電腦采購(gòu)訂貨管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司電腦采購(gòu)訂貨流程，確保采購(gòu)活動(dòng)的合法性、合理性和規(guī)范性，提高采購(gòu)效率，滿足公司業(yè)務(wù)需求，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門因工作需要進(jìn)行的電腦采購(gòu)訂貨活動(dòng)。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)訂貨活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求。2.合理性原則：根據(jù)公司實(shí)際業(yè)務(wù)需求，合理確定采購(gòu)電腦的數(shù)量、配置和預(yù)算。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行采購(gòu)訂貨操作，確保采購(gòu)過(guò)程公開(kāi)、公平、公正。4.效益性原則：在保證電腦質(zhì)量和性能的前提下，努力降低采購(gòu)成本，提高資金使用效益。二、采購(gòu)需求申請(qǐng)（一）需求提出各部門根據(jù)工作需要，填寫《電腦采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)電腦的用途、數(shù)量、配置要求、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。（二）需求審核1.部門負(fù)責(zé)人審核：部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門提出的采購(gòu)需求進(jìn)行審核，確保需求的合理性和必要性，并簽字確認(rèn)。2.財(cái)務(wù)部門審核：財(cái)務(wù)部門對(duì)采購(gòu)需求的預(yù)算進(jìn)行審核，評(píng)估是否在公司預(yù)算范圍內(nèi)，簽字確認(rèn)。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批：分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體情況和部門需求，進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后交采購(gòu)部門。三、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)計(jì)劃制定采購(gòu)部門根據(jù)審核通過(guò)的采購(gòu)需求申請(qǐng)表，結(jié)合公司庫(kù)存情況，制定電腦采購(gòu)計(jì)劃，明確采購(gòu)的品牌、型號(hào)、數(shù)量、交貨時(shí)間等。（二）供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商篩選：采購(gòu)部門通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商名錄，并對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行篩選，選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商。2.供應(yīng)商評(píng)估：定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價(jià)格等方面，根據(jù)評(píng)估結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商名錄。3.采購(gòu)談判：與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判，明確采購(gòu)價(jià)格、交貨方式、付款方式、售后服務(wù)等條款，達(dá)成一致后簽訂采購(gòu)合同。（三）合同簽訂1.合同起草：采購(gòu)部門根據(jù)談判結(jié)果起草采購(gòu)合同，合同內(nèi)容應(yīng)包括雙方的權(quán)利和義務(wù)、產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。2.合同審核：合同起草完成后，交法律部門審核，確保合同的合法性和有效性。3.合同簽訂：法律部門審核通過(guò)后，由公司法定代表人或授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。（四）訂單下達(dá)采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，明確訂單編號(hào)、產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息。（五）交貨驗(yàn)收1.交貨通知：采購(gòu)部門在預(yù)計(jì)交貨日期前通知相關(guān)部門做好收貨準(zhǔn)備。2.貨物驗(yàn)收：收貨部門按照采購(gòu)合同和訂單要求對(duì)電腦進(jìn)行驗(yàn)收，檢查電腦的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、外觀等是否符合要求，同時(shí)進(jìn)行性能測(cè)試，確保電腦能正常使用。3.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告：驗(yàn)收合格后，收貨部門填寫《電腦驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決。（六）付款結(jié)算1.付款申請(qǐng)：采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，填寫《付款申請(qǐng)表》，附上相關(guān)發(fā)票、合同等憑證，提交財(cái)務(wù)部門審核。2.付款審核：財(cái)務(wù)部門對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.付款執(zhí)行：公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時(shí)間向供應(yīng)商支付貨款。四、庫(kù)存管理（一）庫(kù)存盤點(diǎn)定期對(duì)公司電腦庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告，如發(fā)現(xiàn)盤盈或盤虧情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。（二）庫(kù)存調(diào)撥各部門之間因工作需要進(jìn)行電腦調(diào)撥時(shí)，應(yīng)填寫《電腦庫(kù)存調(diào)撥申請(qǐng)表》，經(jīng)調(diào)出部門和調(diào)入部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，交采購(gòu)部門備案，并辦理相關(guān)手續(xù)。（三）庫(kù)存報(bào)廢對(duì)于已損壞且無(wú)法修復(fù)或已超過(guò)使用年限的電腦，由使用部門填寫《電腦報(bào)廢申請(qǐng)表》，說(shuō)明報(bào)廢原因，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、財(cái)務(wù)部門審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，進(jìn)行報(bào)廢處理。報(bào)廢電腦應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行清理。五、風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)：關(guān)注電腦市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、產(chǎn)品供應(yīng)短缺等情況，可能影響采購(gòu)成本和交貨期。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：電腦產(chǎn)品質(zhì)量不符合要求，可能影響公司正常業(yè)務(wù)開(kāi)展。3.合同風(fēng)險(xiǎn)：采購(gòu)合同條款不明確、不合理或存在漏洞，可能導(dǎo)致公司權(quán)益受損。4.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)：供應(yīng)商信譽(yù)不佳、經(jīng)營(yíng)不善或出現(xiàn)違約行為，可能影響交貨期和產(chǎn)品質(zhì)量。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研，關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，與供應(yīng)商建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系，合理安排采購(gòu)計(jì)劃，避免因市場(chǎng)波動(dòng)造成損失。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：嚴(yán)格供應(yīng)商選擇和評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)采購(gòu)過(guò)程中的質(zhì)量控制，增加驗(yàn)收環(huán)節(jié)的抽檢比例，確保采購(gòu)的電腦質(zhì)量合格。3.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)合同審核管理，確保合同條款明確、合理、合法，避免合同漏洞。在合同履行過(guò)程中，密切跟蹤合同執(zhí)行情況，及時(shí)處理合同糾紛。4.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和監(jiān)控，建立供應(yīng)商信用檔案，對(duì)于信譽(yù)不佳或存在違約行為的供應(yīng)商，及時(shí)采取更換供應(yīng)商等措施。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)電腦采購(gòu)訂貨活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購(gòu)流程是否合規(guī)、采購(gòu)合同是否有效、資金使用是否合理等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。（二）日常監(jiān)督采購(gòu)部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)訂貨活動(dòng)進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。公司管理層應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)訂貨工作的日常監(jiān)督，確保各項(xiàng)工作符合規(guī)定要求。七、信息管理（一）采購(gòu)信息收集采購(gòu)部門應(yīng)收集與電腦采購(gòu)訂貨相關(guān)的市場(chǎng)信息、供應(yīng)商信息、產(chǎn)品信息等，建立信息數(shù)據(jù)庫(kù)，為采購(gòu)決策提供參考依據(jù)。（二）采購(gòu)檔案管理對(duì)采購(gòu)訂貨活動(dòng)中的各類文件、合同、訂單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等資料進(jìn)行整理歸檔，妥善保管，以備查閱。采購(gòu)檔案應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、編號(hào)和存放，確保檔案的完整性和可追溯性。八、附則（一）解釋權(quán)本辦