電子文檔安全管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司電子文檔的安全管理，保護(hù)公司信息資產(chǎn)的保密性、完整性和可用性，防止電子文檔泄露、篡改或丟失，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及電子文檔的部門、員工以及與公司有業(yè)務(wù)往來的外部合作伙伴。電子文檔包括但不限于辦公文檔、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)文件、合同協(xié)議、技術(shù)資料、財務(wù)報表等以電子形式存儲的各類文件。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保電子文檔管理活動合法合規(guī)。2.分級分類原則：根據(jù)電子文檔的敏感程度、重要性和影響范圍進(jìn)行分級分類管理，采取相應(yīng)的安全保護(hù)措施。3.預(yù)防為主原則：建立健全電子文檔安全防護(hù)體系，從制度、技術(shù)、人員等方面入手，預(yù)防安全事故的發(fā)生。4.最小化授權(quán)原則：根據(jù)工作需要，授予員工訪問和處理電子文檔的最小權(quán)限，嚴(yán)格限制不必要的訪問。二、電子文檔的分類與分級（一）分類1.辦公文檔類：包括日常辦公中產(chǎn)生的文件、報告、會議紀(jì)要等。2.業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)類：與公司業(yè)務(wù)運(yùn)營直接相關(guān)的數(shù)據(jù)文件，如銷售數(shù)據(jù)、客戶信息、生產(chǎn)記錄等。3.合同協(xié)議類：公司簽訂的各類合同、協(xié)議、合作意向書等。4.技術(shù)資料類：公司擁有的技術(shù)研發(fā)文檔、產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工藝文件等。5.財務(wù)報表類：財務(wù)部門編制的各類財務(wù)報表、賬目明細(xì)等。6.其他類：不屬于上述分類的其他電子文檔。（二）分級根據(jù)電子文檔的敏感程度和影響范圍，將電子文檔分為以下三級：1.絕密級：包含公司核心商業(yè)機(jī)密、關(guān)鍵技術(shù)信息、涉及國家安全或重大利益的文檔，一旦泄露將對公司造成極其嚴(yán)重的損失。2.機(jī)密級：涉及公司重要業(yè)務(wù)信息、客戶隱私、財務(wù)機(jī)密等，泄露后可能對公司業(yè)務(wù)開展產(chǎn)生較大影響。3.秘密級：一般性的業(yè)務(wù)文檔和內(nèi)部資料，雖不涉及核心機(jī)密，但仍需妥善保管，防止不當(dāng)使用。三、電子文檔的創(chuàng)建與錄入（一）創(chuàng)建規(guī)范1.員工在創(chuàng)建電子文檔時，應(yīng)確保文檔內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整，符合公司的業(yè)務(wù)要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.文檔格式應(yīng)盡量采用公司統(tǒng)一規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)格式，以便于管理和共享。3.對于重要文檔，應(yīng)在文檔中明確標(biāo)注文檔的密級、版本號、創(chuàng)建日期、作者等信息。（二）錄入流程1.新創(chuàng)建的電子文檔應(yīng)及時錄入公司指定的電子文檔管理系統(tǒng)。錄入人員應(yīng)認(rèn)真核對文檔內(nèi)容，確保錄入信息準(zhǔn)確無誤。2.對于紙質(zhì)文檔需要電子化錄入的，應(yīng)安排專人進(jìn)行掃描或錄入工作。掃描后的電子文檔應(yīng)進(jìn)行清晰、完整的存儲，并建立相應(yīng)的索引以便查詢。3.在錄入過程中，應(yīng)按照文檔的分類和分級要求，將電子文檔準(zhǔn)確歸類到相應(yīng)的文件夾或目錄中，并設(shè)置合適的訪問權(quán)限。四、電子文檔的存儲與保管（一）存儲設(shè)備1.公司應(yīng)配備安全可靠的電子文檔存儲設(shè)備，包括服務(wù)器、磁盤陣列、磁帶庫等。存儲設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保其性能穩(wěn)定、數(shù)據(jù)安全。2.