疫情期間取證管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范疫情期間公司/組織的取證管理工作，確保在特殊時(shí)期各類證據(jù)的合法、有效獲取與妥善保存，保障公司/組織的合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織在疫情期間涉及的各類業(yè)務(wù)活動(dòng)中所產(chǎn)生的證據(jù)獲取、整理、保存及使用等相關(guān)管理工作。（三）基本原則1.合法性原則：所有取證活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保證據(jù)來源合法、形式合法、取證程序合法。2.真實(shí)性原則：所取證據(jù)應(yīng)真實(shí)反映業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改證據(jù)內(nèi)容。3.及時(shí)性原則：在疫情期間，應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)進(jìn)展及時(shí)進(jìn)行取證工作，避免因延誤導(dǎo)致證據(jù)滅失或難以獲取。4.完整性原則：力求獲取與業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的全面、完整的證據(jù)，以充分支持公司/組織的主張。二、取證方式（一）電子數(shù)據(jù)取證1.線上溝通記錄對于通過電子郵件、即時(shí)通訊工具（如微信、QQ等）進(jìn)行的業(yè)務(wù)溝通，應(yīng)及時(shí)保存聊天記錄?？赏ㄟ^軟件自帶的聊天記錄備份功能進(jìn)行備份，或使用專門的電子數(shù)據(jù)取證軟件進(jìn)行采集。備份后的聊天記錄應(yīng)妥善存儲(chǔ)在安全的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，并注明聊天的時(shí)間、參與人員、主題等關(guān)鍵信息。2.電子文檔與文件涉及業(yè)務(wù)的電子文檔、合同、報(bào)表等文件，應(yīng)按照公司/組織既定的文件管理規(guī)范進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份。在疫情期間，如因遠(yuǎn)程辦公需要對文件進(jìn)行共享或傳輸，應(yīng)確保采用安全可靠的方式，如使用加密傳輸工具或公司內(nèi)部的安全文件共享平臺(tái)。同時(shí)，記錄文件的共享時(shí)間、共享人員、文件版本等信息。3.系統(tǒng)數(shù)據(jù)對于公司/組織內(nèi)部的業(yè)務(wù)系統(tǒng)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，如財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)流程記錄等，應(yīng)按照系統(tǒng)管理規(guī)定進(jìn)行定期備份。在需要獲取特定時(shí)間段的數(shù)據(jù)時(shí)，應(yīng)通過系統(tǒng)管理員按照規(guī)范的操作流程進(jìn)行數(shù)據(jù)提取，并確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。提取的數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行妥善保存，并注明數(shù)據(jù)來源、提取時(shí)間等相關(guān)信息。（二）書面證據(jù)取證1.紙質(zhì)文件涉及業(yè)務(wù)的紙質(zhì)合同、協(xié)議、文件等，應(yīng)在簽署后及時(shí)進(jìn)行掃描備份，并按照檔案管理要求進(jìn)行分類歸檔。在疫情期間，如無法現(xiàn)場簽署紙質(zhì)文件，可采用電子簽名的方式，但需確保電子簽名符合法律法規(guī)的要求，并保存好相關(guān)的電子簽名記錄及簽署過程的證據(jù)。2.書面通知與函件公司/組織發(fā)出的書面通知、函件等，應(yīng)通過郵政特快專遞（EMS）或掛號(hào)信等方式進(jìn)行送達(dá)，并保留好郵寄憑證。同時(shí)，可在郵件中注明郵件主題、內(nèi)容摘要等關(guān)鍵信息，以便后續(xù)查詢和核對。收到對方的書面回復(fù)時(shí)，同樣應(yīng)妥善保存相關(guān)郵件及回復(fù)文件。（三）視聽資料取證1.視頻會(huì)議記錄在疫情期間，通過視頻會(huì)議軟件進(jìn)行的會(huì)議，應(yīng)開啟錄制功能，并確保錄制的視頻內(nèi)容完整、清晰。錄制后的視頻應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理，標(biāo)注會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人員、會(huì)議主題等信息，并按照公司/組織的檔案管理規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)。