電子項(xiàng)目檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司電子項(xiàng)目檔案的科學(xué)管理，確保電子項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有電子項(xiàng)目檔案的管理，包括但不限于各類科研項(xiàng)目、工程項(xiàng)目、信息化項(xiàng)目等從項(xiàng)目立項(xiàng)到項(xiàng)目結(jié)束全過程中形成的電子文件和電子檔案。（三）定義1.電子項(xiàng)目檔案：指公司在電子項(xiàng)目實(shí)施過程中直接形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。2.電子文件：指在電子項(xiàng)目活動(dòng)中形成的，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。3.元數(shù)據(jù)：指描述電子文件和電子檔案內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及其管理過程的數(shù)據(jù)。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司電子項(xiàng)目檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.全程管理原則：對(duì)電子項(xiàng)目檔案形成、積累、整理、歸檔、保管、利用等全過程進(jìn)行有效管理。3.前端控制原則：強(qiáng)調(diào)在電子項(xiàng)目文件形成階段就對(duì)其進(jìn)行有效控制，確保文件的質(zhì)量符合歸檔要求。4.便于利用原則：以方便利用為目的，對(duì)電子項(xiàng)目檔案進(jìn)行科學(xué)分類、組織和存儲(chǔ)，提高檔案的檢索效率和利用價(jià)值。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司電子項(xiàng)目檔案管理辦法，并監(jiān)督執(zhí)行。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門電子項(xiàng)目文件的形成、積累和整理工作，確保文件的質(zhì)量符合歸檔要求。3.負(fù)責(zé)電子項(xiàng)目檔案的接收、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用等工作。4.定期對(duì)電子項(xiàng)目檔案進(jìn)行備份，確保檔案的安全存儲(chǔ)。5.組織開展電子項(xiàng)目檔案管理的培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的檔案意識(shí)。（二）項(xiàng)目部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門電子項(xiàng)目文件的形成、積累和整理工作，確保文件的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的電子項(xiàng)目文件移交檔案管理部門歸檔。3.配合檔案管理部門做好電子項(xiàng)目檔案的鑒定、銷毀等工作。4.負(fù)責(zé)本部門電子項(xiàng)目檔案的查閱和利用工作，并做好記錄。（三）信息技術(shù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)提供電子項(xiàng)目檔案管理所需的技術(shù)支持和保障，確保檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.協(xié)助檔案管理部門制定電子項(xiàng)目檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，如數(shù)據(jù)格式、存儲(chǔ)方式等。3.負(fù)責(zé)電子項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)工作，防止檔案信息泄露和被篡改。4.參與電子項(xiàng)目檔案的數(shù)字化處理工作，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。三、電子項(xiàng)目文件的形成與積累（一）文件形成要求1.電子項(xiàng)目文件應(yīng)采用公司統(tǒng)一規(guī)定的格式和軟件進(jìn)行生成，確保文件的兼容性和可讀性。2.文件內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。3.文件應(yīng)注明形成日期、作者、來源等信息，確保文件的可追溯性。（二）文件積累措施1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)明確項(xiàng)目文件的積累范圍和要求，指導(dǎo)項(xiàng)目組成員做好文件的收集和整理工作。2.項(xiàng)目組成員應(yīng)及時(shí)將項(xiàng)目活動(dòng)中形成的各類文件進(jìn)行分類整理，存儲(chǔ)在指定的文件夾或存儲(chǔ)設(shè)備中，并定期進(jìn)行備份。3.對(duì)于重要的電子項(xiàng)目文件，應(yīng)采用多種存儲(chǔ)方式進(jìn)行備份，如異地存儲(chǔ)、磁帶存儲(chǔ)等，以防止數(shù)據(jù)丟失。四、電子項(xiàng)目文件的整理（一）整理原則1.遵循電子文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照項(xiàng)目的階段、類別、時(shí)間等因素進(jìn)行分類整理，便于查找和利用。3.電子文件的整理應(yīng)與紙質(zhì)文件的整理相對(duì)應(yīng)，確保兩者的一致性。（二）分類方法1.項(xiàng)目階段分類：按照項(xiàng)目的立項(xiàng)、調(diào)研、設(shè)計(jì)、實(shí)施、驗(yàn)收等階段進(jìn)行分類。2.文件類別分類：將電子項(xiàng)目文件分為項(xiàng)目管理文件、技術(shù)文件、合同文件、財(cái)務(wù)文件、聲像文件等類別。3.時(shí)間分類：按照文件的形成時(shí)間順序進(jìn)行排列。（三）整理步驟1.對(duì)電子項(xiàng)目文件進(jìn)行清理，刪除重復(fù)、無用的文件。2.根據(jù)分類方法，對(duì)文件進(jìn)行分類，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)。3.為每份文件命名，命名應(yīng)簡潔明了，體現(xiàn)文件的主要內(nèi)容和日期等信息。4.對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于管理和查找。5.填寫文件目錄，目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、文件名、日期、來源等信息。五、電子項(xiàng)目檔案的歸檔（一）歸檔范圍1.項(xiàng)目立項(xiàng)階段的可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目申請(qǐng)書、項(xiàng)目批復(fù)等文件。2.項(xiàng)目調(diào)研階段的調(diào)研報(bào)告、市場(chǎng)分析報(bào)告等文件。3.項(xiàng)目設(shè)計(jì)階段的設(shè)計(jì)方案、圖紙、技術(shù)規(guī)格書等文件。