物資招標采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司物資招標采購行為，加強物資采購管理，提高采購效率，降低采購成本，保證物資質量，確保公司生產經營活動的順利進行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、子公司物資的招標采購活動。物資包括但不限于原材料、設備、辦公用品、勞保用品等各類用于生產經營的物資。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保招標采購活動合法合規(guī)。2.公平公正原則：遵循公開、公平、公正的原則，保障所有潛在供應商平等參與競爭，不偏袒任何一方。3.效益優(yōu)先原則：在保證物資質量的前提下，通過優(yōu)化采購流程，降低采購成本，提高采購效益。4.誠實守信原則：采購活動各方應誠實守信，履行各自的權利和義務，維護良好的市場秩序。二、職責分工（一）采購部門1.負責制定物資采購計劃，明確采購需求和規(guī)格要求。2.組織實施物資招標采購活動，包括編制招標文件、發(fā)布招標公告、組織開標評標等。3.與供應商進行商務談判，簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。4.建立供應商檔案，對供應商進行評估和管理。（二）需求部門1.提出物資采購需求，提供詳細的技術規(guī)格和質量要求。2.參與物資招標采購的技術評審工作，協(xié)助采購部門確定中標供應商。3.負責對采購物資的驗收工作，確保物資符合要求。（三）財務部門1.參與制定物資采購預算，審核采購合同付款條款。2.負責采購資金的支付和核算，監(jiān)督采購資金的使用情況。（四）審計部門1.對物資招標采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性和采購結果的公正性。2.對采購合同進行審計，防范采購風險。（五）法務部門1.為物資招標采購活動提供法律咨詢和支持，審核招標文件和采購合同的合法性。2.處理采購活動中的法律糾紛，維護公司合法權益。三、招標采購流程（一）采購計劃編制1.需求部門根據公司生產經營計劃和實際需求，提前[X]個月編制物資采購計劃，明確物資名稱、規(guī)格型號、數量、需求時間等信息。2.采購計劃經部門負責人審核后，報分管領導審批。審批通過后的采購計劃作為物資招標采購的依據。（二）招標方式選擇1.根據物資采購金額、采購性質等因素，選擇合適的招標方式。招標方式包括公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購等。公開招標：適用于采購金額較大、技術規(guī)格明確、潛在供應商較多的物資采購項目。邀請招標：適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購的物資采購項目，或采用公開招標方式的費用占采購項目總價值的比例過大的物資采購項目。競爭性談判：適用于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的物資采購項目，或技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的物資采購項目，或采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的物資采購項目，或不能事先計算出價格總額的物資采購項目。單一來源采購：適用于只能從唯一供應商處采購的物資采購項目，或發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的物資采購項目，或必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的物資采購項目。2.采用公開招標方式的，采購部門應在規(guī)定的媒體上發(fā)布招標公告，公告期不得少于[X]個工作日。采用邀請招標方式的，采購部門應向不少于[X]家符合資格條件的供應商發(fā)出投標邀請書。（三）招標文件編制1.采購部門根據招標方式和采購需求，編制招標文件。招標文件應包括招標公告（或投標邀請書）、投標人須知、評標辦法、合同條款及格式、技術規(guī)格、投標文件格式等內容。2.招標文件應明確采購物資的技術規(guī)格、質量標準、交貨時間、交貨地點、付款方式、售后服務等要求，確保投標人能夠準確理解招標要求。3.招標文件編制完成后，經采購部門負責人審核，報分管領導審批。審批通過后的招標文件作為招標采購活動的正式文件。（四）供應商報名及資格審查1.采用公開招標或邀請招標方式的，采購部門應在規(guī)定時間內接受供應商報名。供應商應按照招標文件要求提供相關報名資料，包括營業(yè)執(zhí)照副本、稅務登記證副本、組織機構代碼證副本（已辦理三證合一的提供營業(yè)執(zhí)照副本）、法定代表人授權書、資質證書、業(yè)績證明等。2.采購部門對報名供應商進行資格審查，審查內容包括供應商的資質條件、業(yè)績情況、信譽狀況、財務狀況等。資格審查合格的供應商方可參與投標。3.采購部門應建立供應商資格審查檔案，記錄供應商的報名資料和資格審查結果。（五）投標文件接收與開標1.采購部門在規(guī)定時間內接收投標人提交的投標文件，并對投標文件進行密封檢查。2.開標應在招標文件規(guī)定的時間和地點公開進行。開標時，由投標人或其推選的代表檢查投標文件的密封情況，經確認無誤后，由工作人員當眾拆封，宣讀投標人名稱、投標價格、投標文件的其他主要內容等。3.開標過程應進行記錄，并存檔備查。（六）評標1.采購部門組織成立評標委員會，評標委員會由公司內部相關部門的代表和技術、經濟等方面的專家組成，成員人數為五人以上單數，其中技術、經濟等方面的專家不得少于成員總數的三分之二。2.評標委員會按照招標文件規(guī)定的評標辦法進行評標，對投標文件的商務條款、技術條款、價格條款等進行評審，推薦中標候選人。3.評標過程中，評標委員會可以要求投標人對投標文件中含義不明確的內容進行澄清或說明，但澄清或說明不得超出投標文件的范圍或者改變投標文件的實質性內容。4.