電梯集中采購管理辦法一、總則1.目的為規(guī)范公司電梯集中采購行為，加強采購管理，提高采購效率，確保電梯質(zhì)量和安全，降低采購成本，特制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、各項目的電梯集中采購活動。3.基本原則依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購活動合法合規(guī)。公開公正原則：采購過程公開透明，公平對待所有供應(yīng)商，確保采購結(jié)果公正合理。質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商和產(chǎn)品，確保電梯的安全性和可靠性。成本效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，合理控制采購成本，提高采購效益。4.職責(zé)分工采購部門負(fù)責(zé)制定電梯集中采購計劃，組織采購活動，簽訂采購合同。負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、評估、選擇和管理。負(fù)責(zé)采購過程的協(xié)調(diào)、溝通和監(jiān)督。使用部門負(fù)責(zé)提出電梯采購需求，參與采購技術(shù)規(guī)格的制定。負(fù)責(zé)對采購的電梯進行驗收和使用管理。技術(shù)部門負(fù)責(zé)提供電梯采購的技術(shù)支持，參與技術(shù)規(guī)格的制定和評審。負(fù)責(zé)對采購的電梯進行技術(shù)驗收。財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用。負(fù)責(zé)對采購合同的付款條款進行審核。審計部門負(fù)責(zé)對電梯集中采購活動進行審計監(jiān)督，確保采購活動合法合規(guī)。二、采購計劃1.需求預(yù)測使用部門應(yīng)根據(jù)項目建設(shè)進度、使用需求等因素，提前對電梯需求進行預(yù)測，并提交采購需求預(yù)測報告。采購部門應(yīng)結(jié)合使用部門的需求預(yù)測報告，以及公司的發(fā)展規(guī)劃和預(yù)算安排，制定年度電梯集中采購計劃。2.采購計劃編制采購計劃應(yīng)包括電梯的規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)要求、交貨時間、交貨地點等內(nèi)容。采購計劃應(yīng)明確采購方式，如公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購等。采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門對采購計劃進行評審，確保采購計劃的合理性和可行性。3.采購計劃審批采購計劃經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。采購計劃審批通過后，采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購計劃組織實施采購活動。三、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。采購部門應(yīng)對收集到的供應(yīng)商信息進行整理和篩選，選擇符合公司要求的供應(yīng)商進行開發(fā)。采購部門應(yīng)與潛在供應(yīng)商進行溝通和洽談，了解其生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等情況，并要求其提供相關(guān)證明材料。2.供應(yīng)商評估采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。采購部門應(yīng)制定供應(yīng)商評估標(biāo)準(zhǔn)和評估方法，采用定性和定量相結(jié)合的方式對供應(yīng)商進行評估。采購部門應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，分為合格供應(yīng)商、優(yōu)秀供應(yīng)商和不合格供應(yīng)商。3.供應(yīng)商選擇采購部門應(yīng)根據(jù)采購項目的需求和特點，從合格供應(yīng)商中選擇合適的供應(yīng)商進行采購。采購部門應(yīng)優(yōu)先選擇優(yōu)秀供應(yīng)商，對于重要采購項目，應(yīng)采用招標(biāo)等方式選擇供應(yīng)商。采購部門應(yīng)與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。4.供應(yīng)商管理采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進行回訪，了解其合同履行情況和售后服務(wù)情況，并及時解決出現(xiàn)的問題。采購部門應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商的表現(xiàn)，對其進行動態(tài)管理，如調(diào)整供應(yīng)商等級、暫停合作、終止合作等。采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商激勵機制，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進行處罰。四、采購方式1.公開招標(biāo)公開招標(biāo)是指采購人以招標(biāo)公告的方式邀請不特定的供應(yīng)商參加投標(biāo)的采購方式。采用公開招標(biāo)方式采購的，采購人應(yīng)當(dāng)在省級以上人民政府財政部門指定的媒體上發(fā)布招標(biāo)公告。公開招標(biāo)的招標(biāo)文件應(yīng)包括招標(biāo)公告、投標(biāo)邀請書、投標(biāo)須知、技術(shù)規(guī)格、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合同條款等內(nèi)容。公開招標(biāo)的評標(biāo)委員會由采購人代表和有關(guān)技術(shù)、經(jīng)濟等方面的專家組成，成員人數(shù)為五人以上單數(shù)，其中技術(shù)、經(jīng)濟等方面的專家不得少于成員總數(shù)的三分之二。2.邀請招標(biāo)邀請招標(biāo)是指采購人以投標(biāo)邀請書的方式邀請?zhí)囟ǖ墓?yīng)商參加投標(biāo)的采購方式。采用邀請招標(biāo)方式采購的，采購人應(yīng)當(dāng)從符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商中，通過隨機方式選擇三家以上的供應(yīng)商，并向其發(fā)出投標(biāo)邀請書。邀請招標(biāo)的招標(biāo)文件應(yīng)包括投標(biāo)邀請書、投標(biāo)須知、技術(shù)規(guī)格、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合同條款等內(nèi)容。