水泥廠原料供應(yīng)商檔案規(guī)章

一、總則1.目的：為加強水泥廠原料供應(yīng)商管理，規(guī)范供應(yīng)商檔案的建立、維護和使用，保障原料供應(yīng)的穩(wěn)定性、質(zhì)量可靠性以及成本合理性，特制定本規(guī)章。2.適用范圍：本規(guī)章適用于水泥廠所有涉及原料采購業(yè)務(wù)的部門及人員，以及向水泥廠提供原料的所有供應(yīng)商。3.基本原則：遵循客觀、全面、準確、保密的原則，確保供應(yīng)商檔案能真實反映供應(yīng)商的綜合情況，為采購決策提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)分工1.采購部門-負責(zé)供應(yīng)商檔案的初步收集、整理和錄入工作。在與供應(yīng)商建立合作關(guān)系前，收集供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)文件等資料。-對供應(yīng)商的日常供貨情況進行記錄，包括交貨及時性、產(chǎn)品質(zhì)量狀況等，并及時更新檔案內(nèi)容。-根據(jù)采購業(yè)務(wù)需求，提出檔案信息查詢和使用的申請。2.質(zhì)量部門-負責(zé)提供供應(yīng)商所供原料的質(zhì)量檢驗報告、質(zhì)量問題處理記錄等相關(guān)資料，協(xié)助采購部門完善供應(yīng)商檔案。-對供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系進行評估，評估結(jié)果納入供應(yīng)商檔案。3.財務(wù)部門-提供與供應(yīng)商的財務(wù)往來記錄，包括付款情況、發(fā)票開具情況等信息，為供應(yīng)商檔案的財務(wù)評價部分提供數(shù)據(jù)支持。-協(xié)助評估供應(yīng)商的財務(wù)狀況和信用風(fēng)險。4.行政部門-負責(zé)供應(yīng)商檔案的統(tǒng)一管理和存儲，確保檔案的安全和完整性。-制定檔案的借閱、查閱和保密制度，并監(jiān)督執(zhí)行。三、供應(yīng)商檔案內(nèi)容1.基本信息-供應(yīng)商的企業(yè)名稱、法定代表人、注冊地址、聯(lián)系方式等基礎(chǔ)資料。-企業(yè)性質(zhì)，如國有企業(yè)、民營企業(yè)、外資企業(yè)等；成立時間、經(jīng)營范圍等信息。2.資質(zhì)文件-營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、稅務(wù)登記證復(fù)印件、組織機構(gòu)代碼證復(fù)印件（或三證合一營業(yè)執(zhí)照）。-生產(chǎn)許可證、質(zhì)量認證證書（如ISO質(zhì)量管理體系認證等）、環(huán)保許可等相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書。-產(chǎn)品標準文件，包括企業(yè)標準、國家標準或行業(yè)標準等。3.生產(chǎn)能力與設(shè)備情況-供應(yīng)商的生產(chǎn)規(guī)模，如年生產(chǎn)原料的產(chǎn)量、產(chǎn)能利用率等數(shù)據(jù)。-主要生產(chǎn)設(shè)備清單，包括設(shè)備名稱、型號、購置時間、生產(chǎn)廠家等信息，體現(xiàn)其生產(chǎn)設(shè)備的先進程度和維護狀況。-生產(chǎn)工藝流程圖，詳細描述原料生產(chǎn)的工藝流程，以便評估生產(chǎn)過程的合理性和穩(wěn)定性。4.質(zhì)量情況-原料質(zhì)量檢驗報告，包括定期的抽檢報告、全項分析報告等，記錄原料的各項質(zhì)量指標數(shù)據(jù)。-質(zhì)量問題處理記錄，對出現(xiàn)的質(zhì)量不合格情況、客戶投訴等問題的處理過程和結(jié)果進行詳細記錄。-供應(yīng)商的質(zhì)量控制措施和質(zhì)量改進計劃，如檢驗流程、質(zhì)量追溯體系等。5.價格與成本-歷史采購價格記錄，詳細記錄每次采購的價格、價格調(diào)整情況及調(diào)整原因。-成本分析資料，包括供應(yīng)商對原料成本構(gòu)成的說明，如原材料成本、加工成本、運輸成本等，以便進行成本控制和價格談判。6.交貨與物流-交貨及時性統(tǒng)計，記錄每次訂單的實際交貨時間與合同約定交貨時間的差異，計算交貨及時率。-物流配送方式、運輸能力和物流成本等信息，評估物流環(huán)節(jié)對供應(yīng)的影響。7.財務(wù)與信用-財務(wù)報表，如資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等，用于分析供應(yīng)商的財務(wù)狀況和經(jīng)營能力。-信用評級報告，可由專業(yè)信用評級機構(gòu)出具，或根據(jù)企業(yè)內(nèi)部信用評估體系得出的信用評價結(jié)果。-付款記錄和信用記錄，包括是否按時付款、有無逾期欠款等情況。8.合作評價-采購部門對供應(yīng)商的綜合評價，包括合作態(tài)度、響應(yīng)速度、解決問題能力等方面的評價意見。-各相關(guān)部門根據(jù)自身業(yè)務(wù)接觸情況對供應(yīng)商的評價，形成多維度的合作評價體系。四、檔案的建立與更新1.