電子印章使用管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司電子印章的使用與管理，確保電子印章使用的合法性、安全性和有效性，維護公司的合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、分支機構(gòu)以及與公司有業(yè)務(wù)往來的外部單位在處理各類業(yè)務(wù)文件、合同、協(xié)議等電子文檔時，電子印章的申請、審批、使用、保管及監(jiān)督等相關(guān)活動。（三）定義1.電子印章：指公司依據(jù)法律法規(guī)和相關(guān)技術(shù)標準，通過特定技術(shù)手段制作的，以電子數(shù)據(jù)形式存儲的，用于識別公司身份和文件簽署的電子簽名。電子印章與公司實體印章具有同等法律效力。2.電子簽名：指數(shù)據(jù)電文中以電子形式所含、所附用于識別簽名人身份并表明簽名人認可其中內(nèi)容的數(shù)據(jù)。（四）基本原則1.合法性原則：電子印章的使用必須符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求，確保電子印章的法律效力得到認可。2.安全性原則：采用可靠的技術(shù)手段保障電子印章的存儲、傳輸和使用過程的安全，防止電子印章被偽造、篡改或泄露。3.授權(quán)使用原則：電子印章的使用必須經(jīng)過嚴格的授權(quán)審批流程，未經(jīng)授權(quán)的人員不得擅自使用電子印章。4.責任追溯原則：對電子印章的使用記錄進行詳細保存，以便在需要時能夠追溯電子印章的使用情況，明確責任歸屬。二、電子印章的制作與管理（一）制作主體公司電子印章由[指定部門名稱]負責統(tǒng)一制作。（二）制作流程1.需求申請：各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《電子印章制作申請表》，詳細說明申請電子印章的用途、使用范圍等信息，并提交至[指定部門名稱]。2.審核審批：[指定部門名稱]對申請表進行審核，核實申請信息的真實性和必要性。審核通過后，報公司領(lǐng)導審批。3.印章制作：[指定部門名稱]根據(jù)審批結(jié)果，委托具有資質(zhì)的電子印章制作機構(gòu)按照國家相關(guān)標準和公司要求制作電子印章。制作完成后，對電子印章進行初始化設(shè)置，并將其存儲在公司指定的安全存儲介質(zhì)中。4.備案登記：[指定部門名稱]負責將制作完成的電子印章相關(guān)信息在公司內(nèi)部進行備案登記，包括印章名稱、類型、使用范圍、有效期等，并將電子印章的樣本提交至公司檔案室存檔。（三）存儲管理1.存儲介質(zhì)：電子印章應存儲在公司指定的安全存儲介質(zhì)中，如加密的U盤、服務(wù)器硬盤等。存儲介質(zhì)應具備防篡改、防丟失、防損壞等安全特性。2.存儲環(huán)境：存儲電子印章的介質(zhì)應存放在安全可靠的環(huán)境中，避免受到物理損壞、電磁干擾、病毒感染等因素的影響。同時，應定期對存儲介質(zhì)進行檢查和維護，確保其安全性和可靠性。3.備份管理：為防止電子印章數(shù)據(jù)丟失，應對電子印章進行定期備份。備份數(shù)據(jù)應存儲在與原始數(shù)據(jù)不同的物理位置，并采用加密存儲方式。備份數(shù)據(jù)的保存期限應根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（四）密鑰管理1.密鑰生成：電子印章的密鑰由[指定部門名稱]按照國家相關(guān)標準和公司要求進行生成。密鑰應具備足夠的強度和隨機性，以確保電子印章的安全性。2.密鑰存儲：密鑰應存儲在安全的硬件設(shè)備中，如加密鎖等。存儲密鑰的硬件設(shè)備應具備防篡改、防丟失、防損壞等安全特性，并采取嚴格的訪問控制措施，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問密鑰。3.密鑰使用：在使用電子印章時，密鑰應通過安全的方式進行傳遞和使用。傳遞密鑰的過程應采用加密技術(shù)，確保密鑰在傳輸過程中的安全性。使用密鑰進行電子印章簽署操作時，應嚴格按照系統(tǒng)操作規(guī)程進行，確保操作的準確性和安全性。