本辦法適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)在疫情期間所涉及的各類費(fèi)用支出管理?；驹瓌t1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家關(guān)于疫情防控期間的各項法律法規(guī)、政策規(guī)定以及行業(yè)監(jiān)管要求，確保費(fèi)用支出合法合規(guī)。2.必要性原則：費(fèi)用支出應(yīng)基于疫情期間公司運(yùn)營實際需要，杜絕不合理、不必要的開支。3.效益性原則：在保障公司正常運(yùn)轉(zhuǎn)的前提下，優(yōu)化費(fèi)用結(jié)構(gòu)，提高資金使用效益，實現(xiàn)降本增效。4.透明性原則：費(fèi)用管理應(yīng)公開透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和審計，確保每一筆費(fèi)用支出清晰可查。費(fèi)用分類及管理規(guī)定辦公費(fèi)用1.辦公用品采購疫情期間，優(yōu)先保障防疫物資相關(guān)辦公用品的采購，如口罩、消毒液、一次性手套等。對于常規(guī)辦公用品，實行集中采購與按需采購相結(jié)合的方式。采購前需填寫辦公用品申購單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，由行政部門統(tǒng)一采購。嚴(yán)格控制辦公用品庫存，避免積壓浪費(fèi)。定期對辦公用品庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，根據(jù)實際使用情況調(diào)整采購計劃。2.辦公設(shè)備維護(hù)加強(qiáng)辦公設(shè)備的日常維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行，減少因設(shè)備故障導(dǎo)致的工作延誤。對于因疫情防控需要新增或升級的辦公設(shè)備，如遠(yuǎn)程辦公軟件、視頻會議設(shè)備等，需提前進(jìn)行可行性評估和預(yù)算審批。設(shè)備維修費(fèi)用報銷時，需提供維修清單、發(fā)票等相關(guān)憑證，經(jīng)財務(wù)部門審核后予以報銷。差旅費(fèi)1.出差審批疫情期間，嚴(yán)格控制出差頻次和規(guī)模。確因工作需要出差的，需提前填寫出差申請表，詳細(xì)說明出差事由、行程安排、預(yù)計出差天數(shù)等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意。對于前往疫情中高風(fēng)險地區(qū)的出差申請，需報公司疫情防控領(lǐng)導(dǎo)小組特別審批，同時做好出差人員的健康監(jiān)測和防護(hù)措施安排。2.費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)差旅費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)按照公司原規(guī)定執(zhí)行，但在疫情期間，如因疫情防控要求導(dǎo)致交通、住宿等費(fèi)用增加的，可根據(jù)實際情況進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。鼓勵員工優(yōu)先選擇線上會議、視頻溝通等方式替代出差，對于因采用線上方式避免出差的，給予一定的獎勵或補(bǔ)貼。3.報銷要求出差人員應(yīng)在出差結(jié)束后及時辦理報銷手續(xù)，提供真實、完整的出差憑證，包括機(jī)票、車票、住宿發(fā)票、餐飲發(fā)票等。對于因疫情防控需要發(fā)生的額外費(fèi)用，如核酸檢測費(fèi)、防疫物資費(fèi)等，需提供相關(guān)證明材料，經(jīng)審核后予以報銷。業(yè)務(wù)招待費(fèi)1.招待原則疫情期間，嚴(yán)格控制業(yè)務(wù)招待活動，提倡采用線上溝通、視頻會議等非接觸方式開展業(yè)務(wù)交流。確需進(jìn)行線下業(yè)務(wù)招待的，應(yīng)遵循節(jié)儉、必要的原則，避免鋪張浪費(fèi)。2.審批流程業(yè)務(wù)招待費(fèi)支出需提前填寫業(yè)務(wù)招待申請表，注明招待對象、事由、預(yù)計金額等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。單次業(yè)務(wù)招待費(fèi)超過一定金額的，需報公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。3.報銷規(guī)定報銷業(yè)務(wù)招待費(fèi)時，需提供正規(guī)發(fā)票、消費(fèi)清單、招待審批單等相關(guān)憑證。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)詳細(xì)注明招待事項、參與人員等信息。