對于重要的電子文檔，應(yīng)采用異地備份存儲的方式，以防止因自然災(zāi)害、硬件故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。異地備份存儲地點應(yīng)具備與公司總部相同的安全防護(hù)條件，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)同步和驗證。（二）存儲環(huán)境1.電子文檔存儲環(huán)境應(yīng)保持適宜的溫度、濕度和通風(fēng)條件，防止因環(huán)境因素對存儲設(shè)備和數(shù)據(jù)造成損壞。2.存儲區(qū)域應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入。同時，應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，對存儲區(qū)域進(jìn)行實時監(jiān)控，確保安全。（三）保管責(zé)任1.公司指定專人負(fù)責(zé)電子文檔的保管工作，保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和安全意識，嚴(yán)格遵守電子文檔管理規(guī)定。2.保管人員應(yīng)定期對電子文檔進(jìn)行清查和核對，確保文檔的完整性和準(zhǔn)確性。對于發(fā)現(xiàn)的問題文檔，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的處理措施。3.按照電子文檔的保存期限要求，對到期文檔進(jìn)行妥善處理，如需銷毀的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀操作。五、電子文檔的訪問與使用（一）訪問權(quán)限1.根據(jù)員工的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，設(shè)定不同的電子文檔訪問權(quán)限。訪問權(quán)限分為只讀、可編輯、可下載等不同級別。2.絕密級電子文檔僅限經(jīng)過授權(quán)的高級管理人員和特定業(yè)務(wù)人員訪問，訪問時需進(jìn)行嚴(yán)格的身份驗證和審批流程。3.機(jī)密級電子文檔的訪問權(quán)限應(yīng)根據(jù)工作需要授予相關(guān)部門的負(fù)責(zé)人和業(yè)務(wù)人員，并進(jìn)行登記備案。4.秘密級電子文檔的訪問權(quán)限相對較為廣泛，但仍需對訪問人員進(jìn)行必要的限制和管理。（二）訪問流程1.員工如需訪問電子文檔，應(yīng)首先向所在部門提出申請，說明訪問的目的、文檔名稱和密級等信息。2.部門負(fù)責(zé)人根據(jù)工作需要進(jìn)行審核，對于符合訪問條件的申請，簽字批準(zhǔn)后提交給電子文檔管理部門。3.電子文檔管理部門根據(jù)審批結(jié)果，為申請人開通相應(yīng)的訪問權(quán)限，并記錄訪問日志。4.訪問人員應(yīng)在規(guī)定的權(quán)限范圍內(nèi)使用電子文檔，不得擅自擴(kuò)大訪問范圍或進(jìn)行違規(guī)操作。（三）使用規(guī)范1.員工在使用電子文檔時，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密規(guī)定，不得將電子文檔泄露給無關(guān)人員。2.對于涉及公司機(jī)密信息的電子文檔，嚴(yán)禁在非公司指定的設(shè)備上存儲、處理或傳輸。如需在外部設(shè)備上臨時使用，必須經(jīng)過公司相關(guān)部門的批準(zhǔn)，并采取必要的安全措施。3.在使用電子文檔過程中，如發(fā)現(xiàn)文檔內(nèi)容存在問題或錯誤，應(yīng)及時報告給文檔創(chuàng)建部門或保管人員進(jìn)行處理，不得擅自修改。4.電子文檔使用完畢后，應(yīng)及時關(guān)閉相關(guān)應(yīng)用程序或設(shè)備，確保文檔處于安全狀態(tài)。六、電子文檔的傳輸與共享（一）傳輸安全1.公司內(nèi)部電子文檔的傳輸應(yīng)通過公司指定的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或安全的文件傳輸系統(tǒng)進(jìn)行，避免通過公共網(wǎng)絡(luò)傳輸敏感信息。2.如需通過外部網(wǎng)絡(luò)傳輸電子文檔，必須采用加密技術(shù)對文檔進(jìn)行加密處理，并確保接收方具備相應(yīng)的解密能力和安全環(huán)境。3.在傳輸電子文檔前，應(yīng)對傳輸?shù)奈募M(jìn)行病毒查殺和安全檢查，防止惡意軟件或病毒通過電子文檔傳播。（二）共享管理1.