電腦辦公耗材管理辦法總則目的為加強公司電腦辦公耗材的管理，規(guī)范辦公耗材的采購、使用、庫存等環(huán)節(jié)，提高辦公耗材的使用效率，降低公司運營成本，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及電腦辦公耗材的部門和人員，包括但不限于臺式電腦、筆記本電腦、打印機、復(fù)印機、傳真機等設(shè)備所使用的各類耗材，如紙張、墨盒、硒鼓、墨粉、打印色帶、鼠標(biāo)、鍵盤等?；驹瓌t1.統(tǒng)一管理原則：公司對辦公耗材實行統(tǒng)一采購、統(tǒng)一調(diào)配、統(tǒng)一核算，確保耗材管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.按需使用原則：各部門應(yīng)根據(jù)實際工作需要，合理申請和使用辦公耗材，避免浪費。3.成本控制原則：在滿足工作需求的前提下，通過優(yōu)化采購渠道、合理庫存管理等措施，降低辦公耗材的采購成本和使用成本。4.責(zé)任明確原則：明確各部門和人員在辦公耗材管理中的職責(zé)，確保管理工作落到實處。管理職責(zé)行政部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司電腦辦公耗材管理辦法，并組織實施。2.負(fù)責(zé)辦公耗材的統(tǒng)一采購、驗收、入庫、保管和發(fā)放工作。3.定期對辦公耗材的庫存進行盤點，確保賬實相符。4.統(tǒng)計分析辦公耗材的使用情況，為公司成本控制提供數(shù)據(jù)支持。5.監(jiān)督檢查各部門辦公耗材的使用和管理情況，對違規(guī)行為進行糾正和處理。各部門1.負(fù)責(zé)本部門辦公耗材需求的申報工作，確保申報信息準(zhǔn)確、合理。2.嚴(yán)格按照公司規(guī)定使用辦公耗材，不得擅自挪用或浪費。3.配合行政部門做好辦公耗材的盤點工作，如實提供相關(guān)信息。4.對本部門辦公耗材的使用情況進行統(tǒng)計和分析，提出改進建議。使用人員1.按照操作規(guī)程正確使用辦公耗材，愛護辦公設(shè)備。2.發(fā)現(xiàn)辦公耗材出現(xiàn)質(zhì)量問題或異常情況時，及時向本部門負(fù)責(zé)人報告。3.節(jié)約使用辦公耗材，避免不必要的浪費。采購管理采購計劃1.各部門應(yīng)于每月[具體日期]前，根據(jù)本部門下月工作安排和辦公耗材實際使用情況，填寫《辦公耗材采購申請表》，詳細(xì)注明所需耗材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至行政部門。2.行政部門對各部門提交的采購申請進行匯總和審核，結(jié)合庫存情況，制定月度辦公耗材采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購的耗材種類、數(shù)量、預(yù)算金額等內(nèi)容，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。采購渠道1.行政部門應(yīng)選擇具有良好信譽、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理的供應(yīng)商作為辦公耗材的采購渠道。采購渠道應(yīng)保持相對穩(wěn)定，定期對供應(yīng)商進行評估和考核。2.對于批量采購的辦公耗材，應(yīng)通過招標(biāo)、詢價、競爭性談判等方式確定供應(yīng)商，確保采購過程的公開、公平、公正。采購流程1.行政部門根據(jù)審批后的采購計劃，向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購訂單，明確采購的耗材種類、數(shù)量、價格、交貨時間等要求。2.供應(yīng)商應(yīng)按照采購訂單的要求及時組織供貨，并將貨物送達公司指定地點。行政部門負(fù)責(zé)對到貨的辦公耗材進行驗收。3.驗收人員應(yīng)按照合同約定和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對辦公耗材的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等進行仔細(xì)核對，確保驗收合格。對于驗收不合格的耗材，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或處理。4.驗收合格的辦公耗材，由行政部門辦理入庫手續(xù)，填寫《辦公耗材入庫單》，詳細(xì)記錄入庫耗材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。入庫單一式三聯(lián)，一聯(lián)由行政部門留存，一聯(lián)交財務(wù)部門記賬，一聯(lián)交供應(yīng)商作為結(jié)算憑證。使用管理領(lǐng)用制度1.各部門使用人員憑部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)的《辦公耗材領(lǐng)用申請表》到行政部門領(lǐng)取辦公耗材。領(lǐng)用申請表應(yīng)注明領(lǐng)用耗材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息。2.行政部門根據(jù)各部門的實際需求和庫存情況，按照“先進先出”的原則發(fā)放辦公耗材，并在《辦公耗材領(lǐng)用申請表》上簽字確認(rèn)。領(lǐng)用人員應(yīng)在領(lǐng)用申請表上簽字，領(lǐng)取后妥善保管。3.對于價值較高或用量較大的辦公耗材，如墨盒、硒鼓等，行政部門可根據(jù)實際情況實行限量領(lǐng)用制度，要求領(lǐng)用人員交回舊耗材后再領(lǐng)取新耗材。