電子往來(lái)票據(jù)管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司電子往來(lái)票據(jù)的管理，規(guī)范電子往來(lái)票據(jù)的開(kāi)具、取得、使用、保管及核銷(xiāo)等行為，保障公司財(cái)務(wù)信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門(mén)在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中涉及的電子往來(lái)票據(jù)管理，包括但不限于與供應(yīng)商、客戶(hù)之間的交易往來(lái)，以及公司內(nèi)部各部門(mén)之間的資金結(jié)算等業(yè)務(wù)所產(chǎn)生的電子往來(lái)票據(jù)。（三）基本原則1.合法性原則電子往來(lái)票據(jù)的管理必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)，確保票據(jù)的開(kāi)具、使用等行為合法合規(guī)。2.真實(shí)性原則電子往來(lái)票據(jù)應(yīng)如實(shí)反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的實(shí)際情況，不得虛構(gòu)、篡改票據(jù)信息。3.準(zhǔn)確性原則票據(jù)內(nèi)容應(yīng)填寫(xiě)準(zhǔn)確、完整，包括票據(jù)號(hào)碼、開(kāi)票日期、金額、付款人、收款人等關(guān)鍵信息，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致財(cái)務(wù)核算混亂。4.及時(shí)性原則及時(shí)開(kāi)具、取得和處理電子往來(lái)票據(jù)，保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的時(shí)效性，以便準(zhǔn)確反映公司財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果。5.安全性原則加強(qiáng)電子往來(lái)票據(jù)的安全管理，防止票據(jù)信息泄露、丟失或被篡改，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全可靠。二、電子往來(lái)票據(jù)的種類(lèi)及適用范圍（一）種類(lèi)1.電子發(fā)票電子發(fā)票是指在購(gòu)銷(xiāo)商品、提供或者接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，開(kāi)具、收取的以電子方式存儲(chǔ)的收付款憑證。包括增值稅電子普通發(fā)票和增值稅電子專(zhuān)用發(fā)票。2.電子財(cái)政票據(jù)電子財(cái)政票據(jù)是指由財(cái)政部門(mén)監(jiān)管的，行政事業(yè)單位在依法收取政府非稅收入或者從事非營(yíng)利性活動(dòng)收取財(cái)物時(shí)，向公民、法人和其他組織開(kāi)具的電子收付憑證。如行政事業(yè)性收費(fèi)票據(jù)、政府性基金票據(jù)、罰沒(méi)票據(jù)等。（二）適用范圍1.電子發(fā)票適用于公司在銷(xiāo)售商品、提供勞務(wù)等經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，向購(gòu)買(mǎi)方開(kāi)具的發(fā)票。購(gòu)買(mǎi)方為企業(yè)的，應(yīng)開(kāi)具增值稅電子專(zhuān)用發(fā)票；購(gòu)買(mǎi)方為個(gè)人或非企業(yè)單位的，可開(kāi)具增值稅電子普通發(fā)票。2.電子財(cái)政票據(jù)適用于公司涉及行政事業(yè)性收費(fèi)、政府性基金繳納等業(yè)務(wù)，由財(cái)政部門(mén)指定的相關(guān)行政事業(yè)單位開(kāi)具的電子財(cái)政票據(jù)。三、電子往來(lái)票據(jù)的開(kāi)具（一）開(kāi)具流程1.業(yè)務(wù)部門(mén)發(fā)起開(kāi)票申請(qǐng)業(yè)務(wù)部門(mén)在完成相關(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)后，根據(jù)實(shí)際交易情況，填寫(xiě)電子往來(lái)票據(jù)開(kāi)具申請(qǐng)表，詳細(xì)注明開(kāi)票信息，包括付款人、收款人、開(kāi)票金額、開(kāi)票項(xiàng)目等，并提交給財(cái)務(wù)部門(mén)。2.財(cái)務(wù)部門(mén)審核財(cái)務(wù)部門(mén)收到開(kāi)票申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)信息進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括開(kāi)票信息的準(zhǔn)確性、完整性，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合法性，以及是否符合公司財(cái)務(wù)制度和相關(guān)稅收法規(guī)要求等。如審核通過(guò)，財(cái)務(wù)部門(mén)安排開(kāi)票；如審核不通過(guò)，及時(shí)反饋業(yè)務(wù)部門(mén)并說(shuō)明原因，要求其補(bǔ)充或修改相關(guān)信息。3.開(kāi)具電子往來(lái)票據(jù)財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)審核通過(guò)的開(kāi)票申請(qǐng)，通過(guò)電子票據(jù)管理系統(tǒng)開(kāi)具電子往來(lái)票據(jù)。開(kāi)具時(shí)，應(yīng)確保票據(jù)信息與開(kāi)票申請(qǐng)一致，并按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行填寫(xiě)。