2.現(xiàn)場視頻與照片對于涉及業(yè)務(wù)現(xiàn)場的情況，如生產(chǎn)車間、項(xiàng)目施工現(xiàn)場等，如有必要可通過拍照或錄制視頻的方式進(jìn)行記錄。拍攝的照片應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、拍攝人員等信息，視頻應(yīng)進(jìn)行剪輯并添加必要的文字說明。照片和視頻應(yīng)存儲(chǔ)在安全的設(shè)備中，并定期進(jìn)行備份。三、取證流程（一）取證申請1.公司/組織內(nèi)部各部門或人員因業(yè)務(wù)需要進(jìn)行取證時(shí)，應(yīng)填寫《取證申請表》，詳細(xì)說明取證的目的、內(nèi)容、方式、預(yù)計(jì)時(shí)間等信息。2.《取證申請表》應(yīng)提交至部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際情況對申請進(jìn)行評(píng)估，如認(rèn)為申請合理，應(yīng)簽署審核意見并提交至法務(wù)部門或相關(guān)負(fù)責(zé)機(jī)構(gòu)。（二）審核與批準(zhǔn)1.法務(wù)部門或相關(guān)負(fù)責(zé)機(jī)構(gòu)收到《取證申請表》后，應(yīng)對申請進(jìn)行合法性、必要性等方面的審核。2.對于涉及重大業(yè)務(wù)事項(xiàng)或可能產(chǎn)生較大法律風(fēng)險(xiǎn)的取證申請，應(yīng)提交至公司/組織的管理層進(jìn)行批準(zhǔn)。經(jīng)批準(zhǔn)后的《取證申請表》應(yīng)返回申請部門作為取證工作的依據(jù)。（三）取證實(shí)施1.申請部門根據(jù)批準(zhǔn)后的《取證申請表》，按照既定的取證方式和流程進(jìn)行取證工作。在取證過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的規(guī)定，確保取證工作的合法性和規(guī)范性。2.對于電子數(shù)據(jù)取證，應(yīng)注意保護(hù)數(shù)據(jù)的安全和隱私，避免數(shù)據(jù)泄露或被篡改。對于書面證據(jù)取證，應(yīng)確保文件的真實(shí)性和完整性，如有需要可要求相關(guān)人員簽字確認(rèn)。對于視聽資料取證，應(yīng)保證錄制內(nèi)容的清晰、準(zhǔn)確，不得進(jìn)行剪輯或偽造。（四）證據(jù)整理與保存1.取證工作完成后，申請部門應(yīng)及時(shí)對獲取的證據(jù)進(jìn)行整理。按照證據(jù)的類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類，并編制證據(jù)清單，注明證據(jù)的名稱、來源、獲取時(shí)間、證明內(nèi)容等信息。2.整理后的證據(jù)應(yīng)妥善保存，根據(jù)證據(jù)的性質(zhì)和重要程度，選擇合適的存儲(chǔ)方式，如電子存儲(chǔ)、紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)等。對于重要證據(jù)，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（五）證據(jù)使用與歸檔1.公司/組織內(nèi)部各部門因業(yè)務(wù)需要使用證據(jù)時(shí)，應(yīng)填寫《證據(jù)使用申請表》，注明使用證據(jù)的目的、證據(jù)名稱、使用期限等信息，并提交至證據(jù)保管部門進(jìn)行審核。2.證據(jù)保管部門審核通過后，應(yīng)按照規(guī)定的程序提供證據(jù)，并記錄證據(jù)的使用情況。使用完畢后，證據(jù)應(yīng)及時(shí)歸還證據(jù)保管部門進(jìn)行歸檔。3.對于涉及法律糾紛或其他重要事項(xiàng)的證據(jù)，應(yīng)按照公司/組織的檔案管理規(guī)定進(jìn)行長期歸檔保存，以備后續(xù)查閱和使用。四、證據(jù)保管（一）保管責(zé)任1.公司/組織應(yīng)指定專門的部門或人員負(fù)責(zé)證據(jù)的保管工作，明確保管人員的職責(zé)和權(quán)限。2.保管人員應(yīng)確保證據(jù)的安全存儲(chǔ)，防止證據(jù)丟失、損壞、泄露等情況的發(fā)生。（二）保管環(huán)境1.對于紙質(zhì)證據(jù)，應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、防火、防潮的檔案柜中，并按照檔案管理要求進(jìn)行分類存放。2.對于電子證據(jù)，應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。