甲方采購管理暫行辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購工作的公開、公平、公正，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司范圍內(nèi)的各類物資采購、工程采購、服務(wù)采購等活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行。2.公開公平公正原則：采購信息應(yīng)公開透明，采購過程應(yīng)公平競爭，采購結(jié)果應(yīng)公正合理。3.成本效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。4.廉潔誠信原則：采購人員應(yīng)廉潔自律，誠實(shí)守信，嚴(yán)禁任何形式的不正當(dāng)交易行為。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會(huì)，負(fù)責(zé)對(duì)重大采購項(xiàng)目進(jìn)行決策。采購決策委員會(huì)由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。其職責(zé)包括：1.審議采購戰(zhàn)略和政策。2.審批重大采購項(xiàng)目的采購方案。3.監(jiān)督采購過程和采購結(jié)果。（二）采購執(zhí)行部門公司設(shè)立采購部門，負(fù)責(zé)具體的采購業(yè)務(wù)操作。采購部門的職責(zé)包括：1.制定采購計(jì)劃和采購預(yù)算。2.組織采購活動(dòng)，包括供應(yīng)商選擇、采購談判、合同簽訂等。3.協(xié)調(diào)采購過程中的各項(xiàng)工作，確保采購任務(wù)按時(shí)完成。4.建立和維護(hù)供應(yīng)商管理體系，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和管理。5.負(fù)責(zé)采購文件的編制、整理和歸檔。（三）其他相關(guān)部門1.需求部門：負(fù)責(zé)提出采購需求，明確采購物資、工程或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等要求，并參與采購過程中的技術(shù)評(píng)審等工作。2.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用，參與采購合同的付款審核等工作。3.質(zhì)量部門：負(fù)責(zé)對(duì)采購物資的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和驗(yàn)收，參與供應(yīng)商質(zhì)量管理體系的評(píng)估等工作。三、采購計(jì)劃與預(yù)算（一）采購計(jì)劃編制1.需求部門應(yīng)根據(jù)公司的生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度要求等，提前制定采購需求計(jì)劃，并提交給采購部門。2.采購部門應(yīng)結(jié)合需求部門的采購需求計(jì)劃、庫存情況、市場供應(yīng)情況等，編制年度、季度和月度采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物資、工程或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時(shí)間等內(nèi)容。（二）采購預(yù)算編制1.采購部門應(yīng)根據(jù)采購計(jì)劃，編制采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)包括采購成本、運(yùn)輸費(fèi)用、稅費(fèi)等各項(xiàng)費(fèi)用。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)會(huì)同采購部門對(duì)采購預(yù)算進(jìn)行審核，并報(bào)公司采購決策委員會(huì)審批。采購預(yù)算一經(jīng)批準(zhǔn)，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行。（三）采購計(jì)劃與預(yù)算調(diào)整1.因市場變化、生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃調(diào)整等原因，需要對(duì)采購計(jì)劃和預(yù)算進(jìn)行調(diào)整的，需求部門應(yīng)及時(shí)提出調(diào)整申請(qǐng)，并說明調(diào)整的原因和內(nèi)容。2.采購部門應(yīng)會(huì)同財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門對(duì)調(diào)整申請(qǐng)進(jìn)行審核，并報(bào)公司采購決策委員會(huì)審批。采購計(jì)劃和預(yù)算調(diào)整后，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門和供應(yīng)商。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，收集供應(yīng)商的基本信息、經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面的資料。2.對(duì)于新的采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)根據(jù)采購需求，從供應(yīng)商信息庫中篩選出潛在供應(yīng)商，并進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量管理體系、信譽(yù)等方面。3.采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)審，根據(jù)評(píng)審結(jié)果確定合格供應(yīng)商名單。合格供應(yīng)商名單應(yīng)報(bào)公司采購決策委員會(huì)審批。（二）供應(yīng)商評(píng)估與管理1.采購部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。評(píng)估結(jié)果應(yīng)作為供應(yīng)商繼續(xù)合作、調(diào)整采購份額等的依據(jù)。2.對(duì)于評(píng)估不合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時(shí)采取措施，如暫停合作、要求整改等。對(duì)于整改后仍不符合要求的供應(yīng)商，應(yīng)取消其合格供應(yīng)商資格。3.采購部門應(yīng)與供應(yīng)商建立良好的溝通機(jī)制，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況和市場變化情況，協(xié)調(diào)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。（三）供應(yīng)商激勵(lì)與約束1.公司應(yīng)建立供應(yīng)商激勵(lì)機(jī)制，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，如增加采購份額、優(yōu)先合作等。2.公司應(yīng)建立供應(yīng)商約束機(jī)制，對(duì)違反合同約定、提供不合格產(chǎn)品或服務(wù)等的供應(yīng)商進(jìn)行處罰，如扣除貨款、取消合作資格等。