邀請招標(biāo)的評標(biāo)委員會由采購人代表和有關(guān)技術(shù)、經(jīng)濟等方面的專家組成，成員人數(shù)為五人以上單數(shù)，其中技術(shù)、經(jīng)濟等方面的專家不得少于成員總數(shù)的三分之二。3.競爭性談判競爭性談判是指采購人通過與符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商分別進行談判，從中確定成交供應(yīng)商的采購方式。采用競爭性談判方式采購的，采購人應(yīng)當(dāng)成立談判小組，由采購人的代表和有關(guān)技術(shù)、經(jīng)濟等方面的專家組成，成員人數(shù)為三人以上單數(shù)，其中技術(shù)、經(jīng)濟等方面的專家不得少于成員總數(shù)的三分之二。談判小組應(yīng)制定談判文件，明確談判程序、談判內(nèi)容、合同草案等。談判小組應(yīng)與供應(yīng)商進行談判，在談判過程中，談判小組可以要求供應(yīng)商對談判文件作出澄清、說明或者補正。談判結(jié)束后，談判小組應(yīng)要求所有參加談判的供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)進行最后報價，采購人從談判小組提出的成交候選人中根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報價最低的原則確定成交供應(yīng)商，并將結(jié)果通知所有參加談判的未成交供應(yīng)商。4.單一來源采購單一來源采購是指采購人向唯一供應(yīng)商進行采購的方式。符合下列情形之一的貨物或者服務(wù)，可以采用單一來源方式采購：只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。采用單一來源方式采購的，采購人應(yīng)當(dāng)與供應(yīng)商就采購項目的價格、技術(shù)、服務(wù)等條款進行協(xié)商，協(xié)商一致后簽訂采購合同。5.詢價詢價是指采購人向有關(guān)供應(yīng)商發(fā)出詢價單讓其報價，在報價基礎(chǔ)上進行比較并確定最優(yōu)供應(yīng)商的一種采購方式。采用詢價方式采購的，采購人應(yīng)當(dāng)成立詢價小組，由采購人的代表和有關(guān)技術(shù)、經(jīng)濟等方面的專家組成，成員人數(shù)為三人以上單數(shù)，其中技術(shù)、經(jīng)濟等方面的專家不得少于成員總數(shù)的三分之二。詢價小組應(yīng)制定詢價文件，明確詢價程序、詢價內(nèi)容、合同草案等。詢價小組應(yīng)向符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商發(fā)出詢價單，要求其在規(guī)定時間內(nèi)報價。詢價小組應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商的報價情況，按照滿足采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報價最低的原則確定成交供應(yīng)商，并將結(jié)果通知所有被詢價的未成交供應(yīng)商。五、采購流程1.采購申請使用部門根據(jù)項目需求，填寫電梯采購申請表，詳細(xì)說明電梯的規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)要求、交貨時間、交貨地點等內(nèi)容，并提交采購部門。采購申請表應(yīng)經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交。2.采購審批采購部門收到采購申請表后，對采購申請進行審核，審核內(nèi)容包括采購需求的合理性、采購預(yù)算的合規(guī)性等。采購申請經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。采購申請審批通過后，采購部門方可組織實施采購活動。3.采購實施采購部門根據(jù)采購計劃和采購方式，組織實施采購活動。對于公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)等采購方式，采購部門應(yīng)發(fā)布招標(biāo)公告或投標(biāo)邀請書，組織供應(yīng)商報名、投標(biāo)、開標(biāo)、評標(biāo)等活動。對于競爭性談判、單一來源采購、詢價等采購方式，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商進行談判、協(xié)商、詢價等活動。采購部門應(yīng)在采購活動過程中，及時與使用部門、技術(shù)部門、財務(wù)部門等溝通協(xié)調(diào)，確保采購活動順利進行。4.合同簽訂采購部門根據(jù)采購評審結(jié)果，與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括電梯的規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容。采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)將合同副本送使用部門、技術(shù)部門、財務(wù)部門等備案。5.交貨驗收供應(yīng)商應(yīng)按照采購合同約定的時間、地點和方式交貨。使用部門應(yīng)組織技術(shù)部門、采購部門等對采購的電梯進行驗收，驗收內(nèi)容包括電梯的規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量、性能等方面。驗收合格后，使用部門應(yīng)簽署驗收報告，并將驗收報告送采購部門備案。對于驗收不合格的電梯，采購部門應(yīng)要求供應(yīng)商限期整改或退換貨，直至驗收合格為止。6.付款結(jié)算財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)采購合同約定的付款方式和時間，審核采購部門提交的付款申請，并辦理付款手續(xù)。付款申請應(yīng)包括采購合同編號、供應(yīng)商名稱、付款金額、付款方式、付款時間等內(nèi)容，并附驗收報告、發(fā)票等相關(guān)證明材料。財務(wù)部門應(yīng)在付款后，及時進行賬務(wù)處理，并將付款情況反饋給采購部門。六、采購監(jiān)督與審計1.采購監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對電梯集中采購活動進行監(jiān)督檢查，確保采購活動合法合規(guī)。采購部門應(yīng)建立健全采購內(nèi)部監(jiān)督機制，加強對采購過程的自我監(jiān)督和管理。采購部門應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報采購工作情況，接受公司領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督和指導(dǎo)。2.采購審計公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對電梯集中采購項目進行審計，審計內(nèi)容包括