評標委員會應根據評標結果編寫評標報告，評標報告應包括評標基本情況和數據表、評標委員會成員名單、開標記錄、評標標準、評標方法或者評標因素一覽表、經評審的價格或者評分比較一覽表、經評審的投標人排序、推薦的中標候選人名單與簽訂合同前要處理的事宜、澄清、說明、補正事項紀要等內容。（七）中標候選人公示與中標通知1.采購部門將評標委員會推薦的中標候選人名單在公司內部進行公示，公示期不得少于[X]個工作日。公示期間，如有異議，由采購部門負責調查核實，并將處理結果及時反饋給相關部門和人員。2.公示無異議后，采購部門向中標人發(fā)出中標通知書，并同時將中標結果通知所有未中標的投標人。（八）合同簽訂1.中標人應在收到中標通知書后的[X]個工作日內，與采購部門簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括物資名稱、規(guī)格型號、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、付款方式、售后服務等條款。2.采購合同簽訂前，應經采購部門負責人、法務部門、財務部門等相關部門審核。審核通過后的采購合同方可正式簽訂。3.采購合同簽訂后，采購部門應將合同副本分送需求部門、財務部門、審計部門等相關部門備案。（九）合同執(zhí)行與驗收1.合同簽訂后，雙方應按照合同約定履行各自的義務。采購部門負責跟蹤合同執(zhí)行情況，及時協(xié)調解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。2.物資到貨后，需求部門應按照合同約定和相關標準進行驗收。驗收合格的，由需求部門出具驗收報告；驗收不合格的，需求部門應及時通知采購部門與供應商協(xié)商解決。3.采購部門應根據驗收報告和合同約定，辦理物資付款手續(xù)。財務部門按照財務管理制度對采購資金進行支付和核算。四、供應商管理（一）供應商準入1.建立供應商準入制度，明確供應商準入條件。供應商準入條件包括供應商的資質、信譽、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面。2.采購部門負責對潛在供應商進行調查和評估，收集供應商的相關資料，填寫供應商準入申請表。申請表應包括供應商基本信息、資質證明文件、業(yè)績情況、產品質量檢測報告、價格報價等內容。3.采購部門組織相關部門對供應商準入申請表進行審核，審核通過后報分管領導審批。審批通過的供應商納入公司供應商名錄。（二）供應商評估與考核1.建立供應商評估與考核機制，定期對供應商的表現(xiàn)進行評估和考核。評估與考核內容包括供應商的產品質量、交貨期、價格水平、售后服務、合同執(zhí)行情況等方面。2.采購部門負責制定供應商評估與考核指標體系，明確各項指標的權重和評分標準。評估與考核指標體系應根據公司實際需求和供應商特點進行設定，確保評估與考核結果客觀、公正。3.采購部門定期組織相關部門對供應商進行評估與考核，評估與考核結果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。對評估與考核結果為優(yōu)秀的供應商，可給予優(yōu)先合作、價格優(yōu)惠等獎勵；對評估與考核結果為不合格的供應商，應及時采取警告、暫停合作、取消合作資格等措施。4.采購部門應建立供應商評估與考核檔案，記錄供應商的評估與考核結果，為供應商的管理提供依據。（三）供應商動態(tài)管理1.根據供應商的評估與考核結果，對供應商進行動態(tài)管理。對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商，可適當增加采購份額；對表現(xiàn)不佳的供應商，應減少采購份額或取消合作資格。2.定期對供應商名錄進行更新，淘汰不符合要求的供應商，引入新的優(yōu)質供應商，保持供應商隊伍的活力和競爭力。3.加強與供應商的溝通與合作，建立良好的合作關系。采購部門應定期與供應商進行溝通，了解供應商的生產經營情況和市場動態(tài)，及時解決合作過程中出現(xiàn)的問題，共同推動公司物資采購管理工作的持續(xù)改進。五、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.審計部門負責對物資招標采購活動進行定期審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購結果的公正性、采購合同的執(zhí)行情況等。2.審計部門應制定審計計劃，明確審計內容、審計方法、審計時間等。審計過程中，應收集相關資料，進行調查取證，形成審計報告。3.對審計發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應及時提出整改意見，要求相關部門限期整改。整改完成后，審計部門應進行跟蹤復查，確保問題得到徹底解決。（二）外部監(jiān)督1.接受政府相關部門、行業(yè)協(xié)會等外部機構的監(jiān)督檢查，積極配合外部機構的工作，提供相關資料和信息。2.對外部機構提出的意見和建議，應認真研究分析，及時采取措施進行整改，不斷完善公司物資招標采購管理工作。六、風險管理（一）風險識別與評估1.對物資招標采購活動中可能存在的風險進行識別和評估，包括采購風險、合同風險、質量風險、價格風險、供應商風險等。2.采購部門應組織相關部門對風險進行分析和評估，確定風險的等級和影響程度。風險評估可采用定性分析和定量分析相結合的方法，如風險矩陣法、層次分析法等。3.根據風險評估結果，制定相應的風險應對策略，明確風險應對措施的責任部門和責任人。（二）風險應對措施1.采購風險應對措施：加強采購計劃管理，合理安排采購時間和采購數量；選擇合適的招標方式，確保采購過程公開、公平、公正；加強對供應商的管理，建立供應商評估與考核機制，降低供應商風險。2.合同風險應對措施：加強合同管理，嚴格審核合同條款，確保合同合法合規(guī)；明確合同雙方的權利和義務，避免合同糾紛；加強合同執(zhí)行過程的跟蹤和監(jiān)督，及時解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。3.質量風險應對措施：加強對采購物資的質量控制，嚴格按照合同約定和相關標準進行驗收；建立質量反饋機制，及時處理質量問題；選擇質量可靠的供應商，簽訂質量保證協(xié)議。4.價格風險應對措