行政后勤采購管理辦法一、總則（一）目的為加強公司行政后勤采購管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，降低采購成本，確保采購物資和服務(wù)符合公司需求，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司行政后勤采購活動，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、勞保用品、物業(yè)服務(wù)、車輛租賃、食堂食材及用品等采購事項。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益原則：在滿足公司需求的前提下，充分考慮采購成本、質(zhì)量、交貨期等因素，追求采購效益最大化。3.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應(yīng)商享有平等的競爭機會，不得偏袒任何一方。4.誠實守信原則：采購雙方應(yīng)誠實守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)，維護良好的商業(yè)信譽。二、采購組織與職責（一）采購決策機構(gòu)公司設(shè)立采購管理委員會，作為采購決策機構(gòu)，負責審議重大采購事項，制定采購政策和戰(zhàn)略，監(jiān)督采購活動的執(zhí)行情況。采購管理委員會由公司高層管理人員、相關(guān)部門負責人等組成。（二）采購執(zhí)行部門公司行政部門作為采購執(zhí)行部門，負責具體采購工作的組織實施。其主要職責包括：1.制定采購計劃和預(yù)算，根據(jù)公司需求和庫存情況，合理安排采購任務(wù)。2.收集、整理采購需求信息，進行市場調(diào)研，選擇合格供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案。3.組織采購談判、招標、詢價等采購活動，簽訂采購合同。4.負責采購物資的驗收、入庫、發(fā)放及庫存管理工作。5.定期對采購工作進行總結(jié)和分析，提出改進建議。（三）其他相關(guān)部門職責1.使用部門：負責提出采購需求，對采購物資的質(zhì)量、規(guī)格、數(shù)量等進行確認，參與采購驗收工作。2.財務(wù)部門：負責審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用，辦理采購款項的支付手續(xù)。3.審計部門：負責對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況等。三、采購流程（一）采購需求提出1.使用部門根據(jù)工作需要，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)算金額、需求時間等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字后提交至行政部門。2.行政部門對采購申請表進行匯總整理，結(jié)合庫存情況，對采購需求進行合理性分析，如有必要，可與使用部門溝通調(diào)整采購需求。（二）采購計劃制定行政部門根據(jù)采購申請表，制定采購計劃，明確采購項目、采購方式、采購時間安排等內(nèi)容。采購計劃應(yīng)報采購管理委員會審批后執(zhí)行。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選：行政部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立供應(yīng)商信息庫。根據(jù)采購需求，從信息庫中篩選出符合要求的潛在供應(yīng)商，并對其進行初步調(diào)查，了解供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平等情況。2.供應(yīng)商評估：行政部門組織相關(guān)人員對潛在供應(yīng)商進行實地考察或樣品評估，填寫《供應(yīng)商評估表》，從多個維度對供應(yīng)商進行綜合評估，評估結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。對于評估結(jié)果為優(yōu)秀和良好的供應(yīng)商，納入合格供應(yīng)商名錄；對于評估結(jié)果為不合格的供應(yīng)商，不得參與公司采購活動。3.供應(yīng)商管理：行政部門定期對合格供應(yīng)商進行跟蹤評價，建立供應(yīng)商信用檔案。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作機會；對于出現(xiàn)質(zhì)量問題、交貨延遲、價格不合理等情況的供應(yīng)商，及時進行溝通整改，情節(jié)嚴重的，取消其合格供應(yīng)商資格。（四）采購實施1.采購方式選擇：根據(jù)采購項目的特點、金額大小、市場供應(yīng)情況等因素，選擇合適的采購方式。常見的采購方式包括招標采購、競爭性談判采購、詢價采購、單一來源采購等。招標采購：適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、有多家供應(yīng)商可供選擇的項目。行政部門應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，編制招標文件，發(fā)布招標公告，組織開標、評標、定標等活動。競爭性談判采購：適用于招標后沒有供應(yīng)商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的項目，技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的項目，采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的項目，不能事先計算出價格總額的項目。行政部門應(yīng)確定談判小組，與不少于三家的供應(yīng)商進行談判，確定成交供應(yīng)商。詢價采購：適用于采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。