物資采購管理暫行辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司物資采購管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，降低采購成本，保證物資質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)物資采購活動的管理。（三）基本原則1.合法性原則：物資采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.效益性原則：以提高經(jīng)濟(jì)效益為中心，降低采購成本，實(shí)現(xiàn)采購資金的合理使用。3.公開、公平、公正原則：采購活動應(yīng)公開透明，確保供應(yīng)商公平參與競爭，采購過程公正合理。4.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先采購質(zhì)量可靠、符合公司需求的物資。5.內(nèi)部控制原則：建立健全采購內(nèi)部控制制度，防范采購風(fēng)險(xiǎn)。二、采購管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）采購管理委員會1.組成：由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。2.職責(zé)：審議公司物資采購戰(zhàn)略規(guī)劃和年度采購計(jì)劃。研究決定重大采購項(xiàng)目的采購方式、供應(yīng)商選擇等重大事項(xiàng)。監(jiān)督采購活動的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題。（二）采購部門1.職責(zé)：負(fù)責(zé)編制物資采購計(jì)劃，組織實(shí)施采購活動。開展供應(yīng)商開發(fā)、選擇、評估和管理工作。負(fù)責(zé)采購合同的簽訂、執(zhí)行、變更和終止等工作。收集、整理采購信息，建立采購檔案。配合相關(guān)部門做好物資驗(yàn)收、付款等工作。（三）需求部門1.職責(zé)：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，提出物資采購申請。參與物資采購的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)制定、供應(yīng)商選擇等工作。負(fù)責(zé)物資的驗(yàn)收工作，對物資的質(zhì)量、數(shù)量等進(jìn)行檢驗(yàn)。（四）財(cái)務(wù)部門1.職責(zé)：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，安排采購資金。參與采購合同的審核，監(jiān)督采購資金的支付。對采購成本進(jìn)行核算和分析。（五）審計(jì)部門1.職責(zé)：對物資采購活動進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購行為的合法性等。對采購項(xiàng)目進(jìn)行績效審計(jì)，評價(jià)采購效益。三、采購計(jì)劃管理（一）采購計(jì)劃的編制1.需求部門應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度等，提前編制物資需求計(jì)劃。2.物資需求計(jì)劃應(yīng)明確物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時(shí)間等詳細(xì)信息。3.采購部門匯總各需求部門的物資需求計(jì)劃，結(jié)合庫存情況，編制年度采購計(jì)劃和月度采購計(jì)劃。（二）采購計(jì)劃的審批1.年度采購計(jì)劃報(bào)采購管理委員會審議批準(zhǔn)。2.月度采購計(jì)劃經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后實(shí)施。（三）采購計(jì)劃的調(diào)整1.因公司業(yè)務(wù)變化、市場供應(yīng)情況等原因需要調(diào)整采購計(jì)劃的，需求部門應(yīng)及時(shí)提出申請。2.采購部門根據(jù)實(shí)際情況對采購計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整，調(diào)整后的采購計(jì)劃按原審批程序進(jìn)行審批。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商開發(fā)1.采購部門應(yīng)通過多種渠道開發(fā)供應(yīng)商，建立供應(yīng)商信息庫。2.供應(yīng)商信息庫應(yīng)包括供應(yīng)商的基本情況、生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等信息。（二）供應(yīng)商選擇1.采購部門根據(jù)采購項(xiàng)目的需求，從供應(yīng)商信息庫中選擇潛在供應(yīng)商。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察、資質(zhì)審核、樣品測試等，綜合評價(jià)其供應(yīng)能力、質(zhì)量保證能力、價(jià)格水平等。3.根據(jù)評價(jià)結(jié)果，確定合格供應(yīng)商名單。（三）供應(yīng)商評估1.采購部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等。2.根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵(lì)，對不合格的供應(yīng)商進(jìn)行淘汰。（四）供應(yīng)商關(guān)系管理1.采購部門與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，定期溝通交流，及時(shí)解決合作中出現(xiàn)的問題。2.鼓勵(lì)供應(yīng)商參與公司的產(chǎn)品研發(fā)、質(zhì)量改進(jìn)等工作，共同提高產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平。五、采購方式管理（一）公開招標(biāo)1.適用于采購金額較大、技術(shù)規(guī)格明確、市場競爭充分的物資采購項(xiàng)目。2.采購部門應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等工作。（二）邀請招標(biāo)1.適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的物資采購項(xiàng)目。2.采購部門應(yīng)向符合條件的供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請書，組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等工作。（三）競爭性談判1.適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的物資采購項(xiàng)目；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的物資采購項(xiàng)目；采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足用戶緊急需要的物資采購項(xiàng)目；不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的物資采購項(xiàng)目。