使用規(guī)范1.各部門應(yīng)教育和引導(dǎo)本部門人員正確使用辦公耗材，嚴(yán)格按照操作規(guī)程進行操作，避免因操作不當(dāng)造成耗材損壞或浪費。2.打印機、復(fù)印機等設(shè)備應(yīng)定期進行維護和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運行，減少卡紙、墨粉不均勻等問題，降低耗材的消耗。3.在打印、復(fù)印文件時，應(yīng)根據(jù)實際需要合理設(shè)置紙張大小、打印份數(shù)等參數(shù)，避免不必要的多印。雙面打印、復(fù)印可有效節(jié)約紙張。4.對于可重復(fù)使用的辦公耗材，如光盤、U盤等，應(yīng)妥善保管，避免丟失或損壞。節(jié)約措施1.鼓勵員工節(jié)約使用辦公耗材，提倡無紙化辦公，盡量通過電子文檔進行文件的起草、審批、傳閱等工作。2.對紙張等耗材進行合理利用，如打印文件時優(yōu)先使用廢紙的空白面，對于單面使用過的紙張，可用于內(nèi)部便簽、草稿等。3.定期對辦公設(shè)備進行檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)并解決設(shè)備故障，延長設(shè)備使用壽命，減少因設(shè)備故障導(dǎo)致的耗材浪費。庫存管理庫存設(shè)置1.行政部門應(yīng)根據(jù)辦公耗材的種類、用量、采購周期等因素，合理設(shè)置庫存限額，確保辦公耗材的正常供應(yīng)，同時避免庫存積壓。2.庫存限額應(yīng)定期進行評估和調(diào)整，根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展、采購渠道變化等情況，及時優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)。入庫管理1.辦公耗材到貨后，驗收人員應(yīng)及時組織驗收，并按照要求辦理入庫手續(xù)。入庫時應(yīng)確保貨物數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量合格，入庫信息與采購訂單和送貨單一致。2.入庫的辦公耗材應(yīng)按照類別、規(guī)格、型號等進行分類存放，擺放整齊，便于查找和盤點。同時，應(yīng)建立庫存臺賬，詳細(xì)記錄辦公耗材的入庫、出庫、庫存數(shù)量等信息。出庫管理1.行政部門根據(jù)各部門的領(lǐng)用申請，及時辦理辦公耗材的出庫手續(xù)。出庫時應(yīng)核對領(lǐng)用申請表與庫存臺賬，確保出庫數(shù)量準(zhǔn)確無誤。2.辦公耗材出庫后，應(yīng)及時更新庫存臺賬，記錄出庫日期、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人員、領(lǐng)用數(shù)量等信息。盤點管理1.行政部門應(yīng)定期對辦公耗材庫存進行盤點，盤點周期為[具體周期，如每月、每季度等]。盤點時應(yīng)確保賬實相符，如有差異應(yīng)及時查明原因，并進行相應(yīng)的處理。2.盤點結(jié)束后，應(yīng)編制《辦公耗材盤點報告》，詳細(xì)說明盤點情況、差異原因及處理結(jié)果等內(nèi)容。盤點報告經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后報公司領(lǐng)導(dǎo)。成本核算與控制成本核算1.財務(wù)部門負(fù)責(zé)對辦公耗材的采購成本、使用成本等進行核算。采購成本包括耗材的購買價格、運輸費用、稅費等；使用成本包括耗材的領(lǐng)用數(shù)量、使用部門等相關(guān)信息。2.辦公耗材成本核算應(yīng)按照權(quán)責(zé)發(fā)生制原則進行，確保成本核算的準(zhǔn)確性和及時性。成本控制1.行政部門應(yīng)加強對辦公耗材采購成本的控制，通過與供應(yīng)商談判、批量采購、優(yōu)化采購渠道等方式，降低采購價格。同時，應(yīng)合理控制庫存水平，減少庫存積壓帶來的成本增加。2.各部門應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定使用辦公耗材，避免浪費，降低使用成本。行政部門應(yīng)定期對各部門辦公耗材的使用情況進行統(tǒng)計和分析，對使用量異常的部門進行重點關(guān)注和檢查。3.公司應(yīng)建立辦公耗材成本分析制度，定期對辦公耗材的成本情況進行分析和評估，找出成本控制的關(guān)鍵點和存在的問題，提出改進措施和建議，不斷優(yōu)化成本管理。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.行政部門應(yīng)定期對各部門辦公耗材的管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括采購計劃執(zhí)行情況、領(lǐng)用制度執(zhí)行情況、使用規(guī)范情況、庫存管理情況等。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查、不定期抽查等方式進行。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知，要求相關(guān)部門限期整改?？己嗽u價1.公司將辦公耗材管理工作納入各部門績效考核體系，對辦公耗材管理工作成績突出的部門和個人給予表彰和獎勵；對管理不善、造成浪費或違規(guī)行為的部門和個人進行批評教育，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.考核評價指標(biāo)包括辦公耗材采購成本控制情況、使用效率、庫存管理水平、節(jié)約措