行政部門應(yīng)向不少于三家的供應(yīng)商發(fā)出詢價單，對供應(yīng)商的報價進行比較，選擇成交供應(yīng)商。單一來源采購：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的項目，發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的項目，必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的項目。行政部門應(yīng)提供充分的理由和相關(guān)證明材料，報采購管理委員會批準后實施單一來源采購。2.采購談判與合同簽訂：根據(jù)選定的采購方式，行政部門與供應(yīng)商進行采購談判，就采購物資或服務(wù)的價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款達成一致意見。談判達成共識后，簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同條款合法合規(guī)、詳細準確、具有可操作性。采購合同簽訂后，應(yīng)及時報財務(wù)部門備案。（五）采購驗收1.驗收準備：采購物資到貨前，行政部門應(yīng)通知使用部門和相關(guān)人員做好驗收準備工作，明確驗收標準和方法。2.初步驗收：采購物資到貨后，行政部門組織使用部門和相關(guān)人員按照采購合同和驗收標準進行初步驗收。初步驗收主要檢查物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、外觀等是否符合要求。對于驗收合格的物資，填寫《采購物資初步驗收單》；對于驗收不合格的物資，應(yīng)及時通知供應(yīng)商進行處理。3.最終驗收：對于重要物資或技術(shù)復(fù)雜的采購項目，在初步驗收合格后，應(yīng)進行最終驗收。最終驗收由使用部門牽頭，會同行政部門、技術(shù)部門等相關(guān)人員共同進行，對物資的性能、質(zhì)量等進行全面檢驗。最終驗收合格后，填寫《采購物資最終驗收單》。（六）采購付款1.采購物資驗收合格后，供應(yīng)商應(yīng)按照采購合同約定，提交付款申請資料。行政部門對付款申請資料進行審核，確保資料齊全、真實有效。2.財務(wù)部門對行政部門審核通過的付款申請進行復(fù)核，重點審核采購合同執(zhí)行情況、發(fā)票真實性、付款金額準確性等。復(fù)核無誤后，按照公司財務(wù)制度辦理付款手續(xù)。四、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.行政部門應(yīng)根據(jù)公司年度工作計劃和采購需求預(yù)測，編制年度采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)明確采購項目、采購金額、采購時間等內(nèi)容，并報采購管理委員會審批。2.在編制采購預(yù)算時，應(yīng)充分考慮市場價格波動、公司業(yè)務(wù)發(fā)展變化等因素，確保預(yù)算的合理性和準確性。（二）預(yù)算執(zhí)行與控制1.采購活動應(yīng)嚴格按照采購預(yù)算執(zhí)行，不得超預(yù)算采購。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定的程序報采購管理委員會審批。2.行政部門應(yīng)定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進行統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題，并采取有效措施加以解決。財務(wù)部門應(yīng)加強對采購資金的監(jiān)控，確保資金使用合規(guī)、安全、高效。五、采購風險管理（一）風險識別與評估1.行政部門應(yīng)定期對采購活動進行風險識別和評估，分析可能存在的風險因素，如供應(yīng)商違約風險、質(zhì)量風險、價格風險、法律風險等。2.根據(jù)風險識別和評估結(jié)果，確定風險等級，為制定風險應(yīng)對措施提供依據(jù)。（二）風險應(yīng)對措施1.供應(yīng)商違約風險：選擇信譽良好、實力較強的供應(yīng)商，簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約定違約責任。加強對供應(yīng)商的跟蹤管理，及時了解供應(yīng)商的經(jīng)營狀況和履約情況，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施解決。2.質(zhì)量風險：在采購合同中明確質(zhì)量標準和驗收條款，加強采購驗收工作，嚴格按照驗收標準進行檢驗。對于重要物資或技術(shù)復(fù)雜的采購項目，可邀請專業(yè)機構(gòu)或?qū)＜疫M行質(zhì)量檢驗。建立質(zhì)量反饋機制，及時處理質(zhì)量問題，要求供應(yīng)商采取整改措施或承擔相應(yīng)責任。3.價格風險：加強市場調(diào)研，了解市場價格動態(tài)，合理確定采購價格。與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，爭取更有利的采購價格。采用招標、詢價等多種采購方式，引入競爭機制，降低采購成本。4.法律風險：加強對采購法律法規(guī)的學習和研究，確保采購活動合法合規(guī)。在采購合同簽訂前，對合同條款進行法律審核，避免合同糾紛。遇到法律問題及時咨詢專業(yè)律師，維護公司合法權(quán)益。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購資金的使用情況等。2.行政部門應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機制，加強對采購工作的日常監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正采購過程中存在的問題。（二）考核評價1.公司建立采購工作考核評價制度，對行政部門和相關(guān)人員的采購工作進行考核評價?？己嗽u價指標包括采購任務(wù)完成情況、采購質(zhì)量、