電子文檔的共享應(yīng)遵循最小化授權(quán)原則，嚴(yán)格控制共享范圍和共享對象。共享前需經(jīng)過文檔所有者和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)。2.對于共享的電子文檔，應(yīng)明確共享的有效期和使用限制，確保共享信息的安全性和可控性。3.在共享電子文檔時，應(yīng)告知共享對象文檔的密級、使用要求和安全注意事項，要求共享對象妥善保管和使用共享文檔。七、電子文檔的變更與修訂（一）變更流程1.電子文檔的變更應(yīng)遵循嚴(yán)格的流程，由文檔創(chuàng)建部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門提出變更申請，說明變更的原因、內(nèi)容和影響范圍。2.變更申請?zhí)峤缓螅瑧?yīng)進(jìn)行評估和審核。審核內(nèi)容包括變更的必要性、可行性、對其他相關(guān)文檔的影響等。審核通過后，方可進(jìn)行變更操作。3.變更操作完成后，應(yīng)對變更后的電子文檔進(jìn)行測試和驗證，確保文檔的功能和性能不受影響。同時，更新文檔的版本號、修訂日期等信息，并通知相關(guān)人員。（二）修訂記錄1.建立電子文檔修訂記錄制度，詳細(xì)記錄每次文檔修訂的時間、修訂內(nèi)容、修訂人員等信息。修訂記錄應(yīng)與電子文檔一同保存，以便于追溯和查詢。2.對于重要電子文檔的修訂，應(yīng)進(jìn)行版本控制，保留不同版本的文檔，以便在需要時能夠恢復(fù)到之前的版本。八、電子文檔的銷毀（一）銷毀條件1.電子文檔在達(dá)到保存期限且不再具有保存價值時，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、文件內(nèi)容變更等原因，導(dǎo)致電子文檔不再適用或需進(jìn)行清理時，也應(yīng)進(jìn)行銷毀處理。3.對于涉及公司機(jī)密信息的電子文檔，在銷毀前應(yīng)確保其內(nèi)容已被徹底清除，防止信息泄露。（二）銷毀方式1.電子文檔的銷毀方式包括物理銷毀和邏輯銷毀。物理銷毀是指通過粉碎存儲介質(zhì)等方式，使電子文檔無法恢復(fù)；邏輯銷毀是指通過數(shù)據(jù)擦除、格式化等技術(shù)手段，清除電子文檔中的數(shù)據(jù)。2.對于絕密級和機(jī)密級電子文檔，應(yīng)采用物理銷毀方式進(jìn)行銷毀，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷毀過程。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員、銷毀方式等信息。3.對于秘密級電子文檔，可根據(jù)實際情況選擇物理銷毀或邏輯銷毀方式，但也應(yīng)確保銷毀過程的可追溯性。（三）銷毀流程1.電子文檔保管人員根據(jù)銷毀條件，提出電子文檔銷毀申請，填寫《電子文檔銷毀申請表》，注明文檔名稱、密級、數(shù)量、保存期限、銷毀原因等信息。2.《電子文檔銷毀申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給電子文檔管理部門進(jìn)行審批。電子文檔管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員對銷毀申請進(jìn)行評估，確保銷毀操作符合規(guī)定要求。3.審批通過后，電子文檔管理部門安排專人負(fù)責(zé)銷毀工作。銷毀完成后，銷毀人員應(yīng)在《電子文檔銷毀申請表》上簽字確認(rèn)，并將申請表存檔保存。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門定期對電子文檔安全管理情況進(jìn)行審計，檢查電子文檔管理制度的執(zhí)行情況、訪問權(quán)限設(shè)置的合理性、存儲設(shè)備的安全性等。2.審計人員應(yīng)通過查閱文檔記錄、實地檢查、人員訪談等方式收集審計證據(jù)，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）日常檢查1.電子文檔管理部門應(yīng)定期對電子文檔的存儲、訪問、使用等情況進(jìn)行日常檢查，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。2.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)督促本部門員工遵守電子文檔安全管理規(guī)定，對本部門電子文檔的管理情況進(jìn)行自查自糾，確保電子文檔的安全。（三）違規(guī)處理1.