2.采購部門應(yīng)成立談判小組，與供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定成交供應(yīng)商。（四）單一來源采購1.適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的物資采購項(xiàng)目；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的物資采購項(xiàng)目；必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的物資采購項(xiàng)目。2.采購部門應(yīng)向單一供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，簽訂采購合同。（五）詢價(jià)1.適用于采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的物資采購項(xiàng)目。2.采購部門應(yīng)向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)通知書，要求其報(bào)價(jià)，根據(jù)報(bào)價(jià)情況確定成交供應(yīng)商。六、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購部門應(yīng)在確定成交供應(yīng)商后，及時(shí)與供應(yīng)商簽訂采購合同。2.采購合同應(yīng)明確物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。（二）合同審核1.采購合同簽訂前，應(yīng)提交財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等進(jìn)行審核。2.財(cái)務(wù)部門審核采購合同的價(jià)格條款、付款方式等；法務(wù)部門審核采購合同的合法性、合規(guī)性等。（三）合同執(zhí)行1.采購部門應(yīng)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保合同按時(shí)履行。2.需求部門應(yīng)配合采購部門做好物資驗(yàn)收工作，對驗(yàn)收合格的物資辦理入庫手續(xù)。（四）合同變更與終止1.采購合同履行過程中，因特殊原因需要變更合同條款的，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂合同變更協(xié)議。2.采購合同履行完畢或者因不可抗力等原因無法履行的，采購部門應(yīng)及時(shí)辦理合同終止手續(xù)。七、采購驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1.采購合同中應(yīng)明確物資的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。2.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司相關(guān)規(guī)定。（二）驗(yàn)收程序1.物資到貨后，采購部門應(yīng)及時(shí)通知需求部門進(jìn)行驗(yàn)收。2.需求部門應(yīng)組織相關(guān)人員按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號等進(jìn)行驗(yàn)收。3.驗(yàn)收合格的物資，需求部門應(yīng)出具驗(yàn)收報(bào)告；驗(yàn)收不合格的物資，需求部門應(yīng)及時(shí)通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。（三）驗(yàn)收記錄1.驗(yàn)收過程中應(yīng)做好驗(yàn)收記錄，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商、驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收人員等信息。2.驗(yàn)收記錄應(yīng)妥善保存，作為采購檔案的重要組成部分。八、采購付款管理（一）付款申請1.采購部門應(yīng)在物資驗(yàn)收合格后，根據(jù)采購合同的約定，及時(shí)向財(cái)務(wù)部門提交付款申請。2.付款申請應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、采購合同編號、付款金額、付款方式等信息。（二）付款審核1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)采購合同、驗(yàn)收報(bào)告等對付款申請進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容包括付款金額是否準(zhǔn)確、付款方式是否符合合同約定、相關(guān)審批手續(xù)是否齊全等。（三）付款執(zhí)行1.財(cái)務(wù)部門審核通過后，按照公司資金管理規(guī)定辦理付款手續(xù)。2.付款后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，并將付款情況反饋給采購部門。九、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識別1.采購部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識別，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素。2.風(fēng)險(xiǎn)因素包括市場風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、資金風(fēng)險(xiǎn)等。（二）風(fēng)險(xiǎn)評估1.采購部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識別結(jié)果，對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，確定風(fēng)險(xiǎn)等級。2.風(fēng)險(xiǎn)等級分為高、中、低三個(gè)等級。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對1.針對不同等級的風(fēng)險(xiǎn)，采購部門應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。2.對于高風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)采取重點(diǎn)監(jiān)控、制定應(yīng)急預(yù)案等措施；對于中風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)管理、定期檢查等措施；對于低風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)進(jìn)行日常監(jiān)控、持續(xù)改進(jìn)等措施。十、采購監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.采購管理委員會、審計(jì)部門等應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括采購程序的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。（二）審計(jì)