煤場進貨臺賬管理辦法一、總則（一）目的為加強煤場進貨管理，規(guī)范進貨臺賬記錄，確保煤場物資采購信息的準確、完整和可追溯，保障煤場生產運營的順利進行，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司煤場所有進貨業(yè)務的臺賬管理，包括但不限于原煤、精煤、焦炭等各類煤炭產品的采購。（三）管理原則1.準確性原則：臺賬記錄應真實、準確反映每一批次煤的進貨信息，確保數據的可靠性。2.完整性原則：涵蓋進貨業(yè)務的各個環(huán)節(jié)，包括采購合同、到貨驗收、質量檢驗等相關資料，保證臺賬內容完整無缺。3.及時性原則：隨進貨業(yè)務的發(fā)生同步記錄，不得延誤，以便及時掌握煤場庫存動態(tài)和物資流轉情況。4.可追溯性原則：通過臺賬能夠清晰追溯每一批次煤的來源、去向及相關業(yè)務處理過程，便于查詢和管理。二、職責分工（一）采購部門1.負責簽訂煤場采購合同，并確保合同條款明確、完整，符合法律法規(guī)及公司要求。2.將采購合同副本及時提交給臺賬管理部門，作為臺賬記錄的重要依據。3.跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，協調解決采購過程中出現的問題，確保煤炭按時、按質、按量到貨。（二）質量檢驗部門1.對到貨煤炭進行質量檢驗，按照相關標準和規(guī)范出具質量檢驗報告。2.將質量檢驗結果及時反饋給臺賬管理部門，以便準確記錄煤的質量信息。（三）倉儲部門1.負責煤場到貨煤炭的接收、驗收和存儲管理。2.根據到貨實際情況，在臺賬中詳細記錄煤炭的到貨日期、數量、存儲位置等信息。3.配合其他部門進行庫存盤點工作，確保賬實相符。（四）臺賬管理部門1.建立健全煤場進貨臺賬管理制度，負責臺賬的日常記錄、維護和管理工作。2.審核各部門提交的相關資料，確保臺賬記錄準確無誤，并及時更新臺賬信息。3.定期對臺賬數據進行統(tǒng)計分析，為公司決策提供數據支持。（五）財務部門1.依據進貨臺賬及相關憑證進行賬務處理，確保財務數據的準確與合規(guī)。2.對煤場進貨資金的使用情況進行監(jiān)督和管理，審核付款申請，確保資金支付安全。三、臺賬記錄內容及要求（一）采購合同信息1.合同編號：記錄采購合同的唯一編號，便于查詢和關聯。2.簽訂日期：明確合同簽訂的具體年月日。3.供應商名稱：填寫煤炭供應商的全稱。4.煤種：注明所采購煤炭的品種，如原煤、精煤等。5.規(guī)格型號：詳細描述煤炭的質量規(guī)格和技術參數。6.數量：記錄合同約定的采購數量。7.單價：明確每噸煤炭的采購價格。8.總價：合同總金額。9.交貨日期：約定的煤炭交貨時間。10.交貨地點：煤場的具體交貨地點。11.付款方式：如現金、支票、銀行轉賬等，并注明付款期限和條件。（二）到貨信息1.到貨日期：實際到貨的年月日。2.運輸方式：如汽車運輸、火車運輸等。3.車號/船號：運輸工具的編號。4.承運人：負責運輸的單位或個人名稱。5.到貨數量：實際到貨的煤炭數量，應與采購合同數量進行核對。6.驗收情況：簡要記錄到貨煤炭的外觀、包裝等初步驗收情況。（三）質量檢驗信息1.檢驗日期：質量檢驗完成的日期。2.檢驗項目：如發(fā)熱量、含硫量、灰分等具體檢驗指標。3.檢驗結果：填寫各項檢驗指標的實際檢測數值。4.質量等級：根據檢驗結果確定的煤炭質量等級。5.檢驗報告編號：質量檢驗部門出具的檢驗報告的編號。（四）存儲信息1.存儲倉位：明確煤炭在煤場的具體存儲位置，如幾號煤倉、哪個區(qū)域等。2.入庫時間：煤炭實際存入倉庫的時間。（五）其他信息1.備注：記錄與進貨業(yè)務相關的其他重要事項，如特殊要求、問題處理情況等。2.操作人：負責臺賬記錄的工作人員簽名。