電子檔案分類管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織電子檔案的管理，確保電子檔案的真實、完整、可用和安全，提高檔案利用效率，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織在各項工作活動中形成的具有保存價值的電子檔案的分類管理。（三）基本原則1.真實性原則：電子檔案應(yīng)真實反映公司/組織的各項工作活動，確保其內(nèi)容與原始業(yè)務(wù)一致。2.完整性原則：涵蓋公司/組織業(yè)務(wù)活動全過程中產(chǎn)生的各類電子文件，保證檔案的全面性。3.可用性原則：便于電子檔案的查找、檢索和利用，滿足公司/組織日常辦公及業(yè)務(wù)發(fā)展的需求。4.安全性原則：采取有效措施保障電子檔案的信息安全，防止數(shù)據(jù)丟失、篡改和泄露。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善電子檔案分類管理辦法及相關(guān)制度。組織電子檔案的收集、整理、分類、存儲和保管工作。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門電子檔案管理工作。負(fù)責(zé)電子檔案系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和管理。2.各部門負(fù)責(zé)本部門電子文件的形成、積累和初步整理工作。按照檔案管理部門的要求，及時將電子文件移交至檔案管理部門，并確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。配合檔案管理部門做好電子檔案的分類管理和利用工作。二、電子檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在行政管理、業(yè)務(wù)運(yùn)營、財務(wù)核算、人力資源管理、項目管理等各類工作活動中形成的電子文件。2.對外往來的公文、函件、合同、協(xié)議等電子文件。3.各類會議紀(jì)要、工作報告、統(tǒng)計報表等電子文件。4.重要活動、項目的照片、音頻、視頻等多媒體電子文件。5.其他具有保存價值的電子文件。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)電子文件的收集工作，確保文件及時、完整地收集。2.電子文件應(yīng)按照原始形成的時間順序進(jìn)行收集，保持其原始狀態(tài)。3.對于重復(fù)或無效的電子文件，應(yīng)進(jìn)行清理，避免不必要的存儲。4.收集的電子文件應(yīng)確保格式通用、內(nèi)容清晰，便于長期保存和利用。（三）整理方法1.分類：按照公司/組織的業(yè)務(wù)職能、文件類型、時間順序等因素，對電子文件進(jìn)行分類。分類應(yīng)具有邏輯性和系統(tǒng)性，便于后續(xù)的管理和檢索。2.編號：為每一類電子文件編制唯一的編號，編號應(yīng)簡潔明了，便于識別和記憶。編號規(guī)則應(yīng)保持一致性，避免重復(fù)和混淆。3.元數(shù)據(jù)錄入：對電子文件的元數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)錄入，包括文件名稱、形成部門、形成時間、文件格式、密級、保管期限等信息。元數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、完整，為電子檔案的管理和利用提供基礎(chǔ)支持。4.存儲結(jié)構(gòu)：根據(jù)電子文件的分類和編號，建立合理的存儲結(jié)構(gòu)。存儲結(jié)構(gòu)應(yīng)便于文件的存儲、檢索和備份，同時考慮存儲空間的利用效率。三、電子檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)（一）按業(yè)務(wù)職能分類1.行政管理類公司/組織的各類規(guī)章制度、通知、通報、報告等文件。會議文件、紀(jì)要、決議等。行政事務(wù)處理文件，如辦公用品管理、車輛管理、印章管理等相關(guān)文件。2.業(yè)務(wù)運(yùn)營類市場調(diào)研、市場營銷、銷售管理等方面的文件。生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、技術(shù)研發(fā)等業(yè)務(wù)流程中產(chǎn)生的文件。采購合同、銷售合同、服務(wù)協(xié)議等商務(wù)文件。3.財務(wù)核算類財務(wù)預(yù)算、決算報告、財務(wù)報表等文件。會計憑證、賬簿、財務(wù)審計報告等財務(wù)資料。資金管理、成本核算等相關(guān)文件。4.人力資源管理類員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬福利等方面的文件。員工檔案、勞動合同、人事任免文件等。人力資源規(guī)劃、績效管理等相關(guān)文件。5.項目管理類項目立項、可行性研究報告、項目計劃等文件。項目實施過程中的各類文檔，如項目進(jìn)度報告、質(zhì)量檢驗報告等。項目驗收文件、總結(jié)報告等。（二）按文件類型分類1.文本文件：包括各類公文、報告、通知、合同等以文字形式記錄的文件。2.數(shù)據(jù)文件：如統(tǒng)計報表、財務(wù)數(shù)據(jù)文件、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)文件等。3.圖形圖像文件：項目設(shè)計圖紙、產(chǎn)品圖片、宣傳海報等圖形圖像類文件。4.音頻文件：會議錄音、講座音頻、業(yè)務(wù)培訓(xùn)音頻等。5.視頻文件：重要活動視頻、項目演示視頻、業(yè)務(wù)宣傳視頻等。（三）按時間分類1.年度分類：將電子檔案按自然年度進(jìn)行分類，便于統(tǒng)計和查詢不同年度的檔案信息。2.月度分類：對于一些時效性較強(qiáng)的電子文件，可進(jìn)一步按月度進(jìn)行細(xì)分，如月度工作報告、財務(wù)報表等。四、電子檔案的存儲與保管（一）存儲設(shè)備1.服務(wù)器存儲：建立專業(yè)的電子檔案服務(wù)器，用于集中存儲電子檔案。服務(wù)器應(yīng)具備足夠的存儲空間和良好的性能，以滿足電子檔案存儲和訪問的需求。2.磁盤陣列存儲：采用磁盤陣列技術(shù)，提高數(shù)據(jù)存儲的可靠性和安全性。磁盤陣列應(yīng)具備冗余功能，防止數(shù)據(jù)丟失。3.磁帶備份存儲：定期對電子檔案進(jìn)行磁帶備份，作為數(shù)據(jù)的長期存儲和災(zāi)難恢復(fù)的重要手段。磁帶應(yīng)存放在安全、干燥的環(huán)境中，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）存儲環(huán)境1.電子檔案存儲場所應(yīng)保持適宜的溫度、濕度和通風(fēng)條件，防止電子設(shè)備因環(huán)境因素受損。2.存儲場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保電子檔案的安全。