電子發(fā)票開(kāi)具完成后，系統(tǒng)自動(dòng)生成發(fā)票號(hào)碼，并將發(fā)票信息發(fā)送至購(gòu)買(mǎi)方預(yù)留的電子郵箱或手機(jī)短信；電子財(cái)政票據(jù)開(kāi)具完成后，按照財(cái)政部門(mén)規(guī)定的方式將票據(jù)信息傳遞給相關(guān)單位或個(gè)人。4.票據(jù)交付財(cái)務(wù)部門(mén)將開(kāi)具好的電子往來(lái)票據(jù)交付給業(yè)務(wù)部門(mén)，由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)傳遞給購(gòu)買(mǎi)方或相關(guān)單位。交付方式可根據(jù)實(shí)際情況選擇電子郵件、短信、電子票據(jù)管理系統(tǒng)推送等方式，并確保購(gòu)買(mǎi)方能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地獲取票據(jù)信息。（二）開(kāi)具要求1.電子往來(lái)票據(jù)應(yīng)按照國(guó)家統(tǒng)一的發(fā)票和財(cái)政票據(jù)格式要求開(kāi)具，確保票據(jù)內(nèi)容真實(shí)、完整、清晰。2.開(kāi)票信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，包括付款人名稱(chēng)、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話(huà)、開(kāi)戶(hù)行及賬號(hào)等；收款人名稱(chēng)、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話(huà)、開(kāi)戶(hù)行及賬號(hào)等；開(kāi)票金額應(yīng)與實(shí)際交易金額一致，不得虛開(kāi)或開(kāi)具與實(shí)際業(yè)務(wù)不符的票據(jù)。3.電子發(fā)票應(yīng)按照規(guī)定的稅率和征收率開(kāi)具，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)如實(shí)反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的性質(zhì)和內(nèi)容。電子財(cái)政票據(jù)應(yīng)按照財(cái)政部門(mén)規(guī)定的項(xiàng)目和標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)具，不得擅自擴(kuò)大收費(fèi)范圍、提高收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。4.開(kāi)具電子往來(lái)票據(jù)時(shí)，應(yīng)注明開(kāi)票日期、票據(jù)號(hào)碼、開(kāi)票人等信息，并加蓋公司電子發(fā)票專(zhuān)用章或財(cái)政票據(jù)監(jiān)制章（電子章）。電子發(fā)票專(zhuān)用章或財(cái)政票據(jù)監(jiān)制章（電子章）應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)規(guī)定，具有法律效力。四、電子往來(lái)票據(jù)的取得（一）取得流程1.業(yè)務(wù)部門(mén)接收票據(jù)業(yè)務(wù)部門(mén)在與供應(yīng)商或其他相關(guān)單位進(jìn)行經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來(lái)時(shí)，應(yīng)及時(shí)取得對(duì)方開(kāi)具的電子往來(lái)票據(jù)。取得票據(jù)后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)票據(jù)信息，確保票據(jù)的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.票據(jù)信息傳遞業(yè)務(wù)部門(mén)將取得的電子往來(lái)票據(jù)信息傳遞給財(cái)務(wù)部門(mén)。傳遞方式可采用電子票據(jù)管理系統(tǒng)上傳、電子郵件發(fā)送、紙質(zhì)票據(jù)掃描件等方式，并確保財(cái)務(wù)部門(mén)能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地獲取票據(jù)信息。3.財(cái)務(wù)部門(mén)審核與入賬財(cái)務(wù)部門(mén)收到業(yè)務(wù)部門(mén)傳遞的電子往來(lái)票據(jù)信息后，對(duì)票據(jù)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括票據(jù)的真實(shí)性、合法性、有效性，以及與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性等。審核通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門(mén)按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行賬務(wù)處理，將電子往來(lái)票據(jù)作為記賬憑證的附件進(jìn)行歸檔保存。（二）取得要求1.公司應(yīng)取得真實(shí)、合法、有效的電子往來(lái)票據(jù)，不得取得虛開(kāi)、偽造、變?cè)斓钠睋?jù)。2.取得的電子往來(lái)票據(jù)應(yīng)符合國(guó)家統(tǒng)一的發(fā)票和財(cái)政票據(jù)格式要求，票據(jù)內(nèi)容應(yīng)完整、清晰，包括票據(jù)號(hào)碼、開(kāi)票日期、金額、付款人、收款人等關(guān)鍵信息。