4.密鑰更新：為保證電子印章的安全性，應定期對密鑰進行更新。密鑰更新的周期應根據(jù)公司實際情況和安全風險評估結(jié)果確定。在密鑰更新前，應對新密鑰進行嚴格的測試和驗證，確保其能夠正常使用。（五）使用權(quán)限管理1.權(quán)限設(shè)定：根據(jù)公司內(nèi)部各部門的職責和業(yè)務(wù)需求，為不同的人員或崗位設(shè)定相應的電子印章使用權(quán)限。使用權(quán)限應明確規(guī)定電子印章的使用范圍、使用方式、審批流程等內(nèi)容。2.權(quán)限申請：員工因工作需要使用電子印章的，應向所在部門提出權(quán)限申請。申請內(nèi)容應包括申請使用電子印章的具體事項、使用期限等信息，并提交至[指定部門名稱]。3.權(quán)限審核：[指定部門名稱]對權(quán)限申請進行審核，核實申請人的身份和申請事項的真實性、必要性。審核通過后，報公司領(lǐng)導審批。4.權(quán)限變更與撤銷：員工的電子印章使用權(quán)限發(fā)生變更或不再需要使用電子印章時，所在部門應及時向[指定部門名稱]提出申請。[指定部門名稱]根據(jù)審批結(jié)果，對員工的電子印章使用權(quán)限進行相應的變更或撤銷操作。三、電子印章的使用流程（一）使用申請1.填寫申請表：需要使用電子印章的人員或部門，應填寫《電子印章使用申請表》，詳細說明使用電子印章的文件名稱、文號、內(nèi)容摘要、使用范圍、使用期限等信息。2.提交申請材料：申請表填寫完成后，申請人應將相關(guān)的申請材料一并提交至所在部門負責人。申請材料應包括文件的電子文檔、相關(guān)的審批文件等。3.部門初審：所在部門負責人對申請表和申請材料進行初審，核實申請事項的真實性和合理性。初審通過后，在申請表上簽署意見并加蓋部門印章，然后將申請表和申請材料提交至公司指定的審批部門。（二）審批流程1.審批部門審核：公司指定的審批部門對申請表和申請材料進行審核，根據(jù)電子印章的使用權(quán)限和審批流程，對申請事項進行審批。審核內(nèi)容包括文件內(nèi)容的合法性、合規(guī)性、準確性等方面。2.領(lǐng)導審批：對于涉及重要事項或金額較大的文件，需報公司領(lǐng)導進行審批。領(lǐng)導審批通過后，在申請表上簽署意見并加蓋個人印章。3.審批結(jié)果反饋：審批部門將審批結(jié)果及時反饋給申請人。如審批通過，申請人可按照規(guī)定的流程使用電子印章；如審批不通過，審批部門應向申請人說明原因。（三）印章使用1.選擇簽署方式：申請人根據(jù)文件的性質(zhì)和要求，選擇合適的電子印章簽署方式。常見的簽署方式包括在電子文檔中直接加蓋電子印章、通過電子印章系統(tǒng)進行在線簽署等。2.簽署操作：申請人按照電子印章系統(tǒng)的操作規(guī)程，進行電子印章的簽署操作。在簽署過程中，應確保電子印章的使用符合相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定的要求，如簽署時間、簽署人身份驗證等。3.文件保存：簽署完成后，申請人應將加蓋電子印章的電子文件進行妥善保存。保存的電子文件應具備可讀性、完整性和可追溯性，以便在需要時能夠隨時查閱和使用。（四）使用記錄1.記錄內(nèi)容：電子印章的使用記錄應包括使用時間、使用人員、文件名稱、文號、內(nèi)容摘要、使用范圍、審批情況等詳細信息。2.記錄方式：電子印章系統(tǒng)應具備自動記錄功能，對每一次電子印章的使用操作進行詳細記錄。記錄數(shù)據(jù)應存儲在公司指定的數(shù)據(jù)庫中，并定期進行備份。3.查詢與追溯：公司內(nèi)部相關(guān)人員可根據(jù)授權(quán)，通過電子印章系統(tǒng)查詢電子印章的使用記錄。在需要時，能夠根據(jù)使用記錄追溯電子印章的使用情況，明確責任歸屬，為公司的管理決策和風險防范提供依據(jù)。四、電子印章的安全管理（一）安全技術(shù)措施1.加密技術(shù)：采用先進的加密算法對電子印章數(shù)據(jù)進行加密處理，確保電子印章在存儲、傳輸和使用過程中的保密性和完整性。2.