3.定期對存儲設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時清理存儲設(shè)備中的垃圾文件和無用數(shù)據(jù)，保證存儲設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）保管期限1.根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和公司/組織實際情況，確定電子檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期。永久保管的電子檔案：涉及公司/組織核心業(yè)務(wù)、重要權(quán)益、歷史記錄等具有重要保存價值的文件。長期保管的電子檔案：保管期限一般為10年至50年，如公司/組織的重要業(yè)務(wù)文件、財務(wù)檔案等。短期保管的電子檔案：保管期限一般為1年至10年，如一般性的業(yè)務(wù)文件、臨時性的工作記錄等。2.對于超過保管期限的電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀，確保電子檔案信息的安全性和保密性。（四）安全管理1.建立電子檔案安全管理制度，明確安全責(zé)任和操作流程。2.對電子檔案存儲設(shè)備進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)泄露。3.定期對電子檔案進(jìn)行病毒查殺和安全漏洞掃描，及時更新安全防護(hù)軟件。4.限制對電子檔案的訪問權(quán)限，根據(jù)人員的工作職責(zé)和權(quán)限級別，授予相應(yīng)的訪問權(quán)限。5.做好電子檔案的備份和恢復(fù)工作，制定備份策略和恢復(fù)計劃，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復(fù)。五、電子檔案的檢索與利用（一）檢索工具1.電子檔案管理系統(tǒng)：建立功能完善的電子檔案管理系統(tǒng)，通過該系統(tǒng)實現(xiàn)電子檔案的分類檢索、全文檢索等功能。2.索引目錄：編制電子檔案索引目錄，包括文件編號、文件名稱、形成時間、保管期限等信息，便于快速查找和定位電子檔案。3.分類導(dǎo)航：在電子檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置分類導(dǎo)航功能，按照電子檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行導(dǎo)航，方便用戶瀏覽和查找相關(guān)檔案。（二）檢索方法1.按關(guān)鍵詞檢索：用戶可在電子檔案管理系統(tǒng)中輸入關(guān)鍵詞，系統(tǒng)自動檢索包含該關(guān)鍵詞的電子檔案。2.按分類檢索：根據(jù)電子檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，用戶可逐級瀏覽分類目錄，查找所需的電子檔案。3.按時間檢索：用戶可按照電子檔案的形成時間范圍進(jìn)行檢索，快速定位特定時間段內(nèi)的檔案。（三）利用權(quán)限1.根據(jù)公司/組織的規(guī)定，明確不同人員對電子檔案的利用權(quán)限。利用權(quán)限分為查閱、借閱、下載、修改等。2.查閱權(quán)限：一般人員可查閱與其工作職責(zé)相關(guān)的電子檔案，以滿足日常工作需要。3.借閱權(quán)限：對于重要或敏感的電子檔案，經(jīng)批準(zhǔn)后可進(jìn)行借閱。借閱期限應(yīng)明確規(guī)定，并要求借閱人員妥善保管，按時歸還。4.下載權(quán)限：根據(jù)工作需要，部分人員可獲得下載電子檔案的權(quán)限。下載的電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的用途使用，不得隨意傳播。5.修改權(quán)限：只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能對電子檔案進(jìn)行修改，修改過程應(yīng)進(jìn)行記錄，確保修改的合法性和可追溯性。（四）利用流程1.申請：用戶如需利用電子檔案，應(yīng)填寫利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、利用方式等信息。2.審批：利用申請表提交后，由相關(guān)部門或人員進(jìn)行審批。審批通過后，用戶方可按照規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行利用。3.利用：用戶在利用電子檔案過程中，應(yīng)遵守相關(guān)規(guī)定，不得擅自更改、刪除或傳播電子檔案內(nèi)容。4.歸還：借閱的電子檔案應(yīng)按時歸還，歸還時檔案管理人員應(yīng)對檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。六、電子檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：每年對電子檔案進(jìn)行一次全面鑒定，確保電子檔案的保管期限和價值符合實際情況。2.價值鑒定原則：根據(jù)電子檔案的內(nèi)容、來源、形式等因素，綜合判斷其保存價值，確定是否需要繼續(xù)保存。3.保密鑒定原則：在鑒定過程中，嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，確保涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的電子檔案得到妥善處理。（二）鑒定組織成立電子檔案鑒定小組，由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門、信息技術(shù)部門等相關(guān)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對電子檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性：檢查電子檔案是否完整無缺，包括文件內(nèi)容、元數(shù)據(jù)等。2.檔案的準(zhǔn)確性：核實電子檔案的內(nèi)容是否真實、準(zhǔn)確，與原始業(yè)務(wù)一致。3.檔案的價值：評估電子檔案對公司/組織的歷史研究、業(yè)務(wù)發(fā)展、決策支持等方面的價值。4.檔案的保管期限：根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定和公司/組織實際情況，判斷電子檔案的保管期限是否合理。（四）銷毀流程1.編制銷毀清單：經(jīng)過鑒定，確定需要銷毀的電子檔案，由檔案管理部門編制銷毀清單，清單應(yīng)包括檔案編號、名稱、形成時間、保管期限等詳細(xì)信息。2.審批：銷毀清單提交給公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，確保銷毀工作的合法性和嚴(yán)肅性。3.銷毀實施：審批通過后，由檔案管理