3.對(duì)于增值稅電子專(zhuān)用發(fā)票，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行認(rèn)證或勾選確認(rèn)，確保發(fā)票進(jìn)項(xiàng)稅額能夠正常抵扣。對(duì)于電子財(cái)政票據(jù)，應(yīng)按照財(cái)政部門(mén)規(guī)定的要求進(jìn)行查驗(yàn)和入賬處理。4.業(yè)務(wù)部門(mén)在取得電子往來(lái)票據(jù)后，應(yīng)及時(shí)傳遞給財(cái)務(wù)部門(mén)，不得擅自截留、挪用或丟失票據(jù)信息。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成票據(jù)審核和入賬工作，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。五、電子往來(lái)票據(jù)的使用（一）使用范圍電子往來(lái)票據(jù)僅用于公司內(nèi)部經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的結(jié)算和財(cái)務(wù)核算，不得用于其他非規(guī)定用途。如對(duì)外投資、捐贈(zèng)、分配利潤(rùn)等業(yè)務(wù)，應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定，使用合法合規(guī)的票據(jù)進(jìn)行處理。（二）使用要求1.電子往來(lái)票據(jù)應(yīng)按照規(guī)定的用途使用，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開(kāi)票據(jù)，不得擅自擴(kuò)大票據(jù)使用范圍。2.公司內(nèi)部各部門(mén)在使用電子往來(lái)票據(jù)時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)制度和審批流程進(jìn)行操作，確保票據(jù)使用的合理性和合法性。3.對(duì)于電子發(fā)票，應(yīng)按照國(guó)家稅收法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行開(kāi)具和使用，確保發(fā)票的真實(shí)性和合規(guī)性。在報(bào)銷(xiāo)環(huán)節(jié)，應(yīng)嚴(yán)格審核發(fā)票的真實(shí)性和有效性，防止虛假發(fā)票報(bào)銷(xiāo)。4.對(duì)于電子財(cái)政票據(jù)，應(yīng)按照財(cái)政部門(mén)的規(guī)定進(jìn)行使用和管理，確保票據(jù)的嚴(yán)肅性和規(guī)范性。在涉及財(cái)政資金收支的業(yè)務(wù)中，應(yīng)嚴(yán)格按照財(cái)政票據(jù)的用途和要求進(jìn)行操作，確保財(cái)政資金的安全和規(guī)范使用。六、電子往來(lái)票據(jù)的保管（一）保管方式1.電子往來(lái)票據(jù)應(yīng)采用電子存儲(chǔ)方式進(jìn)行保管，公司應(yīng)建立健全電子票據(jù)管理系統(tǒng)，對(duì)電子往來(lái)票據(jù)進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。2.電子票據(jù)管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的安全防護(hù)措施，包括數(shù)據(jù)加密、訪問(wèn)控制、備份恢復(fù)等功能，確保票據(jù)信息的安全可靠。3.對(duì)于重要的電子往來(lái)票據(jù)，應(yīng)進(jìn)行定期備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，如硬盤(pán)、光盤(pán)、磁帶等，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（二）保管期限電子往來(lái)票據(jù)的保管期限應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，電子發(fā)票的保管期限為5年，電子財(cái)政票據(jù)的保管期限為10年。保管期限屆滿(mǎn)后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。（三）保密措施1.公司應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子往來(lái)票據(jù)信息的保密管理，嚴(yán)格限制對(duì)票據(jù)信息的訪問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)和操作電子票據(jù)管理系統(tǒng)。2.涉及電子往來(lái)票據(jù)信息的工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露票據(jù)信息，防止票據(jù)信息被非法獲取或利用。3.在電子往來(lái)票據(jù)的傳輸、存儲(chǔ)和處理過(guò)程中，應(yīng)采取加密等安全措施，確保票據(jù)信息在傳輸過(guò)程中不被竊取或篡改。七、電子往來(lái)票據(jù)的核銷(xiāo)（一）核銷(xiāo)流程1.業(yè)務(wù)部門(mén)發(fā)起核銷(xiāo)申請(qǐng)業(yè)務(wù)部門(mén)在完成相關(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)并取得電子往來(lái)票據(jù)后，根據(jù)實(shí)際情況填寫(xiě)電子往來(lái)票據(jù)核銷(xiāo)申請(qǐng)表，詳細(xì)注明核銷(xiāo)票據(jù)的號(hào)碼、金額、開(kāi)票日期、業(yè)務(wù)內(nèi)容等信息，并提交給財(cái)務(wù)部門(mén)。2.