建立流程-采購部門在與供應(yīng)商初步洽談合作意向后，向供應(yīng)商發(fā)送《供應(yīng)商信息收集表》，要求供應(yīng)商提供相關(guān)資料。-采購部門對收集到的資料進行初步審核，確保資料的完整性和真實性。審核通過后，將資料錄入供應(yīng)商檔案管理系統(tǒng)。-質(zhì)量部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門根據(jù)各自職責(zé)，對供應(yīng)商資料進行補充和完善，完成檔案的初步建立。2.定期更新-采購部門每季度對供應(yīng)商的供貨情況進行總結(jié)，更新交貨及時性、產(chǎn)品質(zhì)量狀況等相關(guān)信息。-質(zhì)量部門定期提供最新的質(zhì)量檢驗報告和質(zhì)量評估結(jié)果，及時更新檔案中的質(zhì)量信息。-財務(wù)部門每年收集供應(yīng)商的最新財務(wù)報表，更新財務(wù)狀況和信用信息。-行政部門負責(zé)監(jiān)督檔案更新工作的執(zhí)行情況，確保檔案信息的時效性。3.動態(tài)更新-當(dāng)供應(yīng)商發(fā)生重大變更，如企業(yè)名稱變更、法定代表人變更、生產(chǎn)地址變更、生產(chǎn)工藝調(diào)整等情況時，采購部門應(yīng)及時通知供應(yīng)商提交變更后的資料，并在檔案管理系統(tǒng)中進行相應(yīng)更新。-對于突發(fā)的質(zhì)量問題、交貨延遲等重大事件，相關(guān)部門應(yīng)及時記錄并更新檔案內(nèi)容，以便及時掌握供應(yīng)商的動態(tài)情況。五、檔案的查閱與使用1.查閱權(quán)限-采購部門負責(zé)人可查閱所有供應(yīng)商檔案信息，以進行采購決策和供應(yīng)商管理。-質(zhì)量部門、財務(wù)部門等相關(guān)業(yè)務(wù)人員可查閱與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的供應(yīng)商檔案信息，如質(zhì)量人員可查閱質(zhì)量相關(guān)記錄，財務(wù)人員可查閱財務(wù)往來記錄等。-其他部門因工作需要查閱供應(yīng)商檔案的，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)行政部門審核、主管領(lǐng)導(dǎo)批準后方可查閱。2.查閱流程-查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、預(yù)計查閱時間等信息。-將申請表提交給行政部門，行政部門對申請進行審核，審核通過后安排查閱事宜。-查閱人在指定地點查閱檔案，不得將檔案帶出指定區(qū)域，不得擅自復(fù)印、拍照或傳播檔案內(nèi)容。查閱完畢后，需在《檔案查閱登記表》上簽字確認。3.使用規(guī)定-供應(yīng)商檔案信息僅供水泥廠內(nèi)部管理和決策使用，不得向外部泄露。-各部門在使用檔案信息時，應(yīng)確保信息的合理使用，不得用于非法或不正當(dāng)目的。-根據(jù)檔案信息進行采購決策、供應(yīng)商評估等工作時，應(yīng)綜合考慮多方面因素，確保決策的科學(xué)性和合理性。六、檔案的保密與安全1.保密制度-所有接觸供應(yīng)商檔案的人員都必須嚴格遵守保密規(guī)定，簽訂《保密協(xié)議》。-檔案信息不得在未經(jīng)授權(quán)的情況下向任何第三方披露，包括供應(yīng)商的競爭對手、媒體等。-對違反保密規(guī)定的人員，將依據(jù)公司相關(guān)規(guī)定進行嚴肅處理，情節(jié)嚴重的將追究法律責(zé)任。2.安全措施-行政部門負責(zé)供應(yīng)商檔案的安全存儲，采用電子存儲和紙質(zhì)存儲相結(jié)合的方式。電子檔案應(yīng)定期備份，存儲在安全的服務(wù)器或存儲介質(zhì)上，設(shè)置訪問權(quán)限和密碼保護。-紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，做好防火、防潮、防蟲、防盜等措施。-對檔案管理系統(tǒng)進行安全維護，防止黑客攻擊、數(shù)據(jù)泄露等安全事件的發(fā)生。定期對系統(tǒng)進行安全檢測和漏洞修復(fù)，確保檔案信息的安全性。七、供應(yīng)商檔案的評估與考核1.評估指標-質(zhì)量指標：包括原料合格率、質(zhì)量穩(wěn)定性、質(zhì)量問題發(fā)生率等。-價格指標：采購價格合理性、價格波動情況、成本降低率等。-交貨指標：交貨及時率、交貨數(shù)量準確性、緊急訂單響應(yīng)能力等。-服務(wù)指標：合作態(tài)度、售后服務(wù)質(zhì)量、投訴處理滿意度等。-財務(wù)指標：財務(wù)狀況穩(wěn)定性、信用評級變化等。2.考核周期-每半年對供應(yīng)商進行一次綜合考核，根據(jù)考核結(jié)果對供應(yīng)商進行分類管理。-在考核周期內(nèi)，對供應(yīng)商的重大事件進行實時記錄和評估，作為綜合考核的重要依據(jù)。3.考核結(jié)果應(yīng)用-對于考核結(jié)果優(yōu)秀的供應(yīng)商，可給予增加采購份額、優(yōu)先合作、延長合作期限等獎勵。-對于考核結(jié)果不達標的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)與