嚴(yán)格控制業(yè)務(wù)招待費(fèi)的報銷標(biāo)準(zhǔn)，對于超出標(biāo)準(zhǔn)的部分不予報銷。會議費(fèi)1.會議形式鼓勵采用線上會議形式召開各類會議，減少線下會議的頻次和規(guī)模，降低會議成本和疫情傳播風(fēng)險。對于確需召開的線下會議，應(yīng)嚴(yán)格控制會議人數(shù)、時間和場地規(guī)模，并做好會議期間的疫情防控措施。2.費(fèi)用預(yù)算會議主辦部門應(yīng)提前編制會議費(fèi)用預(yù)算，包括場地租賃、設(shè)備租賃、餐飲、資料印刷等費(fèi)用，并報財務(wù)部門審核。會議費(fèi)用預(yù)算應(yīng)嚴(yán)格控制在批準(zhǔn)的額度內(nèi)，如有超支，需說明原因并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.報銷要求會議結(jié)束后，會議主辦部門應(yīng)及時辦理會議費(fèi)用報銷手續(xù)，提供會議通知、參會人員名單、發(fā)票、費(fèi)用清單等相關(guān)憑證。對于因疫情防控需要增加的會議防疫費(fèi)用，如口罩、消毒液、體溫檢測設(shè)備等，需提供相關(guān)證明材料，經(jīng)審核后予以報銷。員工薪酬福利1.薪酬發(fā)放按照國家法律法規(guī)和公司薪酬制度，按時足額發(fā)放員工工資、獎金等薪酬待遇。對于因疫情影響導(dǎo)致工作無法正常開展的員工，經(jīng)公司研究決定，可根據(jù)實際情況調(diào)整薪酬發(fā)放方式或標(biāo)準(zhǔn)，但應(yīng)確保員工基本生活不受影響。2.福利保障保障員工的法定福利，如社會保險、住房公積金等按時足額繳納。根據(jù)公司實際情況和員工需求，合理安排疫情期間的福利項目，如發(fā)放防疫物資、提供線上培訓(xùn)課程、組織員工關(guān)懷活動等，增強(qiáng)員工的歸屬感和凝聚力。防疫專項費(fèi)用1.防疫物資采購設(shè)立防疫專項經(jīng)費(fèi)，用于采購口罩、消毒液、體溫檢測設(shè)備、防護(hù)服等防疫物資，確保公司辦公場所、生產(chǎn)車間等區(qū)域的防疫物資供應(yīng)充足。防疫物資采購應(yīng)通過正規(guī)渠道進(jìn)行，嚴(yán)格把控物資質(zhì)量，建立物資采購臺賬，詳細(xì)記錄物資采購數(shù)量、價格、供應(yīng)商等信息。2.防疫措施實施為員工提供必要的防疫保障，如在辦公場所設(shè)置體溫檢測點(diǎn)、配備消毒設(shè)備、提供防疫宣傳資料等。對于因疫情防控需要對辦公場所進(jìn)行改造、升級的費(fèi)用，如增加通風(fēng)設(shè)備、設(shè)置隔離區(qū)域等，經(jīng)公司疫情防控領(lǐng)導(dǎo)小組審批后，從防疫專項經(jīng)費(fèi)中列支。3.員工防疫補(bǔ)貼根據(jù)員工實際工作情況和疫情防控要求，給予員工適當(dāng)?shù)姆酪哐a(bǔ)貼，用于補(bǔ)貼員工因疫情防控產(chǎn)生的額外費(fèi)用支出，如購買防疫用品、增加通勤成本等。防疫補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)由公司根據(jù)實際情況制定，并報財務(wù)部門備案。補(bǔ)貼發(fā)放應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保補(bǔ)貼資金發(fā)放到每一位符合條件的員工手中。費(fèi)用審批流程費(fèi)用申請1.費(fèi)用發(fā)生部門或個人應(yīng)根據(jù)實際業(yè)務(wù)需求，填寫費(fèi)用申請表，詳細(xì)注明費(fèi)用項目、金額、事由、預(yù)計支付時間等信息。2.費(fèi)用申請表應(yīng)附相關(guān)證明材料，如發(fā)票、合同、審批文件等，確保費(fèi)用支出的真實性和合理性。部門審批1.費(fèi)用申請表提交至部門負(fù)責(zé)人，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)公司費(fèi)用管理規(guī)定和業(yè)務(wù)實際情況，對費(fèi)用申請進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核費(fèi)用的必要性、合理性和合規(guī)性。2.部門負(fù)責(zé)人審核通過后，在費(fèi)用申請表上簽署意見并簽字確認(rèn)。分管領(lǐng)導(dǎo)審批1.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后的費(fèi)用申請表提交至分管領(lǐng)導(dǎo)，分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對費(fèi)用申請進(jìn)行全面審查，結(jié)合公司整體預(yù)算安排和業(yè)務(wù)發(fā)展需要，做出審批決定。2.對于重大費(fèi)用支出或涉及多個部門的費(fèi)用申請，分管領(lǐng)導(dǎo)可組織相關(guān)部門進(jìn)行專題研究和討論，確保決策的科學(xué)性和合理性。