同時(shí)，應(yīng)采取必要的安全防護(hù)措施，如設(shè)置訪問權(quán)限、安裝殺毒軟件等，防止電子數(shù)據(jù)受到病毒、黑客攻擊等威脅。（三）保管期限1.公司/組織應(yīng)根據(jù)證據(jù)的性質(zhì)和重要程度，制定合理的保管期限。一般情況下，涉及業(yè)務(wù)合同、財(cái)務(wù)憑證等重要證據(jù)的保管期限應(yīng)不少于法律法規(guī)規(guī)定的年限。2.在保管期限屆滿后，如證據(jù)仍有保存價(jià)值，應(yīng)按照公司/組織的檔案管理規(guī)定進(jìn)行延長保管期限或進(jìn)行特殊處理。（四）證據(jù)查閱與借閱1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱證據(jù)時(shí)，應(yīng)填寫《證據(jù)查閱申請表》，注明查閱的目的、證據(jù)名稱等信息，并提交至證據(jù)保管部門進(jìn)行審核。2.證據(jù)保管部門審核通過后，應(yīng)安排專門的場所供查閱人員查閱證據(jù)，并對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自復(fù)制、涂改、損毀證據(jù)。3.如因工作需要借閱證據(jù)，應(yīng)填寫《證據(jù)借閱申請表》，注明借閱的目的、證據(jù)名稱、借閱期限等信息，并提交至證據(jù)保管部門進(jìn)行審核。經(jīng)批準(zhǔn)后，借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還證據(jù)，歸還時(shí)應(yīng)確保證據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。五、特殊情況處理（一）疫情防控措施對取證工作的影響1.在疫情防控期間，如因政府采取的交通管制、隔離措施等導(dǎo)致無法按照正常程序進(jìn)行現(xiàn)場取證的，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，尋求合法合規(guī)的替代取證方式。2.例如，可通過遠(yuǎn)程視頻會(huì)議、電話溝通等方式獲取相關(guān)人員的陳述或確認(rèn)，并保存好相關(guān)的電子記錄作為證據(jù)。同時(shí)，應(yīng)記錄因疫情防控措施導(dǎo)致取證困難的具體情況及采取的替代措施，以備后續(xù)核查。（二）證據(jù)滅失或難以獲取的情況1.如發(fā)現(xiàn)可能導(dǎo)致證據(jù)滅失或難以獲取的情況，如業(yè)務(wù)系統(tǒng)故障、相關(guān)人員離職等，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行補(bǔ)救。2.對于業(yè)務(wù)系統(tǒng)故障，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系系統(tǒng)維護(hù)人員進(jìn)行修復(fù)，并嘗試從備份數(shù)據(jù)中恢復(fù)相關(guān)信息。對于相關(guān)人員離職的情況，應(yīng)盡快與其取得聯(lián)系，要求其配合提供相關(guān)證據(jù)或?qū)ψC據(jù)進(jìn)行確認(rèn)。如確實(shí)無法獲取相關(guān)證據(jù)，應(yīng)在記錄詳細(xì)情況的同時(shí)，考慮通過其他相關(guān)證據(jù)或間接證據(jù)來佐證業(yè)務(wù)事實(shí)。（三）電子數(shù)據(jù)證據(jù)的真實(shí)性審查1.在疫情期間，電子數(shù)據(jù)證據(jù)的使用日益頻繁，因此應(yīng)加強(qiáng)對電子數(shù)據(jù)證據(jù)真實(shí)性的審查。2.審查時(shí)可從電子數(shù)據(jù)的生成時(shí)間、存儲(chǔ)位置、修改記錄、與其他證據(jù)的關(guān)聯(lián)性等方面進(jìn)行綜合判斷。對于存在疑問的電子數(shù)據(jù)證據(jù)，可通過專業(yè)的電子數(shù)據(jù)鑒定機(jī)構(gòu)進(jìn)行鑒定，以確保其真實(shí)性和可靠性。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對取證管理工作進(jìn)行檢查。檢查內(nèi)容包括取證流程的執(zhí)行情況、證據(jù)的保管情況、證據(jù)使用的規(guī)范性等。2.內(nèi)部審計(jì)部門或相關(guān)監(jiān)督機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對取證管理工作進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)或檢查，并形成檢查報(bào)告。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況，