3.審核人：對臺賬記錄進行審核的人員簽名。四、臺賬記錄流程（一）合同簽訂后采購部門在簽訂煤場采購合同當日，將合同副本提交給臺賬管理部門。臺賬管理人員收到合同副本后，應立即在臺賬中建立相應的合同記錄，按照臺賬記錄內容要求準確錄入各項信息。（二）到貨前1.采購部門提前通知倉儲部門做好到貨接收準備工作，并將預計到貨時間、數量等信息告知臺賬管理部門。2.倉儲部門根據采購部門通知，安排人員和場地準備接收煤炭。（三）到貨時1.運輸車輛/船只到達煤場后，倉儲部門負責組織卸貨，并對到貨煤炭進行初步驗收，核對到貨數量、車號/船號等信息。2.驗收人員在驗收完畢后，及時將到貨情況反饋給臺賬管理部門。臺賬管理人員根據反饋信息，在臺賬中記錄到貨日期、到貨數量、運輸方式、車號/船號等到貨信息，并注明驗收情況。（四）質量檢驗后質量檢驗部門在到貨煤炭檢驗完成后，將質量檢驗報告提交給臺賬管理部門。臺賬管理人員依據檢驗報告，在臺賬中記錄檢驗日期、檢驗項目、檢驗結果、質量等級、檢驗報告編號等質量檢驗信息。（五）入庫存儲后倉儲部門將驗收合格的煤炭存入指定倉位，并記錄入庫時間和存儲倉位。臺賬管理人員根據倉儲部門提供的信息，在臺賬中更新存儲信息。五、臺賬維護與更新（一）定期核對1.臺賬管理部門每月應與采購部門、倉儲部門、質量檢驗部門等相關部門進行臺賬數據核對，確保各部門記錄一致。2.核對內容包括采購合同執(zhí)行情況、到貨數量與驗收數量、質量檢驗結果與實際情況、庫存數量與臺賬記錄等。（二）數據調整1.如發(fā)現臺賬記錄與實際情況不符，應及時查明原因，并進行相應的數據調整。2.數據調整應填寫數據調整單，詳細說明調整原因、調整內容和調整日期，并經相關部門負責人簽字確認。3.臺賬管理人員根據數據調整單，及時更新臺賬信息，并確保調整后的臺賬數據準確無誤。（三）檔案管理1.煤場進貨臺賬應按照年度進行歸檔管理，建立紙質檔案和電子檔案。2.紙質檔案應包括采購合同、到貨驗收記錄、質量檢驗報告、數據調整單等相關資料，按照時間順序裝訂成冊，妥善保管。3.電子檔案應將臺賬數據備份存儲在專用服務器或存儲設備上，并定期進行數據備份，防止數據丟失。六、臺賬查詢與使用（一）查詢權限1.公司內部相關部門人員因工作需要可查詢煤場進貨臺賬，但應遵循相應的查詢權限規(guī)定。2.采購部門可查詢與本部門采購業(yè)務相關的臺賬信息；質量檢驗部門可查詢質量檢驗記錄；倉儲部門可查詢庫存及到貨存儲信息；臺賬管理部門可查詢所有臺賬信息；財務部門可查詢與財務核算相關的臺賬信息。3.其他部門如需查詢臺賬信息，應經臺賬管理部門負責人批準，并在臺賬管理人員的陪同下進行查詢。（二）查詢方式1.提供紙質臺賬供查詢人員查閱。2.通過公司內部信息管理系統(tǒng)，設置臺賬查詢功能模塊，方便查詢人員在線查詢相關臺賬數據。查詢人員可根據查詢條件，如合同編號、到貨日期、供應商名稱等，快速檢索所需信息。（三）數據使用1.各部門查詢臺賬數據后，應根據工作需要合理使用，不得擅自修改或泄露臺賬信息。2.如需對外提供臺賬數據，應按照公司相關規(guī)定辦理審批手續(xù)，并確保數據的安全性和保密性。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內部審計部門定期對煤場進貨臺賬管理情況進行監(jiān)督檢查，確保臺賬記錄的真實性、準確性和完整性。2.監(jiān)督檢查內容包括臺賬記錄流程執(zhí)行情況、數據維護與更新情況、檔案管理情況、查詢與使用管理情況等。（二）考核機制1.建立煤場進貨臺賬管理考核機制，對在臺賬管理工作中表現優(yōu)秀的部門和個人給予表彰和獎勵。2.對違反本管理辦法，導致臺賬記錄不準確、不完整或出現其他問題的部門和個人，視情節(jié)輕重給予相應的處罰，