財(cái)務(wù)部門(mén)審核財(cái)務(wù)部門(mén)收到核銷(xiāo)申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)信息進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括核銷(xiāo)票據(jù)的真實(shí)性、完整性，與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性，以及是否已經(jīng)進(jìn)行賬務(wù)處理等。如審核通過(guò)，財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行核銷(xiāo)操作；如審核不通過(guò)，及時(shí)反饋業(yè)務(wù)部門(mén)并說(shuō)明原因，要求其補(bǔ)充或修改相關(guān)信息。3.核銷(xiāo)操作財(cái)務(wù)部門(mén)通過(guò)電子票據(jù)管理系統(tǒng)對(duì)已入賬的電子往來(lái)票據(jù)進(jìn)行核銷(xiāo)處理。核銷(xiāo)時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)將已核銷(xiāo)的票據(jù)標(biāo)記為已核銷(xiāo)狀態(tài)，并記錄核銷(xiāo)日期和核銷(xiāo)人員等信息。4.核銷(xiāo)記錄保存財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)將電子往來(lái)票據(jù)的核銷(xiāo)記錄進(jìn)行保存，作為財(cái)務(wù)檔案的一部分。核銷(xiāo)記錄應(yīng)包括核銷(xiāo)票據(jù)的號(hào)碼、金額、開(kāi)票日期、業(yè)務(wù)內(nèi)容、核銷(xiāo)日期、核銷(xiāo)人員等信息，以便日后查詢(xún)和核對(duì)。（二）核銷(xiāo)要求1.電子往來(lái)票據(jù)應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行核銷(xiāo)，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。對(duì)于已開(kāi)具的電子發(fā)票，應(yīng)在納稅申報(bào)期內(nèi)進(jìn)行認(rèn)證或勾選確認(rèn)，并及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理和核銷(xiāo)；對(duì)于電子財(cái)政票據(jù)，應(yīng)按照財(cái)政部門(mén)規(guī)定的時(shí)間和要求進(jìn)行核銷(xiāo)。2.核銷(xiāo)的電子往來(lái)票據(jù)應(yīng)與實(shí)際經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)相符，不得虛假核銷(xiāo)或重復(fù)核銷(xiāo)。如發(fā)現(xiàn)票據(jù)信息與實(shí)際業(yè)務(wù)不符或存在其他問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。3.在核銷(xiāo)電子往來(lái)票據(jù)時(shí)，應(yīng)確保票據(jù)信息的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)于已核銷(xiāo)的票據(jù)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔保存，防止票據(jù)信息丟失或損壞。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)電子往來(lái)票據(jù)的管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查票據(jù)的開(kāi)具、取得、使用、保管及核銷(xiāo)等環(huán)節(jié)是否符合本辦法及相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定。2.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子往來(lái)票據(jù)的日常管理和監(jiān)督，定期對(duì)票據(jù)信息進(jìn)行核對(duì)和檢查，確保票據(jù)管理工作的規(guī)范有序。3.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)配合財(cái)務(wù)部門(mén)和內(nèi)部審計(jì)部門(mén)的工作，如實(shí)提供與電子往來(lái)票據(jù)相關(guān)的業(yè)務(wù)資料和信息，接受監(jiān)督檢查。（二）外部檢查公司應(yīng)積極配合財(cái)政、稅務(wù)等相關(guān)部門(mén)的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供電子往來(lái)票據(jù)的管理情況和相關(guān)資料。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)整改落實(shí)，確保公司電子往來(lái)票據(jù)管理工作合法合規(guī)。九、違規(guī)處理（一）對(duì)于違反本辦法規(guī)定，有下列行為之一的，公司將視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的處罰：1.未按照規(guī)定開(kāi)具、取得電子往來(lái)票據(jù)的；2.虛開(kāi)、偽造、變?cè)祀娮油鶃?lái)票據(jù)的；3.擅自轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開(kāi)電子往來(lái)票據(jù)的；4.未按照規(guī)定保管電子往來(lái)票據(jù)，導(dǎo)致票據(jù)信息泄露、丟失或被篡改的；5