電視電話會議管理辦法總則目的為規(guī)范公司電視電話會議的組織與管理，提高會議效率，確保信息及時準確傳達，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內部各部門、各分支機構之間通過電視電話會議系統(tǒng)召開的各類會議?；驹瓌t1.高效便捷原則：充分利用電視電話會議系統(tǒng)，減少人員流動和時間成本，提高會議效率。2.規(guī)范有序原則：嚴格按照規(guī)定的流程和要求組織會議，確保會議的順利進行。3.安全保密原則：加強會議安全管理，確保會議信息的安全與保密。會議組織與安排會議發(fā)起1.各部門、各分支機構如需召開電視電話會議，應提前填寫《電視電話會議申請表》，詳細說明會議主題、時間、地點、參會人員范圍等信息。2.申請表經部門負責人審核后，提交至公司辦公室。辦公室根據會議內容和參會人員范圍，統(tǒng)籌安排會議時間和資源。會議通知1.辦公室負責在會議召開前[X]個工作日，通過公司內部郵件、即時通訊工具等方式向參會人員發(fā)送會議通知。通知內容應包括會議主題、時間、地點（電視電話會議系統(tǒng)接入號碼）、參會人員名單、會議議程等。2.對于重要會議，應提前提醒參會人員做好準備，并要求其提前[X]分鐘接入會議系統(tǒng)進行測試，確保會議順利進行。會議準備1.會議發(fā)起部門負責準備會議資料，包括會議議程、匯報材料、討論文件等。資料應提前發(fā)送至參會人員手中，以便其提前了解會議內容，做好發(fā)言準備。2.辦公室負責協調技術人員，提前對電視電話會議系統(tǒng)進行調試和測試，確保設備運行正常，聲音、圖像清晰。3.在會議召開前[X]分鐘，技術人員應再次檢查系統(tǒng)運行情況，確保會議能夠按時開始。會議主持與參與會議主持1.電視電話會議一般由會議發(fā)起部門負責人或指定人員主持。主持人應提前熟悉會議議程和資料，掌握會議節(jié)奏，確保會議順利進行。2.主持人應引導參會人員圍繞會議主題進行發(fā)言和討論，避免偏離主題或出現冷場情況。對于討論中的分歧，應及時進行協調和引導，確保會議達成共識。會議參與1.參會人員應按時接入會議系統(tǒng)，遵守會議紀律，不得遲到、早退或無故缺席。如有特殊情況不能參加會議，應提前向會議發(fā)起部門請假，并安排其他人員代為參會。2.參會人員應保持良好的會議秩序，關閉手機或調至靜音狀態(tài)，不得在會議期間隨意走動、交談或從事與會議無關的事情。3.參會人員應認真聽取會議內容，積極參與討論，發(fā)表自己的意見和建議。如有需要發(fā)言，應先舉手示意，經主持人同意后再進行發(fā)言。發(fā)言應簡潔明了，突出重點，避免冗長和無關內容。會議記錄與紀要會議記錄1.會議發(fā)起部門應指定專人負責會議記錄。記錄人員應認真記錄會議內容，包括會議發(fā)言、討論要點、決議事項等。2.會議記錄應準確、完整、清晰，不得遺漏重要信息。記錄過程中應使用規(guī)范的語言和格式，確保記錄的真實性和可讀性。3.會議記錄可以采用紙質記錄或電子記錄的方式。記錄完成后，應及時整理和保存，以備查閱。會議紀要1.會議結束后，會議發(fā)起部門應在[X]個工作日內完成會議紀要的撰寫。會議紀要應客觀、準確地反映會議的主要內容和決議事項，突出重點，避免冗長和繁瑣。2.會議紀要應經會議主持人審核后，發(fā)送至參會人員和相關部門。對于重要會議的紀要，還應報送公司領導審閱。3.會議紀要應作為公司內部文件進行存檔，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。會議設備與技術支持設備管理1.公司辦公室負責電視電話會議系統(tǒng)設備的日常管理和維護，定期對設備進行檢查、保養(yǎng)和維修，確保設備運行正常。2.各部門、各分支機構應妥善使用和保管會議設備，不得擅自拆卸、更換或損壞設備。如發(fā)現設備故障或異常情況，應及時報告辦公室。3.對于因使用不當或人為原因造成設備損壞的，應追究相關人員的責任，并按照公司規(guī)定進行賠償。技術支持1.公司辦公室負責為電視電話會議提供技術支持，解答參會人員在會議過程中遇到的技術問題。2.技術人員應在會議召開前做好充分準備，確保會議期間能夠及時響應和處理各種技術問題。對于復雜的技術問題，應及時組織相關人員進行會診和解決，確保會議不受影響。3.公司應定期對電視電話會議系統(tǒng)進行技術升級和優(yōu)化，提高系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性，滿足公司日益增長的會議需求。會議安全與保密安全管理1.加強電視電話會議系統(tǒng)的安全管理，采取必要的安全防護措施，防止會議信息泄露和被惡意攻擊。2.會議期間，技術人員應密切關注系統(tǒng)運行情況，及時發(fā)現和處理安全隱患。如發(fā)現異常情況，應立即采取措施，并及時報告公司領導。3.參會人員應妥善保管個人賬號和密碼，不得將賬號和密碼泄露給他人。如發(fā)現賬號被盜用或存在安全風險，應及時報告辦公室。保密管理1.嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)和公司保密制度，確保會議信息的安全與保密。2.會議涉及的機密信息和敏感內容，應嚴格控制知悉范圍，不得隨意傳播和泄露。3.參會人員在會議過程中應注意保護會議信息的安全，不得在會議期間使用未經授權的存儲設備或傳輸會議資料。4.會議結束后，參會人員應及時刪除或銷毀會議資料，不得私自留存。會議效果評估與改進效果評估1.公司辦公室應定期對電視電話會議的效果進行評估，收集參會人員的反饋意見和建議。評估內容包括會議組織、會議內容、會議效率、會議設備等方面。2.評估可以采用問卷調查、現場訪談等方式進行。通過對評估結果的分析，總結會議存在的問題和不足之處，為改進會議管理提供依據。改進措施1.根據會議效果評估結果，制定針對性的改進措施，不斷完善電視電話會議管理辦法。2.對于會議組織方面存在的問題，應優(yōu)化會議流程，加強溝通協調，提高會議組織效率。3.對于會議內容方面存在的問題，應加強會議資料的準備和審核，確保會議內容的質量和針對性。4.對于會議設