4.項(xiàng)目實(shí)施階段的施工計(jì)劃、進(jìn)度報(bào)告、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等文件。5.項(xiàng)目驗(yàn)收階段的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、總結(jié)報(bào)告等文件。6.項(xiàng)目過程中形成的合同文件、財(cái)務(wù)文件、聲像文件等其他相關(guān)文件。（二）歸檔時(shí)間1.項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將整理好的電子項(xiàng)目文件移交檔案管理部門歸檔。2.對(duì)于分階段實(shí)施的項(xiàng)目，項(xiàng)目部門應(yīng)在每個(gè)階段結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)將該階段的電子項(xiàng)目文件移交檔案管理部門歸檔。（三）歸檔要求1.歸檔的電子項(xiàng)目文件應(yīng)格式規(guī)范、內(nèi)容完整、元數(shù)據(jù)齊全。2.項(xiàng)目部門應(yīng)填寫《電子項(xiàng)目檔案歸檔清單》，一式兩份，一份隨檔案移交檔案管理部門，一份由項(xiàng)目部門留存。3.檔案管理部門在接收電子項(xiàng)目檔案時(shí)，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的質(zhì)量符合要求。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)通知項(xiàng)目部門進(jìn)行整改。六、電子項(xiàng)目檔案的保管（一）保管方式1.電子項(xiàng)目檔案應(yīng)采用電子存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行保管，如磁盤陣列、磁帶庫等。2.對(duì)于重要的電子項(xiàng)目檔案，應(yīng)進(jìn)行異地備份，確保檔案的安全性。3.定期對(duì)電子存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（二）存儲(chǔ)環(huán)境1.電子項(xiàng)目檔案的存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)保持溫度適宜、濕度適中，避免陽光直射和潮濕環(huán)境。2.存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防盜、防蟲、防鼠等安全措施，確保檔案的安全。（三）保管期限1.電子項(xiàng)目檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定，一般分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的電子項(xiàng)目檔案主要包括公司重大項(xiàng)目的核心文件、涉及公司機(jī)密的文件等。3.長期保管的電子項(xiàng)目檔案主要包括公司一般項(xiàng)目的重要文件、具有一定歷史價(jià)值的文件等，保管期限為[X]年。4.短期保管的電子項(xiàng)目檔案主要包括公司日常項(xiàng)目的一般性文件，保管期限為[X]年。（四）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)電子項(xiàng)目檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和是否需要銷毀。2.鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門、項(xiàng)目部門和信息技術(shù)部門等相關(guān)人員參加。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值和保管期限等因素進(jìn)行綜合評(píng)估，提出鑒定意見。4.對(duì)于需要銷毀的電子項(xiàng)目檔案，應(yīng)填寫《電子項(xiàng)目檔案銷毀清單》，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門會(huì)同信息技術(shù)部門進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。七、電子項(xiàng)目檔案的利用（一）利用原則1.電子項(xiàng)目檔案的利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案信息的安全和保密。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱審批制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得查閱電子項(xiàng)目檔案。（二）利用方式1.提供電子檔案在線查閱服務(wù)，用戶可通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)登錄檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行查閱。2.對(duì)于需要紙質(zhì)檔案的用戶，檔案管理部門可根據(jù)用戶需求進(jìn)行打印或復(fù)制，并加蓋檔案利用專用章。3.開展檔案咨詢服務(wù)，為用戶提供檔案相關(guān)的信息和技術(shù)支持。（三）利用審批1.公司內(nèi)部人員查閱電子項(xiàng)目檔案，需填寫《電子項(xiàng)目檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外單位人員查閱電子項(xiàng)目檔案，需憑單位介紹信或相關(guān)證明材料，填寫《電子項(xiàng)目檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，提交檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱過程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同。3.查閱電子項(xiàng)目檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，查閱人員不得擅自復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。八、電子項(xiàng)目檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)電子項(xiàng)目檔案的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫《電子項(xiàng)目檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表》。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等信息，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表分析電子項(xiàng)目檔案管理工作中存在的問題，及時(shí)采取措施加以改進(jìn)。（二）移交工作1.公司因機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)劃轉(zhuǎn)等原因，需要將電子項(xiàng)目檔案移交給其他單位的，應(yīng)按照國家有關(guān)