五、采購流程（一）采購申請(qǐng)需求部門根據(jù)采購需求計(jì)劃，填寫采購申請(qǐng)表，詳細(xì)說明采購物資、工程或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、采購時(shí)間等內(nèi)容，并提交給采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請(qǐng)表后，應(yīng)進(jìn)行初步審核，審核內(nèi)容包括采購需求的合理性、采購預(yù)算的合規(guī)性等。2.對(duì)于金額較小的采購項(xiàng)目，采購部門審核后可直接組織采購；對(duì)于金額較大的采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)報(bào)公司采購決策委員會(huì)審批。（三）采購實(shí)施1.采購部門根據(jù)審批后的采購申請(qǐng)表，制定采購方案，明確采購方式、采購時(shí)間、采購人員等內(nèi)容。2.采購部門按照采購方案組織采購活動(dòng)，包括發(fā)布采購信息、邀請(qǐng)供應(yīng)商報(bào)價(jià)、組織采購談判、簽訂采購合同等。3.在采購過程中，采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守采購紀(jì)律，不得接受供應(yīng)商的賄賂、回扣等不正當(dāng)利益。（四）采購驗(yàn)收1.采購物資到貨后，采購部門應(yīng)及時(shí)通知需求部門和質(zhì)量部門進(jìn)行驗(yàn)收。2.質(zhì)量部門應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和合同要求，對(duì)采購物資的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的，出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；驗(yàn)收不合格的，應(yīng)及時(shí)通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。3.需求部門應(yīng)對(duì)采購物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無誤后在驗(yàn)收?qǐng)?bào)告上簽字。（五）采購付款1.采購部門應(yīng)根據(jù)采購合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，填寫付款申請(qǐng)表，提交給財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)管理制度和采購合同的約定，對(duì)付款申請(qǐng)表進(jìn)行審核。審核無誤后，辦理付款手續(xù)。3.對(duì)于預(yù)付款項(xiàng)，采購部門應(yīng)在合同約定的時(shí)間內(nèi)及時(shí)跟進(jìn)采購進(jìn)度，確保預(yù)付款項(xiàng)的合理使用。六、采購方式（一）公開招標(biāo)適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的采購項(xiàng)目。采購部門應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等活動(dòng)。（二）邀請(qǐng)招標(biāo)適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較少的采購項(xiàng)目。采購部門應(yīng)根據(jù)采購需求，從合格供應(yīng)商名單中邀請(qǐng)若干家供應(yīng)商參與投標(biāo)，并組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等活動(dòng)。（三）競爭性談判適用于采購時(shí)間緊迫、采購需求規(guī)格不明確、市場競爭不充分等采購項(xiàng)目。采購部門應(yīng)與不少于三家供應(yīng)商進(jìn)行談判，通過談判確定成交供應(yīng)商。（四）單一來源采購適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購、發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購等采購項(xiàng)目。采購部門應(yīng)提供充分的理由和相關(guān)證明材料，報(bào)公司采購決策委員會(huì)審批后進(jìn)行采購。（五）詢價(jià)采購適用于采購金額較小、采購需求規(guī)格明確、市場競爭充分等采購項(xiàng)目。采購部門應(yīng)向不少于三家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)通知書，要求供應(yīng)商報(bào)價(jià)，根據(jù)報(bào)價(jià)結(jié)果確定成交供應(yīng)商。七、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購部門應(yīng)在采購項(xiàng)目確定成交供應(yīng)商后，及時(shí)與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確采購物資、工程或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、價(jià)格、交貨期、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.采購合同簽訂前，采購部門應(yīng)會(huì)同法律部門等相關(guān)部門對(duì)合同條款進(jìn)行審核，確保合同條款符合法律法規(guī)和公司利益要求。3.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給需求部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門，并按照合同約定履行各自的職責(zé)。（二）合同執(zhí)行與變更1.采購部門應(yīng)按照采購合同的約定，跟蹤供應(yīng)商的履行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。2.因不可抗力、市場變化等原因需要變更采購合同的，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)報(bào)公司采購決策委員會(huì)審批。（三）合同驗(yàn)收與結(jié)算1.采購物資到貨后，采購部門應(yīng)及時(shí)組織需求部門和質(zhì)量部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，采購部門應(yīng)按照采購合同的約定辦理結(jié)算手續(xù)。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)采購合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，對(duì)采購款項(xiàng)進(jìn)行審核和支付。對(duì)于不符合合同約定的款項(xiàng)，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕支付。（四）合同歸檔與保管采購部門應(yīng)負(fù)責(zé)采購合同的歸檔和保管工作。采購合同應(yīng)按照編號(hào)、日期等順序進(jìn)行整理歸檔，并建立電子檔案，以便查詢和使用。采購合同的保管期限應(yīng)按照公司檔案管理制度的規(guī)定執(zhí)行。八、采購監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購程序的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。2.采購部門應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)采購人員的日常管理和監(jiān)督，確保采購活動(dòng)的規(guī)范進(jìn)行。（二）外