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，在費(fèi)用申請表上簽署意見并簽字確認(rèn)。財務(wù)審核1.費(fèi)用申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，提交至財務(wù)部門。財務(wù)部門應(yīng)依據(jù)公司財務(wù)制度和費(fèi)用管理辦法，對費(fèi)用申請進(jìn)行財務(wù)審核。2.財務(wù)審核主要包括費(fèi)用金額的準(zhǔn)確性、發(fā)票的合規(guī)性、報銷憑證的完整性等方面。對于不符合財務(wù)規(guī)定的費(fèi)用申請，財務(wù)部門應(yīng)及時與申請部門溝通，要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)材料。3.財務(wù)部門審核通過后，在費(fèi)用申請表上簽署意見并簽字確認(rèn)。最終審批1.經(jīng)財務(wù)部門審核后的費(fèi)用申請表提交至公司主要領(lǐng)導(dǎo)或授權(quán)審批人進(jìn)行最終審批。公司主要領(lǐng)導(dǎo)或授權(quán)審批人應(yīng)根據(jù)公司整體戰(zhàn)略和財務(wù)狀況，對費(fèi)用申請進(jìn)行終審決策。2.對于涉及重大資金支出或?qū)矩攧?wù)狀況有較大影響的費(fèi)用申請，公司主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)召開專題會議進(jìn)行研究和決策。3.最終審批通過后，費(fèi)用申請方可進(jìn)入報銷流程。費(fèi)用報銷管理報銷憑證要求1.費(fèi)用報銷必須提供真實、合法、有效的報銷憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、清單等。發(fā)票應(yīng)符合國家稅務(wù)部門的相關(guān)規(guī)定，具備發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、項目名稱、金額等要素。2.對于發(fā)票內(nèi)容與實際業(yè)務(wù)不符、發(fā)票開具日期超過規(guī)定期限、發(fā)票未加蓋發(fā)票專用章等不符合要求的發(fā)票，財務(wù)部門有權(quán)不予報銷。3.除發(fā)票外，報銷憑證還應(yīng)包括費(fèi)用申請審批單、合同協(xié)議、出差審批單、會議通知等相關(guān)證明材料，確保費(fèi)用支出的真實性和合理性。報銷時間規(guī)定1.員工應(yīng)在費(fèi)用發(fā)生后及時辦理報銷手續(xù)，原則上應(yīng)在費(fèi)用發(fā)生后的[X]個工作日內(nèi)提交報銷申請。2.對于因特殊原因未能及時報銷的費(fèi)用，需提前向財務(wù)部門說明情況，并經(jīng)財務(wù)部門同意后方可延期報銷。3.財務(wù)部門應(yīng)在收到報銷申請后的[X]個工作日內(nèi)完成審核，對于審核通過的報銷申請，應(yīng)及時安排資金支付；對于審核不通過的報銷申請，應(yīng)及時通知報銷人并說明原因。報銷方式及支付1.公司采用線上報銷系統(tǒng)進(jìn)行費(fèi)用報銷管理，員工應(yīng)按照報銷系統(tǒng)的操作流程填寫報銷信息、上傳報銷憑證，并提交報銷申請。2.財務(wù)部門審核通過后的報銷款項，將通過銀行轉(zhuǎn)賬等方式支付至報銷人指定的銀行賬戶。3.對于金額較小的報銷款項，經(jīng)公司財務(wù)部門同意，可采用現(xiàn)金支付方式，但應(yīng)嚴(yán)格遵守現(xiàn)金管理規(guī)定，確?，F(xiàn)金支付的安全性和合規(guī)性。費(fèi)用監(jiān)督與審計內(nèi)部監(jiān)督1.公司財務(wù)部門負(fù)責(zé)對費(fèi)用支出進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期對費(fèi)用報銷情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)和糾正費(fèi)用管理中存在的問題。2.各部門應(yīng)配合財務(wù)部門的監(jiān)督檢查工作，如實提供費(fèi)用支出相關(guān)資料和信息，不得隱瞞或虛報。3.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對公司費(fèi)用管理情況進(jìn)行審計，重點(diǎn)審查費(fèi)用支出的合規(guī)性、合理性和效益性，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。外部審計1.公司應(yīng)按照國家法律法規(guī)和相關(guān)監(jiān)管要求，定期聘請外部審計機(jī)構(gòu)對公司財務(wù)狀況和費(fèi)用管理情況進(jìn)