身份認證技術(shù)：通過數(shù)字證書、密碼等方式對使用電子印章的人員進行身份認證，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能使用電子印章。3.訪問控制技術(shù)：建立嚴格的訪問控制機制，對電子印章系統(tǒng)的訪問進行權(quán)限管理。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問電子印章系統(tǒng)，并進行相應的操作。4.防病毒技術(shù)：安裝防病毒軟件和防火墻，定期對電子印章系統(tǒng)進行病毒檢測和查殺，防止病毒感染和惡意攻擊。（二）安全審計與監(jiān)控1.審計內(nèi)容：對電子印章的使用情況進行全面審計，包括使用記錄、操作日志、系統(tǒng)異常情況等。審計內(nèi)容應涵蓋電子印章的申請、審批、使用、保管等各個環(huán)節(jié)。2.審計方式：通過電子印章系統(tǒng)的審計功能和專門的審計工具，對電子印章的使用數(shù)據(jù)進行定期審計和實時監(jiān)控。審計結(jié)果應形成審計報告，及時發(fā)現(xiàn)和處理潛在的安全風險。3.應急處理：制定電子印章安全事件應急預案，明確安全事件發(fā)生時的應急處理流程和責任分工。一旦發(fā)生安全事件，應立即啟動應急預案，采取有效的措施進行處理，最大限度地減少損失，并及時向上級領(lǐng)導報告。（三）人員安全管理1.安全培訓：對涉及電子印章使用和管理的人員進行定期的安全培訓，提高其安全意識和操作技能。培訓內(nèi)容包括電子印章的法律法規(guī)、安全技術(shù)、操作流程等方面。2.保密教育：加強對員工的保密教育，明確員工在電子印章使用過程中的保密義務(wù)。要求員工不得泄露電子印章的密鑰、使用記錄等敏感信息，防止因人員疏忽導致電子印章安全事故的發(fā)生。3.人員離職管理：員工離職時，所在部門應及時通知[指定部門名稱]，辦理電子印章使用權(quán)限的變更或撤銷手續(xù)。同時，應對離職員工使用電子印章的相關(guān)數(shù)據(jù)進行清理和備份，防止數(shù)據(jù)泄露。五、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司[指定監(jiān)督部門名稱]負責對電子印章的使用與管理情況進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.制度執(zhí)行情況：檢查各部門是否嚴格按照本辦法的規(guī)定執(zhí)行電子印章的使用與管理流程，包括申請、審批、使用、保管等環(huán)節(jié)。2.安全措施落實情況：檢查電子印章系統(tǒng)的安全技術(shù)措施是否到位，如加密技術(shù)、身份認證技術(shù)、訪問控制技術(shù)等的應用情況；檢查安全審計與監(jiān)控工作是否有效開展，應急處理機制是否健全。3.使用記錄保存情況：檢查電子印章的使用記錄是否完整、準確，是否按照規(guī)定進行保存和備份，以便在需要時能夠進行查詢和追溯。（三）檢查方式1.定期檢查：[指定監(jiān)督部門名稱]定期對電子印章的使用與管理情況進行全面檢查，檢查周期為[具體檢查周期]。檢查結(jié)果應形成檢查報告，報送公司領(lǐng)導。2.不定期抽查：[指定監(jiān)督部門名稱]不定期對電子印章的使用情況進行抽查，重點檢查關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重要文件的電子印章使用情況。抽查結(jié)果如發(fā)現(xiàn)問題，應及時責令相關(guān)部門進行整改。（四）違規(guī)處理1.對于違反本辦法規(guī)定使用電子印章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰：對于初次違規(guī)且情節(jié)較輕的，給予警告處分，并責令其立即改正。對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴重的，給予記過、記大過、降職、撤職等處分，并依法追究其法律責任。2.因違規(guī)使用電子印章給公司造成經(jīng)濟損失或其他不良影響的，違規(guī)人員應承擔相應的賠償責任：公